Jak stworzyć strukturę podziału zasobów (RBS)

Planowanie projektu ma wiele aspektów. Zwykle obracają się wokół potrójnego ograniczenia czasu, kosztów i zakresu. Jedną z takich orbit są zasoby. Na zasoby mogą mieć wpływ wszystkie trzy z tych ograniczeń i dlatego wymagają metody ich kontrolowania — czasami nawet oprogramowania do zarządzania zasobami.

„Zasoby” to oczywiście szerokie pojęcie i odnosi się nie tylko do materiałów i sprzętu wykorzystywanego w projekcie, ale także do zasobów ludzkich. W rzeczywistości osoby, które tworzą Twój zespół projektowy, są pod wieloma względami najważniejszym zasobem. To oni w końcu zrealizują projekt i będą go opiekować od początku do końca.

W zarządzaniu projektami struktura podziału zasobów (RBS) jest narzędziem pomagającym w planowaniu i kontrolowaniu prac projektowych. Pomyśl o tym jako o strukturze podziału pracy (WBS) dla swoich zasobów, ponieważ tak właśnie jest i jest równie cenna. Korzystanie z oprogramowania do planowania zasobów może pomóc w organizowaniu, planowaniu i zarządzaniu zasobami po utworzeniu RBS.

Co to jest struktura podziału zasobów?

Struktura podziału zasobów to lista zasobów, które będą wymagane do realizacji projektu. Lista jest podzielona według funkcji i typu i zawiera przynajmniej osoby potrzebne do pomyślnego zakończenia projektu. Jednak najdokładniej będzie obejmować wszystko, na co wydajesz pieniądze na projekt, takie jak ludzie, narzędzia do zarządzania projektami, sprzęt, materiały, a nawet opłaty i licencje.

Struktura podziału zasobów to jednak coś więcej niż tylko lista: to hierarchiczny wykres, który pomaga kierownikom projektów w organizowaniu zasobów i tworzeniu planu zasobów. RBS poinformuje budżet, ponieważ dokładna lista zasobów ułatwi oszacowanie kosztów projektu. Jest to sposób na utrzymanie się w budżecie, a nie chaotyczne wydawanie pieniędzy.

Kto tworzy strukturę podziału zasobów?

Kierownik projektu to osoba w zespole projektowym, która jest odpowiedzialna za korzystanie ze struktury podziału zasobów, chociaż zwykle będzie szukała informacji od innych członków zespołu. Pozwala im określić, ile zasobów potrzebują, rozkładając projekt na poziom zadania i zasoby potrzebne dla każdego z nich. Stworzy to zrozumienie zakresu projektu.

Kiedy to się robi?

To właśnie na etapie planowania projektu kierownik projektu będzie korzystał z RBS. Może być stosowany do dowolnej liczby rodzajów zasobów, takich jak obsługa klienta, przy określaniu rodzaju klienta dla projektu, potrzebnych obiektów, sprzętu, narzędzi programowych itp.

Jakie są jego zalety?

Jedną z zalet korzystania z RBS jest to, że pomaga lepiej organizować zasoby i wyraźnie dopasowuje te zasoby do ogólnych celów i zadań organizacji. Zapewnia również szybkie wizualne informacje na temat alokacji zasobów i obciążenia pracą, a także poszczególnych zasobów i przydziałów.

Powiązane: Bezpłatny szablon planowania zasobów

Jak stworzyć strukturę podziału zasobów

Pod względem formatu RBS jest podobny do WBS i wymaga oszacowania, które zasoby będą potrzebne do każdego zadania w projekcie. Dlatego lista zadań jest niezbędna do zebrania niezbędnych zasobów.

Ale kierownik projektu w naturalny sposób będzie szukał wkładu z wielu różnych źródeł; obejmują one harmonogram, rejestr ryzyk, kosztorysy i inne procesy organizacyjne. Pozwala to kierownikowi projektu na pełne zgromadzenie wszystkich zasobów, które będą potrzebne do realizacji projektu.

RBS jest zwykle tworzony jako diagram drzewa. Na górze znajduje się końcowy produkt projektu, w ramach którego znajduje się podział zasobów, każdy w osobnym oddziale poniżej ogólnego nagłówka projektu. Te gałęzie to typy zasobów, takie jak miejsce realizacji projektu, używany sprzęt i zespół realizujący projekt.

Arkusz kalkulacyjny może również służyć do tworzenia poziomego podziału zasobów. Rozpoczyna się od numeru zasobu po lewej stronie i przesuwa się po arkuszu kalkulacyjnym, aby wyszczególnić kategorie i typy zasobów, ilość i uwagi.

Przykład struktury podziału zasobów

Aby uzyskać inny pogląd na to, czym jest RBS, spójrzmy na prosty, rzeczywisty przykład. Tworzymy most. Oczywiście jest miejsce, przez które most będzie przechodził. Ale duże fragmenty mostu zostaną zbudowane gdzie indziej, a następnie zmontowane na miejscu.

W związku z tym mamy obiekt, w którym odbywa się produkcja, ale także sale konferencyjne i konferencyjne. Będzie też dział inżynieryjny, w którym opracowywane są plany, oraz prowizoryczne biuro na miejscu dla brygadzisty i pracowników.

Dalej jest nasza lista wyposażenia. Będzie to obejmować ciężki sprzęt, taki jak traktory, dźwigi, koparko-ładowarki, koparki oraz lekki sprzęt, taki jak spawarki, wieże oświetleniowe, narzędzia ręczne i taczki.

Oprogramowanie to kolejny zasób, który będzie używany głównie w fazie projektowania, ale prawdopodobnie pojawi się oprogramowanie do zarządzania zasobami, które ułatwi planowanie, monitorowanie i raportowanie projektu na większą skalę.

Na koniec, ale być może najważniejsze, będziesz chciał szczegółowo opisać swoje zasoby ludzkie. W przypadku budowy mostów będą to projektanci, inżynierowie, ekipa budowlana.

Jest to wersja RBS z gołymi kośćmi, ale służy do ukazania pomysłu i ożywienia go w sposób, którego abstrakcyjna definicja może nie. Jeśli jesteś bardziej wizualnym uczniem, zbudowaliśmy ilustrację, aby jeszcze bardziej naświetlić ten pomysł.

Kierownik Projektu i Zarządzanie Zasobami

Podział zasobów to dopiero początek zarządzania zasobami w projekcie. ProjectManager pomaga w dalszej kontroli zasobów w projekcie za pomocą naszego oprogramowania do zarządzania zasobami, aby jeszcze bardziej pomóc w zarządzaniu czasem i pieniędzmi.

Mapuj swoje zasoby na wykresie Gantta

Pierwszym krokiem do stworzenia RBS jest zrozumienie zadań wymaganych do udanego projektu. Wykresy Gantta online mapują zadania na fazy, tworzą zależności i planują zasoby na osi czasu projektu. Pomaga to dokładnie zrozumieć, które zasoby należy zidentyfikować w strukturze podziału zasobów.

Po ich zidentyfikowaniu zadania można przypisywać z widoku Gantta, a także można zobaczyć liczbę godzin, które każdy członek zespołu spędził pracując nad tym zadaniem. Na pierwszy rzut oka możesz sprawdzić, czy członkowie zespołu mają nadmierną lub niewystarczającą alokację, aby utrzymać równowagę zasobów.

Śledź pracę swojego zespołu

Dzięki naszym narzędziom do zarządzania zespołami możesz zidentyfikować swoje zasoby ludzkie i kategoryzować zespoły, a także materiały eksploatacyjne i sprzęt. Stawki godzinowe członków zespołu są widoczne w całym oprogramowaniu, a gdy zespoły rejestrują swoje godziny, rzeczywisty koszt jest obliczany i porównywany z kosztem planowanym. Dzięki temu kierownicy projektów mają kontrolę nad kosztami i są zgodne z ich budżetami.

Oprogramowanie oparte na chmurze oferuje zarządzanie zasobami w czasie rzeczywistym

Ponieważ jesteśmy oprogramowaniem opartym na chmurze, otrzymujesz najbardziej aktualne dane na naszym pulpicie nawigacyjnym w czasie rzeczywistym, aby pomóc Ci planować projekty, planować zasoby, równoważyć obciążenie i ponownie przydzielać zadania zgodnie z potrzebami. Zapewniamy przejrzystość Twoich zasobów w czasie rzeczywistym podczas realizacji projektu, aby pomóc Ci je dokładnie śledzić.

ProjectManager to oparte na chmurze oprogramowanie do zarządzania projektami, które kontroluje każdy aspekt Twoich zasobów i projektów. Od planowania po monitorowanie i raportowanie, mamy funkcje, których oczekują kierownicy projektów, oraz platformę współpracy, która daje zespołom autonomię w bardziej produktywnym wykonywaniu pracy. Zobacz, jak może Ci to pomóc, korzystając z tej bezpłatnej 30-dniowej wersji próbnej.