Proje Kontrolleri: Hızlı Kılavuz

Bir projede kötü bir şey olacaksa, bu muhtemelen zaman, maliyet veya kapsamla ilgilidir. Proje yöneticileri bunun çok iyi farkındadır ve zamanlarının çoğunu olumsuz riskten ve potansiyel etkilerinden kaçınmak için planlamaya harcarlar. Bir projede riski azaltabilecek pek çok araç vardır, ancak aynı zamanda proje kontrolleri denen bir konuda beceri gerektirir.

Adından da anlaşılacağı gibi, proje kontrolleri, projeyi kontrol etmek ve bütçeleri ve son teslim tarihlerini aşmasını engellemekle ilgilidir. Proje kontrolleri sektöre ve kuruluşlara göre değişiklik gösterebilir, ancak her zaman başarılı bir projeyi tamamlamanın ve maliyet, zaman ve performans açısından fayda sağlamanın bir yolunu sağlarlar.

Proje Kontrolleri Nedir?

Proje kontrolleri, proje yöneticilerinin doğru zamanda doğru bilgiye sahip olmalarına ve doğru kararı vermelerine yardımcı olmak için birlikte kullanılan bir dizi araç, süreç ve insan becerisidir.

Teknik tanım için, Proje Yönetimi Enstitüsü'nün proje yönetimi incili, Proje Yönetimi Bilgi Grubu (PMBOK) vardır: “Proje kontrolleri, zamanı ve maliyeti tahmin etmek, anlamak ve yapıcı bir şekilde etkilemek için kullanılan veri toplama, yönetim ve analitik süreçlerdir. bir proje veya programın sonuçları; etkin yönetime ve karar vermeye yardımcı olan formatlarda bilgi iletişimi yoluyla.”

Proje kontrollerini, bir projeyi planlarken ve yürütürken programa uygun tutan ve maliyetleri bütçe dahilinde tutan mekanizma olarak düşünün. Aslında, bir projenin tüm yaşam döngüsü boyunca çalışır.

Proje yönetiminde, proje kontrolleri aşağıdakileri ele alır:

• proje stratejisi
• metodoloji
• Takvim
• Maliyet tahminleri
• Risk yönetimi
• Proje belgeleri
• Genel gözetim
• Kalite
• Kaynaklar

Her şey veri toplamak ve yönetmek, bu bilgilerdeki eğilimleri bulmak, ilerleme hakkında rapor vermek ve ardından öğrendiklerinizi uygulamaya koymakla ilgilidir.

Proje yöneticisinden sorumlu olan proje kontrol uzmanları var ama onlar tüm proje ekibine dokunuyorlar. Bunun nedeni, proje kontrollerinin proje yöneticisine bilinçli ve sorumlu kararlar vermede rehberlik etmesine yardımcı olmasıdır.

Proje Kontrolleri Neden Önemlidir?

Bir projede proje kontrollerinin kapsamı geniştir: tek başına bu bile onun önemini göstermelidir. Bir proje yöneticisinin tüm amacı, başlangıcından tamamlanmasına kadar projeyi kontrol etmektir. Yönet, iş unvanının bir parçasıdır ve proje kontrolleri bu amaca yönelik başka bir araçtır.

Aslında, proje kontrolleri güçlü bir proje planının anahtarıdır. Uygulamadan önce sağlam bir plan yürürlükte olmalıdır ve proje kontrolleri, tüm projeyi organizasyonun daha büyük stratejik hedefleriyle uyumlu hale getirmeye yardımcı olur. Bu, projeden ve organizasyondan zaman ve para tasarrufu anlamına gelir.

Ayrıca proje kontrolleri, projeyle ilgili önemli soruları yanıtlamaya yardımcı olur. Örneğin, projenin maliyeti ne kadar olacak, tamamlanması ne kadar sürecek ve projenin sağlayacağı değer veya kalite nedir?

Proje Kontrollerini Uygulama

Özette proje kontrollerini tartışıyorduk. Ne olduklarını ve neden önemli olduklarını biliyoruz, peki ya bunları gerçek hayattaki proje yönetimine uygulamaya ne dersiniz? Belirtildiği gibi, bir projenin yaşam döngüsünün her yönüne uyarlar. Nasıl olduğunu görmek için daha yakından bakalım.

Proje planlaması

Proje kontrollerine projenin başında, zamanlamanızı yaparken, bir ekip kurarken, görevleri dağıtırken, paydaşları belirlerken ve proje hedefinin ne olduğunu belirlerken ihtiyaç duyulur. Kontrollerin gerekli olduğu yer, maliyet ve proje süresinin tahmin edilmesidir. Bu iki kısıtlama, projeniz için en büyük risklerden bazılarıdır. Bu nedenle, doğru tahminler yapmak çok önemlidir.

Proje Geliştirme

Bu, lastiğin yola çıkmak üzere olduğu noktadır. Maliyet tahminleri bütçelere dönüştürülür ve zaman tahminleri proje çizelgelerine dönüşür. Bu proje aşamasında, proje kontrollerine şiddetle ihtiyaç duyulur.

Proje planı ve takviminin izlenmesine ve raporlanmasına yardımcı olurlar. Proje ne kadar iyi kontrol edilirse, bir projenin ne zaman yoldan çıktığını o kadar hızlı belirleyebilir Aynı durum, harcamaları, performansı ve bütçeleri izlemek için de geçerlidir. Proje kontrolleri, proje maliyetine ve zamanlamasına ilişkin riskleri tanımak için risk yönetimi planınızla birlikte çalışır.

Proje uygulaması

Projeyi yürütmek, ekibin plandan sapmayı ve bütçenizi boşa harcamayı önlemek için odaklanmasını sağlamak anlamına gelir. Bunu yapmak için ilerlemenin doğru bir şekilde izlenmesi ve izlenmesi gerekir.

Proje kontrolleri, sorunların ve darboğazların ne zaman ortaya çıktığını belirlemenin bir yolu olarak hareket eder. Ekip kapasitesini veya kalite sorunlarını eşleştirmek için kaynak tahsisini dengelemek için, ekibin harcanan bütçeye göre çalıştığı saatlerle ilgili verileri parçalamak için proje kontrollerine ve sorunların nerede olduğunu görmek ve bunları hızla çözmek için daha fazlasına ihtiyacınız vardır.

Proje Kapanışı

Projenin sonu elbette başarılı çıktılar ve memnun paydaşlar değildir. Bağlanacak çok fazla evrak işi, bırakılacak veya yeniden atanacak ekipler ve doğal olarak performans hakkında bilgi toplamak için proje kontrolleri var. Projeyi rafa kaldırmadan önceki bu son temizlik, neyin işe yarayıp neyin yaramadığını görmek için bir otopsi gibidir, böylece bir sonraki proje öğrendiklerinizden faydalanabilir.

Proje Kontrollerinin İnsan Parçası

Proje kontrolleri birçok şeyin birleşimidir. Ancak bunları iki gruba ayırabilirsiniz: proje yönetimi araçları ve insanlar. Araçlar bir sonraki bölümde ele alınacaktır. Şimdilik insanlara odaklanalım: proje yöneticisi ve proje ekibi.

Belirtildiği gibi, proje kontrolleri proje kapsamını, maliyetini ve zaman çizelgesini yönetmekle ilgilidir. Bu, doğru proje yöneticisine, ekibe, verilere ve yerinde inceleme ve değişiklik yönetimine sahip olmak anlamına gelir. Ekip, kendilerine verilen işi nasıl yapacakları konusunda uzmanlık ve bilgi birikimine sahip yetenekli ve deneyimli işçilerden oluşmalıdır. Bunlar bir proje kontrolüdür ve genellikle projede ortaya çıkan sorunlara ilk bakan kişilerdir. Bir proje yöneticisi ancak yönettiği ekip kadar iyidir. Hem proje yöneticileri hem de ekipler, kontrolü kaybeden projelerin ana suçlularından biri olan proje kapsamı konusunda her zaman tetikte olmalıdır.

ProjectManager ile Proje Kontrolleri

İnsanlar, iyi proje yönetiminin anahtarıdır ve iyi proje yönetimi araçları, bu insanların daha iyi çalışmasına yardımcı olmanın anahtarıdır. ProjectManager, proje yöneticilerine proje kontrollerini daha iyi uygulamak için ihtiyaç duydukları şeffaflığı sağlayan bulut tabanlı bir proje yönetimi yazılımıdır.

Ödüllü Gantt çizelgeleri ile proje yöneticileri her proje görevinin haritasını çıkarabilir ve atananları belirleyebilir. Görevler tamamlandıkça, ilerleme güncellemeleri gerçek zamanlı olarak gerçekleşir ve yöneticiler her şeyin plana göre gittiğinden emin olabilir. Gerekirse, projenin sorunsuz çalışmasını sağlamak için bu görevler yeniden atanabilir.

Proje yürütüldüğünde ekip ve görev ilerlemesini daha iyi izlemek için zaman çizelgeleri. Ekipler, bir göreve ne kadar zaman harcadıklarını bildirir, bu da anormallikleri veya zaman alan görevleri hızla yakalamanıza olanak tanır. Bir görev çok uzun sürüyorsa iş yükü özelliğini deneyin. İş yükü özelliği, proje yöneticilerinin ekiplerinin iş yükünü dengeli tutmasına yardımcı olur. Ekip üyelerinin yetersiz veya fazla yüklenip yüklenmediğini görebilir ve eğer öyleyse, işin sorunsuz ilerlemesini sağlamak için yeniden tahsis edebilir ve yeniden atayabilirsiniz.

ProjectManager panosu, projenin ilerleyişinden haberdar olmanızı sağladığı için proje kontrolleri için en önemli özellik olabilir. Varyans, sağlık ve görevler gibi altı proje metriğini izleyerek projenin her zaman ve her yerde nerede olduğunu bilirsiniz. Daha fazla ayrıntı için ProjectManager'ın tek tıkla raporlama özelliğini kullanın. Bu özelleştirilebilir raporlar, derin veri dalışları veya paydaş sunumları için daha genel ilerleme güncellemeleri için filtrelenebilir.

ProjectManager, bir proje kontrol aracından daha fazlasıdır; tüm proje yönetimi ihtiyaçlarınızı karşılar. Bulut tabanlı yazılıma her yerden ve her zaman erişilebilir, bu da uzaktaki ekipleri yönetmeyi kolaylaştırır ve tüm ekip üyelerine birlikte daha verimli çalışmak için ortak bir platform sağlar. Proje yöneticileri, projelerine ilişkin planlama, izleme ve raporlamayı kontrol edebilir ve paydaşları güncel tutabilir. Yazılımımızı ücretsiz deneyerek bir sonraki projenize nasıl yardımcı olabileceğini görün.