Como fazer uma estrutura de divisão de recursos (RBS)

Há muitos aspectos no planejamento de um projeto. Eles tendem a girar em torno da tripla restrição de tempo, custo e escopo. Uma dessas órbitas são os recursos. Os recursos podem ser afetados por todas essas três restrições e, portanto, exigem um método para controlá-los – às vezes até mesmo um software de gerenciamento de recursos.

“Recursos” é um termo amplo, é claro, e refere-se não apenas aos materiais e equipamentos usados ​​em um projeto, mas também aos recursos humanos. Na verdade, as pessoas que compõem sua equipe de projeto são, em muitos aspectos, o recurso mais importante. Afinal, são eles que executarão o projeto e o acompanharão do início ao fim.

No gerenciamento de projetos, a estrutura analítica de recursos (RBS) é uma ferramenta para ajudar no planejamento e controle do trabalho do projeto. Pense nisso como uma estrutura de divisão de trabalho (WBS) para seus recursos, porque é isso que é, e é tão valioso quanto. O uso do software de planejamento de recursos pode ajudá-lo a organizar, agendar e gerenciar seus recursos depois de criar seu RBS.

O que é uma estrutura de divisão de recursos?

Uma estrutura de detalhamento de recursos é uma lista dos recursos que serão necessários para executar seu projeto. A lista é dividida por função e tipo e, no mínimo, cobrirá as pessoas necessárias para concluir um projeto com sucesso. No entanto, na sua forma mais completa, incluirá qualquer coisa em que você gaste dinheiro para o projeto, como pessoas, ferramentas de gerenciamento de projetos, equipamentos, materiais e até taxas e licenças.

No entanto, uma estrutura de detalhamento de recursos é mais do que apenas uma lista: é um gráfico hierárquico usado para ajudar os gerentes de projeto a organizar recursos e criar um plano de recursos. Uma RBS informará o orçamento, pois uma lista completa de recursos facilitará a estimativa de quanto custará um projeto. É um meio de ficar dentro do orçamento, em vez de gastar de forma irregular.

Quem faz uma estrutura de detalhamento de recursos?

Um gerente de projeto é a pessoa da equipe do projeto responsável por usar a estrutura de divisão de recursos, embora geralmente busque a opinião de outras pessoas da equipe. Ele permite que eles identifiquem quantos recursos precisam, dividindo o projeto por nível de tarefa e os recursos necessários para cada um. Isso criará uma compreensão do escopo do projeto.

Quando é feito?

É durante a fase de planejamento de um projeto que o gerente de projeto utilizará uma RBS. Ele pode ser usado para qualquer número de tipos de recursos, como suporte ao cliente, ao determinar o tipo de cliente para o projeto, quais instalações são necessárias, equipamentos, ferramentas de software, etc.

Quais são seus benefícios?

Um dos benefícios de usar um RBS é que ele ajuda a organizar melhor os recursos e alinha claramente esses recursos com as metas e objetivos gerais da organização. Ele também fornece uma referência visual rápida sobre alocação de recursos e carga de trabalho, bem como recursos e atribuições individuais.

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Como fazer uma estrutura de detalhamento de recursos

Em termos de formato, a RBS é como a WBS e exige uma estimativa de quais recursos serão necessários para cada tarefa do projeto. Portanto, a lista de tarefas é essencial para coletar os recursos necessários.

Mas um gerente de projeto naturalmente buscará informações de uma ampla variedade de fontes; estes incluem o cronograma, registro de riscos, estimativas de custos e outros processos organizacionais. Isso permite que um gerente de projeto reúna totalmente todos os recursos que serão necessários para executar o projeto.

O RBS geralmente é criado como um diagrama de árvore. No topo está a entrega final do projeto, sob a qual estão os recursos divididos, cada um em uma ramificação individual abaixo do título geral do projeto. Essas ramificações são os tipos de recursos, como o local onde o projeto está ocorrendo, os equipamentos que estão sendo usados ​​e a equipe que está executando o projeto.

Uma planilha também pode ser usada para criar uma divisão horizontal de recursos. Ele começará com o número do recurso à esquerda e se moverá pela planilha para detalhar as categorias e tipos de recursos, quantidade e notas.

Exemplo de estrutura de detalhamento de recursos

Para ter uma visão diferente do que é um RBS, vamos dar uma olhada em um exemplo simples da vida real. Estamos fazendo uma ponte. Há um local, naturalmente, que a ponte irá atravessar. Mas grandes partes da ponte serão construídas em outro lugar e depois montadas no local.

Por isso, temos a instalação onde a fabricação está ocorrendo, mas também salas de reuniões e conferências. Haverá também um departamento de engenharia onde os planos são feitos e um escritório improvisado no local para o mestre de obras e trabalhadores.

A seguir está nossa lista de equipamentos. Isso incluirá equipamentos pesados, como tratores, guindastes, retroescavadeiras, escavadeiras e equipamentos leves, como soldadores, torres de luz, ferramentas manuais e carrinhos de mão.

O software é outro recurso que será usado principalmente durante a fase de projeto, mas é provável que haja um software de gerenciamento de recursos para facilitar o planejamento, o monitoramento e a geração de relatórios sobre o projeto em geral.

Finalmente, mas talvez o mais importante, você deve detalhar seus recursos humanos. Para a construção de pontes, isso incluirá designers, engenheiros, equipe de construção.

Esta é uma versão básica de um RBS, mas serve para colocar um pouco de carne na ideia e trazê-la à vida de uma maneira que uma definição abstrata não pode. Se você é mais do tipo visual, criamos uma ilustração para iluminar ainda mais a ideia.

Gerente de Projetos e Gerenciamento de Recursos

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Mapeie seus recursos no gráfico de Gantt

O primeiro passo para fazer uma RBS é entender as tarefas necessárias para um projeto de sucesso. Os gráficos de Gantt online mapeiam tarefas em fases, criam dependências e agendam recursos em uma linha do tempo do projeto. Isso ajuda você a entender exatamente quais recursos você precisa identificar em sua estrutura de detalhamento de recursos.

Depois de identificadas, as tarefas podem ser atribuídas na visualização de Gantt, além de poder ver a quantidade de horas que cada membro da equipe passou trabalhando nessa tarefa. Você pode ver rapidamente se os membros da equipe estão superalocados ou subalocados para manter seu recurso equilibrado.

Acompanhe o trabalho da sua equipe

Com as nossas ferramentas de gestão de equipas, pode identificar os seus recursos humanos e categorizar as equipas, bem como os suprimentos e equipamentos. As taxas horárias dos membros da equipe são visíveis em todo o software e, à medida que as equipes registram suas horas, o custo real é calculado e comparado com o custo planejado. Isso mantém os gerentes de projeto no controle dos custos e alinhados com seus orçamentos.

Software baseado em nuvem oferece gerenciamento de recursos em tempo real

Como somos um software baseado em nuvem, você obtém os dados mais atuais em nosso painel em tempo real para ajudá-lo a planejar projetos, agendar recursos, equilibrar a carga de trabalho e reatribuir tarefas conforme necessário. Fornecemos transparência em seus recursos em tempo real durante a execução do projeto para ajudá-lo a rastreá-los com precisão.

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