Controles do projeto: um guia rápido

Se algo ruim vai acontecer em um projeto, provavelmente está relacionado ao tempo, custo ou escopo. Os gerentes de projeto estão bem cientes disso e gastam muito do seu tempo planejando para evitar riscos negativos e seu impacto potencial. Existem muitas ferramentas que podem mitigar o risco em um projeto, mas também requer habilidade em algo chamado controles de projeto.

Como o nome indica, os controles do projeto tratam de controlar o projeto e evitar que ele exceda orçamentos e prazos. Os controles de projeto podem variar de acordo com o setor e as organizações, mas sempre fornecem uma maneira de concluir um projeto bem-sucedido e proporcionar benefícios em termos de custo, tempo e desempenho.

O que são controles de projeto?

Os controles de projeto são um conjunto de ferramentas, processos e habilidades de pessoas que são usados ​​juntos para ajudar os gerentes de projeto a ter as informações certas, no momento certo, para tomar a decisão certa.

Para a definição técnica, há a bíblia de gerenciamento de projetos do Project Management Institute, Project Management Body of Knowledge (PMBOK), que afirma: “Controles de projeto são a coleta de dados, gerenciamento e processos analíticos usados ​​para prever, entender e influenciar construtivamente o tempo e o custo resultados de um projeto ou programa; através da comunicação de informações em formatos que auxiliem a gestão eficaz e a tomada de decisões”.

Pense nos controles do projeto como o mecanismo que mantém um projeto dentro do cronograma ao planejar e executar, mantendo os custos dentro do orçamento. Na verdade, ele funciona durante todo o ciclo de vida de um projeto.

No gerenciamento de projetos, os controles do projeto abordam o seguinte:

• Estratégia do projeto
• Metodologia
• Cronograma
• Custos estimados
• Gerenciamento de riscos
• Documentação do projeto
• Supervisão geral
• Qualidade
• Recursos

Trata-se de coletar e gerenciar dados, encontrar tendências nessas informações, relatar o progresso e colocar em prática o que você aprendeu.

Existem profissionais de controle de projeto que são responsáveis ​​pelo gerente de projeto, mas eles tocam toda a equipe do projeto. Isso porque os controles de projeto ajudam a orientar o gerente de projeto na tomada de decisões informadas e responsáveis.

Por que os controles de projeto são importantes?

O escopo dos controles de projeto é grande em um projeto: isso por si só deve significar sua importância. Todo o propósito de um gerente de projeto é controlar o projeto, desde o início até a conclusão. Gerenciar faz parte do cargo e os controles do projeto são apenas mais um meio para esse fim.

Na verdade, os controles do projeto são a chave para um plano de projeto forte. Antes da execução, um plano sólido deve estar em vigor e os controles do projeto ajudam a alinhar todo o projeto com os objetivos estratégicos maiores da organização. Isso significa economizar tempo e dinheiro do projeto e da organização.

Além disso, os controles do projeto ajudam a responder perguntas importantes sobre o projeto. Por exemplo, quanto custará o projeto, quanto tempo levará para ser concluído e qual é o valor ou a qualidade que o projeto entregará?

Implementando controles de projeto

Temos discutido os controles do projeto em resumo. Sabemos o que são e por que são importantes, mas que tal aplicá-los ao gerenciamento de projetos da vida real? Conforme observado, eles se encaixam em todos os aspectos do ciclo de vida de um projeto. Vamos dar uma olhada mais de perto para ver como.

Planejamento do projeto

Os controles do projeto são necessários no início do projeto, à medida que você faz seu cronograma, monta uma equipe, divide as tarefas, identifica as partes interessadas e descobre qual é o objetivo do projeto. É na estimativa de custos e duração do projeto que os controles são essenciais. Essas duas restrições são alguns dos maiores riscos para o seu projeto. Portanto, é fundamental fazer estimativas precisas.

Desenvolvimento de projeto

Este é o ponto onde a borracha está prestes a cair na estrada. As estimativas de custo são desenvolvidas em orçamentos e as estimativas de tempo tornam-se cronogramas do projeto. É durante esta fase do projeto que os controles do projeto são fortemente necessários.

Eles ajudam com o monitoramento e relatórios sobre o plano e cronograma do projeto. Quanto melhores os controles do projeto, mais rápido se pode identificar quando um projeto está fora do caminho. O mesmo vale para o monitoramento de despesas, desempenho e orçamentos. Os controles do projeto também funcionam com seu plano de gerenciamento de riscos para reconhecer os riscos ao custo e ao cronograma do projeto.

Implementação de projeto

Executar o projeto significa manter a equipe focada para evitar atrasos no cronograma e estourar seu orçamento. Para fazer isso, é necessário monitoramento preciso e acompanhamento do progresso.

Os controles do projeto atuam como um meio de identificar quando há problemas e gargalos. Seja equilibrando a alocação de recursos para corresponder à capacidade da equipe ou problemas de qualidade, você precisa de controles de projeto para detalhar os dados sobre as horas trabalhadas da equipe em relação ao orçamento gasto e muito mais para ver onde há problemas e resolvê-los rapidamente.

Encerramento do projeto

O final do projeto não são entregas bem-sucedidas e partes interessadas satisfeitas, é claro. Há muita papelada para resolver, equipes para abrir mão ou reatribuir e, naturalmente, controles de projeto para coletar informações sobre o desempenho. Esta última limpeza antes de colocar o projeto na prateleira é como um post-mortem para ver o que funcionou e o que não funcionou, para que o próximo projeto possa se beneficiar do que você aprendeu.

A parte de pessoas dos controles do projeto

Os controles do projeto são uma combinação de muitas coisas. Mas você pode dividi-los em dois grupos: ferramentas de gerenciamento de projetos e pessoas. As ferramentas serão abordadas na próxima seção. Por enquanto, vamos nos concentrar nas pessoas: o gerente do projeto e a equipe do projeto.

Conforme observado, os controles do projeto tratam do gerenciamento do escopo, custo e cronograma do projeto. Isso significa ter o gerente de projeto, a equipe, os dados e a revisão e o gerenciamento de mudanças corretos em vigor. A equipe deve ser composta por trabalhadores habilidosos e experientes que tenham experiência e conhecimento em como fazer o trabalho que lhes é atribuído. Eles são um controle do projeto e, muitas vezes, o primeiro olhar sobre os problemas que surgem no projeto. Um gerente de projeto é tão bom quanto a equipe que lidera. Tanto os gerentes de projetos quanto as equipes devem estar sempre atentos ao escopo do projeto, um dos principais culpados pela perda de controle dos projetos.

Controles de projeto com o ProjectManager

As pessoas são essenciais para um bom gerenciamento de projetos e boas ferramentas de gerenciamento de projetos são essenciais para ajudar essas pessoas a trabalhar melhor. O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos baseado em nuvem que oferece aos gerentes de projeto a transparência de que precisam para decretar melhor os controles do projeto.

Com gráficos de Gantt premiados, os gerentes de projeto podem mapear todas as tarefas do projeto e designar responsáveis. À medida que as tarefas são concluídas, o progresso é atualizado em tempo real e os gerentes podem garantir que tudo esteja indo conforme o planejado. Se necessário, essas tarefas podem ser reatribuídas para manter o projeto funcionando sem problemas.

Quadros de horários para acompanhar melhor o progresso da equipe e da tarefa quando o projeto é executado. As equipes relatam quanto tempo gastam em uma tarefa, o que permite detectar rapidamente quaisquer anomalias ou tarefas demoradas. Se uma tarefa estiver demorando muito, experimente o recurso de carga de trabalho. O recurso de carga de trabalho ajuda os gerentes de projeto a manter a carga de trabalho de sua equipe equilibrada. Você pode ver se os membros da equipe estão sub ou superalocados e, em caso afirmativo, realocar e reatribuir para manter o trabalho em andamento sem problemas.

O painel do ProjectManager pode ser o recurso mais essencial para os controles do projeto, pois mantém você a par do progresso do projeto à medida que ele acontece. Acompanhando seis métricas do projeto, como variação, integridade e tarefas, você sabe onde o projeto está a qualquer hora e em qualquer lugar. Para obter mais detalhes, use o recurso de relatório de um clique do ProjectManager. Esses relatórios personalizáveis ​​podem ser filtrados para mergulhos de dados profundos ou atualizações de progresso mais gerais para apresentações de partes interessadas.

ProjectManager é mais do que uma ferramenta de controle de projeto; ele atende a todas as suas necessidades de gerenciamento de projetos. O software baseado em nuvem é acessível em qualquer lugar e a qualquer momento, o que facilita o gerenciamento de equipes remotas e oferece a todos os membros da equipe uma plataforma colaborativa para trabalhar juntos de forma mais produtiva. Os gerentes de projeto podem controlar o planejamento, monitoramento e relatórios de seus projetos e manter as partes interessadas atualizadas. Veja como ele pode ajudar seu próximo projeto experimentando nosso software gratuitamente.