Sterowanie projektem: szybki przewodnik

Jeśli w projekcie wydarzy się coś złego, prawdopodobnie jest to związane z czasem, kosztem lub zakresem. Kierownicy projektów doskonale zdają sobie z tego sprawę i poświęcają dużo czasu na planowanie, aby uniknąć negatywnego ryzyka i jego potencjalnego wpływu. Istnieje wiele narzędzi, które mogą łagodzić ryzyko w projekcie, ale wymaga również umiejętności w zakresie czegoś, co nazywa się kontrolami projektu.

Jak sama nazwa wskazuje, kontrole projektu polegają na kontrolowaniu projektu i utrzymywaniu go przed przekroczeniem budżetów i terminów. Kontrole projektów mogą się różnić w zależności od branży i organizacji, ale zawsze zapewniają sposób na ukończenie udanego projektu i zapewniają korzyści pod względem kosztów, czasu i wydajności.

Czym są kontrole projektu?

Kontrole projektu to zestaw narzędzi, procesów i umiejętności ludzi, które są używane razem, aby pomóc kierownikom projektów uzyskać właściwe informacje we właściwym czasie, aby podjąć właściwą decyzję.

W przypadku definicji technicznej istnieje biblia zarządzania projektami Project Management Institute, Project Management Body of Knowledge (PMBOK), która stwierdza: „Kontrole projektu to gromadzenie danych, zarządzanie i procesy analityczne wykorzystywane do przewidywania, rozumienia i konstruktywnego wpływania na czas i koszty wyniki projektu lub programu; poprzez przekazywanie informacji w formatach wspomagających efektywne zarządzanie i podejmowanie decyzji.”

Pomyśl o kontroli projektu jako mechanizmie, który utrzymuje projekt zgodnie z harmonogramem podczas planowania i wykonywania, utrzymując koszty w budżecie. W rzeczywistości działa przez cały cykl życia projektu.

W zarządzaniu projektami kontrolki projektu odnoszą się do następujących kwestii:

• Strategia projektu
• Metodologia
• Harmonogram
• Kosztorysy
• Zarządzanie ryzykiem
• Dokumentacja projektu
• Ogólny nadzór
• Jakość
• Zasoby

Wszystko sprowadza się do zbierania danych i zarządzania nimi, znajdowania trendów w tych informacjach, raportowania postępów, a następnie zastosowania zdobytej wiedzy w praktyce.

Istnieją specjaliści ds. kontroli projektów, którzy są odpowiedzialni za kierownika projektu, ale mają wpływ na cały zespół projektowy. Dzieje się tak, ponieważ kontrole projektu pomagają kierownikowi projektu w podejmowaniu świadomych i odpowiedzialnych decyzji.

Dlaczego kontrole projektu są ważne?

Zakres kontroli projektu jest duży w projekcie: już samo to powinno świadczyć o jego znaczeniu. Całym celem kierownika projektu jest kontrolowanie projektu od jego powstania do zakończenia. Zarządzanie jest częścią nazwy stanowiska, a kontrola projektów to tylko kolejny sposób na osiągnięcie tego celu.

W rzeczywistości kontrole projektu są kluczem do silnego planu projektu. Przed wykonaniem musi istnieć solidny plan, a kontrole projektu pomagają dostosować cały projekt do większych celów strategicznych organizacji. Oznacza to oszczędność czasu i pieniędzy projektu oraz organizacji.

Ponadto kontrole projektu pomagają odpowiedzieć na ważne pytania dotyczące projektu. Na przykład, ile będzie kosztował projekt, ile czasu zajmie jego ukończenie i jaką wartość lub jakość zapewni projekt?

Wdrażanie kontroli projektu

Omawialiśmy w skrócie kontrole projektu. Wiemy, czym one są i dlaczego są ważne, ale co z zastosowaniem ich w zarządzaniu projektami w prawdziwym życiu? Jak już wspomniano, pasują one do każdego aspektu cyklu życia projektu. Przyjrzyjmy się bliżej, aby zobaczyć, jak.

Planowanie

Kontrole projektu są potrzebne na początku projektu, kiedy tworzysz harmonogram, zbierasz zespół, dzielisz zadania, identyfikujesz interesariuszy i ustalasz cel projektu. To właśnie w szacowaniu kosztów i czasu trwania projektu kontrole są niezbędne. Te dwa ograniczenia to jedne z największych zagrożeń dla twojego projektu. Dlatego jest to kluczem do dokonywania dokładnych szacunków.

Rozwój projektu

To jest punkt, w którym guma ma uderzyć w drogę. Szacunki kosztów są opracowywane w budżety, a szacunkowe czasy stają się harmonogramami projektów. To właśnie na tym etapie projektu bardzo potrzebne są kontrole projektu.

Pomagają w monitorowaniu i raportowaniu planu i harmonogramu projektu. Im lepsza kontrola nad projektem, tym szybciej można zidentyfikować, kiedy projekt nie jest realizowany. To samo dotyczy monitorowania wydatków, wydajności i budżetów. Kontrole projektu współpracują również z planem zarządzania ryzykiem w celu rozpoznania ryzyka związanego z kosztami i harmonogramem projektu.

Wdrożenie projektu

Realizacja projektu oznacza koncentrację zespołu, aby zapobiec poślizgnięciu się w harmonogramie i nadwerężeniu budżetu. Aby to zrobić, wymagane jest dokładne monitorowanie i śledzenie postępów.

Kontrole projektów służą do identyfikacji problemów i wąskich gardeł. Niezależnie od tego, czy równoważysz alokację zasobów, aby dopasować wydajność zespołu lub problemy z jakością, potrzebujesz kontroli projektu, aby rozbić dane dotyczące przepracowanych godzin zespołu w stosunku do wydanego budżetu i nie tylko, aby zobaczyć, gdzie występują problemy i szybko je rozwiązać.

Zamknięcie projektu

Koniec projektu nie oznacza oczywiście udanych rezultatów i usatysfakcjonowanych interesariuszy. Jest dużo papierkowej roboty do załatwienia, zespoły do ​​porzucenia lub zmiany przydziału oraz, oczywiście, kontrole projektu w celu zebrania informacji o wydajności. To ostatnie sprzątanie przed odłożeniem projektu na półkę jest jak sekcja zwłok, aby zobaczyć, co zadziałało, a co nie, więc następny projekt może skorzystać z tego, czego się nauczyłeś.

Ludzie częścią kontroli projektu

Kontrole projektu to połączenie wielu rzeczy. Ale możesz podzielić je na dwie grupy: narzędzia do zarządzania projektami i ludzi. Narzędzia zostaną omówione w następnej sekcji. Na razie skupmy się na ludziach: kierowniku projektu i zespole projektowym.

Jak wspomniano, kontrole projektu dotyczą zarządzania zakresem projektu, kosztami i harmonogramem. Oznacza to posiadanie odpowiedniego kierownika projektu, zespołu, danych oraz zarządzania przeglądami i zmianami. Zespół powinien składać się z zdolnych i doświadczonych pracowników, którzy posiadają wiedzę i wiedzę na temat wykonywania powierzonej im pracy. Stanowią kontrolę projektu i często są pierwszym spojrzeniem na problemy, które pojawiają się w projekcie. Kierownik projektu jest tak dobry, jak zespół, którym kieruje. Zarówno kierownicy projektów, jak i zespoły muszą zawsze zwracać uwagę na zakres projektu, który jest jednym z głównych winowajców utraty kontroli nad projektami.

Kontrola projektu za pomocą ProjectManager

Ludzie są kluczem do dobrego zarządzania projektami, a dobre narzędzia do zarządzania projektami są kluczem do pomagania tym ludziom w lepszej pracy. ProjectManager to oparte na chmurze oprogramowanie do zarządzania projektami, które zapewnia kierownikom projektów przejrzystość niezbędną do lepszej kontroli projektów.

Dzięki nagradzanym wykresom Gantta kierownicy projektów mogą mapować każde zadanie projektowe i wyznaczać cesjonariuszy. Po zakończeniu zadań aktualizowane są postępy w czasie rzeczywistym, a menedżerowie mogą upewnić się, że wszystko idzie zgodnie z planem. W razie potrzeby zadania te można ponownie przypisać, aby projekt działał płynnie.

Karty czasu pracy umożliwiające lepsze śledzenie postępów zespołu i zadań podczas realizacji projektu. Zespoły raportują, ile czasu poświęcają na wykonanie zadania, co pozwala szybko wyłapać wszelkie anomalie lub czasochłonne zadania. Jeśli jedno zadanie trwa zbyt długo, wypróbuj funkcję obciążenia. Funkcja obciążenia pracą pomaga kierownikom projektów w zrównoważonym obciążeniu pracą zespołu. Możesz sprawdzić, czy członkowie zespołu mają zbyt małą lub nadmierną alokację, a jeśli tak, ponownie przydzielić i ponownie przydzielić, aby praca przebiegała płynnie.

Pulpit nawigacyjny ProjectManagera może być najważniejszą funkcją kontroli projektu, ponieważ pozwala na bieżąco śledzić postęp projektu. Śledzenie sześciu metryk projektu, takich jak wariancja, kondycja i zadania, pozwala wiedzieć, gdzie projekt jest w dowolnym miejscu i czasie. Aby uzyskać więcej szczegółów, użyj funkcji raportowania jednym kliknięciem ProjectManagera. Te konfigurowalne raporty można filtrować w celu uzyskania szczegółowych danych lub bardziej ogólnych aktualizacji postępów w prezentacjach interesariuszy.

ProjectManager to coś więcej niż narzędzie kontroli projektu; odpowiada na wszystkie Twoje potrzeby związane z zarządzaniem projektami. Oprogramowanie w chmurze jest dostępne w dowolnym miejscu i czasie, co ułatwia zarządzanie zdalnymi zespołami i zapewnia wszystkim członkom zespołu platformę współpracy, umożliwiającą bardziej wydajną współpracę. Kierownicy projektów mogą kontrolować planowanie, monitorowanie i raportowanie swoich projektów oraz na bieżąco informować interesariuszy. Zobacz, jak może pomóc w Twoim następnym projekcie, wypróbowując nasze oprogramowanie za darmo.