Łańcuch krytyczny w zarządzaniu projektami: krótki przewodnik

Kierownicy projektów uwielbiają dobry plan. Bierze to, co może być przytłaczającym projektem, i układa go w taki sposób, aby można go było teraz metodycznie realizować. Wszystko jest pod kontrolą. Może to zabrzmieć nudno, ale interesariusze nie kupują biletu na przejażdżkę w parku rozrywki, chcą po prostu dobrze wykonać swoją pracę.

W ramach tego mandatu zarządzanie projektami obejmuje metodologie mające na celu wykuwanie porządku z chaosu. Istnieją metody nadrzędne oraz te, które koncentrują się na konkretnych aspektach projektu, takich jak planowanie i monitorowanie. Każda faza projektu jest ważna, ale być może najważniejszym dla pomyślnego zakończenia jest planowanie i zarządzanie zasobami.

Zasoby to coś więcej niż tylko sprzęt, którego używasz czy miejsce, na którym odbywa się realizacja projektu. Zasoby obejmują Twój zespół. Ludzie, miejsca i rzeczy – to mnóstwo piłek do żonglowania. Pomyśl o tym jako o łańcuchu krytycznym. W rzeczywistości istnieje metodologia kontrolowania zasobów projektu. To jest zarządzanie projektami łańcucha krytycznego (CCPM).

Co to jest metoda łańcucha krytycznego?

Zasadniczo metoda łańcucha krytycznego planuje i zarządza zasobami projektu. Wykonywanie zadań składających się na projekt wymaga zasobów, w tym ludzi, materiałów sprzętowych, lokalizacji i nie tylko.

Chociaż łańcuch krytyczny może brzmieć podobnie do innych metodologii projektowych, takich jak ścieżka krytyczna i algorytm techniki oceny i przeglądu projektu (PERT), jest inny. Kolejność zadań i sztywny harmonogram to cechy charakterystyczne tradycyjnej konstrukcji.

Zarządzanie projektami w ramach łańcucha krytycznego, opracowane przez izraelskiego guru zarządzania przedsiębiorstwem Eliyahu M. Goldratta, ma na celu utrzymanie poziomu zasobów projektowych. Wiąże się to z większą elastycznością czasu rozpoczęcia zadań projektowych.

Teoria ograniczeń jest podstawą CCPM. Niewielka liczba ograniczeń pomaga systemom zarządzania osiągnąć więcej celów. Pomyśl o tym jak o powiedzeniu, że łańcuch jest tak silny, jak jego najsłabsze ogniwo.

Jak działa zarządzanie projektami łańcucha krytycznego?

Goldratt, który dosłownie napisał książkę o łańcuchu krytycznym, miał misję, aby projekty kończyły się szybciej i taniej niż tradycyjnymi metodami. Kiedy pisał tę książkę, w 1997 r., badanie przeprowadzone przez Standish Group wykazało, że tylko 44 procent projektów udało się zamknąć zgodnie z planem, a nawet wtedy kończyły się one ponad budżetem i nie mieściły się w zaplanowanym zakresie. Wielu (30 proc.) nigdy nie doszło do końca.

Obecność zadań zależnych od zasobów często spowalnia projekty. Łańcuch krytyczny obejmuje te zadania po kolei. Dlatego łańcuch krytyczny nie różni się od ścieżki krytycznej, przy założeniu, że zasoby są dostępne i nieograniczone.

Nieefektywne metody – w tym następujące – prowadzą do niepewności harmonogramu:

• Czas trwania zadania dopełniania
• Rozpoczęcie pracy tak wcześnie, jak to możliwe
• Wielozadaniowość

Łańcuch krytyczny identyfikuje zależności zasobów i jest zadowolony z „wystarczająco dobrego”, ponieważ czas poświęca na znalezienie najlepszej ścieżki naprzód.

Zarządzanie projektami łańcucha krytycznego również identyfikuje i dodaje bufory projektu, zasilania i zasobów. Dodatkowy czas dodany w celu utrzymania projektu w toku jest buforem. Następnie monitoruje postęp projektu za pomocą miernika wskaźnika zużycia buforów, a nie poprzez pomiar wykonania zadania w stosunku do harmonogramu.

Dlatego CCPM wykorzystuje zarządzanie buforami zamiast zarządzania wartością wypracowaną do śledzenia wydajności projektu. Koncentruje się na ograniczeniu projektu w następujący sposób:

Łańcuch krytyczny na wszystkich etapach projektu

Łańcuch krytyczny może pomóc w trakcie realizacji projektu. W planowaniu zacznij od struktury podziału pracy (WBS), pracując tylko wstecz od daty zakończenia. Rozpocznij każde zadanie jak najpóźniej i dodaj czas trwania każdego zadania.

Zadania następnie zdobywają zasoby. W tym momencie plan może wyrównać zasoby, aby upewnić się, że żadne z zadań nie trwa dłużej niż najdłuższa sekwencja zadań na poziomie zasobów od początku do końca projektu. Ta sekwencja jest łańcuchem krytycznym.

Większość zadań prawdopodobnie potrwa dłużej niż szacowany czas trwania. Z tego powodu bufory są wykorzystywane do monitorowania harmonogramu projektu. Bufor to różnica między najlepszym czasem trwania zadania a bezpiecznym zgadywaniem, co zapewnia większą swobodę. Interesariusze otrzymują termin dostawy, który jest końcem bufora.

Bufory są zablokowane i nie można ich zmieniać w pozostałej części projektu, po fazie planowania. Dotyczy to zarówno planowania, jak i wyników finansowych projektu. Ponieważ nie ma luzu w czasie trwania każdego zadania, zasoby koncentrują się wyłącznie na zadaniu, nad którym się pracuje, dopóki nie będzie można go ukończyć, a następnie rozpocznie się kolejne zadanie. Ten proces pozwala uniknąć wielozadaniowości, co może zająć dużo czasu w projekcie. Pomyśl o tym jako o sztafecie, każda osoba z pałką ma za zadanie poruszać się tak szybko, jak tylko może, aby przekazać ją następnej.

Jeśli chodzi o monitorowanie, w tym miejscu guma trafia na drogę z zarządzaniem projektami łańcucha krytycznego. Ponieważ każde zadanie ma różny czas trwania, od najlepszego do bezpiecznego odgadnięcia, każde zadanie niekoniecznie musi kończyć się na czas. Szacunki nie są doskonałe. Bufory tworzone podczas planowania będą dokładniejsze, jeśli wskaźnik zużycia buforów jest niski. Oznacza to, że projekt jest zgodny z celem. Jeśli jednak na końcu zadania nie ma bufora, jest to czerwona flaga.

Kierownik Projektu i CCPM

Użytkownicy ProjectManagera mogą zarządzać zasobami i śledzić zadania, nad którymi pracują w oprogramowaniu. Zapewnia to uwzględnienie zasobów i dokładność monitorowania.

Pomaga kierownikom projektów i ich zespołom tworzyć zadania i zarządzać nimi online, gdzie mogą również współpracować w celu zwiększenia produktywności:

ProjectManager posiada zarządzanie zasobami i zadaniami dla CCPM

Funkcja zadań w ProjectManager jest prosta w użyciu, ale wystarczająco dynamiczna, aby pracować w wielu projektach. Aktualizacje statusu odbywają się w czasie rzeczywistym, ponieważ oprogramowanie działa w chmurze. Zapewnia to widoczność, aby zobaczyć, gdzie są wąskie gardła lub bloki. Pomaga również poprawić dostarczanie.

Każdy członek zespołu ma indywidualną codzienną listę zadań, do której ma dostęp dla każdego projektu, nad którym pracuje. To pozwala skupić się na pracy przed nami. Tak jak w przypadku pracy z zarządzaniem projektami łańcucha krytycznego.

Jako dodatkowy bonus każde zadanie działa jako platforma do współpracy zespołowej. Członkowie zespołu mogą dołączać notatki na poziomie zadania, czy to obrazy, czy pliki, a nawet dodawać komentarze, jeśli trzeba zadać pytanie lub po prostu przekazać zadanie. Ludzie są automatycznie powiadamiani o przydzielonych zadaniach. Dzięki temu produkcja przebiega szybko i wydajnie. To najlepszy scenariusz łańcucha krytycznego.

ProjectManager to oparte na chmurze oprogramowanie do zarządzania projektami dostosowane do łańcucha krytycznego, ale każda metodologia, którą wybierzesz do zarządzania projektem, jest obsługiwana przez nasze oprogramowanie. Pomaga w planowaniu, monitorowaniu i raportowaniu, a pulpit nawigacyjny w czasie rzeczywistym udostępnia wszystkie metryki projektu na jednej stronie. Możesz łatwo filtrować pulpit nawigacyjny, aby wyświetlić tylko potrzebne informacje. Wypróbuj już dziś dzięki bezpłatnej 30-dniowej wersji próbnej.