項目控制：快速指南

如果一個項目會發生不好的事情，它可能與時間、成本或範圍有關。 項目經理很清楚這一點，並花費大量時間進行計劃，以避免負面風險及其潛在影響。 有許多工具可以降低項目中的風險，但它也需要一些稱為項目控制的技能。

顧名思義，項目控制是關於控制項目並防止其超出預算和期限。 項目控制可能因行業和組織而異，但它們始終提供一種方法來完成一個成功的項目，並為成本、時間和性能帶來好處。

什麼是項目控制？

項目控制是一組工具、流程和人員技能，它們一起使用，可幫助項目經理在正確的時間獲得正確的信息，從而做出正確的決策。

對於技術定義，有項目管理協會的項目管理聖經，項目管理知識體系 (PMBOK)，其中指出：“項目控制是用於預測、理解和建設性地影響時間和成本的數據收集、管理和分析過程項目或計劃的結果； 通過以有助於有效管理和決策的格式進行信息交流。”

將項目控制視為在計劃和執行時保持項目按計劃進行、將成本控制在預算範圍內的機制。 事實上，它貫穿項目的整個生命週期。

在項目管理中，項目控制解決以下問題：

• 項目策略
• 方法
• 日程
• 成本估算
• 風險管理
• 項目文件
• 一般監督
• 質量
• 資源

這一切都是關於收集和管理數據、發現該信息的趨勢、報告進度，然後將您學到的知識付諸實踐。

有項目控制專業人員負責項目經理，但他們涉及整個項目團隊。 這是因為項目控制有助於指導項目經理做出明智和負責任的決策。

為什麼項目控制很重要？

在一個項目中，項目控制的範圍很大：僅此一點就表明它的重要性。 項目經理的全部目的是控制項目，從開始到完成。 管理是職稱的一部分，而項目控制只是達到此目的的另一種手段。

事實上，項目控制是強大項目計劃的關鍵。 在執行之前，必須制定一個可靠的計劃，並且項目控制有助於使整個項目與組織的更大戰略目標保持一致。 這意味著節省項目和組織的時間和金錢。

此外，項目控制有助於回答有關項目的重要問題。 例如，項目的成本是多少，需要多長時間才能完成，項目將交付的價值或質量如何？

實施項目控制

我們一直在抽像地討論項目控制。 我們知道它們是什麼以及為什麼它們很重要，但是如何將它們應用到現實生活中的項目管理中呢？ 如前所述，它們適用於項目生命週期的各個方面。 讓我們仔細看看如何。

項目計劃

在項目開始時需要項目控制，因為您制定時間表、組建團隊、分解任務、識別利益相關者並弄清楚項目目標是什麼。 在項目成本和持續時間的估計中，控制是必不可少的。 這兩個限制是您的項目面臨的最大風險。 因此，做出準確估計是關鍵。

項目發展

這是橡膠即將上路的地方。 成本估算發展為預算，時間估算成為項目進度表。 正是在這個項目階段，強烈需要項目控制。

他們幫助監控和報告項目計劃和時間表。 項目控制得越好，就能越快識別項目何時偏離軌道 監控費用、績效和預算也是如此。 項目控制還與您的風險管理計劃一起工作，以識別項目成本和進度的風險。

項目實施

執行項目意味著讓團隊保持專注，以防止延誤進度和破壞預算。 為此，需要準確監控和跟踪進度。

項目控制是一種識別何時出現問題和瓶頸的方法。 無論是平衡資源分配以匹配團隊能力還是質量問題，您都需要項目控制來分解團隊工作時間與預算支出的數據，以及更多以查看問題所在并快速解決問題。

項目收尾

當然，項目的結束不是成功的可交付成果和滿意的利益相關者。 有很多文書工作要處理，團隊要放棄或重新分配，當然還有項目控制來收集有關績效的信息。 在將項目擱置之前的最後一次大掃除就像是驗屍，看看哪些有效，哪些無效，因此下一個項目可以從您學到的知識中受益。

項目控制中的人員部分

項目控制是許多事物的組合。 但是您可以將它們分為兩組：項目管理工具和人員。 這些工具將在下一節中介紹。 現在，讓我們關注人：項目經理和項目團隊。

如前所述，項目控制是關於管理項目範圍、成本和時間表。 這意味著，擁有合適的項目經理、團隊、數據以及審查和變更管理。 團隊應配備熟練且經驗豐富的工人，他們在如何完成分配給他們的工作方面具有專業知識和知識。 他們是項目控制者，通常是項目中出現的問題的第一眼。 項目經理的好壞取決於他們領導的團隊。 項目經理和團隊都必須始終對項目範圍保持警惕，這是項目失去控制的主要原因之一。

使用 ProjectManager 進行項目控制

人是良好項目管理的關鍵，而良好的項目管理工具是幫助這些人更好地工作的關鍵。 ProjectManager 是一款基於雲的項目管理軟件，它為項目經理提供了更好地實施項目控制所需的透明度。

借助屢獲殊榮的甘特圖，項目經理可以規劃每個項目任務並指定受讓人。 隨著任務的完成，進度會實時更新，管理人員可以確保一切都按計劃進行。 如有必要，可以重新分配這些任務以保持項目順利運行。

時間表可在項目執行時更好地跟踪團隊和任務進度。 團隊報告他們在一項任務上花費了多少時間，這使您可以快速捕捉任何異常或耗時的任務。 如果一項任務花費的時間太長，請嘗試工作負載功能。 工作負載功能可幫助項目經理保持團隊的工作負載平衡。 您可以查看團隊成員是否分配不足或過度分配，如果是，請重新分配和重新分配以保持工作順利進行。

ProjectManager 儀表板可能是項目控制最重要的功能，因為它可以讓您隨時了解項目的進度。 跟踪方差、運行狀況和任務等六個項目指標，您可以隨時隨地了解項目的位置。 如需更多詳細信息，請使用 ProjectManager 的一鍵式報告功能。 可以過濾這些可定制的報告以進行深入的數據潛水或更一般的利益相關者演示的進度更新。

ProjectManager 不僅僅是一個項目控制工具； 它可以滿足您的所有項目管理需求。 基於雲的軟件可隨時隨地訪問，這使得遠程團隊的管理更加輕鬆，並為所有團隊成員提供了一個協作平台，可以更高效地協同工作。 項目經理可以控制其項目的規劃、監控和報告，並讓利益相關者保持最新狀態。 免費試用我們的軟件，了解它如何幫助您的下一個項目。