Лучший способ составить рабочий план

Прежде чем вы сможете достичь своих целей, вам нужно спланировать, как их достичь. Рабочий план создает четкий путь к желаемым целям и задачам. На этом пути будут ресурсы, ограничения и другие элементы управления работой, которые необходимо описать в вашем плане.

Конечно, рабочий план не будет написан и инициирован одним человеком. Это план действий проектной группы, который в конечном итоге должен быть представлен на утверждение членам правления и заинтересованным сторонам. После того, как все сказано и сделано, вы можете продолжить разработку остальной части вашего рабочего плана.

Если вы строите свой рабочий план в программном обеспечении для управления проектами, тогда легко продолжать повторять свой план и со временем вносить улучшения. А если это программное обеспечение находится в сети, то каждый может сотрудничать в режиме реального времени и точно знать, какие шаги необходимы для достижения идеального результата.

Очевидно, что рабочий план очень важен, поэтому давайте углубимся в то, как его составить и получить его утверждение.

Что такое рабочий план проекта?

Рабочий план проекта — это план управления проектом под другим названием. При правильном выполнении ваш рабочий план проекта будет четко формулировать и намечать шаги, необходимые для достижения целей и задач проекта, путем включения задач, этапов, результатов, ресурсов, бюджетных требований и графика времени, чтобы сплести все это вместе.

Обычно он лучше всего подходит для крупных проектов и инициатив, но его можно использовать на любом уровне. Прежде чем приступить к составлению рабочего плана, рассмотрите возможность использования целей SMART: создавайте цели, которые будут конкретными, измеримыми, достижимыми, актуальными и связанными со временем. Это должно помочь вам начать свой план с правильной ноги.

Связанный: Бесплатный шаблон рабочего плана

Зачем нужен рабочий план?

Как мы уже упоминали, ваш рабочий план будет вашей дорожной картой для всего проекта. Это не только поможет вам и вашей команде быть организованными, но и гарантирует, что вы получите поддержку от ключевых заинтересованных сторон, связанных отделов, соответствующих руководителей по подотчетности/рискам и т. д.

Кроме того, это помогает управлять ожиданиями как на уровне заинтересованных сторон, так и на уровне менеджеров и членов команды — каждый, кто начинает с правильной ноги, имеет больше шансов оказаться на правильной ноге.

Как составить рабочий план

Создание рабочего плана — очень сложный процесс, требующий как можно большего количества установленных деталей, прежде чем вы представите его заинтересованным сторонам. Вот на чем вам нужно сосредоточиться.

1. Определите название проекта, цель и общий график

Делая это, вы можете сообщить своим утверждающим, что ваш проект займет один квартал, шесть месяцев или один год, учитывая цель проекта, а также остальную информацию, которую вы заполните после этого шага.

Вы также должны сообщить своему утверждающему лицу цель вашего проекта. Будет ли ваш проект лучше удовлетворять потребности клиентов? Возможно, ваш конкурент выпустил обновленную версию продукта, который у вас есть, и вам нужно масштабировать его, чтобы соответствовать требованиям рынка. Какой бы ни была конечная цель, убедитесь, что она сформулирована сразу.

2. Поместите свой рабочий план в контекст

Напишите введение и предысторию, чтобы лучше понять, почему вам нужен этот проект и что заставило вас задуматься о попытке достичь этой конечной цели в первую очередь. Создание контекста и определение проблемы помогает объяснить, почему вам нужно решение. Это поможет облегчить хорошее общее управление работой.

3. Установите свои цели и задачи

Ваши цели могут звучать как ваша цель, но они немного более конкретны, поскольку ориентированы на долгосрочную перспективу — например, ваша команда узнала больше о процессе запуска исправления ошибок или о том, как более непосредственно реагировать на запросы клиентов. обратная связь с рынком.

Точно так же цели вашего проекта должны быть измеримыми. Например, цель этого проекта после запуска — увеличить количество активных ежемесячных подписчиков на xx% или получить определенную сумму в долларах дохода.

Здесь лучше всего использовать свои SMART-цели. Определите, что является конкретным, что поддается измерению, что достижимо, что актуально и что можно сделать в рамках проекта.

Связанный: Руководство по структуре разбивки работ (WBS)

4. Определите и скоординируйте свои ресурсы

Когда вы определяете и координируете свои ресурсы, обязательно ответьте на следующие вопросы:

• Какая часть бюджета пойдет на этот проект?
• Из какого ведомства будет выделен бюджет?
• Кто тебе нужен в команду?
• Какие инструменты планирования проекта (такие как отслеживание времени, совместная работа в команде, инструменты управления проектами) потребуются для оптимизации проекта?

5. Поймите свои ограничения

И особенно учитывать тройное ограничение времени, бюджета и ресурсов. Поскольку к этому моменту вы уже перечислили все три на предыдущих шагах, теперь вы можете учитывать риски, которые могут помешать этим процессам.

Возможно, кто-то из членов вашей команды возьмет несколько больничных в этот период времени; возможно, придется выполнять неожиданные задачи; возможно, некоторые из ваших инструментов выходят из строя, что требует дополнительных денег, вытянутых из бюджета. Какими бы ни были ваши ограничения, учитывайте все, что может показаться риском, который может привести к полномасштабному ограничению, которое может повлиять на выполнение результатов или даже на цели и задачи вашего проекта.

6. Обсудите риски и ответственность

Риски необходимо оценивать с максимально возможного количества сторон. Учитывайте оплачиваемый отпуск, время отпуска, накопленное персоналом, и корпоративные праздники. Подумайте о любых неожиданных происшествиях, которые могут напрямую повлиять на ваш бюджет или сроки. А затем назначьте кого-то, кто возьмет на себя ответственность в случае, если окружающая среда станет благоприятной для того, чтобы эти риски стали реальностью. Создайте чувство ответственности, чтобы все члены команды могли иметь измеримую долю в успешном исходе проекта, чтобы свести к минимуму возможность ошибки.

Расчешите не только основы, но и каждую деталь плана работы над проектом. Когда каждый потенциальный вопрос или тревожный сигнал уже рассмотрен, вы сможете получить одобрение от заинтересованных сторон и начать свой проект с учетом правильных ожиданий.

Помните, что ваш рабочий план — это план действий, который будет направлять ваш проект, поэтому чем больше у вас будет сведений об ограничениях и потенциальных рисках, тем лучше ваша команда будет выполнять свои задачи по получению результатов и достижению целей и задач.

Шаблон рабочего плана

Наш шаблон рабочего плана может помочь вам задокументировать шаги, описанные выше. Обязательно постоянно следите за своим шаблоном и обновляйте его по мере внесения изменений в процесс планирования.

Инструменты, необходимые для составления рабочего плана

Чтобы создать рабочий план, вы должны начать со структуры разбивки работ, чтобы определить всю работу, необходимую для завершения вашего проекта. Затем, основываясь на результатах вашей WBS, вы сможете создать временную шкалу, чтобы отметить задачи, результаты, их зависимости, вехи, какая задача назначена какому отделу и члену команды, сколько уровней утверждения для каждой задачи. , так далее.

На этом этапе многие менеджеры проектов будут использовать диаграммы Ганта, чтобы упорядочить свои временные рамки в виде водопада. Если проект достаточно мал или имеет смысл, многие менеджеры проектов будут использовать инструменты, помогающие им сортировать задачи и результаты в простом списке задач.

Наши диаграммы Ганта, например, помогут вам создать визуальное представление задач вашего проекта с течением времени. Вы можете легко увидеть дату начала проекта, что представляет собой каждая задача проекта, кому она назначена, сколько времени займет каждая задача, а также дату завершения проекта в целом.

Чтобы узнать больше о том, как диаграммы Ганта и другие инструменты планирования проектов могут помочь вам составить идеальный рабочий план, посмотрите короткое видео ниже. Мы быстро покажем вам все способы, с помощью которых программное обеспечение для планирования проектов может улучшить ваше планирование, исполнение и отчетность, чтобы вы могли уверенно составить свой рабочий план.

ProjectManager может помочь вам с планом работы

Упорядочить каждую деталь проекта — непростая задача — от управления вашей командой до управления заинтересованными сторонами. Это требует тонкого баланса понимания графика вашего проекта, задач, которые составляют объем проекта, потенциальных рисков, балансировки бюджета и распределения ресурсов. Не говоря уже о том, чтобы делать все это, помня о конечных потребностях клиентов, а также о целях и задачах проекта.

Шаблон рабочего плана может помочь вам организовать свои мысли, но для создания плана действий и его выполнения вам понадобится программное обеспечение для динамического управления проектами, которое поможет вам на этапах планирования, выполнения и мониторинга.

С ProjectManager наши облачные диаграммы Ганта позволяют планировать весь график проекта, назначать задачи, создавать зависимости и отслеживать все это. Кроме того, у нас есть функции совместной работы, которые позволяют вашим сотрудникам и менеджерам комментировать задачи, прикреплять необходимые файлы и взаимодействовать друг с другом независимо от того, где они находятся.

Кроме того, в ProjectManager есть инструменты управления ресурсами, которые позволяют сбалансировать количество часов, отработанных вашей командой. Это помогает гарантировать, что ваше время, инструменты и ресурсы сбалансированы, несмотря ни на что.

Создаете план работы и не знаете с чего начать? Мы вас прикрыли. С помощью ProjectManager вы получите доступ к облачному программному обеспечению, которое поможет вам лучше отслеживать рабочий план от этапа к этапу. Начните бесплатную 30-дневную пробную версию ProjectManager уже сегодня.