Premortem na projektach: jak to zrobić i dlaczego

Być może słyszałeś o sekcji zwłok. To spotkanie po zakończeniu projektu, podczas którego sukcesy i porażki omawiane są z zespołem projektowym. To świetny sposób na uczenie się na własnych błędach i powtarzanie działań, które zadziałały zgodnie z planem.

Problem z sekcją jest taki, że jest po fakcie. Tak, jest to bardzo pomocne w tworzeniu następnego projektu, aby pozostać na dobrej drodze. Ale co jeśli miałbyś taki przed rozpoczęciem nowego projektu?

Kierownicy projektów znają ryzyko związane z każdym projektem. Spędzają czas zastanawiając się, co może się nie udać, i przygotowując plan reakcji na te zagrożenia. Zarządzanie ryzykiem jest oczywiście ważne, ale istnieje jeszcze bardziej rygorystyczny proces, który można wykonać, aby upewnić się, że projekt działa zgodnie z harmonogramem, w ramach budżetu i zapewnia jakość. Ten proces nazywa się premortem.

Co to jest premortem?

Premortem jest sytuacja, w której zespół wyobraża sobie, że ich projekt się nie powiódł. To jeszcze zanim się zaczęło. Brzmi to negatywnie, ale to tylko strategia, która pozwala zespołowi projektowemu pracować wstecz od tego punktu awarii, aby określić, co mogło spowodować awarię.

Dyskusje badające potencjalne niepowodzenia są utrzymywane pozytywnie, a celem jest wyłącznie identyfikacja problemów, które spowodowały wykolejenie się projektu. Kierownik projektu analizuje następnie różne scenariusze i ich prawdopodobieństwo oraz podejmuje działania zapobiegawcze, aby uniknąć takich zdarzeń w cyklu życia projektu.

Zwróć uwagę na różnicę między przedśmiertnym a typową oceną lub krytyką ryzyka. W tym ostatnim istnieje założenie, że to lub tamto może się nie udać. Jednak z premortem zespół działa na założeniu, że coś się wydarzyło. Nie traktuje się tego jako abstrakcji.

Korzyści i zagrożenia

Jeśli brzmi to jak science-fiction, istnieją badania, które to potwierdzają. Artykuł z Harvard Business Review odnotował badanie przeprowadzone w 1989 roku przez Deborah J. Mitchell z Wharton School, Jay Russo z Cornell i Nancy Pennington z University of Colorado, w którym stwierdzono, że gdy jeden obraz już się wydarzył, zwiększa to szansę prawidłowego znajdowania przyczyn przyszłych wyników o 30 proc. To właśnie robi przedśmiertne.

Istnieje oczywiście niebezpieczeństwo, że premortyzacja rozpozna zagrożenia lub słabości, które nie są prawdziwe. Wtedy środki zapobiegawcze wynikające z tego fałszu mogą wbić klin we właściwe wykonanie projektu.

Ale korzyści z prawidłowo wykonanej sekcji zwłok są ogromne. Oferuje perspektywę, której często brakuje w analizie ryzyka przed uruchomieniem, ponieważ nie ma na celu jedynie identyfikacji potencjalnych problemów, zanim się pojawią. Sprawia to również, że ci, którzy są nadmiernie zainwestowani w projekt, tracą nieco ze swojej niebezpiecznej postawy żarłocznej. I, jak wspomniano wcześniej, daje każdemu głos i szanuje ich wkład. Każdy może uczyć się od siebie nawzajem i jest wrażliwy na wyłapywanie problemów, zanim zamienią się w problemy.

Jak wykonać premortem w projekcie?

Jak więc czerpać korzyści z przedśmiertnego bez ponoszenia niebezpieczeństw? Zacznij od spojrzenia na to, jak na ćwiczenie budowania zespołu. W pewnym sensie zacieśni więzy twojego zespołu, gdy będą badać nadchodzący projekt tak, jakby był skończony i nieudany. Dlatego działanie to jest nie tylko praktyczne pod względem lepszego planowania, ale także wzmacnia Twój zespół, czyniąc go bardziej produktywnym.

• Przygotuj się: Zanim zaczniesz, upewnij się, że cały zespół został poinformowany o planie projektu. Następnie wyznaczony lider informuje zespół, że projekt się nie powiódł. Ten lider niekoniecznie jest kierownikiem projektu, chociaż mógłby nim być. Zaleca się jednak dodanie kierownika projektu do zespołu ze względu na jego wyjątkową perspektywę.
• Dlaczego projekt się nie powiódł? Daj zespołowi godzinę lub więcej, aby usiadł w grupach i przeanalizuj każdą możliwość, dlaczego projekt się nie powiódł, lub, jeśli wolisz, niech zrobią to indywidualnie. Powiedz im, żeby byli tak pomysłowi, jak tylko mogą. Niech to napiszą. Każdy pomysł jest wart zebrania, nawet jeśli istnieje obawa, że ​​jest niegrzeczny. Nikt nie zostanie ukarany za swoje rozumowanie, jeśli jest poważne. To nie czas, by czuć się zagrożonym lub powstrzymywać się.
• Podziel się swoim powodem: Lider prosi każdą grupę lub osobę, aby podzieliła się tylko jednym z powodów niepowodzenia projektu. Następna osoba odczytuje ich rację, ale musi to być inny niż ten, który ją poprzedzał. Te powody są wymienione w dokumencie lub arkuszu kalkulacyjnym.
• Przejrzyj i zrewiduj: Kierownik projektu bierze tę listę i przegląda wszystkie różne przyczyny niepowodzenia projektu i wykorzystuje te informacje do wzmocnienia istniejącego planu projektu.

Najlepsze praktyki przedubojowe

Są inne rzeczy, które mogą wzmocnić te cztery podstawowe etapy dobrze wykonanej sekcji przedśmiertnej. Po pierwsze, nie generalizuj. Zawsze podawaj jak najdokładniejsze przyczyny niepowodzenia projektu. Ale nie używaj tego ćwiczenia jako forum do wyładunku lub wyrównania rachunków. Wszystkie punkty muszą być praktyczne i wykonalne.

Ponadto kierownicy projektów mogą przypisywać właścicieli do każdego z priorytetowych powodów, a ci członkowie zespołu poprowadzą zadanie znalezienia rozwiązań. Odpowiedzi te powinny uwzględniać ryzyko, szanse i istniejące plany oraz sposób, w jaki na nie wpłyną.

Przedśmiertne a pośmiertne

Ważne jest, aby pamiętać, że sekcja zwłok i sekcja zwłok nie wykluczają się wzajemnie. Są dwiema stronami tej samej monety i obie służą cennemu celowi w prowadzeniu zwycięskiego projektu.

Sekcja pośmiertna zarządzania projektem to sposób na przeanalizowanie ukończonego projektu i sprawdzenie, co poszło nie tak, dzięki czemu można podjąć kroki w następnym projekcie, aby uniknąć tych samych wyników. Różnica oczywiście polega na tym, że premortem jest teoretyczną porażką przed rozpoczęciem projektu, a post mortem jest po zamknięciu projektu.

W przeciwieństwie do medycyny, sekcja zwłok niekoniecznie oznacza, że ​​projekt się nie powiódł. Być może, ale sekcja zwłok może również nastąpić po pomyślnym zakończeniu projektu. Dzieje się tak dlatego, że każdy projekt ma swój udział w złych zakrętach i nieszczęściach, które sekcja zwłok analizuje, aby dowiedzieć się, jak nie popełniać dwa razy tych samych błędów.

Sekcja przedśmiertna i pośmiertna razem są pomocnymi narzędziami do zrozumienia podstawowych prądów w projekcie i sposobu, w jaki je przenoszą w taki czy inny sposób. Im więcej masz wiedzy na temat tego, co sprawia, że ​​Twój projekt działa, tym większe prawdopodobieństwo, że będziesz mógł go uruchomić jak w zegarku.

ProjectManager może wdrożyć lekcje przedubojowe

Kiedy mamy do czynienia z tak dużą ilością informacji, zawsze pomocne jest posiadanie narzędzia, które pomoże uporządkować dane. ProjectManager może stworzyć projekt, w którym wyniki premortem są gromadzone na wykresie Gantta online, który można udostępniać członkom zespołu.

Wykresy Gantta do planowania

Wykres Gantta online ProjectManagera jest również pomocny, ponieważ kierownicy projektów mogą przypisywać zadania określonym członkom zespołu, którzy mogą następnie komunikować się na poziomie zadań, a także dołączać odpowiednie pliki i obrazy. W miarę zmiany planów proces ten można śledzić i monitorować.

Listy zadań dla produktywności

Innym narzędziem do zarządzania zadaniami, które oferuje ProjectManager, jest lista zadań, która poprawia produktywność i pozwala członkom zespołu pozostać na bieżąco. Może być przeglądana jako osobista lista zadań lub w całym projekcie. Te listy zadań mogą również filtrować według daty, właściciela, projektu i nie tylko.

Tablice Kanban do wykonania i współpracy

Zadania można również przeglądać w ProjectManager jako tablice kanban, które zapewniają wizualizację przepływu pracy. Plansze są podzielone na kolumny, zwykle określające, co należy zrobić, co jest robione i co jest robione. Pod każdą z tych kolumn-główek znajdują się karty, które są indywidualnymi zadaniami. Karta może również gromadzić sposoby, w jakie zespół projektowy podszedł do rozwiązania niepowodzenia projektu przed mortem.

Każda karta ma oś czasu do notowania postępów i może być oznaczona według projektu, typu, priorytetu, terminu itp. Jest miejsce na opis, a także miejsce na przesłanie dokumentów, arkuszy kalkulacyjnych lub zdjęć. Karty można również przypisać do jednego lub więcej członków zespołu, z oknem dialogowym do przechwytywania wszelkich pytań lub trwającej rozmowy z zespołem.

Premortem to kolejne narzędzie, dzięki któremu projekt będzie na bieżąco. ProjectManager, oprogramowanie do zarządzania projektami oparte na chmurze, jest jak szwajcarski scyzoryk z narzędziami ze wszystkimi funkcjami, których potrzebujesz, aby poprowadzić projekt do pomyślnego zamknięcia. Od planowania za pomocą naszego wykresu Gantta online po zarządzanie i monitorowanie przepływu pracy za pomocą tablic kanban oraz raportowanie za pomocą pulpitu nawigacyjnego w czasie rzeczywistym — obejmuje każdą fazę projektu. Zobacz, co może zrobić, korzystając z tej bezpłatnej 30-dniowej wersji próbnej już dziś.