A melhor maneira de fazer um plano de trabalho

Antes de atingir seus objetivos, você precisa planejar como alcançá-los. Um plano de trabalho cria um caminho claro para as metas e objetivos desejados. Ao longo desse caminho haverá recursos, restrições e outros elementos de gerenciamento de trabalho que precisam ser descritos em seu plano.

É claro que o plano de trabalho não será escrito e iniciado por uma única pessoa. É um plano de ação para uma equipe de projeto que deve eventualmente ser submetido aos membros do conselho e às partes interessadas para aprovação. Depois que tudo estiver dito e feito, você poderá continuar construindo o restante do seu plano de trabalho.

Se você construir seu plano de trabalho em um software de gerenciamento de projetos, será fácil continuar a iterar em seu plano e fazer melhorias ao longo do tempo. E se esse software estiver online, todos poderão colaborar em tempo real e saber exatamente quais etapas são necessárias para um resultado ideal.

Claramente, um plano de trabalho é muito importante, então vamos nos aprofundar em como fazer um e aprová-lo.

O que é um plano de trabalho do projeto?

Um plano de trabalho do projeto é um plano de gerenciamento de projeto com outro nome. Quando feito corretamente, o plano de trabalho do projeto articulará e delineará claramente as etapas necessárias para atingir as metas e objetivos de um projeto, incluindo tarefas, marcos, entregas, recursos, requisitos orçamentários e um cronograma para tecer tudo junto.

Geralmente é mais adequado para grandes projetos e iniciativas, mas pode realmente ser usado em qualquer nível. Antes de iniciar seu plano de trabalho, considere o uso de metas SMART: crie metas específicas, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e relacionadas ao tempo. Isso deve ajudá-lo a iniciar seu plano com o pé direito.

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Por que você precisa de um plano de trabalho?

Como mencionamos, seu plano de trabalho funcionará como seu roteiro para todo o projeto. Isso não apenas manterá você e sua equipe organizados, mas também garantirá a adesão das principais partes interessadas, departamentos relacionados, líderes relevantes de responsabilidade/risco e muito mais.

Além disso, ajuda a gerenciar as expectativas tanto no nível das partes interessadas quanto no nível gerencial e dos membros da equipe – todos que começam com o pé direito também têm mais chances de pousar com o pé direito.

Como fazer um plano de trabalho

A criação de um plano de trabalho é um processo muito complexo e requer tantos detalhes estabelecidos quanto possível antes de apresentá-lo às partes interessadas. Aqui está o que você precisa se concentrar.

1. Identifique o Nome do Projeto, Objetivo e Cronograma Geral

Ao fazer isso, você pode informar aos aprovadores do projeto que seu projeto levará um trimestre, seis meses ou um ano, de acordo com o objetivo do projeto, bem como o restante das informações que você preencherá após esta etapa.

Você também deve informar ao aprovador do projeto o objetivo do seu projeto. Seu projeto será para melhor atender as necessidades do cliente? Talvez seu concorrente tenha lançado uma versão atualizada de um produto que você possui e você precise expandir para atender às demandas do mercado. Seja qual for o objetivo final, certifique-se de que ele seja declarado logo de cara.

2. Coloque seu plano de trabalho em contexto

Escreva uma introdução e um histórico para descrever melhor por que você precisa que esse projeto aconteça e o que o fez considerar tentar atingir esse objetivo final em primeiro lugar. Criar contexto e estabelecer o problema ajuda a explicar por que você precisa da solução. Isso ajudará a facilitar o bom gerenciamento geral do trabalho.

3. Estabeleça suas metas e objetivos

Seus objetivos podem soar como seu propósito, mas são um pouco mais específicos, pois são mais orientados a longo prazo - ou seja, sua equipe aprendeu mais sobre o processo de lançamento de uma correção de bug ou como responder mais diretamente ao cliente/ feedback do mercado.

Da mesma forma, os objetivos do seu projeto devem ser mensuráveis. Por exemplo, o objetivo deste projeto após o lançamento é criar um aumento de xx% de assinantes mensais ativos, ou um determinado valor em dólares na receita gerada.

É melhor usar suas metas SMART aqui. Construir o que é específico, o que é mensurável, o que é alcançável, o que é relevante e o que pode ser feito dentro do prazo do projeto.

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4. Defina e coordene seus recursos

Ao definir e coordenar seus recursos, certifique-se de responder às seguintes perguntas:

• Quanto do orçamento será destinado a este projeto?
• De qual departamento o orçamento será alocado?
• Quem você precisa no time?
• Quais ferramentas de planejamento de projetos (como controle de tempo, colaboração em equipe, ferramentas de gerenciamento de projetos) serão necessárias para agilizar o projeto?

5. Entenda suas restrições

E considere especialmente a tripla restrição de tempo, orçamento e recursos. Como, neste ponto, você já listou todos os três nas etapas anteriores, agora você pode considerar os riscos que podem dificultar esses processos.

Talvez alguns dos membros de sua equipe tirem alguns dias de folga durante esse período; talvez tarefas inesperadas tenham que ser executadas; talvez algumas de suas ferramentas falhem e exijam mais dinheiro retirado do orçamento. Quaisquer que sejam suas restrições, leve em consideração qualquer coisa que possa parecer um risco que possa levar a uma restrição completa, o que pode afetar a conclusão das entregas ou mesmo as metas e objetivos do seu projeto.

6. Discutir riscos e responsabilidade

Os riscos precisam ser avaliados de tantos cantos quanto possível. Considere o tempo de folga remunerado, o tempo de férias que a equipe acumulou e os feriados da empresa. Considere quaisquer acidentes estranhos que possam afetar seu orçamento ou cronograma diretamente. E então nomear alguém para assumir o comando caso o ambiente se torne favorável para que esses riscos se tornem realidade. Crie um senso de responsabilidade para que todos os membros da equipe possam ter uma participação mensurável no resultado bem-sucedido do projeto para minimizar a possibilidade de erro.

Cubra não apenas o básico, mas todos os detalhes do plano de trabalho do seu projeto com um pente fino. Com todas as possíveis perguntas ou sinais de alerta já abordados, você poderá obter a aprovação das partes interessadas e iniciar seu projeto com as expectativas certas em mente.

Lembre-se que o seu plano de trabalho é o plano de ação que irá orientar o seu projeto, portanto, quanto mais detalhes você tiver sobre restrições e riscos potenciais, melhor sua equipe desempenhará suas tarefas para produzir entregáveis ​​e atingir as metas e objetivos.

Modelo de Plano de Trabalho

Nosso modelo de plano de trabalho pode ajudá-lo a documentar as etapas explicadas acima. Certifique-se de monitorar constantemente seu modelo e atualizá-lo à medida que ocorrem alterações em seu processo de planejamento.

Ferramentas que você precisa para fazer um plano de trabalho

Para criar um plano de trabalho, você deve começar com uma estrutura analítica do trabalho para identificar todo o trabalho necessário para concluir seu projeto. Em seguida, com base nas descobertas da sua WBS, você poderá criar uma linha do tempo para marcar tarefas, entregas, suas dependências, marcos, qual tarefa é atribuída a qual departamento e membro da equipe, quantos níveis de aprovação existem em cada tarefa , etc

Nesse ponto, muitos gerentes de projeto empregarão gráficos de Gantt para classificar suas linhas do tempo em um padrão em cascata. Se o projeto for pequeno o suficiente ou fizer sentido, muitos gerentes de projeto usarão ferramentas que os ajudarão a classificar tarefas e entregas em uma lista de tarefas simples.

Nossos gráficos de Gantt, por exemplo, ajudam você a criar uma visão visual das tarefas do seu projeto ao longo do tempo. Você pode ver facilmente a data de início do projeto, o que é cada tarefa do projeto, a quem está atribuída, quanto tempo cada tarefa deve levar, bem como a data de conclusão do projeto como um todo.

Para saber mais sobre como gráficos de Gantt e outras ferramentas de planejamento de projetos que podem ajudá-lo a fazer o plano de trabalho perfeito, assista ao pequeno vídeo abaixo. Mostraremos rapidamente todas as maneiras pelas quais o software de planejamento de projetos pode melhorar seu planejamento, execução e geração de relatórios, para que você possa fazer esse plano de trabalho com confiança.

O ProjectManager pode ajudá-lo com seu plano de trabalho

Organizar todos os detalhes de um projeto não é tarefa fácil, desde o gerenciamento de sua equipe até o gerenciamento de seus stakeholders. Requer um equilíbrio delicado entre a compreensão do cronograma do projeto, as tarefas que compõem o escopo do projeto, os riscos potenciais, o equilíbrio do orçamento e a alocação de recursos. Sem mencionar, fazer tudo isso mantendo as necessidades finais dos clientes e as metas e objetivos do projeto em mente.

Um modelo de plano de trabalho pode ajudá-lo a organizar seus pensamentos, mas para criar seu plano de ação e executá-lo, você precisará de um software de gerenciamento de projetos dinâmico para ajudá-lo nas fases de planejamento, execução e monitoramento.

Com o ProjectManager, nossos gráficos de Gantt baseados em nuvem permitem agendar todo o cronograma do projeto, atribuir tarefas, criar dependências e acompanhar tudo isso. Além disso, temos recursos de colaboração em equipe que permitem que sua equipe e gerentes comentem tarefas, anexem os arquivos necessários e interajam uns com os outros, não importa onde estejam.

O ProjectManager também apresenta ferramentas de gerenciamento de recursos que permitem equilibrar as horas trabalhadas em sua equipe. Isso ajuda a garantir que seu tempo, ferramentas e recursos sejam equilibrados, não importa o que aconteça.

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