ワークフローと統合を使用してアプリを自動化する方法

公開: 2021-08-10

アプリの自動化により、ボトルネックを取り除き、時間とお金を節約し、より良いカスタマーエクスペリエンスを提供し、内部コラボレーションを向上させることができます。しかし、それは決して人間のタッチに取って代わるべきではありません。

この記事では、アプリの自動化を活用して目的の結果を生み出し、生産性を取り戻す方法を紹介します。また、カスタマージャーニー全体に適用する例と、今日実験して投資できるツールについても説明します。

ワークフローの自動化の恩恵を受けるアプリとツールを特定する方法

アプリの自動化の目的は、ワークフロー全体にまとまりを提供することです。これは、プラットフォーム、データベース、およびそれらを相互に提供するように動作させるアクションを意味します。

Facebook広告を使用してトラフィックを増やし、リードを獲得するとします。ワークフローは次のようになります。

ユーザーはランディングページに移動します
彼らは鉛磁石にアクセスするために彼らの詳細を入力します
次のページで、彼らは相談を予約するように招待されています

これを実現するために、いくつかのツールが使用されます。

Unbounceのようなツールを使用して、ランディングページとリードキャプチャフォームを作成します
リードを育成するためのActiveCampaignのようなメールマーケティングツール
相談を予約するためのSavvyCalのようなスケジューリングツール
連絡先の詳細を保存するPipedriveのようなCRM

CSVファイルのダウンロードとアップロード、電子メールアドレスのコピーと貼り付けなどにより、あるプラットフォームから別のプラットフォームにリード情報を手動で渡すことができます。

または、アプリの自動化を使用して、これらのシステムを相互に通信させ、手動タスクと人的エラーのリスクを減らすことができます。たとえば、誰かがランディングページのフォームに入力すると、それらの詳細はすぐにメールマーケティングプラットフォームとCRMに渡されます。

同様に、リードがコンサルテーションを予約すると、CRMの詳細が更新され、新しい電子メール自動化ワークフローに追加されます。

アプリの自動化とワークフローの統合はよく考えておく必要があります。そうしないと、まとまりがなく、エラーが発生しやすい自動化になってしまいます。すべてを一度に自動化して、すべてのワークフローの問題を修正することを期待することはできません。

自動化されたワークフロー計画の作成

「他のみんながいるので、チャットボットをインストールしましょう」と言うのは簡単です。結局のところ、ユーザーの74％が、一般的な質問にすばやく回答できるためチャットボットを好むと報告しているため、チャットボットを実装することは理にかなっています。

ただし、明確な目標がない場合、新しいツールやテクノロジーの影響を測定することは困難です。さらに、チャットボットをマーテックスタック（CRMなど）に統合する計画がない場合、カスタマージャーニーを最適化するために必要なデータと洞察をキャプチャすることは複雑になります。

技術スタックを構成するアプリを接続する前に、目標と、各コンポーネントがカスタマーエクスペリエンスにどのように貢献するかを完全に理解していることを確認してください。

たとえば、チャットボットを試してみると、SaaS製品へのデモ登録が約3％増加することがわかります。これを理解すると、次のような、このツールをカスタマージャーニーに組み込むための新しい方法を見つけることができます。

チャットボット自体との対話により良いエクスペリエンスを提供します（より良いコピー、会話パスなど）
ユーザーの質問への回答に基づいてコンテンツを提供する（そしてこの洞察を使用して編集カレンダーに通知する）
ユーザーが最も興味を持っていることに基づいて電子メールリストをセグメント化する

このプロセスは、カスタマージャーニー自体から始めることが重要です。これは、潜在的な顧客が最初にあなたの製品やサービスをどのように検討し、評価し、購入するかを完全に理解することを意味します。ツールを最適化できるのは、それがすでに結果を得ることが証明されている場合のみです。

自動化ワークフローの前に、カスタマージャーニーをマッピングすることから始めます。顧客があなたが解決する問題とあなたが提供する解決策にどのように慣れているかを理解することで、ドットを技術スタックに接続することができます。

上記の例では、旅はライフサイクルの段階、タッチポイント、および欲求不満によって分類されています。 Preactは、潜在的な顧客を苛立たせ、その結果、彼らの注意を失う可能性のあるカスタマージャーニーの「摩擦点」を特定しました。

この演習を実施すると、次の2つのことが達成されます。

それはあなたが顧客があなたのブランドとどのように相互作用するかを明確に視覚化することを可能にし、旅の各段階を自動化する機会を提示します
それはあなたがより魅力的で楽しい顧客体験を開発するのを助けます

次に、各アプリとツールがこの旅の各ステップをどのように支援するかを計画します。

各ステップは、ツールによって色分けされています。たとえば、ピンク色のステップはSalesforceを表しており、あるアクションまたはトリガーと次のアクションの関係を明確に視覚化しています。

最後に、このワークフローのパフォーマンスを測定する方法について、明確な目標とKPIを設定します。たとえば、マクロの目標は「特定のオーディエンスセグメントからの売上数を増やす」ことです。その下にあるマイクロゴールは、「セグメントごとに電子メールメッセージングをパーソナライズする」ことです。

明らかな自動化の機会についてスタックを監査します

次に、ワークフロー自動化ツールを目標に照らして監査します。たとえば、オーディエンスのセグメンテーションを改善し、メッセージングをパーソナライズするという目標は、両方を実行できるツールがあるかどうかにかかっています。

これを実現するには、次のことができるマーテックスタックが必要です。

適切な顧客データを収集する
顧客、リード、およびサブスクライバーを属性でセグメント化します
属性に基づいてパーソナライズされたメッセージングを送信します

Smart Panda Labsが言うように、これを正しく行うには、他のチームをこのプロセスに関与させることが重要です。彼らはあなた自身に次の質問をすることを提案します：

意思決定レベルの関係者を理解するだけでなく、新しいツールを導入または展開する前に、ワークフローを設計する必要があります。
これにより、混乱を避け、チームからの賛同の可能性を高め、実装と継続的な使用で成功する可能性を最大限に高めることができます。

これを行うには、チームに関して次の質問を自問してください。
–現在、スタック内の各ツールを使用する必要があるのは誰ですか？彼らは適切な人ですか？
–ツールの役割が向上する他の人はいますか？
–ツールまたはツール内のタスクの所有権を誰が取得する必要がありますか？
–外部サポートを導入する必要がありますか？

監査により、次のような自動化の恩恵をすぐに受ける機会が明らかになります。

現在CMSに手動でアップロードされているコンテンツ
行動主導のトリガーに基づく新しいEメールマーケティングの機会
ソーシャルメディアアカウントへの投稿
デモサインアップの開始
新規顧客への購入後調査の送信

予測可能で反復可能なタスクは、自動化の簡単なターゲットです。特定のインスタンスでは人間の手が必要になるため、繰り返し可能なワークフローであっても、人間の介入を可能にするプロセスを組み込むようにしてください。

動的ワークフローと静的ワークフローの違いに注意してください。

静的ワークフローには差異がありません。 それらは厳密な順序で実行され、多くの場合、日、週、または月の同じ時刻に実行されます（たとえば、毎月X日に購読者リスト全体に毎月の電子メールニュースレター）
動的ワークフローは、より機敏で柔軟です。 これらは、特定の条件が満たされたときに実行されます。これは、データ、ユーザーの行動、またはその他の定量的要因（たとえば、ユーザーがSaaS製品内のタスクを正常に完了したときに送信される電子メール通知）によって通知されます。

静的ワークフローは、必要なルールと考慮事項が少ないため、実装が簡単です。ワークフローに優先順位を付けるときは、ここから始めて、より複雑なソリューションとユースケースに取り組みます。単純な自動化から始めることで、チームメンバーは時間を取り戻して、より生産的または戦略的な活動に集中できるようになります。

より複雑な自動化を実装するときが来たら、デジタルロードマップを作成することを検討し、ローコード（またはノーコード）ソリューションで時間をかけてください。

アプリの自動化を活用してカスタマージャーニーを加速し、優れた運用を実現する方法

ワークフローの自動化を適用して、カスタマージャーニーの各段階で目標を達成し、タスクを実行する方法と、ニーズに合った運用システムを構築する方法を見てみましょう。

意識

マーケティングにはマルチチャネルアプローチが必要です。無駄のないマーケティング戦略を持つスタートアップでさえ、少なくとも2つまたは3つのチャネルに投資します。ただし、これにより、データがサイロに保存される可能性があります。

あなたがFacebook広告を実行してウェブサイトの訪問者と新規顧客をリターゲットするeコマースブランドだとしましょう。自動化せずにこれを行うには、顧客がこれらの広告とどのようにやり取りしたかを監視しながら、定期的に顧客の.CSVファイルを手動でアップロードする必要があります。

Zapierのようなノーコード自動化ツールを使用すると、アカウントを作成したり購入したりするたびに、ShopifyストアからFacebook広告のカスタムオーディエンスに新しい顧客を追加できます。

認識レベルでのアプリの自動化とは、他の方法では散在しているツール、チャネル、プラットフォームを統合することを意味します。この段階で、新しい顧客、リード、またはユーザーのサインアップを生成しているので、次のことを自問する必要があります。

この段階で最も重要なデータポイントは何ですか？
このデータはどこにありますか？
さまざまなツールが競合するデータを提供しますか？

新しい顧客やユーザーから必要な重要な情報を定義することから始めます。カスタマージャーニーを進めるには、どのような属性が必要ですか？これは、名と電子メールアドレスのように単純な場合もあれば、トライアルまたはオンボーディングジャーニーから取得したクレジットカードの詳細のように複雑な場合もあります。

このデータを保存する場所を決定します。これを選択するCRMにする必要があります。これは、顧客データの「信頼できる唯一の情報源」として機能します。マーケティングアプリと自動化ソリューションはデータをCRMにフィードし、後でアクセスして特定のタスクを実行できます。

たとえば、Vidyardから次のような無料の電子書籍を提供してリードを生成するとします。

フォームには、名前、電子メールアドレス、および役職が記録されます。ユーザーがフォームに入力して「IWantThis！」を押したとき次のプロセス自動化がリアルタイムで行われます。

詳細は新しい連絡先としてPipedriveに送信されます
「購入者セグメント」と呼ばれるカスタムドロップダウンフィールドは、役職に基づいて定義されます
次に、連絡先情報がActiveCampaignのリストに追加され、電子メール自動化ワークフローがトリガーされます
最後に、電子書籍に関連するコンテンツを提供するFacebook広告のカスタムオーディエンスに追加されます

Zapierのようなノーコード自動化ツールは、時間のかかる.CSVデータの手動ダウンロードなしでこれを可能にします。ユーザーの行動は、自動操縦でタスクを実行するアクションをトリガーします。

考慮

上記の電子書籍の旅を続けて、彼らが電子メールのCTAをクリックして、製品のランディングページに移動したとします。次に、連絡先は最初のFacebook広告カスタムオーディエンスから削除され、製品広告を配信する新しいオーディエンスに追加されます。

これは、アプリの自動化されたプロセスがより柔軟なリード育成を強化する方法の具体例です。この段階では、潜在的な顧客が問題を解決するのをどのように支援できるかを示すために、メッセージング、コンテンツ、およびクリエイティブをパーソナライズすることが重要です。

前のセクションでは、役職を活用してリードを大まかにセグメント化する例を使用しました。しかし、そのデータがない場合はどうなりますか？

ユーザーの行動は、視聴者の優先順位、要望、ニーズを示す信頼できる指標になります。この動作は業界によって異なりますが、次のようなものがあります。

商品ページを操作し、ウィッシュリストに商品を追加します。これは、購入する準備ができていなくても、ユーザーが特定の関心を持っていることを示す強力なシグナルです。
SaaSソリューションが解決する問題（または、SaaSソリューションが強化する「実行するジョブ」（JTBD））に関連するブログコンテンツを読む。目標到達プロセスの中間および下部のコンテンツは、ユーザーが検討段階に入っていることを示す強力な指標になります。
彼らがあなたのマーケティングにどれほど関与しているか。たとえば、電子メールのオープン率とクリック率が高いことは、メッセージングが共鳴していることを示しています。彼らはあなたから購入する準備ができていないかもしれませんが、彼らはあなたのブランドとの親和性を持っている可能性があります。

この行動データは、特定の自動化タスクのトリガーとして機能します。これには、CRMでの行動の記録や、電子メールの送信や新しい広告キャンペーンへの連絡先の追加などの特定のアクションの実行が含まれる場合があります。

たとえば、サンディエゴに滞在する場所を予約する強い意向を示すAirbnbがユーザーに送信するメールは次のとおりです。

この動作は、自動化プラットフォームによって、またはGoogleAnalyticsのイベントを介して最初に記録されます。その後、データをCRMに記録し、検索したコンテンツに基づいて電子メールのコピーとクリエイティブをカスタマイズする電子メール自動化プラットフォームに転送できます。

変換と保持

これまでに収集および実施したデータとアクティビティは、コンバージョンを促進することを目的としています。

これは、購入、アプリのダウンロード、ユーザーのサインアップ、デモ、または相談である可能性があります。

前のセクションでは、潜在的な顧客をよりよく理解するのに役立つ行動トリガーに焦点を当てました。これにより、商取引関係を促進するメッセージングを提供できます。たとえば、ユーザーが購入せずにカートに追加した商品の広告を配信するには、次のようにします。

CRM、Shopify、Facebook広告がすべて相互に「対話」する方法を示したので、このアプリ自動化の「接続」はよく知られています。ここでの違いは、複雑さの層が追加されていることです。

マーケティングの自動化は、もはや単にデータをAからBに移動するだけではありません。特定のユーザーで収集された膨大な数の履歴データに基づいて、顧客体験を動的に改善するように取り組んでいます。

同じ扱いが保持にも当てはまります。誰かが購入するとき、あなたは彼らの興味とニーズについてより深い洞察を持っています。これは、コンテンツ、クリエイティブ、およびそれらに到達するために使用するチャネルをパーソナライズする方法に影響します。

チャネルはほとんど同じですが、利用可能なデータの幅とその利用方法は、顧客のライフサイクルの変換と保持の段階に達すると、より複雑になります。

運用ワークフローの最適化

アプリの自動化は、戦術的なマーケティングレベルで点をつなぐのに効果的ですが、プロジェクト管理や組織全体のコミュニケーションなどの運用ワークフローにも非常に役立ちます。

エンドツーエンドのプラットフォームがすべてのニーズに適していない場合、アプリの自動化により、複数の運用ツール間のギャップを埋め、会社全体の完全な可視性を提供し、管理タスクの時間を節約できます。

たとえば、私のコンテンツマーケティング代理店では、ニーズに合わせていくつかのエンドツーエンドのプロジェクト管理ツールを評価するプロセスを経ました。私たちの基準は単純でした：

選択するツールは、代理店全体のすべてのプロジェクトの概要を提供する必要があり、クライアント配信業務の「パルス」として機能します。
各タスクは、プロジェクトのマイルストーン（または「ステージ」）ごとに分類する必要があります
プロセスとチェックリストを作成する機能が必要です。これにより、チーム（および特定の利害関係者）が標準化された各タスクを効果的に実行できるようになります。

ほとんどのプロジェクト管理ツールはポイント2と3で優れていますが、高レベルの運用ワークフローに不可欠な、目に見える概要を提供するツールを見つけるのに苦労しました。

そこで、Airtableを「エージェンシーパルス」として使用することにしました。これにより、エージェンシー全体の各プロジェクトのステータスを把握できます。

次に、プロジェクトおよびタスク管理ツールとしてAsanaを選択し、各プロジェクトの特定のタスクを分類して追跡しました。すべてが標準化されているため、Asanaで作成できるテンプレートは非常に貴重です。誰もが何をすべきかを正確に知っており、各タスクの期限は次のとおりです。

次の課題は、これら2つのアプリを相互に通信させることでした。そこでZapierが登場します。Asanaでタスクが「完了」とマークされると、Airtableでそのプロジェクトのステータスまたはステージが修正されます。

Airtable、Asana、Zapierを運用技術スタックの基盤として使用すると、エンドツーエンドのソリューションよりも実装に時間がかかる場合があります。しかし、それは私たちのニーズに完全に適合し、非効率性を減らすシステムを構築することを可能にします。

評価および実験するための4つのワークフロー自動化、ローコード、およびノーコードツール

アプリ自動化システムの構築と合理化に使用できる、ローコードおよびノーコードのワークフロー自動化ソフトウェアをいくつか見てみましょう。

1. Zapier

スタートアップの間で根強い人気を誇るZapierは、3,000以上のアプリと接続し、「何百万もの方法」でそれらを自動化する機能を誇っています。

UIは洗練されたシンプルなものであり、特定の目標を達成するために複数のアプリにトリガーとアクションを設定できます。

価格は$20/ MO（または年間サブスクリプションの場合は$ 18.33 / MO）から始まり、5つの「ザップ」でツールをテストできる無料プランが付属しています。 Zapierは、特定のワークフローを自動化し、手作業を減らしたいと考えているスタートアップやソロファウンダーに最適です。

2. Appian

Appianのローコードプラットフォームは、より堅牢なワークフロー管理が必要なユーザーに最適です。ビジネスプロセス管理からAI主導のドキュメント処理まで、Appianを使用すると、より複雑なワークフローを構築できます。

彼らのコアバリュープロポジションは、データ管理と移行を中心としており、数十の属性を含む大量の顧客データを扱うブランドに最適です。価格はユーザーあたり$75.00/MOから始まります。

3. Automate.io

Zapierの代わりとなるAutomate.ioは、200以上のアプリを接続して、反復的なタスクを自動化する直感的なツールを提供します。

UIは、トリガー、アクション、およびデータ移行オプションを並べて配置します。ユーザーフレンドリーなドラッグアンドドロップ機能を使用して、新しいルールを簡単に追加できます。条件を追加して、特定の基準が満たされた場合にのみ自動化が実行されるようにすることもできます。

Automate.ioの価格は月額9.99ドルからで、試乗したい人のための限定された無料オプションが含まれています。

4.バブル

上記の自動化ツールは、各アプリのUIとその制限に依存しているという点で直線的です。たとえば、Asanaでは、Zapierのテンプレートからプロジェクトを作成することはまだ許可されていません。

独自のツールを構築することは、これらの制限の回避策になる可能性があり、BubbleのようなローコードWebアプリケーションビルダーは、技術者以外のユーザーがツールにアクセスできるようにします。

バブルを使用すると、データを保存および管理し、いくつかの既存のツールと統合し、さらに重要なことに、目的に合った独自のUIを構築できます。たとえば、Teemingは、分散したチームをまとめて既存のコミュニケーションプラットフォームを介して結合し、コラボレーションするリモートワークツールを構築しました。

Teemingは、Bubbleを使用して、リモートワークリーダーがワークセッションを作成し、Zoom、Slack、またはSkypeと統合してそれらのセッションを一緒に実行できるようにするUIを作成しました。

価格は月額25ドルからで、実験用のサンドボックスを作成したい場合は無料プランが付属しています。

結論

自動化ツールを使用すると、チームと個々の貢献者が反復的なタスクと手動プロセスに費やす時間を減らすことができます。

その結果、彼らはあなたのビジネス目標により大きな貢献をする戦略的、影響力のある、または創造的なタスクに集中することができます。

この記事では、アプリの自動化を利用する方法の具体例をいくつか紹介しましたが、ほんの表面をかじっただけです。詳細については、CXLの「AutomationwithAppsScript」コースをご覧ください。