Rantai Penting dalam Manajemen Proyek: Panduan Singkat

Manajer proyek menyukai rencana yang bagus. Dibutuhkan apa yang mungkin menjadi proyek yang luar biasa dan menyusunnya sedemikian rupa sehingga sekarang dapat dieksekusi secara metodis. Semuanya dalam kendali. Ini mungkin terdengar membosankan, tetapi pemangku kepentingan tidak membeli tiket untuk wahana sensasi taman hiburan, mereka hanya ingin pekerjaan dilakukan dengan benar.

Dengan mandat itu, manajemen proyek mencakup metodologi yang dirancang untuk menempa ketertiban dari kekacauan. Ada metode menyeluruh dan yang berfokus pada aspek-aspek tertentu dari suatu proyek, seperti penjadwalan dan pemantauan. Setiap fase proyek adalah penting, tetapi mungkin yang paling penting untuk akhir yang sukses adalah perencanaan dan pengelolaan sumber daya.

Sumber daya lebih dari sekadar peralatan yang Anda gunakan atau situs tempat pelaksanaan proyek berlangsung. Sumber daya termasuk tim Anda. Orang, tempat, dan hal-hal – itu banyak nyali untuk disulap. Anggap saja sebagai rantai kritis. Bahkan, ada metodologi untuk mengontrol sumber daya proyek. Ini adalah Manajemen Proyek Rantai Kritis (CCPM).

Apa Itu Metode Rantai Kritis?

Pada intinya, metode rantai kritis merencanakan dan mengelola sumber daya proyek. Melaksanakan tugas-tugas yang membentuk sebuah proyek memerlukan sumber daya, termasuk orang, bahan peralatan, lokasi dan banyak lagi.

Meskipun rantai kritis mungkin terdengar mirip dengan metodologi proyek lainnya, seperti jalur kritis dan algoritma Project Evaluation and Review Technique (PERT), ini berbeda. Urutan tugas dan jadwal yang kaku adalah ciri khas struktur tradisional.

Manajemen proyek rantai kritis, seperti yang dikembangkan oleh guru manajemen bisnis Israel Eliyahu M. Goldratt, bekerja untuk menjaga tingkat sumber daya proyek. Ini melibatkan lebih banyak fleksibilitas dengan waktu mulai tugas proyek.

Teori kendala adalah dasar dari CCPM. Sejumlah kecil kendala membantu sistem manajemen mencapai lebih banyak tujuan. Anggap saja seperti pepatah bahwa rantai hanya sekuat mata rantai terlemahnya.

Bagaimana Manajemen Proyek Rantai Kritis Bekerja?

Goldratt, yang secara harfiah menulis buku tentang Rantai Kritis, memiliki misi untuk membuat proyek selesai lebih cepat dan lebih murah daripada dengan metode tradisional. Ketika dia menulis buku itu, pada tahun 1997, sebuah studi oleh Standish Group menemukan bahwa hanya 44 persen proyek yang dapat diselesaikan sesuai jadwal, dan bahkan kemudian mereka selesai melebihi anggaran dan tidak memenuhi cakupan yang direncanakan. Banyak (30 persen) tidak pernah berhasil menyelesaikannya.

Kehadiran tugas yang bergantung pada sumber daya sering memperlambat proyek. Rantai kritis mencakup tugas-tugas ini, secara berurutan. Oleh karena itu, rantai kritis tidak berbeda dengan jalur kritis, dengan asumsi sumber daya tersedia dan tidak terbatas.

Metode yang tidak efektif – termasuk yang berikut ini – menyebabkan ketidakpastian jadwal:

• Durasi tugas bantalan
• Mulai bekerja sedini mungkin
• Multi-tugas

Rantai kritis mengidentifikasi ketergantungan sumber daya dan senang dengan "cukup baik" karena waktu dihabiskan untuk mencoba menemukan jalan terbaik ke depan.

Manajemen proyek rantai kritis juga mengidentifikasi dan menambahkan penyangga proyek, pengumpanan, dan sumber daya. Waktu ekstra yang ditambahkan untuk menjaga proyek tetap pada jalurnya adalah penyangga. Kemudian memonitor kemajuan proyek melalui metrik tingkat konsumsi buffer, bukan melalui pengukuran kinerja tugas terhadap jadwal.

Oleh karena itu, CCPM menggunakan manajemen buffer daripada manajemen nilai yang diperoleh untuk melacak kinerja proyek. Ini berfokus pada kendala proyek, sebagai berikut:

Rantai Kritis Sepanjang Fase Proyek

Rantai kritis dapat membantu selama proyek berlangsung. Dalam perencanaan, mulailah dengan struktur rincian kerja (WBS), hanya bekerja mundur dari tanggal penyelesaian. Mulai setiap tugas selambat mungkin, dan tambahkan durasi untuk setiap tugas.

Tugas kemudian memperoleh sumber daya. Pada titik ini, rencana dapat meratakan sumber daya, untuk memastikan tidak ada tugas yang memakan waktu lebih lama dari urutan terlama dari tugas dengan tingkat sumber daya dari awal hingga akhir proyek. Urutan ini adalah rantai kritis.

Sebagian besar tugas kemungkinan akan memakan waktu lebih lama dari perkiraan durasinya. Buffer digunakan untuk memantau jadwal proyek karena alasan ini. Buffer adalah perbedaan antara durasi tebakan terbaik dari tugas, dan tebakan aman, yang menawarkan lebih banyak kelonggaran. Stakeholder diberikan tanggal pengiriman yang merupakan akhir dari buffer.

Buffer dikunci dan tidak dapat diubah selama sisa proyek, setelah fase perencanaan. Hal ini berlaku baik untuk penjadwalan dan kinerja keuangan proyek. Karena tidak ada jeda dalam durasi setiap tugas, sumber daya hanya terfokus pada tugas yang sedang dikerjakan, sampai dapat diselesaikan, dan kemudian tugas berikutnya dimulai. Proses ini menghindari multitasking yang dapat menyedot banyak waktu proyek. Anggap saja sebagai perlombaan estafet, setiap orang dengan tongkat ditugaskan untuk bergerak secepat mungkin untuk menyerahkannya ke yang berikutnya.

Adapun pemantauan, di sinilah karet menghantam jalan dengan manajemen proyek rantai kritis. Karena setiap tugas bervariasi dalam durasi dari tebakan terbaik hingga aman, setiap tugas tidak harus selesai tepat waktu. Perkiraan tidak sempurna. Buffer yang dibuat saat perencanaan akan lebih akurat jika tingkat konsumsi buffer rendah. Artinya proyek tepat sasaran. Namun, jika tidak ada buffer di akhir tugas, itu adalah tanda bahaya.

Manajer Proyek dan CCPM

Pengguna ProjectManager dapat mengelola sumber daya dan melacak tugas yang sedang dikerjakan dalam perangkat lunak. Ini memastikan sumber daya diperhitungkan, dan pemantauan akurat.

Ini membantu manajer proyek dan tim mereka membuat dan mengelola tugas secara online, di mana mereka juga dapat berkolaborasi untuk menambah produktivitas:

ProjectManager memiliki sumber daya dan manajemen tugas untuk CCPM

Fitur tugas di ProjectManager mudah digunakan tetapi cukup dinamis untuk bekerja di beberapa proyek. Pembaruan status bersifat real-time karena perangkat lunaknya berbasis cloud. Ini menawarkan visibilitas untuk melihat di mana ada kemacetan atau blok. Ini juga membantu meningkatkan pengiriman.

Setiap anggota tim memiliki daftar tugas harian individual yang dapat mereka akses untuk setiap proyek yang sedang mereka kerjakan. Ini membuat fokus pada pekerjaan di depan. Sama seperti ketika bekerja dengan manajemen proyek rantai kritis.

Sebagai bonus tambahan, setiap tugas bertindak sebagai platform untuk kolaborasi tim. Anggota tim dapat melampirkan catatan di tingkat tugas, baik gambar atau file dan bahkan menambahkan komentar jika ada kebutuhan untuk mengajukan pertanyaan atau hanya menyerahkan tugas. Orang-orang diberi tahu secara otomatis ketika diberi tugas. Hal ini membuat produksi bergerak cepat dan efisien. Ini adalah skenario kasus terbaik rantai kritis.

ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek berbasis cloud yang cocok untuk rantai kritis, tetapi metodologi apa pun yang Anda pilih untuk mengelola proyek Anda didukung oleh perangkat lunak kami. Ini membantu perencanaan, pemantauan, dan pelaporan, dan dasbor waktu nyata memberi Anda semua metrik proyek dalam satu halaman. Sangat mudah untuk memfilter dasbor untuk hanya menampilkan informasi yang Anda butuhkan. Cobalah hari ini dengan uji coba 30 hari gratis ini.