Estudo Piloto - Como Fazer Funcionar

Os projetos são arriscados e os gerentes de projeto procuram reduzir esse risco. Há muitas maneiras de fazer isso, desde uma avaliação de risco até a pesquisa de dados históricos sobre projetos semelhantes e um planejamento completo. Embora os problemas inevitavelmente surjam em qualquer projeto, quanto mais eles puderem ser identificados e controlados, menos eles serão um problema.

Mas e o projeto todo? será que vai dar certo? Será rentável e será concluído dentro de um prazo razoável? Há tantas perguntas fora da probabilidade de algo dar errado. Como um gerente de projeto pode testar as águas, por assim dizer, e ver se o projeto é viável?

É aí que entra um estudo piloto. Você já deve ter ouvido falar dele como projeto piloto, teste piloto e até mesmo experimento piloto. Pense nisso como um teste de sabor para ver se você vai querer comer a refeição inteira. Para um projeto, é um pequeno passo para garantir que a jornada maior valha a pena.

O que é um estudo piloto?

Um estudo piloto é um projeto de pequena escala que é usado para testar a viabilidade, duração, custo e riscos do projeto em grande escala. Através deste estudo, melhorias podem ser feitas para melhorar o desempenho do projeto maior.

As razões para um estudo piloto são óbvias. Por que perder tempo, esforço e dinheiro em um projeto destinado ao fracasso? Com um estudo piloto, fica claro se o projeto vale ou não a pena. É uma pequena despesa inicial que pode economizar uma grande perda mais tarde.

Também é um ótimo processo para encontrar inadequações na concepção do projeto que seriam dispendiosas para corrigir quando o projeto está a todo vapor. No entanto, essas falhas podem ser redesenhadas antes da execução do projeto em escala real e, portanto, agregam eficiências que tornam todo o processo mais produtivo.

Os insights de um estudo piloto são inestimáveis ​​e valem o esforço, custo e tempo. Eles podem mostrar armadilhas que não são evidentes, coisas que estão faltando no plano e muito mais. Tudo isso economiza dinheiro a longo prazo e abre caminho para um resultado mais bem-sucedido.

Como executar um estudo piloto

Um estudo piloto precisa incorporar cada característica ou atividade do projeto. Ele deve dividir o projeto em tarefas que são testadas. Mas isso vai falar sobre a viabilidade do projeto em grande escala. Também é aconselhável procurar quaisquer dados históricos que você possa obter de outras empresas ou organizações que tenham estudos de caso relevantes para o trabalho que você está prestes a iniciar. Depois de fazer isso, siga estas seis etapas para implementar um estudo piloto eficaz.

1. Tenha um objetivo claro

Sem um objetivo claro, uma razão para iniciar um estudo piloto, não pode haver foco. Sem foco, seu trabalho não atingirá o alvo, pois não haverá alvo a ser atingido. Antes de começar, é imperativo saber o que você está estudando e definir um objetivo do projeto. Parece um passo óbvio, mas muitas vezes os projetos tropeçam ignorantemente sem ele.

Portanto, faça algumas perguntas para aprimorar o estudo piloto. Como é o sucesso? Pode ser um produto mais barato, ou talvez seja mais importante economizar tempo e colocar o produto no mercado mais rapidamente. Seja qual for o objetivo, esclareça-o, certifique-se de que está claramente declarado e, em seguida, mantenha-o em mente à medida que avança no estudo piloto. Isso permite que você decida se o estudo piloto é um sucesso ou um fracasso.

2. Determine a Duração

O próximo passo é decidir quanto tempo o estudo piloto deve ser. Isso dependerá do que você está estudando, qual é o seu objetivo e quanto tempo levaria para executar o estudo piloto para ter uma ideia de seus prós e contras. Isso inclui o tempo de configuração e quaisquer outros processos auxiliares.

3. Crie um Grupo de Estudo

O grupo que está testando o produto ou tecnologia é importante. Eles fornecerão os dados de que você precisa para tomar uma decisão sobre avançar ou retrabalhar alguns recursos. Portanto, o grupo deve ser grande o suficiente para fornecer dados utilizáveis, mas não tão grande que se torne pesado. Normalmente, o tamanho do grupo é entre 10 e 20 pessoas. Estes devem ser indivíduos que entendem como usar a tecnologia e o fazem regularmente.

4. Tenha um plano de integração

Essa etapa não é apenas vital para o grupo de estudo, mas também será um recurso valioso posteriormente no projeto, ao passar pelo processo de controle de qualidade. Você já terá um conjunto de instruções para divulgar entre sua equipe para testes. Você vai querer ter treinamento e recursos disponíveis para ajudar os usuários no estudo. Se e quando o produto ou tecnologia estiver pronto para o mercado, você terá um conjunto de usuários confortáveis ​​com ele, o que ajuda na adoção em larga escala do produto ou tecnologia.

5. Obtenha comentários

Isso soa como um acéfalo. Qual é o sentido de um estudo piloto se você não receber feedback? Mas às vezes são os passos mais óbvios que se perdem na confusão. Não negligencie este.

O estudo piloto é um relatório de tentativa e erro, então você quer saber se funcionou ou não. Isso fornece as informações necessárias para solucionar problemas antes de uma distribuição em grande escala.

O grupo de estudo piloto deve ter ampla oportunidade de compartilhar sua experiência ao longo de todo o processo, não apenas no final dele. Quando o estudo piloto estiver concluído, você poderá usar métodos mais formais de coleta de dados, como discussões em grupo, pesquisas e autoavaliações.

6. Resolver problemas

O objetivo de todo o estudo piloto é ter uma lista de desafios que devem ser enfrentados. Portanto, a última etapa desse processo é trabalhar em quaisquer problemas ou obstáculos no caminho para o mercado que você descobriu e resolvê-los antes de lançar o produto ou a tecnologia.

É importante lembrar que você deseja que os benefícios de seu projeto superem quaisquer custos, tempo e esforço necessários para implementá-lo. Este é o pensamento básico de retorno sobre o investimento e será o fator final para decidir sobre a viabilidade do projeto daqui para frente.

Como o ProjectManager ajuda um estudo piloto

Um estudo piloto é um projeto. Como escrevemos anteriormente, ele difere apenas em termos de tamanho. Portanto, o software de gerenciamento de projetos é fundamental para garantir que você o planeje e implemente bem. Com o ProjectManager, você pode planejar todas as fases do estudo piloto em um quadro Kanban. Cada passo é um título de coluna e as tarefas são cartões que passam horizontalmente por eles.

Com nossas várias visualizações, você pode acompanhar ainda mais o projeto alternando para a visualização de Gantt, que coloca todas as tarefas em uma linha do tempo do projeto. As datas de início e término são representadas por pontos na linha do tempo, com uma barra conectando-as para ilustrar a duração da tarefa. As tarefas dependentes podem ser vinculadas e todas as tarefas podem ser atribuídas a quem for responsável por executá-las.

Enquanto isso, os gerentes de projeto obtêm a transparência que desejam em todos os aspectos do projeto. Nosso painel obtém dados atuais e processa esses números para exibir em gráficos e tabelas coloridas. Seis métricas do projeto são rastreadas, como progresso da tarefa, integridade e variação.

O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos baseado em nuvem que mantém os projetos em execução em todas as fases, desde o início até o fechamento. Os gerentes de projeto obtêm as ferramentas necessárias para planejar, acompanhar e relatar melhor o progresso, enquanto as equipes recebem recursos colaborativos que as tornam mais produtivas. Experimente o ProjectManager com seu próximo projeto com esta avaliação gratuita de 30 dias.