Projektsteuerung: Eine Kurzanleitung

Wenn bei einem Projekt etwas Schlimmes passiert, hängt dies wahrscheinlich mit Zeit, Kosten oder Umfang zusammen. Projektmanager sind sich dessen bewusst und verbringen viel Zeit mit der Planung, um negative Risiken und ihre potenziellen Auswirkungen zu vermeiden. Es gibt viele Tools, die Risiken in einem Projekt mindern können, aber es erfordert auch Geschick in etwas, das als Projektkontrollen bezeichnet wird.

Wie der Name schon sagt, geht es beim Projektcontrolling darum, das Projekt zu kontrollieren und zu verhindern, dass Budgets und Fristen überschritten werden. Projektkontrollen können je nach Branche und Organisation variieren, aber sie bieten immer eine Möglichkeit, ein erfolgreiches Projekt abzuschließen und Vorteile bei Kosten, Zeit und Leistung zu erzielen.

Was sind Projektkontrollen?

Projektkontrollen sind eine Reihe von Tools, Prozessen und Mitarbeiterqualifikationen, die zusammen verwendet werden, um Projektmanagern dabei zu helfen, die richtigen Informationen zur richtigen Zeit zu haben, um die richtige Entscheidung zu treffen.

Für die technische Definition gibt es die Projektmanagement-Bibel des Project Management Institute, Project Management Body of Knowledge (PMBOK), in der es heißt: „Projektkontrollen sind die Datenerfassungs-, Management- und Analyseprozesse, die verwendet werden, um Zeit und Kosten vorherzusagen, zu verstehen und konstruktiv zu beeinflussen Ergebnisse eines Projekts oder Programms; durch die Übermittlung von Informationen in Formaten, die eine effektive Verwaltung und Entscheidungsfindung unterstützen.“

Stellen Sie sich Projektkontrollen als den Mechanismus vor, der ein Projekt bei der Planung und Ausführung im Zeitplan hält und die Kosten innerhalb des Budgets hält. Tatsächlich funktioniert es während des gesamten Lebenszyklus eines Projekts.

Im Projektmanagement adressieren Projektsteuerungen Folgendes:

• Projektstrategie
• Methodik
• Zeitlicher Ablauf
• Kostenschätzung
• Risikomanagement
• Projektdokumentation
• Allgemeine Aufsicht
• Qualität
• Ressourcen

Es geht darum, Daten zu sammeln und zu verwalten, Trends in diesen Informationen zu finden, über Fortschritte zu berichten und das Gelernte dann in die Praxis umzusetzen.

Es gibt Projektsteuerungsfachleute, die für den Projektleiter verantwortlich sind, aber sie berühren das gesamte Projektteam. Das liegt daran, dass Projektkontrollen dazu beitragen, den Projektmanager dabei zu unterstützen, fundierte und verantwortliche Entscheidungen zu treffen.

Warum sind Projektkontrollen wichtig?

Der Umfang von Projektkontrollen ist in einem Projekt groß, das allein sollte seine Bedeutung ausdrücken. Der gesamte Zweck eines Projektmanagers besteht darin, das Projekt von Anfang bis Ende zu steuern. Managen ist Teil der Berufsbezeichnung, und Projektcontrolling ist nur ein weiteres Mittel zu diesem Zweck.

Tatsächlich sind die Projektkontrollen der Schlüssel zu einem starken Projektplan. Vor der Ausführung muss ein solider Plan vorhanden sein, und Projektkontrollen helfen dabei, das gesamte Projekt an den größeren strategischen Zielen der Organisation auszurichten. Das bedeutet, dass das Projekt und die Organisation Zeit und Geld sparen.

Darüber hinaus helfen Projektcontrolling wichtige Fragen zum Projekt zu beantworten. Wie viel wird das Projekt beispielsweise kosten, wie lange wird es dauern, bis es abgeschlossen ist, und welchen Wert oder welche Qualität wird das Projekt liefern?

Implementieren von Projektkontrollen

Wir haben abstrakt über Projektkontrollen gesprochen. Wir wissen, was sie sind und warum sie wichtig sind, aber wie sieht es mit der Anwendung im realen Projektmanagement aus? Wie bereits erwähnt, passen sie in jeden Aspekt des Lebenszyklus eines Projekts. Schauen wir uns genauer an, wie.

Projektplanung

Projektkontrollen werden zu Beginn des Projekts benötigt, wenn Sie Ihren Zeitplan erstellen, ein Team zusammenstellen, Aufgaben aufschlüsseln, Stakeholder identifizieren und herausfinden, was das Projektziel ist. Bei der Schätzung der Kosten und der Dauer des Projekts sind Kontrollen unerlässlich. Diese beiden Einschränkungen gehören zu den größten Risiken für Ihr Projekt. Daher ist es der Schlüssel zu genauen Schätzungen.

Projektentwicklung

Dies ist der Punkt, an dem der Gummi auf die Straße trifft. Aus Kostenvoranschlägen werden Budgets und aus Zeitvoranschlägen Projektpläne. Gerade in dieser Projektphase sind Projektkontrollen dringend erforderlich.

Sie helfen bei der Überwachung und Berichterstattung zum Projektplan und Zeitplan. Je besser die Projektkontrollen sind, desto schneller kann man erkennen, wenn ein Projekt aus dem Ruder läuft. Das Gleiche gilt für die Überwachung von Ausgaben, Leistung und Budgets. Projektkontrollen arbeiten auch mit Ihrem Risikomanagementplan zusammen, um Risiken für die Projektkosten und den Zeitplan zu erkennen.

Projektdurchführung

Die Ausführung des Projekts bedeutet, das Team konzentriert zu halten, um zu verhindern, dass der Zeitplan verrutscht und Ihr Budget gesprengt wird. Dazu ist eine genaue Überwachung und Nachverfolgung des Fortschritts erforderlich.

Projektkontrollen dienen dazu, Probleme und Engpässe zu erkennen. Unabhängig davon, ob Sie die Ressourcenzuweisung entsprechend der Teamkapazität oder Qualitätsproblemen ausgleichen, benötigen Sie Projektkontrollen, um Daten zu den Arbeitsstunden des Teams gegenüber dem ausgegebenen Budget und mehr aufzuschlüsseln, um zu sehen, wo es Probleme gibt, und diese schnell zu lösen.

Projektabschluss

Das Ende des Projekts sind natürlich nicht erfolgreiche Ergebnisse und zufriedene Stakeholder. Es gibt eine Menge Papierkram zu binden, Teams aufzugeben oder neu zuzuweisen und natürlich Projektkontrollen, um Informationen über die Leistung zu sammeln. Dieser letzte Hausputz, bevor Sie das Projekt ins Regal stellen, ist wie eine Autopsie, um zu sehen, was funktioniert hat und was nicht, damit das nächste Projekt von dem profitieren kann, was Sie gelernt haben.

Der Personenteil der Projektsteuerung

Projektsteuerungen sind eine Kombination aus vielen Dingen. Aber Sie können sie in zwei Gruppen unterteilen: Projektmanagement-Tools und Personen. Auf die Werkzeuge wird im nächsten Abschnitt eingegangen. Konzentrieren wir uns zunächst auf die Menschen: den Projektleiter und das Projektteam.

Wie bereits erwähnt, geht es bei Projektkontrollen um die Verwaltung des Projektumfangs, der Kosten und des Zeitplans. Das bedeutet, den richtigen Projektmanager, das richtige Team, das richtige Daten-, Überprüfungs- und Änderungsmanagement zu haben. Das Team sollte mit geschickten und erfahrenen Mitarbeitern besetzt sein, die über Fachwissen und Kenntnisse in der Ausführung der ihnen übertragenen Arbeit verfügen. Sie sind eine Projektsteuerung und oft die ersten Augen auf Probleme, die im Projekt auftreten. Ein Projektmanager ist nur so gut wie das Team, das er leitet. Sowohl Projektmanager als auch Teams müssen immer auf den Projektumfang achten, einer der Hauptgründe dafür, dass Projekte die Kontrolle verlieren.

Projektsteuerung mit ProjectManager

Menschen sind der Schlüssel zu gutem Projektmanagement und gute Projektmanagement-Tools sind der Schlüssel, um diesen Menschen zu helfen, besser zu arbeiten. ProjectManager ist eine Cloud-basierte Projektmanagement-Software, die Projektmanagern die Transparenz gibt, die sie benötigen, um Projektkontrollen besser umzusetzen.

Mit preisgekrönten Gantt-Diagrammen können Projektmanager jede Projektaufgabe abbilden und Beauftragte benennen. Wenn Aufgaben abgeschlossen sind, wird der Fortschritt in Echtzeit aktualisiert, und Manager können sicherstellen, dass alles nach Plan läuft. Bei Bedarf können diese Aufgaben neu zugewiesen werden, um den reibungslosen Ablauf des Projekts zu gewährleisten.

Arbeitszeittabellen, um den Team- und Aufgabenfortschritt besser zu verfolgen, wenn das Projekt ausgeführt wird. Teams berichten, wie viel Zeit sie für eine Aufgabe aufwenden, sodass Sie Anomalien oder zeitraubende Aufgaben schnell erkennen können. Wenn eine Aufgabe zu lange dauert, probieren Sie die Workload-Funktion aus. Die Workload-Funktion hilft Projektmanagern, die Arbeitsbelastung ihres Teams im Gleichgewicht zu halten. Sie können sehen, ob Teammitglieder unter- oder überlastet sind, und in diesem Fall neu zuweisen und neu zuweisen, um die Arbeit reibungslos voranzutreiben.

Das ProjectManager-Dashboard ist möglicherweise die wichtigste Funktion für die Projektsteuerung, da es Sie über den Fortschritt des Projekts auf dem Laufenden hält. Durch die Verfolgung von sechs Projektmetriken wie Abweichung, Gesundheit und Aufgaben wissen Sie jederzeit und überall, wo sich das Projekt befindet. Verwenden Sie für weitere Details die Ein-Klick-Berichtsfunktion von ProjectManager. Diese anpassbaren Berichte können nach tiefen Datentauchgängen oder allgemeineren Fortschrittsaktualisierungen für Stakeholder-Präsentationen gefiltert werden.

ProjectManager ist mehr als ein Tool zur Projektsteuerung; Es erfüllt alle Ihre Anforderungen an das Projektmanagement. Die Cloud-basierte Software ist überall und jederzeit zugänglich, was die Verwaltung von Remote-Teams erleichtert und allen Teammitgliedern eine kollaborative Plattform bietet, um produktiver zusammenzuarbeiten. Projektmanager können die Planung, Überwachung und Berichterstattung ihrer Projekte steuern und die Beteiligten auf dem Laufenden halten. Sehen Sie, wie es Ihrem nächsten Projekt helfen kann, indem Sie unsere Software kostenlos testen.