Como fazer um gráfico de Gantt em 5 etapas

Os gráficos de Gantt existem há muito tempo, mas desde que migraram do analógico para o digital, sua facilidade de uso os tornou um elemento básico do gerenciamento de projetos.

O que é um gráfico de Gantt?

Um gráfico de Gantt é um gráfico de barras empilhadas que organiza as atividades de trabalho de um projeto em uma linha do tempo que mostra sua duração, dependências e permite que os gerentes de projeto as atribuam aos membros de sua equipe. Os gráficos de Gantt são uma importante ferramenta de planejamento e programação de projetos.

À esquerda de um diagrama de Gantt está uma lista das tarefas e à direita está a linha do tempo do gráfico de barras na qual essas tarefas são colocadas de acordo com o momento em que ocorrem no projeto. Cada tarefa é definida com uma data de início e uma data de término. Essa é a duração da tarefa. É graficamente uma linha entre dois pontos.

Esse layout torna simples para os gerentes de projeto ver quais são as tarefas, quando cada uma delas começa e termina e quanto tempo a tarefa deve levar para ser concluída. O gráfico de Gantt também mostra onde as tarefas se sobrepõem, em quanto, bem como a duração de todo o projeto.

Para que serve um gráfico de Gantt?

Os gráficos de Gantt são ferramentas versáteis de gerenciamento de projetos que têm vários propósitos. Eles são usados ​​para planejar, programar e monitorar projetos. Durante o estágio de planejamento, os gráficos de Gantt ajudam os gerentes de projeto a visualizar o cronograma do projeto para que possam definir quais recursos são necessários e quando, como atribuir carga de trabalho e também entender quais são as atividades do caminho crítico de um projeto.

Então, uma vez que todas as atividades do projeto são incluídas no gráfico de Gantt, é mais fácil criar um cronograma de projeto preciso para executar o plano do projeto no prazo. Portanto, um gráfico de Gantt mostra quais tarefas são necessárias para concluir o projeto e quanto tempo elas levarão. Mas como fazer um para planejar e programar um projeto de sucesso? A seguir estão os cinco passos para fazer um gráfico de Gantt.

Passos para fazer um gráfico de Gantt

Existem algumas maneiras de fazer um gráfico de Gantt. Se você quer ser um gerente de projeto tradicional, pode pegar papel e lápis. Essa pode ser uma boa maneira de começar a montar seu plano, mas não é viável para gerenciar um projeto, com todos os seus problemas e mudanças.

Para facilitar as coisas, oferecemos um modelo de gráfico de Gantt gratuito, que fornece uma planilha do Excel para preencher os campos. Mas se você mantiver sua agenda em uma planilha, será um problema. O Excel foi criado para criar cronogramas fáceis e visuais, mas não é uma ferramenta de gerenciamento de projetos. O que você realmente precisa é de um software de gerenciamento de projetos com um recurso de criação de gráficos de Gantt. Recomendamos carregar a planilha em nosso software de gráfico de Gantt online. Os benefícios disso são detalhados abaixo.

Dito isso, você ainda precisa passar pelas etapas de coleta de todos os dados de planejamento necessários para criar um gráfico de Gantt, independentemente de escolher um modelo de gráfico de Gantt do Excel ou um software de gráfico de Gantt. Depois de percorrer as cinco etapas a seguir, reserve um momento para ler. Explicaremos como colocar seu gráfico de Gantt on-line em nosso software o torna um documento vivo que pode não apenas planejar sua agenda, mas também ajudá-lo a executá-la.

1. Faça uma lista de tarefas

Antes de mapear o trabalho, você precisa ter uma lista dele. Esta lista de tarefas deve ser completa e completa para ser eficaz. Portanto, é aconselhável usar uma estrutura analítica do projeto (WBS).

Essa ferramenta, como seu nome, divide projetos maiores e complexos (ou pequenos, mais simples) para dividir o trabalho em atividades individuais. Começa com a entrega final e vai passo a passo para trás para obter as etapas essenciais necessárias para chegar ao final do projeto.

À medida que você está reunindo as tarefas, não faz mal olhar para os dados históricos de projetos relacionados para ter uma ideia de sua duração. Além disso, conversar com pessoas que passaram por projetos semelhantes, sejam eles dentro ou fora de sua equipe, pode ajudar à medida que você avança para a próxima etapa.

Relacionado: Modelo de estrutura analítica do trabalho (WBS)

2. Quais são as datas de início e término das tarefas?

É quando você pega as tarefas e as sequencia na linha do tempo do projeto. É possível e até provável que algumas tarefas sejam executadas ao mesmo tempo, mas por diferentes membros da equipe.

Conforme você determina qual é a data de início, suas tarefas aparecerão na linha do tempo do gráfico de barras nessa data. Então, com o conhecimento que você adquiriu na última etapa, faça uma estimativa de quando a tarefa será concluída. Isso cria os dois pontos e a barra entre eles, marcando o tempo que levará para realizar a tarefa ao longo de todo o projeto.

Este é o primeiro passo para a criação de um cronograma para o projeto. A duração de suas tarefas é o tempo entre a data de início e a data de término. Agora você está cozinhando com gás. Você não tem mais apenas uma lista de tarefas, mas uma representação visual do seu projeto em uma linha do tempo. Isso fornece uma ajuda rápida para o seu progresso depois de executar o projeto.

3. Adicione Marcos

Adicione marcos ao gráfico de Gantt para marcar a conclusão das entregas do projeto ou fases de trabalho. Embora você queira coletar todas as tarefas, não importa quão pequenas, você não quer negligenciar o quadro geral. Os gráficos de Gantt permitem que você divida o projeto em fases ou marque quando uma grande seção exclusiva do projeto estiver concluída.

Ter marcos em um projeto é útil. Não apenas aumenta o moral ver que você terminou uma grande parte do projeto, mas também delineia os principais eventos, agindo como placas de sinalização na rota para seu destino final.

4. Identifique as dependências de tarefas

Enquanto algumas tarefas podem ser executadas ao mesmo tempo, outras não podem ser iniciadas até que outra termine. Elas são chamadas de dependências de tarefas. Se não forem identificados, podem criar gargalos no fluxo de trabalho da sua equipe.

Existem quatro tipos de dependências de tarefas.

1. Concluir para iniciar: a tarefa não pode ser iniciada até que a anterior seja concluída.
2. Iniciar para iniciar: a tarefa não pode ser iniciada até a anterior.
3. Término para Término: A tarefa não pode terminar antes da anterior.
4. Do início ao fim: a tarefa não pode terminar antes da anterior.

Depois que essas dependências de tarefas forem identificadas, crie-as em seu gráfico de Gantt vinculando as tarefas relacionadas. Dessa forma, você poderá ver prontamente quais tarefas são dependentes umas das outras.

5. Comece a atribuir

Depois de ter suas tarefas, marcos, durações e dependências em seu gráfico de Gantt, você pode começar a atribuir tarefas. É aqui que você dá trabalho aos membros da equipe. Eles agora são responsáveis ​​por cumprir a data de vencimento das tarefas para as quais são atribuídos.

Os gerentes de projeto podem usar o gráfico de Gantt para criar um cronograma de projeto e como um guia visual para acompanhar o progresso da equipe enquanto ela trabalha em suas atribuições. Mas há muito mais que um gráfico de Gantt pode fazer se você estiver trabalhando com um software de gerenciamento de projetos superior.

Como o ProjectManager superdimensiona seu gráfico de Gantt

Se você usou nosso modelo de gráfico de Gantt ou simplesmente coletou uma lista de tarefas em uma planilha do Excel ou do Google Sheets, você pode levar isso para o próximo nível importando o documento para o criador de gráficos de Gantt do ProjectManager. Você pode importar arquivos do MS Project, CSV ou Excel e suas tarefas são distribuídas automaticamente em uma linha do tempo do gráfico de barras.

Você pode então escolher quais colunas deseja no lado esquerdo da ferramenta de gráfico de Gantt. Lá, você pode adicionar datas de início e término, identificar subtarefas e estimar a duração de cada atividade. Os marcos são adicionados por símbolos de diamante e as dependências de tarefas podem ser vinculadas.

Quando chegar a hora de atribuir tarefas aos membros de sua equipe, você poderá fazê-lo diretamente em nossa ferramenta de gráfico de Gantt. Em seguida, os membros da equipe podem usar a visualização do gráfico de Gantt como uma plataforma colaborativa ao executar as tarefas. Como o ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos baseado em nuvem, eles podem acessá-lo em qualquer lugar e a qualquer momento, o que é ótimo para equipes distribuídas.

Os membros da equipe também podem comentar no nível da tarefa, adicionando documentos conforme necessário. Temos armazenamento de arquivos ilimitado, para que possam anexar quaisquer imagens ou transferências necessárias. Se um membro da equipe tiver uma pergunta para o gerente de projeto ou outro membro do projeto não atribuído à tarefa, ele pode @-los e essa pessoa será notificada por e-mail, para que possa participar da discussão.

Fácil Edição e Automações

Uma reclamação sobre os gráficos de Gantt é que eles são difíceis de editar. Mas o ProjectManager torna a alteração das durações das tarefas, a adição de dependências de tarefas e a atualização do gráfico de Gantt tão fácil quanto arrastar e soltar. Basta pegar sua data de início e data de término e movê-la para onde quiser. É tão fácil.

O gráfico de Gantt online também pode ser automatizado, portanto, se uma tarefa estiver atrasada, as datas da tarefa dependente dela serão ajustadas para evitar erros de agendamento. As notificações por e-mail também podem ser automatizadas para manter os gerentes de projeto e os membros da equipe atualizados quando as tarefas são concluídas. O ProjectManager cumpre a promessa dos gráficos de Gantt no gerenciamento de projetos.

Que outro software é usado para fazer um gráfico de Gantt?

Hoje, os gerentes de projeto têm acesso a diferentes modelos de gráfico de Gantt, ferramentas de gráfico de Gantt e software de gerenciamento de projetos. Estas são as escolhas mais comuns.

Microsoft Excel

Você pode criar um gráfico de Gantt básico com planilhas do Excel e gráficos de barras. Aqui estão alguns prós e contras de usar o Excel para criar um gráfico de Gantt:

Prós:

• É uma solução barata se você tiver uma licença do Microsoft Office.
• Os membros de sua equipe provavelmente estão familiarizados com o Microsoft Excel.
• Existem modelos Excel de gráfico de Gantt que você pode usar em toda a Web.

Contras:

• O Microsoft Excel não é um software de gerenciamento de projetos, portanto, não possui outros recursos complementares, como controle de tempo, gerenciamento de carga de trabalho, gerenciamento de tarefas, etc.
• É um documento estático que precisa ser atualizado manualmente e carece de recursos importantes como identificar o caminho crítico, atribuir tarefas aos membros da equipe, identificar dependências de tarefas, entre outros.
• Cada membro da equipe que deseja ver o gráfico de Gantt precisa baixar um arquivo do Excel, um para cada atualização.

Projeto Microsoft

O Microsoft Project, ou MS project, é uma ferramenta de gerenciamento de projetos que permite criar gráficos de Gantt melhores do que planilhas do Excel. No entanto, também tem limitações.

Prós:

• Possui outros recursos de gerenciamento de projetos além do criador de gráficos de Gantt.
• Os gráficos de Gantt do projeto da Microsoft são mais fáceis de atualizar do que os gráficos de Gantt do Excel.
• Os gráficos de Gantt do projeto MS têm mais recursos do que os gráficos de Gantt do Excel.

Contras:

• É um software de gerenciamento de projetos caro e difícil de usar.
• Não é uma ferramenta de gráfico de Gantt baseada em nuvem, portanto, exige que você a instale no computador de cada membro da equipe.
• Não funciona em computadores Mac.

Planilhas Google

Os gráficos de Gantt do Planilhas Google compartilham alguns dos prós e contras que discutimos acima.

Prós:

• É uma ferramenta online que facilita a colaboração em equipe e o compartilhamento de arquivos.
• Ele tem uma interface de usuário amigável e é simples de usar.
• Permite criar gráficos de Gantt básicos com sua planilha e gráficos de barras.

Contras:

• O Google Sheets não é uma ferramenta de gerenciamento de projetos, portanto, não possui outros recursos complementares, como rastreamento de tempo, gerenciamento de carga de trabalho, gerenciamento de tarefas etc.
• Assim como o Excel, ele só permite criar um gráfico de Gantt simples que não possui recursos importantes como identificar o caminho crítico, atribuir tarefas aos membros da equipe, identificar dependências de tarefas, entre outros.

Como você pode ver, embora essas sejam as formas mais comuns de criar um gráfico de Gantt, elas não são a solução ideal que os gerentes de projeto precisam. O ProjectManager tem os recursos certos de gerenciamento de projetos que não apenas permitem que você crie gráficos de Gantt, mas também gerencie seus projetos do início ao fim.

ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos baseado em nuvem. Nosso criador de gráficos de Gantt on-line oferece aos gerentes de projeto as ferramentas para controlar o cronograma, vincular dependências de tarefas e acompanhar o progresso com relatórios integrados. Os membros da equipe obtêm uma plataforma colaborativa para trabalhar de forma mais produtiva. Esse é apenas um aspecto do nosso software, que também possui kanban, calendário e visualizações de lista. Veja como podemos ajudá-lo a gerenciar seu próximo projeto, aproveitando nossa avaliação gratuita de 30 dias.