Jak zrobić wykres Gantta w 5 krokach

Wykresy Gantta istnieją od dawna, ale odkąd przeszły z analogowych na cyfrowe, łatwość ich użycia sprawiła, że ​​stały się podstawą zarządzania projektami.

Co to jest wykres Gantta?

Wykres Gantta to skumulowany wykres słupkowy, który organizuje czynności związane z pracą nad projektem na osi czasu, która pokazuje ich czas trwania, zależności i umożliwia kierownikom projektów przypisywanie ich do członków zespołu. Wykresy Gantta są ważnym narzędziem do planowania i harmonogramowania projektów.

Po lewej stronie diagramu Gantta znajduje się lista zadań, a po prawej oś czasu na wykresie słupkowym, na której te zadania są umieszczane zgodnie z momentem ich wystąpienia w projekcie. Każde zadanie jest opatrzone datą rozpoczęcia i datą zakończenia. Tyle trwa zadanie. Jest to graficznie linia między dwoma punktami.

Ten układ ułatwia kierownikom projektów sprawdzenie, jakie są zadania, kiedy każde z nich się zaczyna i kończy oraz jak długo powinno trwać wykonanie zadania. Wykres Gantta pokazuje również, gdzie zadania się pokrywają, w jakim stopniu, a także czas trwania całego projektu.

Do czego służy wykres Gantta?

Wykresy Gantta to wszechstronne narzędzia do zarządzania projektami, które mają różne cele. Służą do planowania, harmonogramowania i monitorowania projektów. Na etapie planowania wykresy Gantta pomagają kierownikom projektów wizualizować oś czasu projektu, aby mogli określić, jakie zasoby są potrzebne, kiedy, jak przypisać obciążenie, a także zrozumieć, jakie są działania ścieżki krytycznej projektu.

Następnie, gdy wszystkie działania projektowe zostaną uwzględnione na wykresie Gantta, łatwiej jest utworzyć dokładny harmonogram projektu, aby zrealizować plan projektu na czas. Tak więc wykres Gantta pokazuje, jakie zadania są potrzebne do ukończenia projektu i jak długo one potrwają. Ale jak to zrobić, aby zaplanować i zaplanować udany projekt? Poniżej znajduje się pięć kroków, aby utworzyć wykres Gantta.

Kroki, aby zrobić wykres Gantta

Istnieje kilka sposobów na wykonanie wykresu Gantta. Jeśli chcesz być tradycyjnym kierownikiem projektu, możesz wyciągnąć papier i ołówek. To może być dobry sposób na rozpoczęcie tworzenia planu, ale nie jest to wykonalne w przypadku zarządzania projektem ze wszystkimi jego problemami i zmianami.

Aby to ułatwić, oferujemy bezpłatny szablon wykresu Gantta, który daje arkusz kalkulacyjny programu Excel do wypełniania pól. Ale jeśli trzymasz swój harmonogram w arkuszu kalkulacyjnym, będzie to problem. Excel został stworzony, aby tworzyć łatwe i wizualne terminy, ale nie jest narzędziem do zarządzania projektami. To, czego naprawdę potrzebujesz, to oprogramowanie do zarządzania projektami z funkcją tworzenia wykresów Gantta. Zalecamy przesłanie arkusza kalkulacyjnego do naszego internetowego oprogramowania do wykresów Gantta. Korzyści z tego są wyszczególnione poniżej.

To powiedziawszy, nadal musisz przejść przez etapy zbierania wszystkich danych planowania potrzebnych do utworzenia wykresu Gantta, niezależnie od tego, czy wybierzesz szablon wykresu Gantta programu Excel, czy oprogramowanie do wykresów Gantta. Po wykonaniu poniższych pięciu kroków poświęć chwilę na przeczytanie dalej. Wyjaśnimy, w jaki sposób umieszczenie wykresu Gantta online w naszym oprogramowaniu sprawia, że ​​jest on żywym dokumentem, który może nie tylko zaplanować harmonogram, ale także pomóc w jego realizacji.

1. Zrób listę zadań

Zanim będziesz mógł zmapować pracę, musisz mieć jej listę. Ta lista zadań musi być dokładna i kompletna, aby była skuteczna. Dlatego zaleca się korzystanie ze struktury podziału pracy (WBS).

Narzędzie to, jak sama nazwa wskazuje, rozbija większe, złożone (lub małe, prostsze) projekty, dzieląc pracę na poszczególne czynności. Rozpoczyna się od końcowego produktu i idzie krok po kroku wstecz, aby uzyskać niezbędne kroki niezbędne do zakończenia projektu.

Podczas zbierania zadań nie zaszkodzi spojrzeć wstecz na dane historyczne powiązanych projektów, aby zorientować się, jak długo trwają. Ponadto rozmowa z osobami, które przeszły przez podobne projekty, czy to w zespole, czy poza nim, może pomóc w przejściu do następnego kroku.

Powiązane: Szablon struktury podziału pracy (WBS)

2. Jakie są daty rozpoczęcia i zakończenia zadań?

To wtedy bierzesz zadania i sekwencjonujesz je na osi czasu projektu. Jest możliwe, a nawet prawdopodobne, że niektóre zadania będą wykonywane w tym samym czasie, ale przez różnych członków zespołu.

Gdy określisz datę rozpoczęcia, Twoje zadania pojawią się na osi czasu wykresu słupkowego w tym dniu. Następnie, korzystając z wiedzy zdobytej w ostatnim kroku, oszacuj czas wykonania zadania. Tworzy to dwa punkty i pasek między nimi, oznaczając czas potrzebny na wykonanie zadania w trakcie całego projektu.

To pierwszy krok w kierunku stworzenia harmonogramu projektu. Czas trwania Twoich zadań to czas między datą rozpoczęcia a datą zakończenia. Teraz gotujesz na gazie. Nie masz już tylko listy zadań, ale wizualną reprezentację swojego projektu rozłożoną na osi czasu. Zapewnia to szybką pomoc w postępach po wykonaniu projektu.

3. Dodaj kamienie milowe

Dodaj kamienie milowe do wykresu Gantta, aby oznaczyć ukończenie elementów dostarczanych projektu lub etapów pracy. Chociaż chcesz zebrać każde zadanie, nieważne jak małe, nie chcesz zaniedbywać dużego obrazu. Wykresy Gantta umożliwiają rozbicie projektu na fazy lub zaznaczenie zakończenia dużej, unikalnej części projektu.

Pomocne jest posiadanie kamieni milowych w projekcie. Nie tylko podnosi morale, gdy widzisz, że ukończyłeś dużą część projektu, ale wyznacza kluczowe wydarzenia, działając jak drogowskazy na drodze do ostatecznego celu.

4. Zidentyfikuj zależności zadań

Podczas gdy niektóre zadania mogą być wykonywane w tym samym czasie, inne nie mogą zostać rozpoczęte, dopóki inne nie zostaną zakończone. Są to tak zwane zależności zadań. Jeśli nie zostaną zidentyfikowane, mogą tworzyć wąskie gardła w przepływie pracy Twojego zespołu.

Istnieją cztery typy zależności zadań.

1. Zakończ, aby rozpocząć: Zadanie nie może się rozpocząć, dopóki nie zostanie zakończone.
2. Rozpocznij, aby rozpocząć: zadanie nie może się rozpocząć, dopóki nie zostanie uruchomione.
3. Od zakończenia do zakończenia: zadanie nie może zakończyć się przed zakończeniem.
4. Od początku do końca: zadanie nie może zakończyć się przed rozpoczęciem.

Po zidentyfikowaniu tych zależności zadań utwórz je na wykresie Gantta, łącząc powiązane zadania. W ten sposób będziesz mógł łatwo zobaczyć, które zadania są od siebie zależne.

5. Rozpocznij przypisywanie

Gdy masz już zadania, kamienie milowe, czasy trwania i zależności na wykresie Gantta, możesz rozpocząć przypisywanie zadań. To tutaj dajesz członkom zespołu pracę. Są teraz odpowiedzialni za dotrzymanie terminów zadań, do których są przydzieleni.

Menedżerowie projektów mogą używać wykresu Gantta do tworzenia harmonogramu projektu i jako wizualnego przewodnika do śledzenia postępów zespołu podczas pracy nad przydziałami. Ale wykres Gantta może zrobić znacznie więcej, jeśli pracujesz z doskonałym oprogramowaniem do zarządzania projektami.

Jak ProjectManager powiększa wykres Gantta?

Niezależnie od tego, czy korzystałeś z naszego szablonu wykresu Gantta, czy po prostu zebrałeś listę zadań w arkuszu kalkulacyjnym Excel lub Arkusze Google, możesz przejść na wyższy poziom, importując dokument do kreatora wykresów Gantta ProjectManagera. Możesz importować pliki MS Project, CSV lub Excel, a Twoje zadania są automatycznie rozkładane na osi czasu wykresu słupkowego.

Następnie możesz wybrać i wybrać odpowiednie kolumny po lewej stronie narzędzia wykresu Gantta. Tam możesz dodać daty rozpoczęcia i zakończenia, zidentyfikować podzadania i oszacować czas trwania każdego działania. Kamienie milowe są dodawane przez symbole rombu, a zależności zadań można łączyć.

Kiedy przychodzi czas na przypisanie zadań członkom zespołu, możesz to zrobić bezpośrednio z naszego narzędzia wykresu Gantta. Następnie członkowie zespołu mogą używać widoku wykresu Gantta jako platformy współpracy podczas wykonywania zadań. Ponieważ ProjectManager jest oprogramowaniem do zarządzania projektami opartym na chmurze, mogą uzyskać do niego dostęp w dowolnym miejscu i czasie, co jest idealne dla zespołów rozproszonych.

Członkowie zespołu mogą również komentować na poziomie zadania, dodając dokumenty w razie potrzeby. Mamy nieograniczone miejsce do przechowywania plików, dzięki czemu mogą dołączać wszelkie niezbędne obrazy lub materiały. Jeśli członek zespołu ma pytanie do kierownika projektu lub innego członka projektu, który nie ma przypisanego zadania, może @ go, a ta osoba zostanie powiadomiona e-mailem, aby mógł dołączyć do dyskusji.

Łatwa edycja i automatyzacja

Jeden zarzut dotyczący wykresów Gantta jest taki, że trudno je edytować. Ale ProjectManager sprawia, że ​​zmiana czasu trwania zadań, dodawanie zależności zadań i aktualizowanie wykresu Gantta jest tak proste, jak przeciąganie i upuszczanie. Po prostu chwyć datę rozpoczęcia i datę zakończenia i przenieś ją tam, gdzie chcesz. To takie proste.

Wykres Gantta online można również zautomatyzować, więc jeśli zadanie jest opóźnione, daty zależnego od niego zadania zostaną dostosowane, aby uniknąć błędów w harmonogramie. Powiadomienia e-mail można również zautomatyzować, aby informować kierowników projektów i członków zespołu po zakończeniu zadań. ProjectManager spełnia obietnicę wykresów Gantta w zarządzaniu projektami.

Jakie inne oprogramowanie jest używane do tworzenia wykresu Gantta?

Obecnie kierownicy projektów mają dostęp do różnych szablonów wykresów Gantta, narzędzi wykresów Gantta i oprogramowania do zarządzania projektami. To są najczęstsze wybory.

Microsoft Excel

Możesz utworzyć podstawowy wykres Gantta za pomocą arkuszy kalkulacyjnych Excel i wykresów słupkowych. Oto kilka zalet i wad korzystania z programu Excel do tworzenia wykresu Gantta:

Plusy:

• Jest to niedrogie rozwiązanie, jeśli masz licencję Microsoft Office.
• Członkowie Twojego zespołu prawdopodobnie znają Microsoft Excel.
• Istnieją szablony programu Excel z wykresami Gantta, których można używać w Internecie.

Cons:

• Microsoft Excel nie jest oprogramowaniem do zarządzania projektami, więc nie ma innych uzupełniających funkcji, takich jak śledzenie czasu, zarządzanie obciążeniem, zarządzanie zadaniami itp.
• Jest to dokument statyczny, który wymaga ręcznej aktualizacji i nie ma w nim ważnych funkcji, takich jak m.in. identyfikowanie ścieżki krytycznej, przypisywanie zadań członkom zespołu, identyfikowanie zależności między zadaniami.
• Każdy członek zespołu, który chce zobaczyć wykres Gantta, musi pobrać plik programu Excel, po jednym dla każdej aktualizacji.

Projekt Microsoft

Microsoft Project lub MS project to narzędzie do zarządzania projektami, które pozwala tworzyć lepsze wykresy Gantta niż arkusze kalkulacyjne Excel. Ma jednak również ograniczenia.

Plusy:

• Posiada inne funkcje zarządzania projektami oprócz kreatora wykresów Gantta.
• Wykresy Gantta projektu Microsoft są łatwiejsze do aktualizacji niż wykresy Gantta programu Excel.
• Wykresy Gantta projektu MS mają więcej funkcji niż wykresy Gantta programu Excel.

Cons:

• Jest to drogie i trudne w użyciu oprogramowanie do zarządzania projektami.
• Nie jest to narzędzie do wykresów Gantta oparte na chmurze, więc wymaga zainstalowania go na komputerze każdego członka zespołu.
• Nie działa na komputerach Mac.

Arkusze Google

Wykresy Gantta w Arkuszach Google zawierają niektóre zalety i wady, które omówiliśmy powyżej.

Plusy:

• Jest to narzędzie online, które ułatwia współpracę zespołową i udostępnianie plików.
• Posiada przyjazny interfejs użytkownika i jest prosty w użyciu.
• Umożliwia tworzenie podstawowych wykresów Gantta z arkuszem kalkulacyjnym i wykresami słupkowymi.

Cons:

• Arkusze Google nie są narzędziem do zarządzania projektami, więc nie mają innych uzupełniających funkcji, takich jak śledzenie czasu, zarządzanie obciążeniem, zarządzanie zadaniami itp.
• Podobnie jak Excel, pozwala tylko stworzyć prosty wykres Gantta, w którym brakuje ważnych funkcji, takich jak identyfikacja ścieżki krytycznej, przypisywanie zadań członkom zespołu, identyfikacja zależności między zadaniami.

Jak widać, mimo że są to najczęstsze sposoby tworzenia wykresu Gantta, nie są one idealnym rozwiązaniem, którego potrzebują kierownicy projektów. ProjectManager posiada odpowiednie funkcje zarządzania projektami, które nie tylko pozwalają tworzyć wykresy Gantta, ale także zarządzać projektami od początku do końca.

ProjectManager to oprogramowanie do zarządzania projektami oparte na chmurze. Nasz internetowy kreator wykresów Gantta daje kierownikom projektów narzędzia do kontrolowania harmonogramu, łączenia zależności zadań i śledzenia postępów dzięki zintegrowanemu raportowaniu. Członkowie zespołu otrzymują platformę współpracy, aby pracować wydajniej. To tylko jeden z aspektów naszego oprogramowania, które posiada również widoki kanban, kalendarza i listy. Zobacz, jak możemy pomóc Ci zarządzać kolejnym projektem, korzystając z naszego bezpłatnego 30-dniowego okresu próbnego.