Come automatizzare le app con flussi di lavoro e integrazioni

L'automazione delle app può rimuovere i colli di bottiglia, risparmiare tempo e denaro, aiutarti a fornire una migliore esperienza del cliente e migliorare la collaborazione interna. Ma non dovrebbe mai sostituire il tocco umano.

In questo articolo, ti mostreremo come sfruttare l'automazione delle app per produrre i risultati desiderati e recuperare la produttività. Esploreremo anche esempi da applicare lungo il percorso del cliente e strumenti con cui puoi sperimentare e investire oggi.

Come identificare app e strumenti che potrebbero trarre vantaggio dall'automazione del flusso di lavoro

Lo scopo dell'automazione delle app è fornire coesione tra i flussi di lavoro. Ciò significa piattaforme, database e le azioni che li guidano a lavorare per servirsi a vicenda.

Supponi di utilizzare le inserzioni di Facebook per indirizzare il traffico e acquisire lead. Il flusso di lavoro potrebbe assomigliare a questo:

1. L'utente viene indirizzato a una pagina di destinazione
2. Inseriscono i loro dettagli per accedere a un magnete guida
3. Nella pagina seguente, sono invitati a prenotare una consulenza

Per fare in modo che ciò accada vengono utilizzati diversi strumenti:

• Uno strumento come Unbounce per creare la pagina di destinazione e il modulo di acquisizione dei lead
• Uno strumento di email marketing come ActiveCampaign per coltivare lead
• Uno strumento di pianificazione come SavvyCal per prenotare la consultazione
• Un CRM come Pipedrive per memorizzare i dettagli di contatto

Puoi passare le informazioni sui lead manualmente da una piattaforma all'altra scaricando e caricando file CSV, copia e incolla di indirizzi e-mail, ecc.

In alternativa, puoi utilizzare l'automazione delle app per fare in modo che questi sistemi parlino tra loro e riduca le attività manuali e il rischio di errore umano. Ad esempio, quando qualcuno compila un modulo sulla tua pagina di destinazione, quei dettagli vengono immediatamente passati a una piattaforma di email marketing e CRM.

Allo stesso modo, una volta che il lead prenota la sua consultazione, i suoi dettagli nel CRM vengono aggiornati e vengono aggiunti a un nuovo flusso di lavoro di automazione della posta elettronica.

L'automazione delle app e l'integrazione del flusso di lavoro devono essere ben ponderate. Altrimenti, ti ritroverai con automazioni prive di coesione e soggette a errori. Non puoi automatizzare tutto in una volta e aspettarti di risolvere tutti i problemi del flusso di lavoro.

Costruire un piano di flusso di lavoro automatizzato

È facile dire “installiamo un chatbot perché tutti gli altri lo sono”. Dopotutto, poiché il 74% degli utenti dichiara di preferire i chatbot perché forniscono risposte rapide a domande comuni, ha senso implementarli.

Tuttavia, è difficile misurare l'impatto di un nuovo strumento o tecnologia se non si ha un obiettivo chiaro. Inoltre, se non hai un piano per integrare un chatbot nel tuo stack martech (es. CRM), acquisire i dati e le informazioni necessarie per ottimizzare il percorso del cliente sarà complicato.

Prima di collegare le app che compongono il tuo stack tecnologico, assicurati di comprendere appieno i tuoi obiettivi e il modo in cui ogni componente contribuisce all'esperienza del cliente.

Ad esempio, potresti scoprire che, dopo aver sperimentato i chatbot, aumenta le iscrizioni demo al tuo prodotto SaaS di circa il 3%. Comprendere questo ti consente di trovare nuovi modi per incorporare questo strumento nel percorso del cliente, come ad esempio:

• Fornire una migliore esperienza di interazione con il chatbot stesso (copia migliore, percorsi di conversazione, ecc.)
• Fornire contenuti in base alla risposta alla domanda di un utente (e utilizzare queste informazioni per informare il tuo calendario editoriale)
• Segmentazione delle liste di posta elettronica in base a ciò a cui un utente è più interessato

È fondamentale iniziare questo processo con il percorso del cliente stesso. Ciò significa avere una comprensione completa di come i potenziali clienti considerano, valutano e acquistano i tuoi prodotti o servizi in primo luogo. Puoi ottimizzare uno strumento solo se è già stato dimostrato che ottiene risultati.

Inizia mappando il percorso del cliente prima dei flussi di lavoro di automazione. Capire come i clienti familiarizzano con il problema che risolvi e la soluzione che fornisci ti consentirà di collegare i punti con il tuo stack tecnologico:

Nell'esempio sopra, il viaggio è suddiviso per fase del ciclo di vita, punti di contatto e frustrazioni. Preact ha identificato "punti di attrito" nel percorso del cliente che potrebbero frustrare i potenziali clienti e quindi perdere la loro attenzione.

Lo svolgimento di questo esercizio consente di ottenere due risultati:

1. Ti consente di visualizzare chiaramente come i clienti interagiscono con il tuo marchio, presentando opportunità per automatizzare ogni fase del viaggio
2. Ti aiuta a sviluppare esperienze cliente più coinvolgenti e piacevoli

Quindi, traccia il modo in cui ogni app e strumento aiutano in ogni fase di questo viaggio:

Ogni passaggio è codificato a colori dallo strumento. Ad esempio, i passaggi colorati in rosa rappresentano Salesforce, che visualizza chiaramente la relazione tra un'azione o il trigger a quello successivo.

Infine, stabilisci obiettivi e KPI chiari su come misurerai le prestazioni di questo flusso di lavoro. Ad esempio, un obiettivo macro potrebbe essere "aumentare il numero di vendite da determinati segmenti di pubblico". Un micro obiettivo sottostante che potrebbe essere "personalizzare i messaggi di posta elettronica per ogni segmento".

Controlla il tuo stack per ovvie opportunità di automazione

Successivamente, verifica i tuoi strumenti di automazione del flusso di lavoro rispetto ai tuoi obiettivi. Ad esempio, l'obiettivo di una migliore segmentazione del pubblico e di personalizzare i tuoi messaggi dipende dalla disponibilità di uno strumento in grado di fare entrambe le cose.

Per raggiungere questo obiettivo, è necessario uno stack martech in grado di:

1. Raccogli i dati dei clienti corretti
2. Segmenta clienti, lead e iscritti per attributo
3. Invia messaggi personalizzati in base a quelli attribuiti

Come afferma Smart Panda Labs, il coinvolgimento di altri team in questo processo è fondamentale per farlo bene. Suggeriscono di porsi le seguenti domande:

Oltre a comprendere le persone coinvolte a livello decisionale, prima di integrare o implementare nuovi strumenti, è necessario progettare il flusso di lavoro.

Questo ti aiuta a evitare confusione, aumenta le possibilità di adesione da parte del tuo team e ti offre le migliori possibilità di successo con la tua implementazione e l'uso continuo.

Per fare ciò, poniti le seguenti domande sulla tua squadra:

– Chi ha bisogno di utilizzare ogni strumento nel tuo stack attualmente? Sono le persone giuste?

– Ci sono altri i cui ruoli lo strumento migliora?

– Chi dovrebbe assumere la proprietà degli strumenti o delle attività al loro interno?

– Hai bisogno di un supporto esterno?

Un audit scoprirà opportunità che trarranno rapidamente vantaggio dall'automazione, come ad esempio:

• Contenuto attualmente in fase di caricamento manuale sul CMS
• Nuove opportunità di email marketing basate su trigger guidati dal comportamento
• Pubblicazione su account di social media
• Avvio di una registrazione demo
• Invio di un sondaggio post-acquisto a nuovi clienti

Le attività prevedibili e ripetibili sono facili bersagli per l'automazione. Alcune istanze richiedono un tocco umano, quindi assicurati di creare processi che consentano l'intervento umano, anche in flussi di lavoro ripetibili.

Tieni presente le differenze tra flussi di lavoro dinamici e statici:

• I flussi di lavoro statici non hanno varianza. Vengono eseguiti in sequenze rigorose, spesso alla stessa ora del giorno, della settimana o del mese (ad es. newsletter mensile via e-mail all'intero elenco di iscritti il ​​giorno X di ogni mese)
• I flussi di lavoro dinamici sono più agili e flessibili. Vengono eseguiti quando vengono soddisfatte determinate condizioni, che possono essere informate da dati, comportamento dell'utente o altri fattori quantitativi (ad esempio una notifica e-mail inviata una volta che un utente ha completato con successo un'attività all'interno di un prodotto SaaS)

I flussi di lavoro statici sono più facili da implementare poiché richiedono meno regole e considerazioni. Quando dai la priorità ai tuoi flussi di lavoro, inizia da qui e lavora verso soluzioni e casi d'uso più complessi. Iniziando con semplici automazioni, i membri del tuo team potranno recuperare il loro tempo per concentrarsi su attività più produttive o strategiche.

Quando arriva il momento di implementare automazioni più complesse, prendi in considerazione la creazione di una roadmap digitale e prenditi il ​​tuo tempo con soluzioni low-code (o no-code).

Come sfruttare l'automazione delle app per accelerare il percorso del cliente e raggiungere l'eccellenza operativa

Diamo un'occhiata a come l'automazione del flusso di lavoro può essere applicata per raggiungere gli obiettivi ed eseguire attività in ogni fase del percorso del cliente, oltre a creare sistemi operativi adatti alle tue esigenze.

Consapevolezza

Il marketing richiede un approccio multicanale. Anche le startup con una strategia di marketing snello investono in almeno due o tre canali. Ma ciò può comportare l'archiviazione dei dati in silos.

Diciamo che sei un marchio di e-commerce che esegue annunci di Facebook per reindirizzare i visitatori del sito Web e i nuovi clienti. Per farlo senza automazione, dovresti caricare manualmente un file .CSV dei clienti su base regolare mentre monitori come hanno interagito con quegli annunci.

Con uno strumento di automazione senza codice come Zapier, puoi aggiungere nuovi clienti dal tuo negozio Shopify a un pubblico personalizzato in Facebook Ads ogni volta che creano un account o effettuano un acquisto:

L'automazione delle app a livello di consapevolezza significa unificare strumenti, canali e piattaforme che altrimenti sarebbero sparsi. È in questa fase che stai generando nuovi clienti, lead o registrazioni di utenti e dovrai chiederti:

• Quali sono i dati più importanti in questa fase?
• Dove troviamo questi dati?
• Strumenti diversi offrono dati contrastanti?

Inizia definendo le informazioni critiche di cui hai bisogno da nuovi clienti o utenti. Quali attributi sono necessari per progredire nel percorso del cliente? Questo potrebbe essere semplice come il nome e l'indirizzo e-mail, o complesso come i dettagli della carta di credito acquisiti da un viaggio di prova o di imbarco.

Decidi dove devono essere archiviati questi dati, quale dovrebbe essere il tuo CRM preferito. Questo fungerà da "unica fonte di verità" per i dati dei tuoi clienti. Le tue app di marketing e le soluzioni di automazione alimenteranno i dati nel tuo CRM, a cui potrai accedere in seguito per eseguire attività specifiche.

Ad esempio, supponiamo che generi lead offrendo ebook gratuiti come i seguenti di Vidyard:

Il modulo acquisisce nome, indirizzo e-mail e titolo di lavoro. Quando l'utente compila il modulo e fa clic su "Voglio questo!" le seguenti automazioni di processo avvengono in tempo reale:

• I dettagli vengono inviati a Pipedrive come nuovo contatto
• Un campo a discesa personalizzato chiamato "Segmento acquirente" è definito in base al titolo di lavoro
• Le informazioni di contatto vengono quindi aggiunte a un elenco in ActiveCampaign, attivando un flusso di lavoro di automazione della posta elettronica
• Infine, vengono aggiunti a un pubblico personalizzato in Facebook Ads che offre contenuti rilevanti per l'ebook

Gli strumenti di automazione senza codice come Zapier lo rendono possibile senza scaricare manualmente i dati .CSV che richiedono molto tempo. Il comportamento dell'utente attiva un'azione che esegue attività sul pilota automatico.

Considerazione

Continuando con il percorso dell'ebook di cui sopra, supponiamo che facciano clic su un CTA e-mail, portandoli a una pagina di destinazione del prodotto. Il contatto viene quindi rimosso dal pubblico personalizzato iniziale di Facebook Ad e aggiunto a uno nuovo che offre loro annunci di prodotti.

Questo è un esempio specifico di come i processi automatizzati delle app possono potenziare una gestione più flessibile dei lead. In questa fase, è importante personalizzare la messaggistica, il contenuto e la creatività per dimostrare come puoi aiutare un potenziale cliente a risolvere i suoi problemi.

Nella sezione precedente, abbiamo utilizzato un esempio che sfruttava i titoli di lavoro per segmentare ampiamente i lead. Ma cosa succede se non hai quei dati?

Il comportamento degli utenti può essere un indicatore affidabile di quali sono le priorità, i desideri e le esigenze del tuo pubblico. Questo comportamento appare diverso nei vari settori, ma può includere:

• Interagire con le pagine dei prodotti e aggiungere prodotti alle liste dei desideri. Questo è un segnale forte che un utente ha interessi specifici, anche se non è pronto per l'acquisto.
• Leggere i contenuti del blog rilevanti per i problemi risolti dalla tua soluzione SaaS (o i "lavori da svolgere" (JTBD) che autorizzano). I contenuti centrali e inferiori della canalizzazione possono essere un forte indicatore del fatto che gli utenti stanno entrando nella fase di considerazione.
• Quanto sono coinvolti con il tuo marketing. Ad esempio, un'elevata percentuale di apertura e di clic sulle tue e-mail suggerisce che i tuoi messaggi risuonano. Potrebbero non essere pronti ad acquistare da te, ma è probabile che abbiano un'affinità con il tuo marchio.

Questi dati comportamentali fungono da trigger per attività di automazione specifiche. Ciò potrebbe includere la registrazione di tale comportamento in un CRM o l'esecuzione di un'azione specifica, come l'invio di un'e-mail o l'aggiunta di un contatto a una nuova campagna pubblicitaria.

Ad esempio, ecco un'e-mail inviata da Airbnb a un utente che mostra una forte intenzione di prenotare un alloggio a San Diego:

Questo comportamento sarebbe stato prima registrato da una piattaforma di automazione o tramite eventi in Google Analytics. I dati possono quindi essere registrati in un CRM e trasferiti a una piattaforma di automazione dell'e-mail che personalizza la copia e la creatività dell'e-mail in base al contenuto cercato.

Conversione e conservazione

I dati e le attività che hai raccolto e condotto finora hanno uno scopo: aumentare le conversioni.

Potrebbe trattarsi di un acquisto, di un download di app, di una registrazione utente, di una demo o di una consultazione.

Nella sezione precedente, ci siamo concentrati sui trigger comportamentali per aiutarti a comprendere meglio i tuoi potenziali clienti. Ciò ti consente di fornire messaggi che promuovono una relazione commerciale. Ad esempio, la pubblicazione di annunci per prodotti che un utente ha aggiunto al carrello senza acquistare:

Le "connessioni" per questa automazione delle app sono familiari, poiché abbiamo dimostrato come un CRM, Shopify e Facebook Ads possono "parlare" tra loro. La differenza qui è il livello aggiuntivo di complessità.

L'automazione del marketing non sta più semplicemente spostando i dati da A a B. Sta lavorando per migliorare dinamicamente l'esperienza del cliente sulla base di una vasta gamma di dati storici raccolti su un utente specifico.

Lo stesso trattamento vale per la conservazione. Quando qualcuno effettua un acquisto, hai una maggiore comprensione dei suoi interessi e bisogni. Ciò influisce sul modo in cui personalizzi i contenuti, la creatività e i canali che utilizzi per raggiungerli.

I canali rimangono per lo più gli stessi, ma l'ampiezza dei dati disponibili e il modo in cui vengono utilizzati diventano più complessi quando si arriva alla fase di conversione e conservazione del ciclo di vita di un cliente.

Ottimizzazione dei flussi di lavoro operativi

Sebbene l'automazione delle app sia efficace nel collegare i punti a livello di marketing tattico, è anche preziosa per i flussi di lavoro operativi, come la gestione dei progetti e la comunicazione all'interno dell'organizzazione.

Laddove una piattaforma end-to-end non soddisfa tutte le tue esigenze, l'automazione delle app può colmare il divario tra diversi strumenti operativi, fornire una visibilità completa in tutta la tua azienda e risparmiare tempo nelle attività amministrative.

Ad esempio, presso la mia agenzia di content marketing, abbiamo seguito un processo per valutare diversi strumenti di gestione dei progetti end-to-end per soddisfare le nostre esigenze. I nostri criteri erano semplici:

1. Lo strumento prescelto deve fornire una panoramica di alto livello di tutti i progetti in tutta l'agenzia, fungendo da "impulso" dell'operazione di consegna del nostro cliente
2. Ogni attività deve essere suddivisa per milestone (o "fase") del progetto
3. Deve avere la funzionalità per produrre processi e liste di controllo, consentendo al nostro team (e ad alcune parti interessate) di eseguire efficacemente ogni attività standardizzata

Sebbene la maggior parte degli strumenti di gestione dei progetti siano ottimi nei punti due e tre, abbiamo faticato a trovare quelli che fornissero la panoramica visibile che era fondamentale per i nostri flussi di lavoro operativi di alto livello.

Quindi, abbiamo deciso di utilizzare Airtable come il nostro "pulso di agenzia", ​​fornendoci informazioni sullo stato di ogni progetto in tutta l'agenzia:

Abbiamo quindi scelto Asana come nostro strumento di gestione dei progetti e delle attività preferito, suddividendo e monitorando le attività specifiche per ciascun progetto. Tutto è standardizzato, quindi i modelli che Asana ci consente di creare sono inestimabili. Tutti sanno esattamente cosa fare e quando ogni compito è dovuto da:

La sfida successiva è stata far dialogare queste due app. È qui che entra in gioco Zapier. Ogni volta che un'attività è contrassegnata come "completata" in Asana, modifica lo stato o la fase di quel progetto in Airtable:

L'utilizzo di Airtable, Asana e Zapier come base del nostro stack tecnologico operativo potrebbe richiedere più tempo per l'implementazione rispetto alle soluzioni end-to-end. Ma ci permette di costruire un sistema che si adatta perfettamente alle nostre esigenze e riduce le inefficienze.

4 strumenti di automazione del flusso di lavoro, low-code e no-code da valutare e sperimentare

Esaminiamo alcuni software di automazione del flusso di lavoro low-code e no-code che puoi utilizzare per creare e ottimizzare i tuoi sistemi di automazione delle app.

1. Zapier

Uno dei preferiti tra le startup, Zapier si connette con oltre 3.000 app, vantando la capacità di automatizzarle in "milioni di modi".

L'interfaccia utente è elegante e semplice e ti consente di impostare trigger e azioni su più app per raggiungere obiettivi specifici:

Il prezzo parte da $ 20 / MO (o $ 18,33 / MO con un abbonamento annuale) e viene fornito con un piano gratuito che ti consente di testare lo strumento con cinque "zaps". Zapier è perfetto per startup e fondatori solisti che desiderano automatizzare flussi di lavoro specifici e ridurre il lavoro manuale.

2. Appia

La piattaforma low-code di Appian è perfetta per chi ha esigenze di gestione del flusso di lavoro più solide. Dalla gestione dei processi aziendali all'elaborazione dei documenti basata sull'intelligenza artificiale, Appian ti consente di creare flussi di lavoro più complessi:

La loro proposta di valore principale è incentrata sulla gestione e la migrazione dei dati, perfetta per i marchi che gestiscono grandi quantità di dati dei clienti contenenti dozzine di attributi. Il prezzo parte da $ 75,00 /MO per utente.

3. Automatizza.io

Un'alternativa a Zapier, Automate.io fornisce uno strumento intuitivo che collega oltre 200 app per automatizzare le attività ripetitive:

L'interfaccia utente affianca i trigger, le azioni e le opzioni di migrazione dei dati. È facile aggiungere nuove regole con la loro funzione di trascinamento della selezione di facile utilizzo. Puoi anche aggiungere condizioni in modo che un'automazione venga eseguita solo quando vengono soddisfatti determinati criteri:

Il prezzo di Automate.io parte da $ 9,99 /MO e include un'opzione gratuita limitata per coloro che desiderano provarlo.

4. Bolla

Gli strumenti di automazione di cui sopra sono lineari, in quanto fai affidamento sull'interfaccia utente di ciascuna app e sui relativi limiti. Ad esempio, Asana non ti consente ancora di creare progetti da un modello in Zapier.

La creazione di strumenti proprietari può essere una soluzione alternativa a queste limitazioni e i costruttori di applicazioni Web a basso codice come Bubble lo rendono accessibile a un pubblico non tecnico:

Bubble ti consente di archiviare e gestire i dati, integrarti con diversi strumenti esistenti e, soprattutto, creare la tua interfaccia utente adatta allo scopo. Ad esempio, Teeming ha creato uno strumento di lavoro a distanza che riunisce team distribuiti per creare legami e collaborare attraverso piattaforme di comunicazione esistenti:

Utilizzando Bubble, Teeming ha creato un'interfaccia utente che consente ai leader del lavoro da remoto di creare sessioni di lavoro e quindi integrarsi con Zoom, Slack o Skype per eseguire tali sessioni insieme.

Il prezzo parte da $ 25 /MO e viene fornito con un piano gratuito se desideri creare una sandbox con cui sperimentare.

Conclusione

L'utilizzo di strumenti di automazione può ridurre la quantità di tempo che il tuo team e i singoli collaboratori dedicano a attività ripetitive e processi manuali.

Di conseguenza, possono concentrarsi su attività strategiche, ad alto impatto o creative che danno un contributo maggiore ai tuoi obiettivi aziendali.

Sebbene questo articolo abbia fornito diversi esempi specifici su come utilizzare l'automazione delle app, stiamo solo grattando la superficie. Per saperne di più, dai un'occhiata al corso "Automation with Apps Script" di CXL.