Cadena crítica en la gestión de proyectos: una guía rápida

Los gerentes de proyecto aman un buen plan. Toma lo que podría ser un proyecto abrumador y lo estructura de tal manera que ahora se puede ejecutar metódicamente. Todo está bajo control. Puede sonar aburrido, pero las partes interesadas no están comprando un boleto para un emocionante paseo en un parque de diversiones, solo quieren que el trabajo se haga bien.

Con ese mandato, la gestión de proyectos incluye metodologías diseñadas para forjar orden a partir del caos. Existen métodos generales y aquellos que se centran en aspectos específicos de un proyecto, como la programación y el seguimiento. Cada fase de un proyecto es importante, pero quizás la más crítica para un final exitoso es la planificación y la gestión de los recursos.

Los recursos son más que el equipo que utiliza o el sitio en el que se lleva a cabo la ejecución del proyecto. Los recursos incluyen a su equipo. Personas, lugares y cosas: son muchas pelotas para hacer malabarismos. Piense en ello como una cadena crítica. De hecho, existe una metodología para controlar los recursos del proyecto. Esto es Gestión de Proyectos de Cadena Crítica (CCPM).

¿Qué es el método de la cadena crítica?

En esencia, el método de la cadena crítica planifica y administra los recursos del proyecto. La ejecución de las tareas que componen un proyecto requiere recursos, incluidas personas, equipos, materiales, ubicaciones y más.

Si bien la cadena crítica puede sonar similar a otras metodologías de proyectos, como la ruta crítica y el algoritmo de la Técnica de Evaluación y Revisión de Proyectos (PERT), es diferente. El orden de las tareas y un cronograma rígido son los sellos distintivos de la estructura tradicional.

La gestión de proyectos de cadena crítica, desarrollada por el gurú de la gestión empresarial israelí Eliyahu M. Goldratt, trabaja para mantener el nivel de los recursos del proyecto. Esto implica una mayor flexibilidad con la hora de inicio de las tareas del proyecto.

La teoría de las restricciones es la base de CCPM. Un pequeño número de restricciones ayuda a los sistemas de gestión a lograr más objetivos. Piense en ello como el adagio de que una cadena es tan fuerte como su eslabón más débil.

¿Cómo funciona la gestión de proyectos de cadena crítica?

Goldratt, quien literalmente escribió el libro sobre Critical Chain, tenía la misión de hacer que los proyectos terminaran más rápido y más barato que con los métodos tradicionales. Cuando escribió el libro, en 1997, un estudio realizado por Standish Group encontró que solo el 44 por ciento de los proyectos pudieron cerrarse según lo programado, e incluso entonces terminaron por encima del presupuesto y no alcanzaron el alcance planificado. Muchos (30 por ciento) nunca llegaron a completarse.

La presencia de tareas que dependen de los recursos a menudo ralentiza los proyectos. La cadena crítica incluye estas tareas, en secuencia. Por lo tanto, la cadena crítica no es diferente de la ruta crítica, suponiendo que los recursos estén disponibles y sean ilimitados.

Los métodos ineficaces, incluidos los siguientes, conducen a la incertidumbre del cronograma:

• Duración de la tarea de relleno
• Empezar a trabajar lo antes posible
• multitarea

La cadena crítica identifica las dependencias de los recursos y se contenta con lo "suficientemente bueno", ya que se dedica tiempo a tratar de encontrar el mejor camino a seguir.

La gestión de proyectos de cadena crítica también identifica y agrega amortiguadores de proyectos, alimentación y recursos. El tiempo adicional agregado para mantener un proyecto en marcha es un búfer. Luego monitorea el progreso del proyecto a través de la métrica de una tasa de consumo de los búferes, en lugar de medir el desempeño de la tarea contra el cronograma.

Por lo tanto, CCPM utiliza la gestión del búfer en lugar de la gestión del valor ganado para realizar un seguimiento del rendimiento del proyecto. Se centra en la restricción del proyecto, de la siguiente manera:

Cadena crítica a lo largo de las fases del proyecto

La cadena crítica puede ayudar a lo largo del proyecto. En la planificación, comience con una estructura de desglose del trabajo (WBS), trabajando solo hacia atrás desde la fecha de finalización. Comience cada tarea lo más tarde posible y agregue la duración de cada tarea.

Las tareas luego adquieren recursos. En este punto, el plan puede nivelar los recursos para asegurarse de que ninguna de las tareas tarde más que la secuencia más larga de tareas niveladas de recursos desde el principio hasta el final del proyecto. Esta secuencia es la cadena crítica.

Es probable que la mayoría de las tareas tomen más tiempo que su duración estimada. Los búferes se utilizan para monitorear el cronograma del proyecto por este motivo. El búfer es la diferencia entre la mejor estimación de la duración de la tarea y la estimación segura, que ofrece más libertad de acción. A las partes interesadas se les da una fecha de entrega que es el final del búfer.

Los búferes están bloqueados y no se pueden modificar durante el resto del proyecto, después de la fase de planificación. Esto es cierto tanto para la programación como para el desempeño financiero del proyecto. Debido a que no hay holgura en la duración de cada tarea, los recursos se concentran únicamente en la tarea en la que se trabaja, hasta que se puede completar y luego se inicia la siguiente tarea. Este proceso evita la multitarea que puede absorber mucho tiempo del proyecto. Piense en ello como una carrera de relevos, cada persona con el bastón tiene la tarea de moverse lo más rápido que pueda para dárselo al siguiente.

En cuanto al monitoreo, aquí es donde la goma se pone en marcha con la gestión de proyectos de cadena crítica. Debido a que la duración de cada tarea varía de la mejor a la más segura, no es necesario que cada tarea termine a tiempo. Las estimaciones no son perfectas. Los búferes creados durante la planificación serán más precisos si la tasa de consumo de búferes es baja. Esto significa que el proyecto está en el objetivo. Sin embargo, si no hay un búfer al final de la tarea, es una señal de alerta.

ProjectManager y CCPM

Los usuarios de ProjectManager pueden administrar recursos y realizar un seguimiento de las tareas a medida que se trabaja en ellas dentro del software. Esto garantiza que se tengan en cuenta los recursos y que el seguimiento sea preciso.

Ayuda a los gerentes de proyectos y sus equipos a crear y administrar tareas en línea, donde también pueden colaborar para aumentar la productividad:

ProjectManager tiene gestión de recursos y tareas para CCPM

La función de tareas en ProjectManager es simple de usar pero lo suficientemente dinámica para trabajar en múltiples proyectos. Las actualizaciones de estado son en tiempo real porque el software está basado en la nube. Esto ofrece visibilidad para ver dónde hay cuellos de botella o bloqueos. También ayuda a mejorar la entrega.

Cada miembro del equipo tiene una lista de tareas diaria individualizada a la que puede acceder para cada proyecto en el que está trabajando. Esto mantiene el enfoque en el trabajo por delante. Al igual que cuando se trabaja con la gestión de proyectos de cadena crítica.

Como beneficio adicional, cada tarea actúa como una plataforma para la colaboración en equipo. Los miembros del equipo pueden adjuntar notas a nivel de tarea, ya sean imágenes o archivos, e incluso agregar comentarios si es necesario hacer una pregunta o simplemente entregar la tarea. Las personas son notificadas automáticamente cuando se les asignan tareas. Esto mantiene la producción en movimiento de manera rápida y eficiente. Es un mejor escenario de cadena crítica.

ProjectManager es un software de gestión de proyectos basado en la nube adecuado para la cadena crítica, pero cualquier metodología que elija para gestionar su proyecto es compatible con nuestro software. Ayuda con la planificación, el seguimiento y la generación de informes, y el panel de control en tiempo real le brinda todas las métricas del proyecto en una sola página. Es fácil filtrar el tablero para mostrar solo la información que necesita. Pruébelo hoy con esta prueba gratuita de 30 días.