Cum să automatizezi aplicațiile cu fluxuri de lucru și integrări

Automatizarea aplicațiilor poate elimina blocajele, poate economisi timp și bani, vă poate ajuta să oferiți o experiență mai bună pentru clienți și să îmbunătățiți colaborarea internă. Dar nu ar trebui să înlocuiască niciodată atingerea umană.

În acest articol, vă vom arăta cum să utilizați automatizarea aplicațiilor pentru a produce rezultatele dorite și pentru a recupera productivitatea. Vom explora, de asemenea, exemple de aplicat pe parcursul călătoriei clienților și instrumente cu care puteți experimenta și în care puteți investi astăzi.

Cum să identifici aplicațiile și instrumentele care ar beneficia de automatizarea fluxului de lucru

Scopul automatizării aplicațiilor este de a oferi coeziune în fluxurile dvs. de lucru. Aceasta înseamnă platforme, baze de date și acțiunile care le conduc să lucreze pentru a se servi reciproc.

Să presupunem că utilizați reclamele Facebook pentru a genera trafic și a capta clienți potențiali. Fluxul de lucru ar putea arăta cam așa:

1. Utilizatorul este direcționat către o pagină de destinație
2. Ei își introduc detaliile pentru a accesa un magnet plumb
3. Pe pagina următoare, sunt invitați să rezerve o consultație

Pentru a face acest lucru se folosesc mai multe instrumente:

• Un instrument precum Unbounce pentru a construi pagina de destinație și formularul de captare a clienților potențiali
• Un instrument de marketing prin e-mail, cum ar fi ActiveCampaign, pentru a cultiva clienții potențiali
• Un instrument de programare precum SavvyCal pentru a rezerva consultația
• Un CRM precum Pipedrive pentru a stoca detaliile de contact

Puteți trece manual informații despre clienți potențiali de la o platformă la alta prin descărcarea și încărcarea fișierelor CSV, copierea și inserarea adreselor de e-mail etc.

Sau puteți utiliza automatizarea aplicațiilor pentru ca aceste sisteme să vorbească între ele și pentru a reduce sarcinile manuale și riscul de eroare umană. De exemplu, atunci când cineva completează un formular pe pagina ta de destinație, acele detalii sunt imediat transmise unei platforme de marketing prin e-mail și CRM.

În mod similar, odată ce liderul își rezervă consultarea, detaliile lor din CRM sunt actualizate și sunt adăugate la un nou flux de lucru de automatizare a e-mailului.

Automatizarea aplicațiilor și integrarea fluxului de lucru trebuie să fie bine gândite. În caz contrar, veți ajunge cu automatizări care nu au coeziune și sunt predispuse la erori. Nu puteți automatiza totul deodată și vă așteptați să remediați toate problemele legate de fluxul de lucru.

Crearea unui plan de flux de lucru automat

Este ușor să spui „hai să instalăm un chatbot pentru că toți ceilalți sunt”. La urma urmei, deoarece 74% dintre utilizatori raportează că preferă chatbot-urile pentru că oferă răspunsuri rapide la întrebările comune, este logic să le implementăm.

Cu toate acestea, este dificil să măsurați impactul unui nou instrument sau tehnologie dacă nu aveți un obiectiv clar. În plus, dacă nu aveți un plan pentru a integra un chatbot în stack-ul dvs. martech (de exemplu, CRM), capturarea datelor și a informațiilor necesare pentru a optimiza călătoria clientului va fi complicată.

Înainte de a conecta aplicațiile care alcătuiesc stiva dvs. de tehnologie, asigurați-vă că înțelegeți pe deplin obiectivele dvs. și modul în care fiecare componentă contribuie la experiența clienților.

De exemplu, s-ar putea să descoperiți că, la experimentarea cu chatbot-uri, crește numărul de înscrieri demonstrative pentru produsul dvs. SaaS cu ~3%. Înțelegerea acestui lucru vă permite să găsiți noi modalități de a încorpora acest instrument în călătoria clientului, cum ar fi:

• Oferirea unei experiențe mai bune de interacțiune cu chatbot-ul în sine (copie mai bună, căi de conversație etc.)
• Difuzarea de conținut pe baza răspunsului la întrebarea unui utilizator (și utilizarea acestei informații pentru a vă informa calendarul editorial)
• Segmentarea listelor de e-mail în funcție de ceea ce interesează cel mai mult utilizatorul

Este esențial să începeți acest proces cu călătoria clientului în sine. Aceasta înseamnă să înțelegeți complet modul în care clienții potențiali consideră, evaluează și cumpără produsele sau serviciile dvs., în primul rând. Puteți optimiza un instrument doar dacă s-a dovedit deja că obține rezultate.

Începeți prin a mapa călătoria clientului înainte de fluxurile dvs. de lucru de automatizare. Înțelegerea modului în care clienții se familiarizează cu problema pe care o rezolvați și cu soluția pe care o oferiți vă va permite să conectați punctele cu stiva dvs. de tehnologie:

În exemplul de mai sus, călătoria este împărțită în funcție de stadiul ciclului de viață, puncte de contact și frustrări. Preact a identificat „puncte de frecare” în călătoria clienților care ar putea frustra clienții potențiali și, prin urmare, le-ar putea pierde atenția.

Efectuarea acestui exercițiu realizează două lucruri:

1. Vă permite să vizualizați în mod clar modul în care clienții interacționează cu marca dvs., prezentând oportunități de automatizare a fiecărei etape a călătoriei
2. Vă ajută să dezvoltați experiențe mai captivante și încântătoare pentru clienți

Apoi, hartați modul în care fiecare aplicație și instrument ajută la fiecare pas al acestei călătorii:

Fiecare pas este codificat de culoare de către instrument. De exemplu, pașii colorați în roz reprezintă Salesforce, care vizualizează clar relația dintre o acțiune sau declanșare la următoarea.

În cele din urmă, setați obiective clare și KPI-uri cu privire la modul în care veți măsura performanța acestui flux de lucru. De exemplu, un obiectiv macro ar putea fi „creșterea numărului de vânzări de la anumite segmente de public”. Un micro-scop dedesubt ar putea fi „personalizarea mesajelor de e-mail pentru fiecare segment”.

Auditează-ți stiva pentru oportunități evidente de automatizare

Apoi, auditați instrumentele de automatizare a fluxului de lucru în raport cu obiectivele dvs. De exemplu, un obiectiv de segmentare mai bună a publicului și personalizare a mesajelor dvs. depinde de a avea un instrument care poate face ambele.

Pentru a realiza acest lucru, aveți nevoie de o stivă martech care poate:

1. Colectați datele corecte ale clienților
2. Segmentați clienții, clienții potențiali și abonații după atribut
3. Trimite mesaje personalizate pe baza celor atribuite

După cum spune Smart Panda Labs, implicarea altor echipe în acest proces este esențială pentru a face acest lucru corect. Ei sugerează să vă puneți următoarele întrebări:

Pe lângă înțelegerea celor implicați la nivel de luare a deciziilor, înainte de a integra sau de a implementa noi instrumente, trebuie să vă proiectați fluxul de lucru.

Acest lucru vă ajută să evitați confuzia, crește șansele de acceptare din partea echipei dvs. și vă oferă cele mai bune șanse de succes cu implementarea și utilizarea continuă.

Pentru a face acest lucru, pune-ți următoarele întrebări referitoare la echipa ta:

– Cine trebuie să folosească fiecare instrument din stiva dumneavoastră în prezent? Sunt oamenii potriviți?

– Există alții ale căror roluri instrumentul le îmbunătățește?

– Cine ar trebui să preia proprietatea asupra instrumentelor sau sarcinilor din cadrul acestora?

– Trebuie să aduci asistență externă?

Un audit va descoperi oportunități care vor beneficia rapid de automatizare, cum ar fi:

• Conținut în curs de încărcare manual în CMS
• Noi oportunități de marketing prin e-mail bazate pe declanșatoare bazate pe comportament
• Postare pe conturile de social media
• Inițierea unei înscrieri demo
• Trimiterea unui sondaj post-cumpărare către clienți noi

Sarcinile previzibile și repetabile sunt ținte ușoare pentru automatizare. Anumite cazuri necesită o atingere umană, așa că asigurați-vă că includeți procese care permit intervenția umană, chiar și în fluxuri de lucru repetabile.

Țineți cont de diferențele dintre fluxurile de lucru dinamice și cele statice:

• Fluxurile de lucru statice nu au nicio variație. Acestea rulează în secvențe stricte, adesea la aceeași oră a zilei, a săptămânii sau a lunii (de exemplu, buletin informativ lunar prin e-mail către întreaga listă de abonați în X zi în fiecare lună)
• Fluxurile de lucru dinamice sunt mai agile și mai flexibile. Acestea rulează atunci când sunt îndeplinite anumite condiții, care pot fi informate de date, comportamentul utilizatorului sau alți factori cantitativi (de exemplu, o notificare prin e-mail trimisă odată ce un utilizator finalizează cu succes o sarcină într-un produs SaaS)

Fluxurile de lucru statice sunt mai ușor de implementat, deoarece necesită mai puține reguli și considerații. Când prioritizați fluxurile de lucru, începeți de aici și lucrați spre soluții și cazuri de utilizare mai complexe. Începând cu automatizări simple, membrii echipei dumneavoastră vor putea să-și recupereze timpul pentru a se concentra pe activități mai productive sau strategice.

Când vine timpul să implementați automatizări mai complexe, luați în considerare construirea unei foi de parcurs digitale și luați-vă timp cu soluții low-code (sau fără cod).

Cum să folosiți automatizarea aplicațiilor pentru a accelera călătoria clienților și pentru a atinge excelența operațională

Să ne uităm la modul în care automatizarea fluxului de lucru poate fi aplicată pentru a atinge obiectivele și a executa sarcini în fiecare etapă a călătoriei clientului, precum și pentru a construi sisteme operaționale care se potrivesc nevoilor dumneavoastră.

Conștientizarea

Marketingul necesită o abordare multicanal. Chiar și startup-urile cu o strategie de marketing lean investesc în cel puțin două sau trei canale. Dar acest lucru poate duce la stocarea datelor în silozuri.

Să presupunem că sunteți o marcă de comerț electronic care rulează reclame Facebook pentru a redirecționa vizitatorii site-ului și clienții noi. Pentru a face acest lucru fără automatizare, ar trebui să încărcați manual un fișier .CSV al clienților în mod regulat, în timp ce monitorizați modul în care aceștia au interacționat cu acele anunțuri.

Cu un instrument de automatizare fără cod precum Zapier, puteți adăuga clienți noi din magazinul dvs. Shopify la un public personalizat în Facebook Ads de fiecare dată când își creează un cont sau fac o achiziție:

Automatizarea aplicațiilor la nivel de conștientizare înseamnă unificarea instrumentelor, canalelor și platformelor care altfel sunt împrăștiate. În această etapă, generați noi clienți, clienți potențiali sau înscrieri de utilizatori și va trebui să vă întrebați:

• Care sunt cele mai importante puncte de date în această etapă?
• Unde găsim aceste date?
• Oferă diferite instrumente date conflictuale?

Începeți prin a defini informațiile critice de care aveți nevoie de la noi clienți sau utilizatori. Ce atribute sunt necesare pentru a progresa în călătoria clientului? Acest lucru poate fi la fel de simplu ca un prenume și o adresă de e-mail sau la fel de complex ca detaliile cardului de credit obținute dintr-o călătorie de probă sau de îmbarcare.

Decideți unde ar trebui să fie stocate aceste date, care ar trebui să fie CRM-ul preferat. Aceasta va acționa ca „sursa unică a adevărului” pentru datele clienților dvs. Aplicațiile dvs. de marketing și soluțiile de automatizare vor introduce date în CRM-ul dvs., care pot fi apoi accesate ulterior pentru a executa anumite sarcini.

De exemplu, să presupunem că generați clienți potențiali oferind cărți electronice gratuite precum următoarele de la Vidyard:

Formularul surprinde numele, adresa de e-mail și titlul postului. Când utilizatorul completează formularul și dă clic pe „Vreau asta!” următoarele automatizări de proces au loc în timp real:

• Detaliile sunt trimise către Pipedrive ca contact nou
• Un câmp derulant personalizat numit „Segment de cumpărător” este definit în funcție de titlul postului
• Informațiile de contact sunt apoi adăugate la o listă în ActiveCampaign, declanșând un flux de lucru de automatizare a e-mailului
• În cele din urmă, acestea sunt adăugate la un public personalizat în reclamele Facebook care oferă conținut relevant pentru cartea electronică

Instrumentele de automatizare fără cod precum Zapier fac acest lucru posibil fără descărcarea manuală a datelor .CSV, care necesită timp. Comportamentul utilizatorului declanșează o acțiune care realizează sarcini pe pilot automat.

Considerare

Continuând cu călătoria cărților electronice de mai sus, să presupunem că fac clic pe un CTA prin e-mail, ducându-i la o pagină de destinație a produsului. Contactul este apoi eliminat din audiența personalizată inițială a reclamelor Facebook și adăugat la unul nou care le oferă anunțuri pentru produse.

Acesta este un exemplu specific al modului în care procesele automatizate ale aplicațiilor pot facilita o creștere mai flexibilă a clienților potențiali. În această etapă, este important să personalizați mesajele, conținutul și creativitatea pentru a demonstra cum puteți ajuta un potențial client să-și rezolve problemele.

În secțiunea anterioară, am folosit un exemplu care a folosit titlurile de post pentru a segmenta în linii mari clienții potențiali. Dar dacă nu aveți acele date?

Comportamentul utilizatorului poate fi un indicator de încredere al priorităților, dorințelor și nevoilor publicului dvs. Acest comportament arată diferit în diferite industrii, dar poate include:

• Interacțiunea cu paginile de produse și adăugarea de produse la listele de dorințe. Acesta este un semnal puternic că un utilizator are interese specifice, chiar dacă nu este pregătit să cumpere.
• Citirea conținutului blogului relevant pentru problemele pe care soluția dvs. SaaS le rezolvă (sau „lucrările de făcut” (JTBD) pe care le împuternicesc). Conținutul de mijloc și de jos al pâlniei poate fi un indicator puternic că utilizatorii intră în faza de analiză.
• Cât de implicați sunt cu marketingul dvs. De exemplu, o rată ridicată de deschidere și de clic pe e-mailurile dvs. sugerează că mesajele dvs. rezonează. Este posibil să nu fie pregătiți să cumpere de la dvs., dar este posibil să aibă o afinitate cu marca dvs.

Aceste date comportamentale acționează ca declanșatori pentru sarcini specifice de automatizare. Aceasta ar putea include înregistrarea acelui comportament într-un CRM sau efectuarea unei anumite acțiuni, cum ar fi trimiterea unui e-mail sau adăugarea unei persoane de contact la o nouă campanie publicitară.

De exemplu, iată un e-mail trimis de Airbnb unui utilizator care arată intenția puternică de a rezerva un loc de cazare în San Diego:

Acest comportament ar fi fost mai întâi înregistrat de o platformă de automatizare sau prin intermediul evenimentelor din Google Analytics. Datele pot fi apoi înregistrate într-un CRM și transferate pe o platformă de automatizare a e-mailului care personalizează copierea e-mailului și reclamele în funcție de conținutul pe care l-au căutat.

Conversie și păstrare

Datele și activitatea pe care le-ați colectat și desfășurat până acum au un singur scop: de a genera conversii.

Aceasta ar putea fi o achiziție, o descărcare de aplicație, o înregistrare a utilizatorului, o demonstrație sau o consultare.

În secțiunea anterioară, ne-am concentrat pe declanșatoarele comportamentale pentru a vă ajuta să vă înțelegeți mai bine clienții potențiali. Acest lucru vă permite să difuzați mesaje care promovează o relație comercială. De exemplu, difuzarea de reclame pentru produse pe care un utilizator le-a adăugat în coș fără a cumpăra:

„Conexiunile” pentru automatizarea acestei aplicații sunt familiare, deoarece am demonstrat cum un CRM, Shopify și Facebook Ads pot „vorbește” unul cu celălalt. Diferența aici este nivelul adăugat de complexitate.

Automatizarea de marketing nu mai este pur și simplu mutarea datelor de la A la B. Funcționează pentru a îmbunătăți dinamic experiența clienților pe baza unei game vaste de date istorice colectate asupra unui anumit utilizator.

Același tratament se aplică și reținerii. Când cineva face o achiziție, aveți o perspectivă mai bună asupra intereselor și nevoilor sale. Acest lucru afectează modul în care personalizați conținutul, creația și canalele pe care le utilizați pentru a le ajunge.

Canalele rămân în mare parte aceleași, dar amploarea datelor disponibile și modul în care acestea sunt utilizate devin mai complexe atunci când ajungem la etapa de conversie și păstrare a ciclului de viață al unui client.

Optimizarea fluxurilor de lucru operaționale

În timp ce automatizarea aplicațiilor este eficientă în conectarea punctelor la nivel de marketing tactic, este, de asemenea, neprețuită pentru fluxurile de lucru operaționale, cum ar fi managementul proiectelor și comunicarea în organizația dvs.

Acolo unde o platformă end-to-end nu se potrivește tuturor nevoilor dvs., automatizarea aplicațiilor poate reduce decalajul dintre mai multe instrumente operaționale, poate oferi vizibilitate completă în compania dvs. și poate economisi timp în sarcinile administrative.

De exemplu, la agenția mea de marketing de conținut, am trecut printr-un proces de evaluare a mai multor instrumente de management de proiect end-to-end pentru a se potrivi nevoilor noastre. Criteriile noastre au fost simple:

1. Instrumentul ales trebuie să ofere o imagine de ansamblu la nivel înalt a tuturor proiectelor din cadrul agenției, acționând ca „pulsul” operațiunii de livrare a clienților noștri.
2. Fiecare sarcină trebuie defalcată pe etape (sau „etapă”) ale proiectului
3. Trebuie să aibă funcționalitatea de a produce procese și liste de verificare, permițând echipei noastre (și anumitor părți interesate) să execute eficient fiecare sarcină standardizată.

În timp ce majoritatea instrumentelor de management de proiect sunt excelente la punctele doi și trei, ne-am chinuit să găsim oricare care să ofere o imagine de ansamblu vizibilă care a fost critică pentru fluxurile noastre operaționale la nivel înalt.

Așadar, am decis să folosim Airtable ca „pulsul agenției”, oferindu-ne o perspectivă asupra stării fiecărui proiect din agenție:

Apoi am optat pentru Asana ca instrument de management al proiectelor și sarcinilor ales, defalcând și urmărind sarcini specifice pentru fiecare proiect. Totul este standardizat, așa că șabloanele pe care Asana ne permite să le construim sunt de neprețuit. Toată lumea știe exact ce să facă și când fiecare sarcină este datorată de:

Următoarea provocare a fost ca aceste două aplicații să vorbească între ele. Aici intervine Zapier. Ori de câte ori o sarcină este marcată ca „finalizată” în Asana, aceasta modifică starea sau stadiul proiectului respectiv în Airtable:

Folosirea Airtable, Asana și Zapier ca bază a stivei noastre de tehnologie operațională poate dura mai mult pentru implementare decât soluțiile end-to-end. Dar ne permite să construim un sistem care se potrivește perfect nevoilor noastre și să reducă ineficiența.

4 instrumente de automatizare a fluxului de lucru, low-code și fără cod pentru a evalua și a experimenta

Să explorăm câteva programe software de automatizare a fluxului de lucru cu cod redus și fără cod pe care le puteți folosi pentru a construi și eficientiza sistemele dvs. de automatizare a aplicațiilor.

1. Zapier

Un favorit ferm printre startup-uri, Zapier se conectează cu peste 3.000 de aplicații, lăudându-se cu capacitatea de a le automatiza în „milioane de moduri”.

Interfața de utilizare este elegantă și simplă, permițându-vă să setați declanșatoare și acțiuni în mai multe aplicații pentru a atinge obiective specifice:

Prețul începe de la 20 USD/lun (sau 18,33 USD/lun cu un abonament anual) și vine cu un plan gratuit care vă permite să testați instrumentul cu cinci „zaps”. Zapier este perfect pentru startup-uri și fondatori individuali care doresc să automatizeze anumite fluxuri de lucru și să reducă munca manuală.

2. Appian

Platforma low-code a Appian este perfectă pentru cei cu nevoi mai solide de gestionare a fluxului de lucru. De la gestionarea proceselor de afaceri la procesarea documentelor bazată pe inteligență artificială, Appian vă permite să creați fluxuri de lucru mai complexe:

Propunerea lor de valoare de bază este centrată pe managementul și migrarea datelor, perfectă pentru mărcile care se ocupă cu cantități mari de date despre clienți care conțin zeci de atribute. Prețul începe de la 75,00 USD/MO per utilizator.

3. Automate.io

O alternativă la Zapier, Automate.io oferă un instrument intuitiv care conectează peste 200 de aplicații pentru a automatiza sarcini repetitive:

Interfața de utilizare plasează declanșatoare, acțiuni și opțiuni de migrare a datelor unul lângă altul. Este ușor să adăugați reguli noi cu funcția de glisare și plasare ușor de utilizat. De asemenea, puteți adăuga condiții, astfel încât o automatizare să ruleze numai atunci când sunt îndeplinite anumite criterii:

Prețul pentru Automate.io începe de la 9,99 USD/lun și include o opțiune gratuită limitată pentru cei care doresc să-l testeze.

4. Bubble

Instrumentele de automatizare de mai sus sunt liniare, în sensul că vă bazați pe interfața de utilizare a fiecărei aplicații și pe limitările acestora. De exemplu, Asana nu vă permite încă să creați proiecte dintr-un șablon în Zapier.

Crearea de instrumente proprietare poate fi o soluție pentru aceste limitări, iar creatorii de aplicații web low-code, cum ar fi Bubble, o fac accesibilă unui public non-tehnic:

Bubble vă permite să stocați și să gestionați date, să vă integrați cu mai multe instrumente existente și, mai important, să vă construiți propria interfață de utilizare potrivită scopului. De exemplu, Teeming a creat un instrument de lucru de la distanță care reunește echipe distribuite pentru a se lega și a colabora prin platformele de comunicare existente:

Folosind Bubble, Teeming a creat o interfață de utilizare care le permite liderilor de lucru la distanță să creeze sesiuni de lucru și apoi să se integreze cu Zoom, Slack sau Skype pentru a rula acele sesiuni împreună.

Prețul începe de la 25 USD/lun și vine cu un plan gratuit dacă doriți să construiți un sandbox cu care să experimentați.

Concluzie

Utilizarea instrumentelor de automatizare poate reduce timpul petrecut de echipa și colaboratorii individuali pentru sarcini repetitive și procese manuale.

Ca rezultat, ei se pot concentra pe sarcini strategice, cu impact ridicat sau creative care aduc o contribuție mai mare la obiectivele dvs. de afaceri.

În timp ce acest articol a oferit câteva exemple specifice despre cum să utilizați automatizarea aplicațiilor, doar zgâriem suprafața. Pentru a afla mai multe, consultați cursul CXL „Automatizare cu Apps Script”.