Contrôles de projet : un guide rapide

Si quelque chose de mal va se produire sur un projet, cela est probablement lié au temps, au coût ou à la portée. Les chefs de projet en sont bien conscients et passent une grande partie de leur temps à planifier afin d'éviter les risques négatifs et leurs impacts potentiels. Il existe de nombreux outils qui peuvent atténuer les risques dans un projet, mais cela nécessite également des compétences dans ce que l'on appelle les contrôles de projet.

Comme son nom l'indique, les contrôles de projet consistent à contrôler le projet et à l'empêcher de dépasser les budgets et les délais. Les contrôles de projet peuvent varier selon l'industrie et les organisations, mais ils fournissent toujours un moyen de mener à bien un projet et d'offrir des avantages en termes de coûts, de temps et de performances.

Que sont les contrôles de projet ?

Les contrôles de projet sont un ensemble d'outils, de processus et de compétences humaines qui sont utilisés ensemble pour aider les chefs de projet à disposer des bonnes informations, au bon moment, pour prendre la bonne décision.

Pour la définition technique, il y a la bible de gestion de projet du Project Management Institute, Project Management Body of Knowledge (PMBOK), qui stipule : « Les contrôles de projet sont les processus de collecte, de gestion et d'analyse des données utilisés pour prévoir, comprendre et influencer de manière constructive le temps et le coût. les résultats d'un projet ou d'un programme ; grâce à la communication d'informations dans des formats qui facilitent une gestion et une prise de décision efficaces.

Considérez les contrôles de projet comme le mécanisme qui maintient un projet dans les délais lors de la planification et de l'exécution, en maintenant les coûts dans les limites du budget. En fait, cela fonctionne tout au long du cycle de vie d'un projet.

Dans la gestion de projet, les contrôles de projet portent sur les éléments suivants :

• Stratégie de projet
• Méthodologie
• Programme
• Estimations de coût
• Gestion des risques
• Documents de projet
• Surveillance générale
• Qualité
• Ressources

Il s'agit de collecter et de gérer des données, de trouver des tendances dans ces informations, de rendre compte des progrès, puis de mettre en pratique ce que vous avez appris.

Il existe des professionnels du contrôle de projet qui sont responsables du chef de projet, mais ils touchent l'ensemble de l'équipe de projet. En effet, les contrôles de projet aident à guider le chef de projet dans la prise de décisions éclairées et responsables.

Pourquoi les contrôles de projet sont-ils importants ?

La portée des contrôles de projet est grande dans un projet : cela seul devrait signifier son importance. Le but d'un chef de projet est de contrôler le projet, de sa conception à son achèvement. Gérer fait partie du titre du poste et les contrôles de projet ne sont qu'un autre moyen d'y parvenir.

En fait, les contrôles du projet sont la clé d'un plan de projet solide. Avant l'exécution, un plan solide doit être en place et les contrôles de projet aident à aligner l'ensemble du projet sur les objectifs stratégiques plus larges de l'organisation. Cela signifie économiser du temps et de l'argent au projet et à l'organisation.

De plus, les contrôles de projet aident à répondre à des questions importantes sur le projet. Par exemple, combien coûtera le projet, combien de temps faudra-t-il pour le terminer et quelle est la valeur ou la qualité que le projet offrira ?

Mise en œuvre des contrôles de projet

Nous avons discuté des contrôles de projet dans l'abstrait. Nous savons ce qu'ils sont et pourquoi ils sont importants, mais qu'en est-il de les appliquer à la gestion de projets réels ? Comme indiqué, ils s'intègrent dans tous les aspects du cycle de vie d'un projet. Regardons de plus près pour voir comment.

Planification de projet

Les contrôles de projet sont nécessaires au début du projet, lorsque vous établissez votre calendrier, assemblez une équipe, décomposez les tâches, identifiez les parties prenantes et déterminez quel est l'objectif du projet. C'est dans l'estimation des coûts et de la durée du projet que les contrôles sont essentiels. Ces deux contraintes sont parmi les plus grands risques pour votre projet. Par conséquent, il est essentiel de faire des estimations précises.

Le développement de projets

C'est le point où le caoutchouc est sur le point de prendre la route. Les estimations de coûts sont développées en budgets et les estimations de temps deviennent des calendriers de projet. C'est pendant cette phase de projet que les contrôles de projet sont fortement nécessaires.

Ils aident au suivi et à la rédaction de rapports sur le plan et le calendrier du projet. Mieux le projet contrôle, plus vite on peut identifier quand un projet est hors piste. Il en va de même pour le suivi des dépenses, des performances et des budgets. Les contrôles de projet fonctionnent également avec votre plan de gestion des risques pour reconnaître les risques liés au coût et au calendrier du projet.

La mise en œuvre du projet

L'exécution du projet signifie que l'équipe reste concentrée pour éviter de déraper sur le calendrier et de faire exploser votre budget. Pour ce faire, il faut un suivi et un suivi précis des progrès.

Les contrôles de projet agissent comme un moyen d'identifier les problèmes et les goulots d'étranglement. Qu'il s'agisse d'équilibrer l'allocation des ressources pour correspondre à la capacité de l'équipe ou aux problèmes de qualité, vous avez besoin de contrôles de projet pour décomposer les données sur les heures travaillées de l'équipe par rapport au budget dépensé et plus encore pour voir où se trouvent les problèmes et les résoudre rapidement.

Fermeture du projet

La fin du projet n'est pas des livrables réussis et des parties prenantes satisfaites, bien sûr. Il y a beaucoup de paperasse à boucler, des équipes à abandonner ou à réaffecter et, bien sûr, des contrôles de projet pour recueillir des informations sur les performances. Ce dernier ménage avant de mettre le projet sur l'étagère est comme un post-mortem pour voir ce qui a fonctionné et ce qui n'a pas fonctionné, afin que le prochain projet puisse bénéficier de ce que vous avez appris.

La partie humaine des contrôles de projet

Les contrôles de projet sont une combinaison de plusieurs choses. Mais vous pouvez les diviser en deux groupes : les outils de gestion de projet et les personnes. Les outils seront abordés dans la section suivante. Pour l'instant, concentrons-nous sur les personnes : le chef de projet et l'équipe de projet.

Comme indiqué, les contrôles de projet concernent la gestion de la portée, du coût et du calendrier du projet. Cela signifie avoir le bon chef de projet, l'équipe, les données et la gestion des révisions et des changements en place. L'équipe doit être composée de travailleurs compétents et expérimentés qui ont l'expertise et les connaissances nécessaires pour effectuer le travail qui leur est confié. Ils contrôlent le projet et sont souvent le premier regard sur les problèmes qui surviennent dans le projet. Un chef de projet est aussi bon que l'équipe qu'il dirige. Les chefs de projet et les équipes doivent toujours être attentifs à la portée du projet, l'un des principaux responsables de la perte de contrôle des projets.

Contrôles de projet avec ProjectManager

Les personnes sont essentielles à une bonne gestion de projet et de bons outils de gestion de projet sont essentiels pour aider ces personnes à mieux travailler. ProjectManager est un logiciel de gestion de projet basé sur le cloud qui offre aux chefs de projet la transparence dont ils ont besoin pour mieux contrôler les projets.

Grâce aux diagrammes de Gantt primés, les chefs de projet peuvent cartographier chaque tâche du projet et désigner des cessionnaires. Au fur et à mesure que les tâches sont terminées, la progression est mise à jour en temps réel et les responsables peuvent s'assurer que tout se déroule comme prévu. Si nécessaire, ces tâches peuvent être réaffectées pour assurer le bon déroulement du projet.

Feuilles de temps pour mieux suivre l'avancement de l'équipe et des tâches lors de l'exécution du projet. Les équipes signalent le temps qu'elles passent sur une tâche, ce qui vous permet de détecter rapidement toute anomalie ou tâche chronophage. Si une tâche prend trop de temps, essayez la fonction de charge de travail. La fonction de charge de travail aide les chefs de projet à équilibrer la charge de travail de leur équipe. Vous pouvez voir si les membres de l'équipe sont sous- ou surutilisés et, si c'est le cas, les réaffecter et les réaffecter pour faire avancer le travail en douceur.

Le tableau de bord ProjectManager est peut-être la fonctionnalité la plus essentielle pour les contrôles de projet, car il vous tient au courant de l'avancement du projet au fur et à mesure. En suivant six métriques de projet, telles que la variance, la santé et les tâches, vous savez où en est le projet à tout moment et n'importe où. Pour plus de détails, utilisez la fonction de rapport en un clic de ProjectManager. Ces rapports personnalisables peuvent être filtrés pour des plongées approfondies dans les données ou des mises à jour plus générales des progrès pour les présentations des parties prenantes.

ProjectManager est plus qu'un outil de contrôle de projet ; il répond à tous vos besoins en matière de gestion de projet. Le logiciel basé sur le cloud est accessible partout et à tout moment, ce qui facilite la gestion des équipes distantes et offre à tous les membres de l'équipe une plateforme collaborative pour travailler ensemble de manière plus productive. Les chefs de projet peuvent contrôler la planification, le suivi et le reporting de leurs projets et tenir les parties prenantes informées. Découvrez comment cela peut aider votre prochain projet en essayant gratuitement notre logiciel.