5 técnicas de gerenciamento de projetos que todo PM deve conhecer

O mundo da gestão de projetos é vasto. Abrange muitas indústrias e requer uma gama de habilidades. Mas o fio comum que une essa disciplina diversificada são as técnicas que os gerentes de projeto usam para realizar o trabalho.

As técnicas de gerenciamento de projetos tornam o planejamento e o gerenciamento de projetos mais fáceis e eficazes. Eles podem ser aplicados a qualquer projeto, independentemente do campo ou da indústria. E usados ​​em conjunto com o software de gerenciamento de projetos, eles ajudam a economizar tempo e reduzir custos.

Existem muitas técnicas de gerenciamento de projetos para escolher. Aqui estão cinco dos melhores que todo gerente de projeto deve saber para controlar seus projetos e orientá-los para fins bem-sucedidos.

1. Estrutura Analítica do Trabalho (WBS)

Projetos grandes e pequenos podem parecer esmagadores à primeira vista. Há muito o que fazer. A ideia de apenas pular e aprender a nadar é como os projetos se afogam em tempo e custos perdidos. Como qualquer gerente de projeto experiente sabe, tudo deve primeiro ser planejado antes de colocá-lo em ação.

Uma estrutura analítica do trabalho (WBS) é uma maneira de organizar o trabalho em partes menores e mais gerenciáveis. De acordo com o Project Management Body of Knowledge (PMBOK), a WBS é uma “decomposição hierárquica orientada para a entrega do trabalho a ser executado pela equipe”.

O que isso significa é que a WBS é uma representação gráfica de todas as tarefas do projeto. No topo está o produto final com uma linha que desce a página até uma caixa (ou caixas) que representam as tarefas maiores que levam a esse projeto concluído. Cada uma dessas caixas é então anexada com linhas que passam por baixo para tarefas menores.

Dividir e conquistar

O uso de uma estrutura analítica do projeto permite dividir o escopo do projeto em partes menores que podem ser trabalhadas pela equipe do projeto. À medida que os níveis descem na WBS, há mais definição e detalhes. Isso fornece uma espécie de mapa de tarefas para o projeto.

A WBS é criada por toda a equipe que identifica as principais entregas e as subdivide em subentregas cada vez menores. Esse processo continua até que a equipe chegue a um ponto em que a tarefa possa ser cumprida, quem receberá essa atribuição.

Uma WBS define e organiza um projeto, mas também pode ser usada para dividir mais do que apenas tarefas. Os orçamentos podem ser calculados com base no cronograma de detalhamento e até mesmo nos riscos quando uma filial não está bem definida. Comece com um modelo de WBS gratuito.

2. Gráfico de Gantt

Um gráfico de Gantt é outra técnica visual de gerenciamento de projetos, mas esta tem ainda mais aplicações para um gerente de projetos. Fazer um gráfico de Gantt é uma técnica, mas pode ser combinado com uma ferramenta de gráfico de Gantt para tornar essa técnica muito mais fácil de executar.

Os gráficos de Gantt podem ajudar com mais do que planejar e agendar tarefas em um ou vários projetos. Você também pode planejar e agendar projetos inteiros, planejar sprints e marcos, agendar o trabalho das equipes e comparar cronogramas planejados versus reais em seu projeto.

Se você estiver usando o gráfico de Gantt on-line no ProjectManager, terá a liberdade de ajustar os cronogramas conforme necessário e até vincular tarefas dependentes, apenas clicando e arrastando. As dependências de tarefa são usadas quando há tarefas que não podem ser iniciadas até que outra seja concluída. Eles podem ser vinculados no ProjectManager, para que não haja tempo de inatividade ou bloqueio de membros da equipe.

Cada tarefa agora pode ser atribuída a membros individuais da equipe e os gerentes de projeto podem automatizar as notificações sobre os próximos prazos para manter o projeto nos trilhos. Quando a equipe atualiza seu status, essas informações são refletidas instantaneamente em todo o ProjectManager, para que todos estejam sempre na mesma página.

3. PERT

PERT é um acrônimo que significa avaliação de programa e técnica de revisão. É uma técnica de gerenciamento de projetos para ajudar nas estimativas de tempo. A programação é fundamental para concluir um projeto no prazo, obviamente, mas também dentro do orçamento definido. Quanto mais você trabalha, mais você paga.

Então, como funciona o PERT? Ele gerencia probabilidades usando muitos métodos estatísticos simples. O PERT divide as tarefas em atividades detalhadas, usando a WBS discutida acima, e as adiciona a um gráfico de Gantt para identificar as atividades que são interdependentes. A partir desses dados, você cria um mapa ilustrativo da rede de atividades e suas interdependências.

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No mapa, um nó representa um evento e as atividades são representadas por setas desenhadas de um evento para outro com base em sua ordem. A partir disso, é calculado o tempo mais cedo (TE) e o tempo mais recente (TL) para cada atividade, bem como o tempo de folga para cada atividade.

4. Método do Caminho Crítico (CPM)

O Método do Caminho Crítico (CPM) é uma pedra angular das técnicas de gerenciamento de projetos. O CPM exige que você construa um modelo de projeto que inclua uma lista de todas as tarefas ou uma WBS, a duração para concluir cada uma dessas tarefas, quais dependências, se houver, vinculam as tarefas e os pontos de extremidade, como marcos e entregas, para o projeto.

Com essas informações, você pode calcular o caminho mais longo das tarefas planejadas até sua conclusão, incluindo a primeira e a última hora em que essas tarefas podem começar e terminar sem afetar o cronograma do projeto. Agora você sabe quais tarefas são críticas para o projeto e quais têm folga ou podem ser atrasadas sem alongar o cronograma do projeto.

Portanto, como uma técnica de gerenciamento de projetos, o CPM é uma sequência de tarefas que somam a maior duração total, se há folga (seja folga livre, que é uma tarefa dependente ou folga total, com o projeto geral) ou não. Com essas informações, você pode descobrir o menor tempo necessário para concluir o projeto.

Nem todas as ferramentas de gerenciamento de projetos podem filtrar o caminho crítico automaticamente. Você mesmo deve fazer os cálculos. Mas o ProjectManager encontra o caminho crítico com um clique em nossa visualização de Gantt, economizando seu tempo valioso. Depois que sua programação for planejada, defina a linha de base no Gantt. Isso permite que você compare seu progresso real com o esforço planejado, o que o ajuda a permanecer no caminho certo.

O Caminho Crítico Melhora a Priorização e a Tomada de Decisões

CPM é realmente um algoritmo usado para ajudar na tomada de decisões. Ao receber dados específicos (hora de início, duração, hora de término), determina quais atividades são mais importantes ou críticas para o sucesso do projeto.

Em termos de lidar com contingências, que estão sempre ao virar da esquina em qualquer projeto, o CPM tem algo chamado fast tracking. Este é um processo de execução de várias tarefas no caminho crítico em paralelo. O que isso faz é reduzir o tempo total do projeto. Isso só funciona se a tarefa não for dependente. Mas requer mais recursos e pode afetar a qualidade.

No geral, o CPM ajuda a reduzir atrasos otimizando o trabalho ao longo do caminho crítico. Ele também pode visualizar dependências, o que permite que as tarefas sejam priorizadas. O CPM melhora a organização dividindo as entregas em sequências. Aumenta a eficiência e ajuda a calcular a flutuação para distribuir melhor os recursos.

5. Kanban

Kanban é usado na manufatura enxuta e se parece com uma série de cartões em um quadro, que é usado para visualizar o fluxo de trabalho.

Kanban pode ser usado como uma técnica de gerenciamento de projetos para ajudar a monitorar e gerenciar projetos, enfatizando a entrega contínua sem sobrecarregar muito a equipe. Kanban ajuda a equipe do projeto a trabalhar em conjunto com mais eficiência.

O software de gerenciamento de projetos leva o Kanban para o próximo nível. O ProjectManager tem uma visualização de quadro que sincroniza com todas as outras visualizações do projeto, permitindo que as equipes trabalhem como quiserem. Todas as atualizações são refletidas em toda a ferramenta. As equipes adoram como podem gerenciar seu backlog e planejar sprints. Os gerentes obtêm a transparência que desejam para ver possíveis bloqueios e realocar recursos rapidamente para manter a produção avançando sem problemas.

O quadro do projeto ajuda os membros da equipe a visualizar o que devem fazer hoje, vendo sua tarefa no contexto mais amplo dos outros. Isso limita a quantidade de trabalho em andamento (WIP) e equilibra o fluxo de trabalho para evitar sobrecarregar a equipe. Como os cartões no quadro podem ser priorizados, o fluxo de trabalho é aprimorado. Depois que uma tarefa é concluída, o cartão é movido para a próxima coluna e o membro da equipe começa no cartão que está no topo de sua coluna de tarefas.

Essa técnica de gerenciamento de projetos promove um ambiente colaborativo contínuo e permite que a equipe altere e melhore o fluxo de trabalho. O Kanban é especialmente adequado para projetos ágeis, mas pode ser aplicado a qualquer projeto e é adotado por pensadores mais visuais.

O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos baseado em nuvem que possui recursos que aprimoram as técnicas de gerenciamento de projetos e as integram a um painel em tempo real para monitorar e relatar o progresso. Gráficos de Gantt online podem carregar WBS e outros MS Project ou planilhas para lhe dar maior controle. Enquanto nossos quadros Kanban visualizam o fluxo de trabalho e ajudam as equipes a colaborar e trabalhar em conjunto com mais eficiência. Experimente gratuitamente fazendo esta avaliação gratuita de 30 dias.