如何使用工作流程和集成自动化应用程序

已发表: 2021-08-10

应用程序自动化可以消除瓶颈、节省时间和金钱、帮助您提供更好的客户体验并改善内部协作。但它永远不应该取代人情味。

在本文中，我们将向您展示如何利用应用程序自动化来产生所需的结果并恢复生产力。我们还将探索在客户旅程中应用的示例以及您今天可以试验和投资的工具。

如何识别将从工作流自动化中受益的应用程序和工具

应用程序自动化的目的是在您的工作流程中提供凝聚力。这意味着平台、数据库和驱动它们相互服务的行为。

假设您使用 Facebook 广告来增加流量并吸引潜在客户。工作流程可能如下所示：

用户被定向到登录页面
他们输入详细信息以访问铅磁铁
在下一页，他们被邀请预约咨询

使用了几种工具来实现这一点：

Unbounce 之类的工具可用于构建登录页面和潜在客户捕获表单
像 ActiveCampaign 这样的电子邮件营销工具，用于培养潜在客户
SavvyCal 之类的日程安排工具可用于预约咨询
像 Pipedrive 这样的 CRM 来存储联系方式

您可以通过下载和上传 CSV 文件、复制和粘贴电子邮件地址等，手动将潜在客户信息从一个平台传递到另一个平台。

或者，您可以使用应用程序自动化让这些系统相互通信并减少手动任务和人为错误的风险。例如，当有人在您的登录页面上填写表格时，这些详细信息会立即传递给电子邮件营销平台和 CRM。

同样，一旦潜在客户预订了他们的咨询，他们在 CRM 中的详细信息就会更新，并将它们添加到新的电子邮件自动化工作流程中。

应用程序自动化和工作流集成需要深思熟虑。否则，您最终会得到缺乏凝聚力且容易出错的自动化。您不能一次将所有事情自动化并期望解决所有工作流程问题。

构建自动化工作流程计划

很容易说“让我们安装一个聊天机器人，因为其他人都是”。毕竟，74% 的用户表示他们更喜欢聊天机器人，因为它们可以快速回答常见问题，因此实施它们是有意义的。

但是，如果您没有明确的目标，就很难衡量新工具或新技术的影响。此外，如果您没有计划将聊天机器人集成到您的 martech 堆栈（例如 CRM）中，那么捕获优化客户旅程所需的数据和洞察力将会很复杂。

在连接构成您的技术堆栈的应用程序之前，请确保您完全了解您的目标以及每个组件如何为客户体验做出贡献。

例如，您可能会发现，在试用聊天机器人后，它会将您的 SaaS 产品的演示注册增加约 3%。了解这一点可以让您找到将此工具嵌入客户旅程的新方法，例如：

提供与聊天机器人本身交互的更好体验（更好的副本、对话路径等）
根据用户问题的答案提供内容（并使用此洞察力通知您的编辑日历）
根据用户最感兴趣的内容细分电子邮件列表

从客户旅程本身开始这一过程至关重要。这意味着首先要全面了解潜在客户如何考虑、评估和购买您的产品或服务。如果工具已经被证明可以得到结果，您只能优化它。

首先在您的自动化工作流程之前绘制客户旅程。了解客户如何熟悉您解决的问题以及您提供的解决方案将使您能够将这些点与您的技术堆栈联系起来：

在上面的示例中，旅程按生命周期阶段、接触点和挫折进行细分。 Preact 已经确定了客户旅程中的“摩擦点”，这些“摩擦点”可能会让潜在客户感到沮丧，从而失去他们的注意力。

进行此练习可实现两件事：

它使您可以清楚地看到客户如何与您的品牌互动，从而为旅程的每个阶段提供自动化的机会
它可以帮助您开发更具吸引力、令人愉悦的客户体验

接下来，绘制出每个应用程序和工具如何协助此旅程的每个步骤：

每个步骤都由工具进行颜色编码。例如，粉红色的步骤代表 Salesforce，它清楚地显示了一个操作或触发器与下一个操作之间的关系。

最后，就如何衡量此工作流程的绩效设定明确的目标和 KPI。例如，一个宏观目标可以是“增加某些细分受众群的销售数量”。其下的一个微观目标可能是“为每个细分市场提供个性化的电子邮件”。

审核您的堆栈以获得明显的自动化机会

接下来，根据您的目标审核您的工作流程自动化工具。例如，更好的受众细分和个性化您的消息传递的目标取决于拥有可以同时做到这两点的工具。

为此，您需要一个能够：

收集正确的客户数据
按属性细分客户、潜在客户和订阅者
根据属性发送个性化消息

正如 Smart Panda Labs 所说，让其他团队参与这个过程对于做到这一点至关重要。他们建议问自己以下问题：

除了了解决策层所涉及的人员外，在您加入或推出新工具之前，您还需要设计您的工作流程。

这可以帮助您避免混淆，增加团队支持的机会，并为您的实施和持续使用提供最大的成功机会。
为此，请问自己以下有关您的团队的问题：
– 目前谁需要使用您堆栈中的每个工具？他们是合适的人吗？
– 该工具是否改进了其他人的角色？
– 谁应该拥有工具或其中的任务？
– 您需要引入外部支持吗？

审计将发现可以迅速从自动化中受益的机会，例如：

当前正在手动上传到 CMS 的内容
基于行为驱动触发器的新电子邮件营销机会
发布到社交媒体帐户
启动演示注册
向新客户发送购后调查

可预测和可重复的任务是自动化的简单目标。某些情况需要人工操作，因此请确保构建允许人工干预的流程——即使在可重复的工作流程中也是如此。

请记住动态与静态工作流程之间的区别：

静态工作流没有变化。 它们以严格的顺序运行，通常在一天、一周或一个月的同一时间运行（例如，每月 X 天向整个订阅者列表发送每月电子邮件通讯）
动态工作流更加敏捷和灵活。 它们在满足某些条件时运行，这些条件可以通过数据、用户行为或其他定量因素（例如，一旦用户成功完成 SaaS 产品中的任务时发送的电子邮件通知）得到通知

静态工作流更容易实施，因为它们需要更少的规则和注意事项。在确定工作流程的优先级时，从这里开始，朝着更复杂的解决方案和用例努力。通过从简单的自动化开始，您的团队成员将能够腾出时间专注于更具生产力或战略性的活动。

当需要实施更复杂的自动化时，请考虑构建数字路线图并花时间使用低代码（或无代码）解决方案。

如何利用应用程序自动化来加速客户旅程并实现卓越运营

让我们看看如何应用工作流自动化来实现目标并在客户旅程的每个阶段执行任务，以及构建适合您需求的操作系统。

意识

营销需要多渠道的方法。即使是采用精益营销策略的初创公司，也至少会投资两到三个渠道。但这可能导致数据存储在孤岛中。

假设您是一个电子商务品牌，运行 Facebook 广告以重新定位网站访问者和新客户。要在没有自动化的情况下执行此操作，您需要定期手动上传客户的 .CSV 文件，同时监控他们如何与这些广告互动。

使用像 Zapier 这样的无代码自动化工具，您可以在每次创建帐户或进行购买时将 Shopify 商店中的新客户添加到 Facebook 广告中的自定义受众：

感知级别的应用程序自动化意味着统一原本分散的工具、渠道和平台。在这个阶段，您正在产生新的客户、潜在客户或用户注册，您需要问自己：

现阶段最重要的数据点是什么？
我们在哪里可以找到这些数据？
不同的工具是否提供相互冲突的数据？

首先定义您需要从新客户或用户那里获得的关键信息。在客户旅程中取得进展需要哪些属性？这可以像名字和电子邮件地址一样简单，也可以像从试用或入职过程中获得的信用卡详细信息一样复杂。

决定这些数据应该存储在哪里，这应该是您选择的 CRM。这将作为您的客户数据的“单一事实来源”。您的营销应用程序和自动化解决方案会将数据输入您的 CRM，然后可以稍后访问这些数据以执行特定任务。

例如，假设您通过提供来自 Vidyard 的以下免费电子书来产生潜在客户：

该表单包含姓名、电子邮件地址和职位。当用户填写表格并点击“我想要这个！” 以下流程自动化是实时发生的：

详细信息作为新联系人发送到 Pipedrive
一个名为“买家细分”的自定义下拉字段是根据他们的职位定义的
然后将联系信息添加到 ActiveCampaign 中的列表中，触发电子邮件自动化工作流程
最后，它们被添加到 Facebook 广告中的自定义受众中，该受众提供与电子书相关的内容

Zapier 等无代码自动化工具使这成为可能，无需任何耗时的手动下载 .CSV 数据。用户行为触发在自动驾驶仪上执行任务的操作。

考虑

继续上述电子书之旅，假设他们点击电子邮件 CTA，将他们带到产品登录页面。然后，该联系人将从最初的 Facebook 广告自定义受众中删除，并添加到为他们提供产品广告的新受众中。

这是应用程序自动化流程如何支持更灵活的潜在客户培养的具体示例。在这个阶段，个性化消息传递、内容和创意非常重要，以展示您如何帮助潜在客户解决他们的问题。

在上一节中，我们使用了一个利用职位来广泛细分潜在客户的示例。但是，如果您没有这些数据怎么办？

用户行为可以作为您的受众的优先事项、愿望和需求的可靠指标。这种行为在不同行业看起来不同，但可能包括：

与产品页面交互并将产品添加到愿望清单。这是一个强烈的信号，表明用户有特定的兴趣，即使他们还没有准备好购买。
阅读与您的 SaaS 解决方案解决的问题（或他们授权的“要完成的工作”（JTBD））相关的博客内容。渠道中部和底部的内容可能是用户进入考虑阶段的有力指标。
他们与您的营销活动的互动程度。例如，电子邮件的高打开率和点击率表明您的消息会引起共鸣。他们可能还没有准备好向您购买，但很可能他们与您的品牌有密切关系。

这种行为数据充当特定自动化任务的触发器。这可能包括在 CRM 中记录该行为或执行特定操作，例如发送电子邮件或将联系人添加到新的广告活动中。

例如，以下是 Airbnb 发送给用户的一封电子邮件，表明其强烈希望在圣地亚哥预订住宿：

这种行为将首先由自动化平台或通过 Google Analytics 中的事件记录。然后可以将数据记录在 CRM 中并传输到电子邮件自动化平台，该平台根据他们搜索的内容定制电子邮件副本和创意。

转化和留存

到目前为止，您收集和执行的数据和活动只有一个目的：推动转化。

这可能是购买、应用程序下载、用户注册、演示或咨询。

在上一节中，我们重点介绍了行为触发因素，以帮助您更好地了解您的潜在客户。这使您可以提供促进商业关系的消息传递。例如，为用户添加到购物车但未购买的产品投放广告：

此应用程序自动化的“连接”很熟悉，因为我们已经演示了 CRM、Shopify 和 Facebook 广告如何相互“对话”。这里的不同之处在于增加了一层复杂性。

营销自动化不再只是将数据从 A 转移到 B。它正在根据收集到的特定用户的大量历史数据来动态改善客户体验。

同样的处理也适用于保留。当有人购买时，您可以更深入地了解他们的兴趣和需求。这会影响您如何个性化内容、创意以及您用来接触这些内容的渠道。

渠道基本保持不变，但当我们进入客户生命周期的转换和保留阶段时，可用数据的广度及其使用方式变得更加复杂。

优化您的运营工作流程

虽然应用程序自动化可以有效地在战术营销层面连接各个点，但它对于运营工作流程（例如项目管理和整个组织的沟通）也非常宝贵。

如果端到端平台不能满足您的所有需求，应用自动化可以弥合多个操作工具之间的差距，提供整个公司的完整可见性，并节省管理任务的时间。

例如，在我的内容营销机构，我们经历了一个过程来评估几个端到端项目管理工具以满足我们的需求。我们的标准很简单：

选择的工具必须提供整个机构所有项目的高级概述，充当我们客户交付操作的“脉搏”
每个任务必须按项目里程碑（或“阶段”）分解
它必须具有生成流程和清单的功能，使我们的团队（和某些利益相关者）能够有效地执行每项标准化任务

虽然大多数项目管理工具在第 2 点和第 3 点都很出色，但我们很难找到任何能够提供对我们的高级运营工作流程至关重要的可见概览的工具。

因此，我们决定使用 Airtable 作为我们的“机构脉搏”，让我们深入了解整个机构每个项目的状态：

然后，我们选择 Asana 作为我们选择的项目和任务管理工具，分解和跟踪每个项目的特定任务。一切都是标准化的，因此 Asana 允许我们构建的模板非常宝贵。每个人都确切地知道要做什么，以及每项任务的到期时间：

下一个挑战是让这两个应用程序相互通信。这就是 Zapier 的用武之地。每当在 Asana 中将任务标记为“已完成”时，它都会修改 Airtable 中该项目的状态或阶段：

使用 Airtable、Asana 和 Zapier 作为我们运营技术堆栈的基础可能需要比端到端解决方案更长的时间来实施。但它使我们能够构建一个完全满足我们需求并减少低效率的系统。

4 个工作流自动化、低代码和无代码工具，用于评估和试验

让我们探索一些可用于构建和简化应用程序自动化系统的低代码和无代码工作流自动化软件。

1.扎皮尔

Zapier 是初创公司的最爱，它连接了 3,000 多个应用程序，拥有以“数百万种方式”实现自动化的能力。

UI 简洁明了，允许您跨多个应用设置触发器和操作以实现特定目标：

起价为 20 美元/月（或每年订阅 18.33 美元/月），并附带一个免费计划，允许您使用五次“zaps”测试该工具。 Zapier 非常适合希望自动化特定工作流程并减少手动工作的初创公司和独立创始人。

2. 阿皮安

Appian 的低代码平台非常适合那些有更强大的工作流管理需求的人。从业务流程管理到人工智能驱动的文档处理，Appian 允许您构建更复杂的工作流程：

他们的核心价值主张以数据管理和迁移为中心，非常适合处理包含数十种属性的大量客户数据的品牌。起价为每位用户 75.00 美元/月。

3. 自动化.io

作为 Zapier 的替代品，Automate.io 提供了一个直观的工具，可连接 200 多个应用程序以自动执行重复性任务：

UI 将触发器、操作和数据迁移选项并排放置。使用用户友好的拖放功能可以轻松添加新规则。您还可以添加条件，以便仅在满足某些条件时运行自动化：

Automate.io 的起价为 9.99 美元/月，并为想要试驾的人提供有限的免费选项。

4. 泡沫

上面的自动化工具是线性的，因为您依赖于每个应用程序的 UI 及其局限性。例如，Asana 还不允许您从 Zapier 中的模板创建项目。

构建专有工具可以解决这些限制，并且像 Bubble 这样的低代码 Web 应用程序构建器可以让非技术人员访问它：

Bubble 允许您存储和管理数据，与多个现有工具集成，更重要的是，构建适合您自己的 UI。例如，Teeming 构建了一个远程工作工具，将分散的团队聚集在一起，通过现有的通信平台进行联系和协作：

Teeming 使用 Bubble 创建了一个 UI，允许远程工作领导者创建工作会话，然后与 Zoom、Slack 或 Skype 集成以一起运行这些会话。

起价为 25 美元/月，如果您想构建一个沙盒进行试验，还提供免费计划。

结论

使用自动化工具可以减少您的团队和个人贡献者在重复性任务和手动流程上花费的时间。

因此，他们可以专注于对您的业务目标做出更大贡献的战略性、高影响力或创造性任务。

虽然本文提供了几个如何利用应用程序自动化的具体示例，但我们只是触及了皮毛。要了解更多信息，请查看 CXL 的“使用 Apps 脚本实现自动化”课程。