Kontrol Proyek: Panduan Singkat

Jika sesuatu yang buruk akan terjadi pada suatu proyek, kemungkinan besar terkait dengan waktu, biaya, atau ruang lingkup. Manajer proyek sangat menyadari hal ini dan menghabiskan banyak waktu mereka untuk merencanakan untuk menghindari risiko negatif dan dampak potensialnya. Ada banyak alat yang dapat mengurangi risiko dalam suatu proyek, tetapi juga membutuhkan keterampilan dalam sesuatu yang disebut pengendalian proyek.

Sesuai dengan namanya, pengendalian proyek adalah tentang mengendalikan proyek dan menjaganya agar tidak melebihi anggaran dan tenggat waktu. Kontrol proyek dapat bervariasi sesuai dengan industri dan organisasi, tetapi mereka selalu menyediakan cara untuk menyelesaikan proyek yang sukses dan memberikan manfaat pada biaya, waktu, dan kinerja.

Apa itu Kontrol Proyek?

Kontrol proyek adalah seperangkat alat, proses, dan keterampilan orang yang digunakan bersama untuk membantu manajer proyek memiliki informasi yang tepat, pada waktu yang tepat, untuk membuat keputusan yang tepat.

Untuk definisi teknis, ada Alkitab manajemen proyek Project Management Institute, Project Management Body of Knowledge (PMBOK), yang menyatakan: “Kontrol proyek adalah pengumpulan data, manajemen, dan proses analitis yang digunakan untuk memprediksi, memahami, dan secara konstruktif memengaruhi waktu dan biaya. hasil proyek atau program; melalui komunikasi informasi dalam format yang membantu manajemen dan pengambilan keputusan yang efektif.”

Pikirkan kontrol proyek sebagai mekanisme yang membuat proyek sesuai jadwal saat merencanakan dan melaksanakan, menjaga biaya sesuai anggaran. Bahkan, ia bekerja di seluruh siklus hidup proyek.

Dalam manajemen proyek, pengendalian proyek membahas hal-hal berikut:

• Strategi proyek
• Metodologi
• Jadwal
• Perkiraan biaya
• Manajemen risiko
• Dokumentasi proyek
• Pengawasan umum
• Kualitas
• Sumber daya

Ini semua tentang mengumpulkan dan mengelola data, menemukan tren dalam informasi itu, melaporkan kemajuan dan kemudian mempraktikkan apa yang telah Anda pelajari.

Ada profesional kontrol proyek yang bertanggung jawab atas manajer proyek, tetapi mereka menyentuh seluruh tim proyek. Itu karena kontrol proyek membantu memandu manajer proyek dalam membuat keputusan yang terinformasi dan akuntabel.

Mengapa Kontrol Proyek Penting?

Ruang lingkup kontrol proyek besar dalam sebuah proyek: itu saja harus menandakan pentingnya. Seluruh tujuan manajer proyek adalah untuk mengontrol proyek, dari awal hingga selesai. Kelola adalah bagian dari jabatan, dan kontrol proyek hanyalah sarana lain untuk tujuan itu.

Faktanya, kontrol proyek adalah kunci untuk rencana proyek yang kuat. Sebelum eksekusi, rencana yang solid harus ada, dan kontrol proyek membantu menyelaraskan seluruh proyek dengan tujuan strategis organisasi yang lebih besar. Ini berarti menghemat waktu dan uang proyek dan organisasi.

Selanjutnya, kontrol proyek membantu menjawab pertanyaan penting tentang proyek. Misalnya, berapa biaya proyek, berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan dan berapa nilai atau kualitas yang akan dihasilkan proyek?

Menerapkan Kontrol Proyek

Kami telah membahas kontrol proyek secara abstrak. Kita tahu apa itu dan mengapa itu penting, tetapi bagaimana dengan menerapkannya pada manajemen proyek kehidupan nyata? Sebagaimana dicatat, mereka cocok dengan setiap aspek siklus hidup proyek. Mari kita lihat lebih dekat untuk melihat caranya.

Perencanaan proyek

Kontrol proyek diperlukan di awal proyek, saat Anda membuat jadwal, menyusun tim, memecah tugas, mengidentifikasi pemangku kepentingan, dan mencari tahu apa tujuan proyek. Hal ini dalam estimasi biaya dan durasi proyek di mana kontrol sangat penting. Kedua kendala ini adalah beberapa risiko terbesar untuk proyek Anda. Oleh karena itu, penting untuk membuat perkiraan yang akurat.

Pengembangan proyek

Ini adalah titik di mana karet akan menghantam jalan. Perkiraan biaya dikembangkan menjadi anggaran dan perkiraan waktu menjadi jadwal proyek. Selama fase proyek inilah pengendalian proyek sangat dibutuhkan.

Mereka membantu dengan pemantauan dan pelaporan rencana dan jadwal proyek. Semakin baik pengendalian proyek, semakin cepat seseorang dapat mengidentifikasi kapan suatu proyek keluar jalur. Hal yang sama berlaku untuk memantau pengeluaran, kinerja, dan anggaran. Kontrol proyek juga bekerja dengan rencana manajemen risiko Anda untuk mengenali risiko terhadap biaya dan jadwal proyek.

Implementasi proyek

Menjalankan proyek berarti menjaga tim tetap fokus untuk mencegah tergelincirnya jadwal dan menghabiskan anggaran Anda. Untuk melakukan ini, diperlukan pemantauan dan pelacakan kemajuan yang akurat.

Kontrol proyek bertindak sebagai sarana untuk mengidentifikasi ketika ada masalah dan hambatan. Baik menyeimbangkan alokasi sumber daya agar sesuai dengan kapasitas tim atau masalah kualitas, Anda memerlukan kontrol proyek untuk memecah data tentang jam kerja tim dengan anggaran yang dihabiskan dan lebih banyak lagi untuk melihat di mana ada masalah dan menyelesaikannya dengan cepat.

Penutupan Proyek

Akhir dari proyek bukanlah hasil yang berhasil dan pemangku kepentingan yang puas, tentu saja. Ada banyak dokumen yang harus diikat, tim yang harus dilepaskan atau ditugaskan kembali, dan tentu saja, kontrol proyek untuk mengumpulkan informasi tentang kinerja. Bagian terakhir dari pembersihan rumah sebelum meletakkan proyek di rak adalah seperti pemeriksaan mayat untuk melihat apa yang berhasil dan apa yang tidak, sehingga proyek berikutnya dapat mengambil manfaat dari apa yang telah Anda pelajari.

Orang Bagian dari Kontrol Proyek

Kontrol proyek adalah kombinasi dari banyak hal. Tetapi Anda dapat membaginya menjadi dua kelompok: alat manajemen proyek dan orang. Alat akan dibahas di bagian berikutnya. Untuk saat ini, mari kita fokus pada orang-orangnya: manajer proyek dan tim proyek.

Seperti disebutkan, kontrol proyek adalah tentang mengelola ruang lingkup, biaya, dan garis waktu proyek. Itu berarti, memiliki manajer proyek, tim, data, dan tinjauan serta manajemen perubahan yang tepat. Tim harus dikelola dengan pekerja terampil dan berpengalaman yang memiliki keahlian dan pengetahuan tentang bagaimana melakukan pekerjaan yang ditugaskan kepada mereka. Mereka adalah kontrol proyek dan sering kali menjadi mata pertama pada isu-isu yang muncul dalam proyek. Seorang manajer proyek hanya sebaik tim yang mereka pimpin. Baik manajer proyek maupun tim harus selalu waspada terhadap ruang lingkup proyek, salah satu penyebab utama hilangnya kendali proyek.

Kontrol Proyek dengan ProjectManager

Orang adalah kunci untuk manajemen proyek yang baik dan alat manajemen proyek yang baik adalah kunci untuk membantu orang-orang itu bekerja lebih baik. ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek berbasis cloud yang memberi manajer proyek transparansi yang mereka butuhkan untuk memberlakukan kontrol proyek dengan lebih baik.

Dengan bagan Gantt pemenang penghargaan, manajer proyek dapat memetakan setiap tugas proyek dan menunjuk penerima tugas. Saat tugas selesai, kemajuan diperbarui secara real time, dan manajer dapat memastikan semuanya berjalan sesuai rencana. Jika perlu, tugas-tugas tersebut dapat ditugaskan kembali untuk menjaga proyek berjalan lancar.

Timesheet untuk melacak kemajuan tim dan tugas dengan lebih baik saat proyek dijalankan. Tim melaporkan berapa banyak waktu yang mereka habiskan untuk suatu tugas, yang memungkinkan Anda untuk dengan cepat menangkap anomali atau tugas yang memakan waktu. Jika satu tugas memakan waktu terlalu lama, coba fitur beban kerja. Fitur beban kerja membantu manajer proyek menjaga keseimbangan beban kerja tim mereka. Anda dapat melihat apakah anggota tim kurang atau seluruhnya ditempatkan dan, jika demikian, realokasi dan penugasan ulang agar pekerjaan tetap berjalan dengan lancar.

Dasbor ProjectManager mungkin merupakan fitur yang paling penting untuk kontrol proyek, karena membuat Anda tetap mengikuti perkembangan proyek saat itu terjadi. Melacak enam metrik proyek, seperti varians, kesehatan dan tugas, Anda tahu di mana proyek itu kapan saja dan di mana saja. Untuk detail lebih lanjut, gunakan fitur pelaporan sekali klik ProjectManager. Laporan yang dapat disesuaikan ini dapat difilter untuk penelusuran data yang mendalam atau pembaruan kemajuan yang lebih umum untuk presentasi pemangku kepentingan.

ProjectManager lebih dari sekadar alat kontrol proyek; itu menjawab semua kebutuhan manajemen proyek Anda. Perangkat lunak berbasis cloud dapat diakses di mana saja dan kapan saja, yang membuat pengelolaan tim jarak jauh lebih mudah dan memberi semua anggota tim platform kolaboratif untuk bekerja bersama secara lebih produktif. Manajer proyek dapat mengontrol perencanaan, pemantauan, dan pelaporan proyek mereka dan terus memperbarui pemangku kepentingan. Lihat bagaimana ini dapat membantu proyek Anda berikutnya dengan mencoba perangkat lunak kami secara gratis.