Как сделать диаграмму Ганта за 5 шагов

Диаграммы Ганта существуют уже давно, но с тех пор, как они перешли от аналоговых к цифровым, простота использования сделала их одним из основных элементов управления проектами.

Что такое диаграмма Ганта?

Диаграмма Ганта — это столбчатая диаграмма с накоплением, которая организует рабочие действия проекта на временной шкале, которая показывает их продолжительность, зависимости и позволяет руководителям проектов назначать их членам своей команды. Диаграммы Ганта являются важным инструментом планирования и планирования проектов.

Слева от диаграммы Ганта находится список задач, а справа — временная шкала гистограммы, на которой эти задачи размещаются в соответствии с тем, когда они возникают в проекте. Каждая задача имеет дату начала и дату окончания. Это продолжительность задачи. Это графически линия между двумя точками.

Этот макет позволяет менеджерам проектов легко видеть, что представляют собой задачи, когда каждая из них начинается и заканчивается, а также сколько времени требуется для выполнения задачи. Диаграмма Ганта также показывает, где задачи перекрываются, насколько, а также продолжительность всего проекта.

Для чего используется диаграмма Ганта?

Диаграммы Ганта — это универсальные инструменты управления проектами, которые имеют различные цели. Они используются для планирования, планирования и мониторинга проектов. На этапе планирования диаграммы Ганта помогают руководителям проектов визуализировать временную шкалу проекта, чтобы они могли определить, какие ресурсы и когда необходимы, как распределить рабочую нагрузку, а также понять, каковы действия критического пути проекта.

Затем, как только все действия проекта будут включены в диаграмму Ганта, будет проще создать точное расписание проекта для своевременного выполнения плана проекта. Итак, диаграмма Ганта показывает, какие задачи необходимы для завершения проекта и сколько времени они займут. Но как заставить его планировать и планировать успешный проект? Ниже приведены пять шагов для создания диаграммы Ганта.

Шаги для создания диаграммы Ганта

Есть несколько способов сделать диаграмму Ганта. Если вы хотите быть традиционным менеджером проектов, вы можете взять бумагу и карандаш. Это может быть хорошим способом начать составление вашего плана, но он не подходит для управления проектом со всеми его проблемами и изменениями.

Чтобы упростить задачу, мы предлагаем бесплатный шаблон диаграммы Ганта, который дает вам электронную таблицу Excel для заполнения полей. Но если вы будете вести свое расписание в электронной таблице, это будет проблемой. Excel был создан для создания простых и наглядных графиков, но это не инструмент управления проектами. Что вам действительно нужно, так это программное обеспечение для управления проектами с функцией создания диаграмм Ганта. Мы рекомендуем загрузить электронную таблицу в нашу онлайн-программу для построения диаграмм Ганта. Преимущества этого подробно описаны ниже.

Тем не менее, вам все равно придется выполнить шаги по сбору всех данных планирования, которые вам понадобятся для создания диаграммы Ганта, независимо от того, выберете ли вы шаблон диаграммы Ганта Excel или программное обеспечение диаграммы Ганта. После того, как вы пройдете следующие пять шагов, найдите минутку, чтобы прочитать дальше. Мы объясним, как размещение вашей диаграммы Ганта в Интернете в нашем программном обеспечении превращает ее в живой документ, который может не только планировать ваше расписание, но и помогать вам выполнять его.

1. Составьте список задач

Прежде чем вы сможете наметить работу, вы должны составить ее список. Этот список задач должен быть тщательным и полным, чтобы быть эффективным. Поэтому рекомендуется использовать структурную декомпозицию работ (WBS).

Этот инструмент, как и его название, разбивает большие, сложные (или маленькие, более простые) проекты, чтобы разделить работу на отдельные действия. Он начинается с окончательного результата и идет шаг за шагом назад, чтобы получить основные шаги, необходимые для завершения проекта.

Когда вы собираете задачи, не помешает оглянуться на исторические данные связанных проектов, чтобы получить представление об их продолжительности. Кроме того, общение с людьми, которые участвовали в подобных проектах, будь то в вашей команде или за ее пределами, может помочь вам перейти к следующему шагу.

Связанный: Шаблон структуры разбивки работ (WBS)

2. Каковы даты начала и окончания задач?

Это когда вы берете задачи и упорядочиваете их по временной шкале проекта. Возможно и даже вероятно, что некоторые задачи будут выполняться одновременно, но разными членами команды.

Когда вы определите дату начала, ваши задачи будут отображаться на временной шкале гистограммы с этой датой. Затем, используя знания, полученные на последнем шаге, сделайте оценку времени, когда задача будет завершена. Это создает две точки и полосу между ними, отмечая время, необходимое для выполнения задачи в ходе всего проекта.

Это первый шаг к созданию расписания проекта. Продолжительность ваших задач — это время между датой начала и датой окончания. Теперь вы готовите на газу. У вас больше не просто список задач, а визуальное представление вашего проекта на временной шкале. Это обеспечивает краткий обзор вашего прогресса после выполнения проекта.

3. Добавьте вехи

Добавьте вехи на диаграмму Ганта, чтобы отметить завершение результатов или этапов работы вашего проекта. Хотя вы хотите собрать каждую задачу, какой бы крошечной она ни была, вы не хотите пренебрегать общей картиной. Диаграммы Ганта позволяют разбить проект на этапы или отметить завершение большого уникального раздела проекта.

Наличие вех в проекте полезно. Это не только повышает моральный дух, когда вы видите, что вы завершили большую часть проекта, но и определяет ключевые события, действуя как указатели на пути к конечному пункту назначения.

4. Определите зависимости задач

В то время как некоторые задачи могут выполняться одновременно, другие не могут быть запущены, пока не завершится другая. Они называются зависимостями задачи. Если они не идентифицированы, они могут создать узкие места в рабочем процессе вашей команды.

Существует четыре типа зависимостей задач.

1. Finish to Start: задача не может начаться до тех пор, пока не будет завершена предыдущая.
2. От начала до начала: задача не может начаться до тех пор, пока она не начнется.
3. От финиша до финиша: задача не может закончиться раньше предыдущей.
4. От начала до конца: задача не может закончиться раньше предыдущей.

После определения этих зависимостей задач создайте их на диаграмме Ганта, связав связанные задачи. Таким образом, вы сможете легко увидеть, какие задачи зависят друг от друга.

5. Начните назначать

После того, как у вас есть задачи, этапы, продолжительность и зависимости на диаграмме Ганта, вы можете начать назначать задачи. Здесь вы даете работу членам команды. Теперь они несут ответственность за соблюдение сроков выполнения задач, для которых они назначены.

Руководители проектов могут использовать диаграмму Ганта для создания расписания проекта и в качестве визуального руководства для отслеживания прогресса команды, когда она выполняет свои задания. Но диаграмма Ганта может сделать гораздо больше, если вы работаете с превосходным программным обеспечением для управления проектами.

Как ProjectManager превосходит вашу диаграмму Ганта

Независимо от того, использовали ли вы наш шаблон диаграммы Ганта или просто собрали список задач в электронной таблице Excel или Google Sheets, вы можете перейти на следующий уровень, импортировав документ в средство создания диаграмм Ганта ProjectManager. Вы можете импортировать файлы MS Project, CSV или Excel, и ваши задачи автоматически распределяются по временной шкале гистограммы.

Затем вы можете выбрать нужные столбцы в левой части инструмента диаграммы Ганта. Там вы можете добавить даты начала и окончания, определить подзадачи и оценить продолжительность каждого действия. Вехи добавляются ромбовидными символами, и зависимости задач могут быть связаны.

Когда придет время назначать задачи членам вашей команды, вы можете сделать это прямо из нашего инструмента диаграммы Ганта. Затем члены команды могут использовать представление диаграммы Ганта в качестве платформы для совместной работы при выполнении задач. Поскольку ProjectManager — это облачное программное обеспечение для управления проектами, они могут получить к нему доступ в любом месте и в любое время, что отлично подходит для распределенных команд.

Члены команды также могут комментировать на уровне задач, добавляя документы по мере необходимости. У нас неограниченное хранилище файлов, поэтому они могут прикреплять любые изображения или передачи. Если у члена команды есть вопрос к руководителю проекта или другому участнику проекта, которому не назначена задача, он может отправить его @, и этот человек получит уведомление по электронной почте, чтобы он мог присоединиться к обсуждению.

Простое редактирование и автоматизация

Одна претензия к диаграммам Ганта заключается в том, что их трудно редактировать. Но ProjectManager позволяет изменять продолжительность задач, добавлять зависимости задач и обновлять диаграмму Ганта так же просто, как перетаскивание. Просто возьмите даты начала и окончания и переместите их туда, куда хотите. Это так просто.

Онлайн-диаграмма Ганта также может быть автоматизирована, поэтому, если задача задерживается, даты задачи, зависящей от нее, будут скорректированы, чтобы избежать ошибок планирования. Уведомления по электронной почте также можно автоматизировать, чтобы держать менеджеров проектов и членов команды в курсе о завершении задач. ProjectManager выполняет обещание диаграмм Ганта в управлении проектами.

Какое другое программное обеспечение используется для создания диаграммы Ганта?

Сегодня руководители проектов имеют доступ к различным шаблонам диаграмм Ганта, инструментам диаграмм Ганта и программному обеспечению для управления проектами. Это самые распространенные варианты.

Майкрософт Эксель

Вы можете создать базовую диаграмму Ганта с электронными таблицами Excel и гистограммами. Вот некоторые плюсы и минусы использования Excel для создания диаграммы Ганта:

Плюсы:

• Это недорогое решение, если у вас есть лицензия Microsoft Office.
• Члены вашей команды, скорее всего, знакомы с Microsoft Excel.
• Существуют шаблоны диаграмм Ганта в Excel, которые можно использовать в Интернете.

Минусы:

• Microsoft Excel не является программным обеспечением для управления проектами, поэтому у него нет других дополнительных функций, таких как отслеживание времени, управление рабочей нагрузкой, управление задачами и т. д.
• Это статический документ, который необходимо обновлять вручную, и в нем отсутствуют важные функции, такие как определение критического пути, назначение задач членам команды, определение зависимостей задач и другие.
• Каждый член команды, который хочет увидеть диаграмму Ганта, должен загрузить файл Excel, по одному для каждого обновления.

Майкрософт Проект

Microsoft Project или MS Project — это инструмент управления проектами, который позволяет создавать диаграммы Ганта лучше, чем электронные таблицы Excel. Однако он также имеет ограничения.

Плюсы:

• Помимо создания диаграмм Ганта, у него есть и другие функции управления проектами.
• Диаграммы Ганта проекта Microsoft легче обновлять, чем диаграммы Ганта Excel.
• Диаграммы Ганта проекта MS имеют больше возможностей, чем диаграммы Ганта Excel.

Минусы:

• Это дорогое и сложное в использовании программное обеспечение для управления проектами.
• Это не облачный инструмент для построения диаграмм Ганта, поэтому его необходимо установить на компьютер каждого члена команды.
• Не работает на компьютерах Mac.

Google Таблицы

Диаграммы Ганта в Google Sheets имеют некоторые плюсы и минусы, которые мы обсуждали выше.

Плюсы:

• Это онлайн-инструмент, облегчающий командную работу и обмен файлами.
• Он имеет дружественный пользовательский интерфейс и прост в использовании.
• Позволяет создавать базовые диаграммы Ганта с электронными таблицами и гистограммами.

Минусы:

• Таблицы Google не являются инструментом управления проектами, поэтому у него нет других дополнительных функций, таких как отслеживание времени, управление рабочей нагрузкой, управление задачами и т. д.
• Как и Excel, он позволяет создавать только простую диаграмму Ганта, в которой отсутствуют важные функции, такие как определение критического пути, назначение задач членам команды, определение зависимостей задач и другие.

Как видите, несмотря на то, что это самые распространенные способы создания диаграммы Ганта, они не являются идеальным решением, в котором нуждаются менеджеры проектов. ProjectManager имеет правильные функции управления проектами, которые позволяют не только создавать диаграммы Ганта, но и управлять вашими проектами от начала до конца.

ProjectManager — это облачное программное обеспечение для управления проектами. Наш онлайн-конструктор диаграмм Ганта предоставляет менеджерам проектов инструменты для контроля расписания, связывания зависимостей между задачами и отслеживания прогресса с помощью встроенной отчетности. Члены команды получают платформу для совместной работы, чтобы работать более продуктивно. Это только один аспект нашего программного обеспечения, в котором также есть канбан, календарь и списки. Узнайте, как мы можем помочь вам в управлении вашим следующим проектом, воспользовавшись нашей бесплатной 30-дневной пробной версией.