Cara Mengotomatiskan Aplikasi dengan Alur Kerja & Integrasi

Otomatisasi aplikasi dapat menghilangkan kemacetan, menghemat waktu dan uang, membantu Anda memberikan pengalaman pelanggan yang lebih baik, dan meningkatkan kolaborasi internal. Tapi itu seharusnya tidak pernah menggantikan sentuhan manusia.

Dalam artikel ini, kami akan menunjukkan cara memanfaatkan otomatisasi aplikasi untuk menghasilkan hasil yang diinginkan dan mendapatkan kembali produktivitas. Kami juga akan mempelajari contoh untuk diterapkan di seluruh perjalanan pelanggan dan alat yang dapat Anda gunakan untuk bereksperimen dan berinvestasi hari ini.

Cara mengidentifikasi aplikasi dan alat yang akan mendapat manfaat dari otomatisasi alur kerja

Tujuan otomatisasi aplikasi adalah untuk memberikan keterpaduan di seluruh alur kerja Anda. Ini berarti platform, database, dan tindakan yang mendorong mereka bekerja untuk saling melayani.

Katakanlah Anda menggunakan Iklan Facebook untuk mengarahkan lalu lintas dan mendapatkan prospek. Alur kerjanya mungkin terlihat seperti ini:

1. Pengguna diarahkan ke halaman arahan
2. Mereka memasukkan detail mereka untuk mengakses magnet timah
3. Di halaman berikutnya, mereka diundang untuk memesan konsultasi

Beberapa alat digunakan untuk mewujudkannya:

• Alat seperti Unbounce untuk membuat halaman arahan dan formulir pengambilan prospek
• Alat pemasaran email seperti ActiveCampaign untuk memelihara prospek
• Alat penjadwalan seperti SavvyCal untuk memesan konsultasi
• CRM seperti Pipedrive untuk menyimpan detail kontak

Anda dapat meneruskan informasi prospek secara manual dari satu platform ke platform lain dengan mengunduh dan mengunggah file CSV, menyalin dan menempelkan alamat email, dll.

Atau, Anda dapat menggunakan otomatisasi aplikasi agar sistem ini saling berkomunikasi dan mengurangi tugas manual dan risiko kesalahan manusia. Misalnya, ketika seseorang mengisi formulir di halaman arahan Anda, detail tersebut segera diteruskan ke platform pemasaran email dan CRM.

Demikian pula, setelah pemimpin memesan konsultasi mereka, detail mereka di CRM diperbarui, dan mereka ditambahkan ke alur kerja otomatisasi email baru.

Otomatisasi aplikasi dan integrasi alur kerja perlu dipikirkan dengan matang. Jika tidak, Anda akan berakhir dengan otomatisasi yang kurang kohesif dan rentan terhadap kesalahan. Anda tidak dapat mengotomatiskan semuanya sekaligus dan berharap untuk memperbaiki semua masalah alur kerja Anda.

Membangun rencana alur kerja otomatis

Sangat mudah untuk mengatakan "mari kita instal chatbot karena semua orang melakukannya". Lagi pula, karena 74% pengguna melaporkan bahwa mereka lebih suka chatbot karena mereka memberikan jawaban cepat untuk pertanyaan umum, masuk akal untuk menerapkannya.

Namun, sulit untuk mengukur dampak dari alat atau teknologi baru jika Anda tidak memiliki tujuan yang jelas. Selanjutnya, jika Anda tidak memiliki rencana untuk mengintegrasikan chatbot ke dalam tumpukan martech Anda (misalnya CRM), menangkap data dan wawasan yang diperlukan untuk mengoptimalkan perjalanan pelanggan akan menjadi rumit.

Sebelum menghubungkan aplikasi yang membentuk tumpukan teknologi Anda, pastikan Anda sepenuhnya memahami tujuan Anda dan bagaimana setiap komponen berkontribusi pada pengalaman pelanggan.

Misalnya, Anda mungkin menemukan bahwa, setelah bereksperimen dengan chatbot, ini meningkatkan pendaftaran demo ke produk SaaS Anda sebesar ~3%. Memahami hal ini memungkinkan Anda menemukan cara baru untuk menyematkan alat ini ke dalam perjalanan pelanggan, seperti:

• Memberikan pengalaman yang lebih baik dalam berinteraksi dengan chatbot itu sendiri (salinan yang lebih baik, jalur percakapan, dll.)
• Menyajikan konten berdasarkan jawaban atas pertanyaan pengguna (dan menggunakan wawasan ini untuk menginformasikan kalender editorial Anda)
• Segmentasi daftar email berdasarkan apa yang paling diminati pengguna

Sangat penting bagi Anda untuk memulai proses ini dengan perjalanan pelanggan itu sendiri. Ini berarti memiliki pemahaman yang lengkap tentang bagaimana calon pelanggan mempertimbangkan, mengevaluasi, dan membeli produk atau layanan Anda sejak awal. Anda hanya dapat mengoptimalkan alat jika sudah terbukti mendapatkan hasil.

Mulailah dengan memetakan perjalanan pelanggan sebelum alur kerja otomatisasi Anda. Memahami bagaimana pelanggan membiasakan diri dengan masalah yang Anda selesaikan dan solusi yang Anda berikan akan memungkinkan Anda untuk menghubungkan titik-titik dengan tumpukan teknologi Anda:

Dalam contoh di atas, perjalanan dipecah berdasarkan tahap siklus hidup, titik sentuh, dan frustrasi. Preact telah mengidentifikasi "titik gesekan" dalam perjalanan pelanggan yang dapat membuat pelanggan potensial frustasi, dan karena itu kehilangan perhatian mereka.

Melakukan latihan ini mencapai dua hal:

1. Ini memungkinkan Anda memvisualisasikan dengan jelas bagaimana pelanggan berinteraksi dengan merek Anda, menghadirkan peluang untuk mengotomatiskan setiap tahap perjalanan
2. Ini membantu Anda mengembangkan pengalaman pelanggan yang lebih menarik dan menyenangkan

Selanjutnya, petakan bagaimana setiap aplikasi dan alat membantu setiap langkah perjalanan ini:

Setiap langkah diberi kode warna oleh alat. Misalnya, langkah-langkah berwarna merah muda mewakili Salesforce, yang dengan jelas memvisualisasikan hubungan antara satu tindakan atau pemicu ke tindakan berikutnya.

Terakhir, tetapkan tujuan dan KPI yang jelas tentang bagaimana Anda akan mengukur kinerja alur kerja ini. Misalnya, sasaran makro dapat berupa “meningkatkan jumlah penjualan dari segmen pemirsa tertentu”. Sasaran mikro di bawahnya adalah "mempersonalisasi pesan email untuk setiap segmen".

Audit tumpukan Anda untuk peluang otomatisasi yang jelas

Selanjutnya, audit alat otomatisasi alur kerja Anda terhadap tujuan Anda. Misalnya, tujuan segmentasi audiens yang lebih baik dan personalisasi pesan Anda bergantung pada memiliki alat yang dapat melakukan keduanya.

Untuk mencapai ini, Anda memerlukan tumpukan martech yang dapat:

1. Kumpulkan data pelanggan yang tepat
2. Segmentasikan pelanggan, prospek, dan pelanggan berdasarkan atribut
3. Kirim pesan yang dipersonalisasi berdasarkan yang dikaitkan

Seperti yang dikatakan Smart Panda Labs, melibatkan tim lain dalam proses ini sangat penting untuk melakukannya dengan benar. Mereka menyarankan untuk bertanya pada diri sendiri pertanyaan-pertanyaan berikut:

Selain memahami mereka yang terlibat di tingkat pengambilan keputusan, sebelum Anda menggunakan atau meluncurkan alat baru, Anda perlu merancang alur kerja Anda.

Ini membantu Anda menghindari kebingungan, meningkatkan peluang dukungan dari tim Anda, dan memberi Anda peluang sukses terbaik dengan penerapan dan penggunaan berkelanjutan Anda.

Untuk melakukan ini, tanyakan pada diri Anda pertanyaan-pertanyaan berikut tentang tim Anda:

– Siapa yang perlu menggunakan setiap alat di tumpukan Anda saat ini? Apakah mereka orang yang tepat?

– Apakah ada orang lain yang perannya ditingkatkan oleh alat ini?

– Siapa yang harus mengambil kepemilikan alat, atau tugas di dalamnya?

– Apakah Anda perlu mendatangkan dukungan eksternal?

Audit akan mengungkap peluang yang akan segera mendapat manfaat dari otomatisasi, seperti:

• Konten saat ini sedang diunggah ke CMS secara manual
• Peluang pemasaran email baru berdasarkan pemicu yang didorong oleh perilaku
• Posting ke akun media sosial
• Memulai pendaftaran demo
• Mengirim survei pasca pembelian ke pelanggan baru

Tugas yang dapat diprediksi dan berulang adalah target mudah untuk otomatisasi. Instance tertentu memerlukan sentuhan manusia, jadi pastikan Anda membangun proses yang memungkinkan intervensi manusia—bahkan dalam alur kerja yang berulang.

Ingatlah perbedaan antara alur kerja dinamis vs. statis:

• Alur kerja statis tidak memiliki varians. Mereka berjalan dalam urutan yang ketat, seringkali pada waktu yang sama pada hari, minggu, atau bulan (misalnya buletin email bulanan ke seluruh daftar pelanggan pada hari X setiap bulan)
• Alur kerja dinamis lebih gesit dan fleksibel. Mereka berjalan ketika kondisi tertentu terpenuhi, yang dapat diinformasikan oleh data, perilaku pengguna, atau faktor kuantitatif lainnya (misalnya pemberitahuan email yang dikirim setelah pengguna berhasil menyelesaikan tugas dalam produk SaaS)

Alur kerja statis lebih mudah diterapkan karena memerlukan lebih sedikit aturan dan pertimbangan. Saat memprioritaskan alur kerja Anda, mulailah dari sini dan kerjakan solusi dan kasus penggunaan yang lebih kompleks. Dengan memulai dengan otomatisasi sederhana, anggota tim Anda akan dapat memanfaatkan kembali waktu mereka untuk fokus pada aktivitas yang lebih produktif atau strategis.

Ketika saatnya tiba untuk menerapkan otomatisasi yang lebih kompleks, pertimbangkan untuk membuat peta jalan digital dan luangkan waktu Anda dengan solusi kode rendah (atau tanpa kode).

Cara memanfaatkan otomatisasi aplikasi untuk mempercepat perjalanan pelanggan dan mencapai keunggulan operasional

Mari kita lihat bagaimana otomatisasi alur kerja dapat diterapkan untuk mencapai tujuan dan menjalankan tugas di setiap tahap perjalanan pelanggan, serta membangun sistem operasional yang sesuai dengan kebutuhan Anda.

Kesadaran

Pemasaran membutuhkan pendekatan multi-saluran. Bahkan perusahaan rintisan dengan strategi pemasaran ramping berinvestasi di setidaknya dua atau tiga saluran. Tapi ini bisa mengakibatkan data disimpan dalam silo.

Katakanlah Anda adalah merek e-niaga yang menjalankan Iklan Facebook untuk menargetkan ulang pengunjung situs web dan pelanggan baru. Untuk melakukannya tanpa otomatisasi, Anda harus mengunggah file .CSV pelanggan secara manual secara teratur sambil memantau bagaimana mereka berinteraksi dengan iklan tersebut.

Dengan alat otomatisasi tanpa kode seperti Zapier, Anda dapat menambahkan pelanggan baru dari toko Shopify Anda ke audiens khusus di Iklan Facebook setiap kali mereka membuat akun atau melakukan pembelian:

Otomatisasi aplikasi pada tingkat kesadaran berarti menyatukan alat, saluran, dan platform yang tersebar. Pada tahap ini Anda menghasilkan pelanggan baru, prospek, atau pendaftaran pengguna, dan Anda harus bertanya pada diri sendiri:

• Apa poin data terpenting pada tahap ini?
• Di mana kita menemukan data ini?
• Apakah alat yang berbeda menawarkan data yang bertentangan?

Mulailah dengan mendefinisikan informasi penting yang Anda butuhkan dari pelanggan atau pengguna baru. Atribut apa yang diperlukan untuk maju melalui perjalanan pelanggan? Ini bisa sesederhana nama depan dan alamat email, atau serumit detail kartu kredit yang diperoleh dari uji coba atau perjalanan orientasi.

Putuskan di mana data ini harus disimpan, yang harus menjadi CRM pilihan Anda. Ini akan bertindak sebagai "satu-satunya sumber kebenaran" untuk data pelanggan Anda. Aplikasi pemasaran dan solusi otomatisasi Anda akan memasukkan data ke dalam CRM Anda, yang kemudian dapat diakses nanti untuk menjalankan tugas tertentu.

Misalnya, katakanlah Anda menghasilkan prospek dengan menawarkan ebook gratis seperti berikut ini dari Vidyard:

Formulir menangkap nama, alamat email, dan jabatan. Ketika pengguna mengisi formulir dan menekan "Saya Ingin Ini!" otomatisasi proses berikut terjadi secara real-time:

• Detail dikirim ke Pipedrive sebagai kontak baru
• Bidang tarik-turun khusus yang disebut "Segmen Pembeli" ditentukan berdasarkan jabatan mereka
• Informasi kontak kemudian ditambahkan ke daftar di ActiveCampaign, memicu alur kerja otomatisasi email
• Terakhir, mereka ditambahkan ke pemirsa khusus di Iklan Facebook yang menyajikan konten yang relevan dengan eBook

Alat otomatisasi tanpa kode seperti Zapier memungkinkan hal ini tanpa perlu mengunduh data .CSV secara manual. Perilaku pengguna memicu tindakan yang melakukan tugas dengan autopilot.

Pertimbangan

Melanjutkan perjalanan ebook di atas, katakanlah mereka mengklik CTA email, membawa mereka ke halaman arahan produk. Kontak tersebut kemudian dihapus dari audiens kustom Iklan Facebook awal dan ditambahkan ke yang baru yang menyajikan iklan produk kepada mereka.

Ini adalah contoh spesifik tentang bagaimana proses otomatis aplikasi dapat memberdayakan pemeliharaan prospek yang lebih fleksibel. Pada tahap ini, penting untuk mempersonalisasi pesan, konten, dan materi iklan untuk menunjukkan bagaimana Anda dapat membantu calon pelanggan memecahkan masalah mereka.

Di bagian sebelumnya, kami menggunakan contoh yang memanfaatkan jabatan untuk mengelompokkan prospek secara luas. Tetapi bagaimana jika Anda tidak memiliki data itu?

Perilaku pengguna dapat menjadi indikator yang dapat diandalkan tentang prioritas, keinginan, dan kebutuhan audiens Anda. Perilaku ini terlihat berbeda di seluruh industri, tetapi dapat mencakup:

• Berinteraksi dengan halaman produk dan menambahkan produk ke daftar keinginan. Ini adalah sinyal kuat bahwa pengguna memiliki minat tertentu, meskipun mereka belum siap untuk membeli.
• Membaca konten blog yang relevan dengan masalah yang dipecahkan oleh solusi SaaS Anda (atau “pekerjaan yang harus dilakukan” (JTBD) yang mereka berdayakan). Konten corong tengah dan bawah dapat menjadi indikator kuat bahwa pengguna memasuki fase pertimbangan.
• Seberapa terlibat mereka dengan pemasaran Anda. Misalnya, rasio buka dan klik-tayang yang tinggi pada email Anda menunjukkan bahwa pesan Anda beresonansi. Mereka mungkin belum siap untuk membeli dari Anda, tetapi kemungkinan mereka memiliki ketertarikan dengan merek Anda.

Data perilaku ini bertindak sebagai pemicu untuk tugas otomatisasi tertentu. Ini dapat mencakup merekam perilaku tersebut dalam CRM atau melakukan tindakan tertentu, seperti mengirim email atau menambahkan kontak ke kampanye iklan baru.

Misalnya, berikut email yang dikirim Airbnb ke pengguna yang menunjukkan niat kuat untuk memesan tempat menginap di San Diego:

Perilaku ini pertama kali dicatat oleh platform otomatisasi atau melalui peristiwa di Google Analytics. Data kemudian dapat direkam dalam CRM dan ditransfer ke platform otomatisasi email yang menyesuaikan salinan email dan materi iklan berdasarkan konten yang mereka cari.

Konversi & retensi

Data dan aktivitas yang telah Anda kumpulkan dan lakukan sejauh ini untuk satu tujuan: mendorong konversi.

Ini bisa berupa pembelian, unduhan aplikasi, pendaftaran pengguna, demo, atau konsultasi.

Di bagian sebelumnya, kami berfokus pada pemicu perilaku untuk membantu Anda lebih memahami calon pelanggan Anda. Ini memungkinkan Anda untuk menyajikan pesan yang memajukan hubungan komersial. Misalnya, menayangkan iklan untuk produk yang telah ditambahkan pengguna ke keranjang mereka tanpa membeli:

“Koneksi” untuk otomatisasi aplikasi ini sudah tidak asing lagi, karena kami telah mendemonstrasikan bagaimana CRM, Shopify, dan Iklan Facebook semuanya dapat “berbicara” satu sama lain. Perbedaannya di sini adalah lapisan kompleksitas yang ditambahkan.

Otomatisasi pemasaran tidak lagi sekadar memindahkan data dari A ke B. Ini berfungsi untuk meningkatkan pengalaman pelanggan secara dinamis berdasarkan beragam data historis yang dikumpulkan pada pengguna tertentu.

Perlakuan yang sama berlaku untuk retensi. Ketika seseorang melakukan pembelian, Anda memiliki wawasan yang lebih besar tentang minat dan kebutuhan mereka. Ini memengaruhi cara Anda mempersonalisasi konten, materi iklan, dan saluran yang Anda gunakan untuk menjangkau mereka.

Sebagian besar saluran tetap sama, tetapi luasnya data yang tersedia dan cara penggunaannya menjadi lebih kompleks ketika kita mencapai tahap konversi dan retensi dari siklus hidup pelanggan.

Mengoptimalkan alur kerja operasional Anda

Meskipun otomatisasi aplikasi efektif dalam menghubungkan titik-titik pada tingkat pemasaran taktis, itu juga sangat berharga untuk alur kerja operasional—seperti manajemen proyek dan komunikasi di seluruh organisasi Anda.

Jika platform ujung ke ujung tidak sesuai dengan semua kebutuhan Anda, otomatisasi aplikasi dapat menjembatani kesenjangan antara beberapa alat operasional, memberikan visibilitas lengkap di seluruh perusahaan Anda, dan menghemat waktu pada tugas administratif.

Misalnya, di agen pemasaran konten saya, kami menjalani proses untuk mengevaluasi beberapa alat manajemen proyek ujung ke ujung agar sesuai dengan kebutuhan kami. Kriteria kami sederhana:

1. Alat pilihan harus memberikan gambaran tingkat tinggi dari semua proyek di seluruh agensi, bertindak sebagai "denyut" operasi pengiriman klien kami
2. Setiap tugas harus dipecah berdasarkan tonggak proyek (atau "tahap")
3. Itu harus memiliki fungsionalitas untuk menghasilkan proses dan daftar periksa, memungkinkan tim kami (dan pemangku kepentingan tertentu) untuk secara efektif mengeksekusi setiap tugas standar

Sementara sebagian besar alat manajemen proyek hebat pada poin dua dan tiga, kami berjuang untuk menemukan yang memberikan gambaran umum yang terlihat yang sangat penting untuk alur kerja operasional tingkat tinggi kami.

Jadi, kami memutuskan untuk menggunakan Airtable sebagai "pulsa agensi" kami, memberi kami wawasan tentang status setiap proyek di seluruh agensi:

Kami kemudian menetapkan Asana sebagai proyek dan alat manajemen tugas pilihan kami, memecah dan melacak tugas-tugas khusus untuk setiap proyek. Semuanya terstandarisasi, jadi template yang Asana izinkan untuk kita buat sangat berharga. Semua orang tahu persis apa yang harus dilakukan, dan kapan setiap tugas harus diselesaikan oleh:

Tantangan berikutnya adalah membuat kedua aplikasi ini saling berbicara. Di sinilah Zapier masuk. Setiap kali tugas ditandai sebagai "selesai" di Asana, itu mengubah status atau tahap proyek itu di Airtable:

Menggunakan Airtable, Asana, dan Zapier sebagai dasar dari tumpukan teknologi operasional kami mungkin membutuhkan waktu lebih lama untuk diterapkan daripada solusi ujung ke ujung. Tetapi ini memungkinkan kami untuk membangun sistem yang sangat sesuai dengan kebutuhan kami dan mengurangi inefisiensi.

4 otomatisasi alur kerja, alat berkode rendah, dan tanpa kode untuk mengevaluasi dan bereksperimen dengan

Mari jelajahi beberapa perangkat lunak otomatisasi alur kerja kode rendah dan tanpa kode yang dapat Anda gunakan untuk membangun dan merampingkan sistem otomatisasi aplikasi Anda.

1. Zapier

Favorit perusahaan di antara perusahaan rintisan, Zapier terhubung dengan lebih dari 3.000 aplikasi, membanggakan kemampuan untuk mengotomatiskannya dalam "jutaan cara."

UI ramping dan sederhana, memungkinkan Anda untuk mengatur pemicu dan tindakan di beberapa aplikasi untuk mencapai tujuan tertentu:

Harga mulai dari $20 /MO (atau $18,33 /MO dengan langganan tahunan), dan dilengkapi dengan paket gratis yang memungkinkan Anda menguji alat dengan lima "zaps". Zapier sangat cocok untuk pemula dan pendiri solo yang ingin mengotomatiskan alur kerja tertentu dan mengurangi pekerjaan manual.

2. Appian

Platform kode rendah Appian sangat cocok untuk mereka yang memiliki kebutuhan manajemen alur kerja yang lebih kuat. Dari manajemen proses bisnis hingga pemrosesan dokumen berbasis AI, Appian memungkinkan Anda membangun alur kerja yang lebih kompleks:

Proposisi nilai inti mereka berpusat di sekitar manajemen data dan migrasi, cocok untuk merek yang menangani sejumlah besar data pelanggan yang berisi lusinan atribut. Harga mulai dari $75,00 /MO per pengguna.

3. Otomatis.io

Sebuah alternatif untuk Zapier, Automate.io menyediakan alat intuitif yang menghubungkan lebih dari 200 aplikasi untuk mengotomatisasi tugas yang berulang:

UI menempatkan pemicu, tindakan, dan opsi migrasi data secara berdampingan. Sangat mudah untuk menambahkan aturan baru dengan fitur drag-and-drop yang mudah digunakan. Anda juga dapat menambahkan kondisi sehingga otomatisasi hanya berjalan ketika kriteria tertentu terpenuhi:

Harga untuk Automate.io mulai dari $9,99 /MO, dan termasuk opsi gratis terbatas bagi mereka yang ingin mencobanya.

4. Gelembung

Alat otomatisasi di atas bersifat linier, karena Anda bergantung pada UI setiap aplikasi dan batasannya. Misalnya, Asana belum mengizinkan Anda membuat proyek dari template di Zapier.

Membangun alat berpemilik dapat menjadi solusi untuk batasan ini, dan pembuat aplikasi web berkode rendah seperti Bubble membuatnya dapat diakses oleh audiens non-teknis:

Bubble memungkinkan Anda untuk menyimpan dan mengelola data, berintegrasi dengan beberapa alat yang ada dan, yang lebih penting, membangun UI Anda sendiri yang sesuai dengan tujuan. Misalnya, Teeming membangun alat kerja jarak jauh yang menyatukan tim terdistribusi untuk terikat dan berkolaborasi melalui platform komunikasi yang ada:

Menggunakan Bubble, Teeming membuat UI yang memungkinkan pemimpin kerja jarak jauh membuat sesi kerja, lalu berintegrasi dengan Zoom, Slack, atau Skype untuk menjalankan sesi tersebut bersama-sama.

Harga mulai dari $25 /MO, dan dilengkapi dengan paket gratis jika Anda ingin membuat kotak pasir untuk bereksperimen.

Kesimpulan

Menggunakan alat otomatisasi dapat mengurangi jumlah waktu yang dihabiskan oleh tim dan kontributor individu Anda untuk tugas berulang dan proses manual.

Akibatnya, mereka dapat fokus pada tugas-tugas strategis, berdampak tinggi, atau kreatif yang memberikan kontribusi lebih besar pada tujuan bisnis Anda.

Meskipun artikel ini telah memberikan beberapa contoh spesifik tentang cara memanfaatkan otomatisasi aplikasi, kami hanya menggores permukaannya saja. Untuk mempelajari lebih lanjut, lihat kursus "Otomasi dengan Skrip Aplikasi" CXL.