Controles de proyecto: una guía rápida

Si va a pasar algo malo en un proyecto, es probable que esté relacionado con el tiempo, el costo o el alcance. Los gerentes de proyecto son muy conscientes de esto y dedican gran parte de su tiempo a planificar para evitar el riesgo negativo y su impacto potencial. Hay muchas herramientas que pueden mitigar el riesgo en un proyecto, pero también se necesita habilidad en algo llamado controles de proyecto.

Como su nombre lo indica, los controles de proyecto consisten en controlar el proyecto y evitar que exceda los presupuestos y los plazos. Los controles de proyectos pueden variar según la industria y las organizaciones, pero siempre brindan una forma de completar un proyecto con éxito y brindan beneficios en términos de costo, tiempo y rendimiento.

¿Qué son los controles de proyecto?

Los controles de proyectos son un conjunto de herramientas, procesos y habilidades de las personas que se utilizan en conjunto para ayudar a los gerentes de proyectos a tener la información correcta, en el momento correcto, para tomar la decisión correcta.

Para la definición técnica, está la biblia de gestión de proyectos del Project Management Institute, Project Management Body of Knowledge (PMBOK), que establece: “Los controles de proyectos son los procesos de recopilación, gestión y análisis de datos que se utilizan para predecir, comprender e influir constructivamente en el tiempo y el costo. resultados de un proyecto o programa; a través de la comunicación de información en formatos que ayuden a la gestión y toma de decisiones efectivas”.

Piense en los controles del proyecto como el mecanismo que mantiene un proyecto a tiempo cuando se planifica y ejecuta, manteniendo los costos dentro del presupuesto. De hecho, funciona durante todo el ciclo de vida de un proyecto.

En la gestión de proyectos, los controles de proyectos abordan lo siguiente:

• estrategia del proyecto
• Metodología
• Calendario
• Coste estimado
• Gestión de riesgos
• Documentación del proyecto
• Supervisión general
• Calidad
• Recursos

Se trata de recopilar y administrar datos, encontrar tendencias en esa información, informar sobre el progreso y luego poner en práctica lo que ha aprendido.

Hay profesionales de control de proyectos que son responsables del director del proyecto, pero tocan a todo el equipo del proyecto. Esto se debe a que los controles del proyecto ayudan a guiar al gerente del proyecto a tomar decisiones informadas y responsables.

¿Por qué son importantes los controles de proyecto?

El alcance de los controles del proyecto es grande en un proyecto: eso solo debería significar su importancia. Todo el propósito de un gerente de proyecto es controlar el proyecto, desde su inicio hasta su finalización. Administrar es parte del título del trabajo, y los controles del proyecto son solo otro medio para ese fin.

De hecho, los controles del proyecto son clave para un plan de proyecto sólido. Antes de la ejecución, debe existir un plan sólido y los controles del proyecto ayudan a alinear todo el proyecto con los objetivos estratégicos más amplios de la organización. Esto significa ahorrar tiempo y dinero al proyecto ya la organización.

Además, los controles del proyecto ayudan a responder preguntas importantes sobre el proyecto. Por ejemplo, ¿cuánto costará el proyecto, cuánto tiempo llevará completarlo y cuál es el valor o la calidad que entregará el proyecto?

Implementación de controles de proyecto

Hemos estado discutiendo los controles de proyectos en abstracto. Sabemos qué son y por qué son importantes, pero ¿qué hay de aplicarlos a la gestión de proyectos de la vida real? Como se ha señalado, encajan en todos los aspectos del ciclo de vida de un proyecto. Echemos un vistazo más de cerca para ver cómo.

Planificación de proyectos

Los controles del proyecto son necesarios al comienzo del proyecto, a medida que elabora su cronograma, reúne un equipo, desglosa las tareas, identifica a las partes interesadas y descubre cuál es el objetivo del proyecto. Es en la estimación de costes y duración del proyecto donde los controles son fundamentales. Estas dos limitaciones son algunos de los mayores riesgos para su proyecto. Por lo tanto, es clave para hacer estimaciones precisas.

Desarrollo del proyecto

Este es el punto donde la goma está a punto de golpear la carretera. Las estimaciones de costos se convierten en presupuestos y las estimaciones de tiempo se convierten en cronogramas de proyectos. Es durante esta fase del proyecto que los controles del proyecto son muy necesarios.

Ayudan con el seguimiento y la elaboración de informes sobre el plan y el cronograma del proyecto. Cuanto mejor se controle el proyecto, más rápido se puede identificar cuando un proyecto está fuera de curso. Lo mismo ocurre con el seguimiento de los gastos, el rendimiento y los presupuestos. Los controles del proyecto también funcionan con su plan de gestión de riesgos para reconocer los riesgos para el costo y el cronograma del proyecto.

Implementacion de proyecto

Ejecutar el proyecto significa mantener al equipo enfocado para evitar salirse del cronograma y arruinar su presupuesto. Para hacer esto, se requiere un control y un seguimiento precisos del progreso.

Los controles de proyecto actúan como un medio para identificar cuando hay problemas y cuellos de botella. Ya sea equilibrando la asignación de recursos para que coincida con la capacidad del equipo o los problemas de calidad, necesita controles de proyecto para desglosar los datos sobre las horas trabajadas del equipo contra el presupuesto gastado y más para ver dónde hay problemas y resolverlos rápidamente.

Cierre del proyecto

El final del proyecto no son entregables exitosos y partes interesadas satisfechas, por supuesto. Hay mucho papeleo que atar, equipos que ceder o reasignar y, naturalmente, controles de proyectos para recopilar información sobre el rendimiento. Esta última limpieza antes de poner el proyecto en el estante es como una autopsia para ver qué funcionó y qué no, de modo que el próximo proyecto pueda beneficiarse de lo que ha aprendido.

La parte de personas de los controles de proyecto

Los controles de proyecto son una combinación de muchas cosas. Pero puede dividirlos en dos grupos: herramientas de gestión de proyectos y personas. Las herramientas se abordarán en la siguiente sección. Por ahora, concentrémonos en las personas: el gerente del proyecto y el equipo del proyecto.

Como se señaló, los controles del proyecto se tratan de administrar el alcance, el costo y el cronograma del proyecto. Eso significa contar con el gerente de proyecto, el equipo, los datos y la revisión y la gestión de cambios correctos. El equipo debe contar con trabajadores hábiles y experimentados que tengan experiencia y conocimiento sobre cómo hacer el trabajo que se les ha asignado. Son un control del proyecto y, a menudo, el primer par de ojos sobre los problemas que surgen en el proyecto. Un gerente de proyecto es tan bueno como el equipo que lidera. Tanto los gerentes de proyectos como los equipos deben estar siempre alerta al alcance del proyecto, uno de los principales culpables de que los proyectos pierdan el control.

Controles de proyecto con ProjectManager

Las personas son clave para una buena gestión de proyectos y las buenas herramientas de gestión de proyectos son clave para ayudar a esas personas a trabajar mejor. ProjectManager es un software de gestión de proyectos basado en la nube que brinda a los gerentes de proyectos la transparencia que necesitan para implementar mejor los controles del proyecto.

Con diagramas de Gantt galardonados, los gerentes de proyecto pueden mapear cada tarea del proyecto y designar a los asignados. A medida que se completan las tareas, el progreso se actualiza en tiempo real y los gerentes pueden asegurarse de que todo vaya según lo planeado. Si es necesario, esas tareas se pueden reasignar para mantener el proyecto funcionando sin problemas.

Hojas de horas para realizar un mejor seguimiento del progreso del equipo y de las tareas cuando se ejecuta el proyecto. Los equipos informan cuánto tiempo dedican a una tarea, lo que le permite detectar rápidamente cualquier anomalía o tarea que consuma mucho tiempo. Si una tarea tarda demasiado, pruebe la función de carga de trabajo. La función de carga de trabajo ayuda a los administradores de proyectos a mantener equilibrada la carga de trabajo de su equipo. Puede ver si los miembros del equipo están subasignados o sobreasignados y, de ser así, reasignarlos y reasignarlos para que el trabajo avance sin problemas.

El panel de control de ProjectManager puede ser la característica más esencial para los controles de proyectos, ya que lo mantiene al tanto del progreso del proyecto a medida que sucede. Con el seguimiento de seis métricas del proyecto, como la varianza, el estado y las tareas, sabe dónde está el proyecto en cualquier momento y en cualquier lugar. Para obtener más detalles, utilice la función de generación de informes con un solo clic de ProjectManager. Estos informes personalizables se pueden filtrar para análisis de datos profundos o actualizaciones de progreso más generales para presentaciones de las partes interesadas.

ProjectManager es más que una herramienta de control de proyectos; aborda todas sus necesidades de gestión de proyectos. Se puede acceder al software basado en la nube en cualquier lugar y en cualquier momento, lo que facilita la gestión de equipos remotos y brinda a todos los miembros del equipo una plataforma colaborativa para trabajar juntos de manera más productiva. Los gerentes de proyecto pueden controlar la planificación, el seguimiento y la elaboración de informes sobre sus proyectos y mantener actualizados a los interesados. Vea cómo puede ayudar a su próximo proyecto probando nuestro software de forma gratuita.