Cómo automatizar aplicaciones con flujos de trabajo e integraciones

La automatización de aplicaciones puede eliminar cuellos de botella, ahorrar tiempo y dinero, ayudarlo a brindar una mejor experiencia al cliente y mejorar la colaboración interna. Pero nunca debe reemplazar el toque humano.

En este artículo, le mostraremos cómo aprovechar la automatización de aplicaciones para producir los resultados deseados y recuperar la productividad. También exploraremos ejemplos para aplicar a lo largo del viaje del cliente y herramientas con las que puede experimentar e invertir hoy.

Cómo identificar aplicaciones y herramientas que se beneficiarían de la automatización del flujo de trabajo

El propósito de la automatización de aplicaciones es proporcionar cohesión en todos sus flujos de trabajo. Esto significa plataformas, bases de datos y las acciones que las impulsan a trabajar para servirse mutuamente.

Digamos que usa anuncios de Facebook para generar tráfico y capturar clientes potenciales. El flujo de trabajo podría verse así:

1. El usuario es dirigido a una página de aterrizaje
2. Introducen sus datos para acceder a un lead magnet
3. En la siguiente página, están invitados a reservar una consulta.

Se utilizan varias herramientas para que esto suceda:

• Una herramienta como Unbounce para construir la página de destino y el formulario de captura de clientes potenciales
• Una herramienta de marketing por correo electrónico como ActiveCampaign para nutrir clientes potenciales
• Una herramienta de programación como SavvyCal para reservar la consulta
• Un CRM como Pipedrive para almacenar datos de contacto

Puede pasar información de clientes potenciales manualmente de una plataforma a otra descargando y cargando archivos CSV, copiando y pegando direcciones de correo electrónico, etc.

O bien, puede utilizar la automatización de aplicaciones para que estos sistemas se comuniquen entre sí y reduzcan las tareas manuales y el riesgo de error humano. Por ejemplo, cuando alguien completa un formulario en su página de destino, esos detalles se transfieren inmediatamente a una plataforma de marketing por correo electrónico y CRM.

De manera similar, una vez que el cliente potencial reserva su consulta, sus detalles en el CRM se actualizan y se agregan a un nuevo flujo de trabajo de automatización de correo electrónico.

La automatización de aplicaciones y la integración del flujo de trabajo deben estar bien pensadas. De lo contrario, terminará con automatizaciones que carecen de cohesión y son propensas a errores. No puede automatizar todo a la vez y esperar solucionar todos sus problemas de flujo de trabajo.

Creación de un plan de flujo de trabajo automatizado

Es fácil decir “instalemos un chatbot porque todos los demás lo hacen”. Después de todo, dado que el 74 % de los usuarios informan que prefieren los chatbots porque brindan respuestas rápidas a preguntas comunes, tiene sentido implementarlos.

Sin embargo, es difícil medir el impacto de una nueva herramienta o tecnología si no tiene un objetivo claro. Además, si no tiene un plan para integrar un chatbot en su pila de martech (por ejemplo, CRM), será complicado capturar los datos y las perspectivas necesarias para optimizar el viaje del cliente.

Antes de conectar las aplicaciones que conforman su pila tecnológica, asegúrese de comprender completamente sus objetivos y cómo cada componente contribuye a la experiencia del cliente.

Por ejemplo, puede encontrar que, al experimentar con chatbots, aumenta las suscripciones de demostración a su producto SaaS en ~3%. Comprender esto le permite encontrar nuevas formas de integrar esta herramienta en el recorrido del cliente, como:

• Brindar una mejor experiencia al interactuar con el chatbot en sí (mejor copia, rutas de conversación, etc.)
• Entregar contenido basado en la respuesta a la pregunta de un usuario (y usar esta información para informar su calendario editorial)
• Segmentación de listas de correo electrónico en función de lo que más le interesa a un usuario

Es fundamental que comience este proceso con el viaje del cliente en sí. Esto significa tener una comprensión completa de cómo los clientes potenciales consideran, evalúan y compran sus productos o servicios en primer lugar. Solo puede optimizar una herramienta si ya se ha demostrado que obtiene resultados.

Comience por mapear el viaje del cliente antes de sus flujos de trabajo de automatización. Comprender cómo los clientes se familiarizan con el problema que resuelve y la solución que proporciona le permitirá conectar los puntos con su pila tecnológica:

En el ejemplo anterior, el viaje se desglosa por etapa del ciclo de vida, puntos de contacto y frustraciones. Preact ha identificado "puntos de fricción" en el viaje del cliente que podrían frustrar a los clientes potenciales y, por lo tanto, perder su atención.

Con la realización de este ejercicio se consiguen dos cosas:

1. Le permite visualizar claramente cómo los clientes interactúan con su marca, presentando oportunidades para automatizar cada etapa del viaje.
2. Le ayuda a desarrollar experiencias de cliente más atractivas y agradables.

A continuación, mapee cómo cada aplicación y herramienta ayuda en cada paso de este viaje:

Cada paso está codificado por colores por la herramienta. Por ejemplo, los pasos coloreados en rosa representan Salesforce, que visualiza claramente la relación entre una acción o disparador y el siguiente.

Finalmente, establezca objetivos claros y KPI sobre cómo medirá el rendimiento de este flujo de trabajo. Por ejemplo, un objetivo macro podría ser "aumentar la cantidad de ventas de ciertos segmentos de audiencia". Un micro objetivo debajo podría ser "personalizar la mensajería de correo electrónico para cada segmento".

Audite su pila en busca de oportunidades obvias de automatización

A continuación, compare sus herramientas de automatización de flujo de trabajo con sus objetivos. Por ejemplo, el objetivo de una mejor segmentación de la audiencia y la personalización de sus mensajes depende de tener una herramienta que pueda hacer ambas cosas.

Para lograr esto, necesita una pila de martech que pueda:

1. Recopile los datos correctos del cliente
2. Segmente clientes, clientes potenciales y suscriptores por atributo
3. Enviar mensajes personalizados basados ​​en los atribuidos

Como dice Smart Panda Labs, involucrar a otros equipos en este proceso es fundamental para hacerlo bien. Sugieren hacerse las siguientes preguntas:

Además de comprender a los involucrados en el nivel de toma de decisiones, antes de incorporar o implementar nuevas herramientas, debe diseñar su flujo de trabajo.

Esto lo ayuda a evitar confusiones, aumenta las posibilidades de aceptación por parte de su equipo y le brinda la mejor oportunidad de éxito con su implementación y uso continuo.

Para hacer esto, hágase las siguientes preguntas con respecto a su equipo:

– ¿Quién necesita usar cada herramienta en su pila actualmente? ¿Son las personas adecuadas?

– ¿Hay otros cuyos roles mejora la herramienta?

– ¿Quién debe tomar posesión de las herramientas o tareas dentro de ellas?

– ¿Necesita traer apoyo externo?

Una auditoría descubrirá oportunidades que se beneficiarán rápidamente de la automatización, como:

• Contenido que se está cargando actualmente en el CMS de forma manual
• Nuevas oportunidades de marketing por correo electrónico basadas en activadores basados ​​en el comportamiento
• Publicar en cuentas de redes sociales
• Iniciar un registro de demostración
• Envío de una encuesta posterior a la compra a nuevos clientes

Las tareas predecibles y repetibles son objetivos fáciles para la automatización. Ciertas instancias requieren un toque humano, así que asegúrese de incorporar procesos que permitan la intervención humana, incluso en flujos de trabajo repetibles.

Tenga en cuenta las diferencias entre flujos de trabajo dinámicos y estáticos:

• Los flujos de trabajo estáticos no tienen variaciones. Se ejecutan en secuencias estrictas, a menudo a la misma hora del día, de la semana o del mes (por ejemplo, boletín informativo mensual por correo electrónico para toda la lista de suscriptores el X día de cada mes)
• Los flujos de trabajo dinámicos son más ágiles y flexibles. Se ejecutan cuando se cumplen ciertas condiciones, que pueden ser informadas por datos, comportamiento del usuario u otros factores cuantitativos (por ejemplo, una notificación por correo electrónico enviada una vez que un usuario completa con éxito una tarea dentro de un producto SaaS)

Los flujos de trabajo estáticos son más fáciles de implementar ya que requieren menos reglas y consideraciones. Al priorizar sus flujos de trabajo, comience aquí y trabaje hacia soluciones y casos de uso más complejos. Al comenzar con automatizaciones simples, los miembros de su equipo podrán recuperar su tiempo para concentrarse en actividades más productivas o estratégicas.

Cuando llegue el momento de implementar automatizaciones más complejas, considere crear una hoja de ruta digital y tómese su tiempo con soluciones de código bajo (o sin código).

Cómo aprovechar la automatización de aplicaciones para acelerar el viaje del cliente y lograr la excelencia operativa

Veamos cómo se puede aplicar la automatización del flujo de trabajo para alcanzar los objetivos y ejecutar tareas en cada etapa del viaje del cliente, así como para desarrollar sistemas operativos que se ajusten a sus necesidades.

Conciencia

El marketing requiere un enfoque multicanal. Incluso las empresas emergentes con una estrategia de marketing ajustada invierten en al menos dos o tres canales. Pero esto puede resultar en que los datos se almacenen en silos.

Supongamos que es una marca de comercio electrónico que ejecuta anuncios de Facebook para reorientar a los visitantes del sitio web y nuevos clientes. Para hacer esto sin automatización, debe cargar manualmente un archivo .CSV de clientes de forma regular mientras supervisa cómo han interactuado con esos anuncios.

Con una herramienta de automatización sin código como Zapier, puedes agregar nuevos clientes de tu tienda Shopify a una audiencia personalizada en los anuncios de Facebook cada vez que crean una cuenta o realizan una compra:

La automatización de aplicaciones a nivel de conciencia significa unificar herramientas, canales y plataformas que de otro modo estarían dispersos. Es en esta etapa en la que está generando nuevos clientes, clientes potenciales o registros de usuarios, y deberá preguntarse:

• ¿Cuáles son los puntos de datos más importantes en esta etapa?
• ¿Dónde encontramos estos datos?
• ¿Las diferentes herramientas ofrecen datos contradictorios?

Comience por definir la información crítica que necesita de nuevos clientes o usuarios. ¿Qué atributos se requieren para progresar a través del recorrido del cliente? Esto podría ser tan simple como un nombre y una dirección de correo electrónico, o tan complejo como los detalles de la tarjeta de crédito obtenidos de un viaje de prueba o de incorporación.

Decida dónde deben almacenarse estos datos, que debe ser su CRM de elección. Esto actuará como la "fuente única de la verdad" para los datos de sus clientes. Sus aplicaciones de marketing y soluciones de automatización alimentarán datos en su CRM, a los que se puede acceder más tarde para ejecutar tareas específicas.

Por ejemplo, supongamos que genera clientes potenciales al ofrecer libros electrónicos gratuitos como el siguiente de Vidyard:

El formulario captura el nombre, la dirección de correo electrónico y el cargo. Cuando el usuario completa el formulario y presiona "¡Quiero esto!" Las siguientes automatizaciones de procesos ocurren en tiempo real:

• Los detalles se envían a Pipedrive como un nuevo contacto
• Un campo desplegable personalizado llamado "Segmento de comprador" se define en función de su puesto de trabajo
• Luego, la información de contacto se agrega a una lista en ActiveCampaign, lo que desencadena un flujo de trabajo de automatización de correo electrónico.
• Finalmente, se agregan a una audiencia personalizada en Facebook Ads que ofrece contenido relevante para el libro electrónico.

Las herramientas de automatización sin código como Zapier hacen que esto sea posible sin la descarga manual de datos .CSV que consume mucho tiempo. El comportamiento del usuario desencadena una acción que realiza tareas en piloto automático.

Consideración

Continuando con el viaje del libro electrónico anterior, digamos que hacen clic en un CTA de correo electrónico, lo que los lleva a la página de destino de un producto. Luego, el contacto se elimina de la audiencia personalizada inicial de anuncios de Facebook y se agrega a una nueva que les muestra anuncios de productos.

Este es un ejemplo específico de cómo los procesos automatizados de aplicaciones pueden potenciar una crianza de clientes potenciales más flexible. En esta etapa, es importante personalizar los mensajes, el contenido y la creatividad para demostrar cómo puede ayudar a un cliente potencial a resolver sus problemas.

En la sección anterior, usamos un ejemplo que aprovechó los títulos de trabajo para segmentar ampliamente a los clientes potenciales. Pero, ¿y si no tienes esos datos?

El comportamiento del usuario puede ser un indicador confiable de cuáles son las prioridades, los deseos y las necesidades de su audiencia. Este comportamiento se ve diferente en todas las industrias, pero puede incluir:

• Interactuar con las páginas de productos y agregar productos a las listas de deseos. Esta es una fuerte señal de que un usuario tiene intereses específicos, incluso si no está listo para comprar.
• Leer contenido de blog relevante para los problemas que resuelve su solución SaaS (o los "trabajos por hacer" (JTBD) que potencian). El contenido de la mitad y la parte inferior del embudo puede ser un fuerte indicador de que los usuarios están entrando en la fase de consideración.
• Qué tan comprometidos están con su marketing. Por ejemplo, una alta tasa de apertura y de clics en sus correos electrónicos sugiere que sus mensajes resuenan. Es posible que no estén listos para comprarle, pero es probable que tengan afinidad con su marca.

Estos datos de comportamiento actúan como disparadores para tareas de automatización específicas. Esto podría incluir registrar ese comportamiento en un CRM o realizar una acción específica, como enviar un correo electrónico o agregar un contacto a una nueva campaña publicitaria.

Por ejemplo, aquí hay un correo electrónico que Airbnb envió a un usuario que muestra una fuerte intención de reservar un lugar para quedarse en San Diego:

Este comportamiento habría sido registrado primero por una plataforma de automatización o mediante eventos en Google Analytics. Luego, los datos se pueden registrar en un CRM y transferir a una plataforma de automatización de correo electrónico que personaliza la copia y la creatividad del correo electrónico según el contenido que buscaron.

Conversión y retención

Los datos y la actividad que ha recopilado y realizado hasta ahora tienen un propósito: generar conversiones.

Esto podría ser una compra, una descarga de una aplicación, un registro de usuario, una demostración o una consulta.

En la sección anterior, nos enfocamos en los desencadenantes de comportamiento para ayudarlo a comprender mejor a sus clientes potenciales. Esto le permite enviar mensajes que fomentan una relación comercial. Por ejemplo, publicar anuncios de productos que un usuario agregó a su carrito sin comprar:

Las "conexiones" para la automatización de esta aplicación son familiares, ya que hemos demostrado cómo CRM, Shopify y Facebook Ads pueden "hablar" entre sí. La diferencia aquí es la capa adicional de complejidad.

La automatización de marketing ya no se trata simplemente de mover datos de A a B. Está trabajando para mejorar dinámicamente la experiencia del cliente en función de una amplia gama de datos históricos recopilados sobre un usuario específico.

El mismo tratamiento se aplica a la retención. Cuando alguien hace una compra, tienes una mayor percepción de sus intereses y necesidades. Esto afecta la forma en que personaliza el contenido, la creatividad y los canales que usa para llegar a ellos.

Los canales siguen siendo prácticamente los mismos, pero la amplitud de los datos disponibles y cómo se utilizan se vuelve más complejo cuando llegamos a la etapa de conversión y retención del ciclo de vida de un cliente.

Optimización de sus flujos de trabajo operativos

Si bien la automatización de aplicaciones es efectiva para conectar los puntos a nivel de marketing táctico, también es invaluable para los flujos de trabajo operativos, como la gestión de proyectos y la comunicación en toda su organización.

Cuando una plataforma integral no satisface todas sus necesidades, la automatización de aplicaciones puede cerrar la brecha entre varias herramientas operativas, brindar una visibilidad completa de su empresa y ahorrar tiempo en tareas administrativas.

Por ejemplo, en mi agencia de marketing de contenido, pasamos por un proceso para evaluar varias herramientas de gestión de proyectos de extremo a extremo para satisfacer nuestras necesidades. Nuestro criterio era simple:

1. La herramienta de elección debe proporcionar una visión general de alto nivel de todos los proyectos en toda la agencia, actuando como el "pulso" de nuestra operación de entrega de clientes.
2. Cada tarea debe desglosarse por hito del proyecto (o "etapa")
3. Debe tener la funcionalidad para producir procesos y listas de verificación, lo que permite que nuestro equipo (y ciertas partes interesadas) se ejecuten de manera efectiva en cada tarea estandarizada.

Si bien la mayoría de las herramientas de gestión de proyectos son excelentes en los puntos dos y tres, nos costó encontrar alguna que ofreciera la visión general que era fundamental para nuestros flujos de trabajo operativos de alto nivel.

Entonces, decidimos usar Airtable como nuestro "pulso de la agencia", lo que nos da una idea del estado de cada proyecto en toda la agencia:

Luego nos decidimos por Asana como nuestra herramienta preferida de gestión de proyectos y tareas, desglosando y rastreando tareas específicas para cada proyecto. Todo está estandarizado, por lo que las plantillas que Asana nos permite crear son invaluables. Todos saben exactamente qué hacer y cuándo vence cada tarea:

El siguiente desafío fue lograr que estas dos aplicaciones se comunicaran entre sí. Aquí es donde entra Zapier. Cada vez que una tarea se marca como "completada" en Asana, modifica el estado o la etapa de ese proyecto en Airtable:

El uso de Airtable, Asana y Zapier como la base de nuestra pila de tecnología operativa puede llevar más tiempo de implementación que las soluciones integrales. Pero nos permite construir un sistema que se adapta perfectamente a nuestras necesidades y reduce las ineficiencias.

4 herramientas de automatización de flujo de trabajo, low-code y sin código para evaluar y experimentar

Exploremos algunos software de automatización de flujos de trabajo de código bajo y sin código que puede usar para crear y optimizar sus sistemas de automatización de aplicaciones.

1. Zapier

Un firme favorito entre las nuevas empresas, Zapier se conecta con más de 3000 aplicaciones y cuenta con la capacidad de automatizarlas en "millones de formas".

La interfaz de usuario es elegante y simple, lo que le permite configurar disparadores y acciones en varias aplicaciones para lograr objetivos específicos:

El precio comienza en $ 20 / MO (o $ 18.33 / MO con una suscripción anual) y viene con un plan gratuito que le permite probar la herramienta con cinco "zaps". Zapier es perfecto para empresas emergentes y fundadores independientes que buscan automatizar flujos de trabajo específicos y reducir el trabajo manual.

2. Apio

La plataforma de código bajo de Appian es perfecta para aquellos con necesidades de gestión de flujo de trabajo más sólidas. Desde la gestión de procesos empresariales hasta el procesamiento de documentos impulsado por IA, Appian le permite crear flujos de trabajo más complejos:

Su propuesta de valor central se centra en la gestión y migración de datos, perfecta para marcas que manejan grandes cantidades de datos de clientes que contienen docenas de atributos. El precio comienza en $75.00 /MO por usuario.

3. Automatizar.io

Una alternativa a Zapier, Automate.io proporciona una herramienta intuitiva que conecta más de 200 aplicaciones para automatizar tareas repetitivas:

La interfaz de usuario coloca activadores, acciones y opciones de migración de datos en paralelo. Es fácil agregar nuevas reglas con su función de arrastrar y soltar fácil de usar. También puede agregar condiciones para que una automatización solo se ejecute cuando se cumplan ciertos criterios:

El precio de Automate.io comienza en $ 9.99 /MO e incluye una opción gratuita limitada para aquellos que quieran probarlo.

4. Burbuja

Las herramientas de automatización anteriores son lineales, ya que depende de la interfaz de usuario de cada aplicación y sus limitaciones. Por ejemplo, Asana aún no te permite crear proyectos a partir de una plantilla en Zapier.

La creación de herramientas propietarias puede ser una solución a estas limitaciones, y los creadores de aplicaciones web de bajo código como Bubble lo hacen accesible a una audiencia no técnica:

Bubble le permite almacenar y administrar datos, integrarse con varias herramientas existentes y, lo que es más importante, crear su propia interfaz de usuario adecuada para su propósito. Por ejemplo, Teeming creó una herramienta de trabajo remoto que reúne a equipos distribuidos para vincularse y colaborar a través de las plataformas de comunicación existentes:

Con Bubble, Teeming creó una interfaz de usuario que permite a los líderes de trabajo remoto crear sesiones de trabajo y luego integrarlas con Zoom, Slack o Skype para ejecutar esas sesiones juntas.

El precio comienza en $ 25 / MO y viene con un plan gratuito si desea construir una caja de arena para experimentar.

Conclusión

El uso de herramientas de automatización puede reducir la cantidad de tiempo que su equipo y los colaboradores individuales dedican a tareas repetitivas y procesos manuales.

Como resultado, pueden enfocarse en tareas estratégicas, de alto impacto o creativas que hacen una mayor contribución a sus objetivos comerciales.

Si bien este artículo ha proporcionado varios ejemplos específicos de cómo utilizar la automatización de aplicaciones, solo estamos rascando la superficie. Para obtener más información, consulte el curso "Automatización con secuencias de comandos de aplicaciones" de CXL.