Controlli di progetto: una guida rapida

Se sta per accadere qualcosa di brutto in un progetto, è probabilmente correlato al tempo, ai costi o all'ambito. I project manager ne sono ben consapevoli e dedicano gran parte del loro tempo alla pianificazione al fine di evitare il rischio negativo e il suo potenziale impatto. Esistono molti strumenti che possono mitigare il rischio in un progetto, ma richiede anche abilità in qualcosa chiamato controlli di progetto.

Come suggerisce il nome, i controlli del progetto riguardano il controllo del progetto e impedirgli di superare budget e scadenze. I controlli del progetto possono variare in base al settore e alle organizzazioni, ma forniscono sempre un modo per completare un progetto di successo e offrire vantaggi in termini di costi, tempo e prestazioni.

Cosa sono i controlli di progetto?

I controlli di progetto sono un insieme di strumenti, processi e competenze delle persone che vengono utilizzati insieme per aiutare i project manager ad avere le informazioni giuste, al momento giusto, per prendere la decisione giusta.

Per la definizione tecnica, c'è la Bibbia sulla gestione dei progetti del Project Management Institute, Project Management Body of Knowledge (PMBOK), che afferma: "I controlli di progetto sono i processi di raccolta, gestione e analisi dei dati utilizzati per prevedere, comprendere e influenzare in modo costruttivo i tempi e i costi risultati di un progetto o programma; attraverso la comunicazione di informazioni in formati che aiutano una gestione e un processo decisionale efficaci”.

Pensa ai controlli di progetto come al meccanismo che mantiene un progetto nei tempi previsti durante la pianificazione e l'esecuzione, mantenendo i costi all'interno del budget. In effetti, funziona durante l'intero ciclo di vita di un progetto.

Nella gestione del progetto, i controlli del progetto riguardano quanto segue:

• Strategia di progetto
• Metodologia
• Programma
• Stima dei costi
• Gestione del rischio
• Documentazione di progetto
• Supervisione generale
• Qualità
• Risorse

Si tratta di raccogliere e gestire i dati, trovare le tendenze in tali informazioni, riferire sui progressi e quindi mettere in pratica ciò che hai imparato.

Ci sono professionisti dei controlli di progetto che sono responsabili del project manager, ma toccano l'intero team di progetto. Questo perché i controlli di progetto aiutano a guidare il project manager nel prendere decisioni informate e responsabili.

Perché i controlli di progetto sono importanti?

La portata dei controlli di progetto è ampia in un progetto: questo da solo dovrebbe significarne l'importanza. L'intero scopo di un project manager è controllare il progetto, dall'inizio al completamento. Gestire fa parte del titolo di lavoro e i controlli del progetto sono solo un altro mezzo per raggiungere tale scopo.

In effetti, i controlli del progetto sono fondamentali per un piano di progetto forte. Prima dell'esecuzione, è necessario disporre di un piano solido e i controlli del progetto aiutano ad allineare l'intero progetto con gli obiettivi strategici più ampi dell'organizzazione. Ciò significa risparmiare tempo e denaro al progetto e all'organizzazione.

Inoltre, i controlli del progetto aiutano a rispondere a domande importanti sul progetto. Ad esempio, quanto costerà il progetto, quanto tempo ci vorrà per completarlo e qual è il valore o la qualità che il progetto fornirà?

Implementazione dei controlli di progetto

Abbiamo discusso i controlli del progetto in astratto. Sappiamo cosa sono e perché sono importanti, ma che ne dici di applicarli alla gestione di progetti nella vita reale? Come notato, si adattano a ogni aspetto del ciclo di vita di un progetto. Diamo un'occhiata più da vicino per vedere come.

Pianificazione del progetto

I controlli del progetto sono necessari all'inizio del progetto, mentre fai il tuo programma, riunisci un team, suddividi le attività, identifichi le parti interessate e capisci qual è l'obiettivo del progetto. È nella stima dei costi e della durata del progetto che i controlli sono essenziali. Questi due vincoli sono alcuni dei maggiori rischi per il tuo progetto. Pertanto, è fondamentale per fare stime accurate.

Sviluppo del progetto

Questo è il punto in cui la gomma sta per colpire la strada. Le stime dei costi vengono sviluppate in budget e le stime dei tempi diventano pianificazioni del progetto. È durante questa fase del progetto che i controlli del progetto sono fortemente necessari.

Aiutano con il monitoraggio e la rendicontazione sul piano e sulla pianificazione del progetto. Migliori sono i controlli del progetto, più velocemente si può identificare quando un progetto è fuori strada Lo stesso vale per il monitoraggio di spese, prestazioni e budget. I controlli del progetto funzionano anche con il tuo piano di gestione del rischio per riconoscere i rischi per il costo e la pianificazione del progetto.

Realizzazione del progetto

Eseguire il progetto significa mantenere il team concentrato per evitare di slittare fuori programma e sballare il budget. Per fare ciò è necessario un accurato monitoraggio e monitoraggio dei progressi.

I controlli del progetto fungono da mezzo per identificare quando ci sono problemi e colli di bottiglia. Che si tratti di bilanciare l'allocazione delle risorse in base alla capacità del team o ai problemi di qualità, sono necessari controlli del progetto per suddividere i dati sulle ore lavorate del team rispetto al budget speso e altro per vedere dove ci sono problemi e risolverli rapidamente.

Chiusura del progetto

La fine del progetto non è risultati di successo e stakeholder soddisfatti, ovviamente. C'è un sacco di scartoffie da sistemare, team da abbandonare o riassegnare e, naturalmente, controlli di progetto per raccogliere informazioni sulle prestazioni. Quest'ultima operazione di pulizia della casa prima di mettere il progetto sullo scaffale è come un'autopsia per vedere cosa ha funzionato e cosa no, quindi il prossimo progetto può trarre vantaggio da ciò che hai imparato.

La parte delle persone dei controlli di progetto

I controlli di progetto sono una combinazione di molte cose. Ma puoi suddividerli in due gruppi: strumenti di gestione dei progetti e persone. Gli strumenti saranno trattati nella prossima sezione. Per ora, concentriamoci sulle persone: il project manager e il team di progetto.

Come notato, i controlli del progetto riguardano la gestione dell'ambito del progetto, dei costi e della tempistica. Ciò significa avere il giusto project manager, team, dati, revisione e gestione delle modifiche in atto. Il team dovrebbe essere composto da lavoratori abili ed esperti che hanno esperienza e conoscenza su come svolgere il lavoro loro assegnato. Sono un controllo del progetto e spesso la prima serie di occhi sui problemi che emergono nel progetto. Un project manager è bravo solo quanto il team che guida. Sia i project manager che i team devono essere sempre attenti all'ambito del progetto, uno dei principali colpevoli di perdita del controllo dei progetti.

Controlli di progetto con ProjectManager

Le persone sono fondamentali per una buona gestione dei progetti e buoni strumenti di gestione dei progetti sono fondamentali per aiutare queste persone a lavorare meglio. ProjectManager è un software di gestione dei progetti basato su cloud che offre ai project manager la trasparenza di cui hanno bisogno per attuare meglio i controlli del progetto.

Con i premiati diagrammi di Gantt, i project manager possono mappare ogni attività del progetto e designare gli assegnatari. Man mano che le attività vengono completate, i progressi si aggiornano in tempo reale e i manager possono assicurarsi che tutto proceda secondo i piani. Se necessario, tali attività possono essere riassegnate per mantenere il progetto in esecuzione senza intoppi.

Schede attività per monitorare meglio l'avanzamento del team e delle attività quando il progetto viene eseguito. I team segnalano quanto tempo dedicano a un'attività, il che consente di rilevare rapidamente eventuali anomalie o attività che richiedono tempo. Se un'attività richiede troppo tempo, prova la funzione del carico di lavoro. La funzionalità del carico di lavoro aiuta i project manager a mantenere bilanciato il carico di lavoro del proprio team. Puoi vedere se i membri del team sono sotto o sovraccaricati e, in tal caso, riallocare e riassegnare per mantenere il lavoro senza intoppi.

La dashboard ProjectManager potrebbe essere la funzionalità più essenziale per i controlli del progetto, in quanto ti tiene aggiornato sullo stato di avanzamento del progetto mentre accade. Monitorando sei metriche del progetto, come varianza, stato di salute e attività, sai dove si trova il progetto sempre e ovunque. Per maggiori dettagli, utilizzare la funzione di reporting con un clic di ProjectManager. Questi report personalizzabili possono essere filtrati per approfondimenti sui dati o aggiornamenti più generali sui progressi per le presentazioni degli stakeholder.

ProjectManager è più di uno strumento di controllo del progetto; soddisfa tutte le tue esigenze di gestione del progetto. Il software basato su cloud è accessibile ovunque e in qualsiasi momento, il che semplifica la gestione dei team remoti e offre a tutti i membri del team una piattaforma collaborativa per lavorare insieme in modo più produttivo. I project manager possono controllare la pianificazione, il monitoraggio e la rendicontazione dei loro progetti e mantenere aggiornati gli stakeholder. Scopri come può aiutare il tuo prossimo progetto provando gratuitamente il nostro software.