Najlepszy sposób na zrobienie planu pracy

Zanim osiągniesz swoje cele, musisz zaplanować, jak je osiągnąć. Plan pracy tworzy jasną ścieżkę do pożądanych celów i zadań. Na tej ścieżce będą znajdować się zasoby, ograniczenia i inne elementy zarządzania pracą, które należy opisać w swoim planie.

Oczywiście plan pracy nie zostanie napisany i zainicjowany przez jedną osobę. Jest to plan działania dla zespołu projektowego, który ostatecznie powinien zostać przedłożony członkom zarządu i interesariuszom do zatwierdzenia. Gdy już wszystko zostanie powiedziane i zrobione, możesz kontynuować tworzenie reszty swojego planu pracy.

Jeśli tworzysz swój plan pracy w oprogramowaniu do zarządzania projektami, łatwo jest kontynuować iterację planu i wprowadzać ulepszenia w miarę upływu czasu. A jeśli to oprogramowanie jest online, każdy może współpracować w czasie rzeczywistym i dokładnie wiedzieć, jakie kroki są potrzebne do uzyskania idealnego rezultatu.

Oczywiście plan pracy jest bardzo ważny, więc przyjrzyjmy się dokładniej, jak go stworzyć i uzyskać jego zatwierdzenie.

Co to jest plan pracy nad projektem?

Plan pracy nad projektem to plan zarządzania projektem pod inną nazwą. Prawidłowo wykonany plan pracy nad projektem jasno określi i nakreśli kroki potrzebne do osiągnięcia celów i zadań projektu poprzez wypiekanie zadań, kamieni milowych, wyników, zasobów, wymagań budżetowych i harmonogramu, aby wszystko razem splatać.

Zwykle najlepiej nadaje się do dużych projektów i inicjatyw, ale naprawdę można go stosować na dowolnym poziomie. Przed rozpoczęciem planu pracy rozważ użycie celów SMART: stwórz cele, które są konkretne, mierzalne, osiągalne, istotne i związane z czasem. Powinno to pomóc Ci rozpocząć swój plan na właściwej stopie.

Powiązane: Bezpłatny szablon planu pracy

Dlaczego potrzebujesz planu pracy?

Jak wspomnieliśmy, twój plan pracy będzie działał jako mapa drogowa dla całego projektu. Nie tylko zapewni organizację Tobie i Twojemu zespołowi, ale zapewni Ci akceptację kluczowych interesariuszy, powiązanych działów, odpowiednich liderów odpowiedzialności/ryzyka i nie tylko.

Ponadto pomaga zarządzać oczekiwaniami zarówno na poziomie interesariuszy, jak i na poziomie menedżerskim i członków zespołu – każdy, kto zaczyna na właściwej nodze, ma również większą szansę na wylądowanie na właściwej stopie.

Jak zrobić plan pracy

Tworzenie planu pracy jest bardzo skomplikowanym procesem i wymaga tak wielu ustalonych szczegółów, jak to możliwe, zanim przedstawisz go interesariuszom. Oto, na czym musisz się skupić.

1. Określ nazwę projektu, cel i ogólny harmonogram

W ten sposób możesz poinformować swoich zatwierdzających projekt, że Twój projekt zajmie jeden kwartał, sześć miesięcy lub rok, biorąc pod uwagę cel projektu, a także pozostałe informacje, które wypełnisz po tym kroku.

Powinieneś również poinformować osobę zatwierdzającą projekt o celu projektu. Czy Twój projekt będzie lepiej spełniał potrzeby klientów? Być może Twój konkurent wypuścił ulepszoną wersję posiadanego przez Ciebie produktu i musisz zwiększyć skalę, aby sprostać wymaganiom rynku. Jakikolwiek jest ostateczny cel, upewnij się, że został on od razu określony.

2. Umieść swój plan pracy w kontekście

Napisz wstęp i tło, aby lepiej nakreślić, dlaczego potrzebujesz tego projektu i co sprawiło, że rozważyłeś próbę osiągnięcia tego ostatecznego celu. Stworzenie kontekstu i ustalenie problemu pomaga wyjaśnić, dlaczego potrzebujesz rozwiązania. Pomoże to w dobrym, ogólnym zarządzaniu pracą.

3. Ustal swoje cele i zadania

Twoje cele mogą brzmieć jak Twój cel, ale są one nieco bardziej szczegółowe, ponieważ są bardziej zorientowane na dłuższą metę — tj. Twój zespół dowiedział się więcej o procesie wprowadzania poprawek lub sposobach bardziej bezpośredniego reagowania na klienta/ informacje zwrotne z rynku.

Podobnie cele projektu powinny być mierzalne. Na przykład, celem tego projektu po uruchomieniu jest stworzenie wzrostu o xx% aktywnych miesięcznych subskrybentów lub określonej kwoty w dolarach wygenerowanego przychodu.

Najlepiej użyć tutaj swoich celów SMART. Zbuduj, co jest konkretne, co jest mierzalne, co jest możliwe do osiągnięcia, co jest istotne i co można zrobić w ramach czasowych projektu.

Powiązane: Przewodnik po strukturze podziału pracy (WBS)

4. Zdefiniuj i koordynuj swoje zasoby

Kiedy definiujesz i koordynujesz swoje zasoby, pamiętaj, aby odpowiedzieć na następujące pytania:

• Jaka część budżetu zostanie przeznaczona na ten projekt?
• Z jakiego działu zostanie przydzielony budżet?
• Kogo potrzebujesz w zespole?
• Jakie narzędzia do planowania projektu (takie jak śledzenie czasu, współpraca zespołowa, narzędzia do zarządzania projektami) będą wymagane do usprawnienia projektu?

5. Zrozum swoje ograniczenia

A zwłaszcza rozważ potrójne ograniczenie czasu, budżetu i zasobów. Ponieważ w tym momencie wymieniłeś już wszystkie trzy w poprzednich krokach, możesz teraz uwzględnić ryzyko, które może utrudnić te procesy.

Może niektórzy członkowie twojego zespołu biorą w tym czasie kilka dni chorobowych; być może trzeba wykonać nieoczekiwane zadania; być może niektóre z twoich narzędzi ulegają awarii, co wymaga więcej pieniędzy z budżetu. Bez względu na to, jakie są twoje ograniczenia, weź pod uwagę wszystko, co może wydawać się ryzykiem, które może prowadzić do pełnego ograniczenia, które może wpłynąć na ukończenie produktów, a nawet cele i zadania twojego projektu.

6. Omów ryzyko i odpowiedzialność

Ryzyka należy oceniać z jak największej liczby zakątków. Weź pod uwagę płatny czas wolny, czas urlopu naliczony przez personel i urlopy firmowe. Rozważ wszelkie dziwaczne wypadki, które mogą bezpośrednio wpłynąć na Twój budżet lub harmonogram. A następnie wyznacz kogoś, kto przejmie kierownictwo na wypadek, gdyby środowisko stało się sprzyjające, aby ryzyko urzeczywistniło się. Stwórz poczucie odpowiedzialności, aby wszyscy członkowie zespołu mieli wymierny udział w pomyślnym wyniku projektu, aby zminimalizować możliwość błędu.

Przykryj nie tylko podstawy, ale każdy szczegół planu pracy nad projektem za pomocą gęstego grzebienia. Z każdym potencjalnym pytaniem lub sygnałem ostrzegawczym już omówionym, będziesz mógł uzyskać zgodę od interesariuszy i rozpocząć swój projekt, mając na uwadze właściwe oczekiwania.

Pamiętaj, że Twój plan pracy jest planem działania, który poprowadzi Twój projekt, więc im więcej masz szczegółów na temat ograniczeń i potencjalnych zagrożeń, tym lepiej Twój zespół będzie wykonywał swoje zadania, aby tworzyć produkty i osiągać cele i zadania.

Szablon planu pracy

Nasz szablon planu pracy może pomóc w udokumentowaniu kroków wyjaśnionych powyżej. Pamiętaj, aby stale monitorować swój szablon i aktualizować go w miarę zmian w procesie planowania.

Narzędzia potrzebne do przygotowania planu pracy

Aby stworzyć plan pracy, powinieneś zacząć od struktury podziału pracy, aby zidentyfikować całą pracę wymaganą do ukończenia projektu. Następnie na podstawie ustaleń z WBS będziesz mógł utworzyć oś czasu, aby oznaczyć zadania, elementy dostarczane, ich zależności, kamienie milowe, które zadanie jest przypisane do którego działu i członka zespołu, ile poziomów zatwierdzenia jest dla każdego zadania itp.

W tym momencie wielu kierowników projektów użyje wykresów Gantta, aby uporządkować swoje osie czasu we wzór kaskadowy. Jeśli projekt jest wystarczająco mały lub ma to sens, wielu kierowników projektów użyje narzędzi, które pomogą im uporządkować zadania i produkty dostarczane na prostej liście zadań.

Na przykład nasze wykresy Gantta pomagają w tworzeniu wizualnego widoku zadań projektowych w czasie. Możesz łatwo zobaczyć datę rozpoczęcia projektu, jakie jest każde zadanie projektowe, do kogo jest przypisane, ile czasu ma zająć każde zadanie, a także datę zakończenia projektu jako całości.

Aby dowiedzieć się więcej o wykresach Gantta i innych narzędziach do planowania projektów, które mogą pomóc w stworzeniu idealnego planu pracy, obejrzyj krótki film poniżej. Szybko pokażemy Ci wszystkie sposoby, w jakie oprogramowanie do planowania projektów może usprawnić planowanie, wykonanie i raportowanie — dzięki czemu możesz bez obaw sporządzać plan pracy.

ProjectManager może pomóc Ci z Twoim planem pracy

Posortowanie każdego szczegółu projektu nie jest łatwym zadaniem — od zarządzania zespołem po zarządzanie interesariuszami. Wymaga to delikatnej równowagi polegającej na zrozumieniu harmonogramu projektu, zadań składających się na zakres projektu, potencjalnych zagrożeń, zrównoważenia budżetu i alokacji zasobów. Nie wspominając o robieniu tego wszystkiego, mając na uwadze ostateczne potrzeby klientów oraz cele i zadania projektu.

Szablon planu pracy może pomóc w uporządkowaniu myśli, ale aby stworzyć plan działania i go zrealizować, potrzebujesz dynamicznego oprogramowania do zarządzania projektami, które pomoże Ci w fazach planowania, realizacji i monitorowania.

Dzięki ProjectManager nasze oparte na chmurze wykresy Gantta umożliwiają planowanie całej osi czasu projektu, przydzielanie zadań, tworzenie zależności i śledzenie wszystkiego. Dodatkowo mamy funkcje współpracy zespołowej, które umożliwiają pracownikom i menedżerom komentowanie zadań, dołączanie niezbędnych plików i interakcję ze sobą bez względu na to, gdzie się znajdują.

ProjectManager oferuje również narzędzia do zarządzania zasobami, które pozwalają zbilansować godziny przepracowane w całym zespole. Pomaga to zapewnić równowagę czasu, narzędzi i zasobów bez względu na wszystko.

Tworzysz plan pracy i nie wiesz od czego zacząć? Jesteśmy z Tobą. Dzięki ProjectManager uzyskasz dostęp do oprogramowania w chmurze, które pomoże Ci lepiej śledzić Twój plan pracy od kamienia milowego do kamienia milowego. Już dziś rozpocznij bezpłatny 30-dniowy okres próbny z ProjectManager .