Il modo migliore per fare un piano di lavoro

Prima di poter raggiungere i tuoi obiettivi, devi pianificare come raggiungerli. Un piano di lavoro crea un percorso chiaro verso gli obiettivi e gli obiettivi desiderati. Lungo quel percorso ci saranno risorse, vincoli e altri elementi di gestione del lavoro che devono essere descritti nel tuo piano.

Naturalmente, il piano di lavoro non sarà scritto e avviato da una sola persona. È un piano d'azione per un team di progetto che alla fine dovrebbe essere presentato ai membri del consiglio e alle parti interessate per l'approvazione. Una volta che tutto è stato detto e fatto, puoi continuare a costruire il resto del tuo piano di lavoro.

Se crei il tuo piano di lavoro in un software di gestione dei progetti, è facile continuare a ripetere il tuo piano e apportare miglioramenti nel tempo. E se quel software è online, tutti possono collaborare in tempo reale e sapere esattamente quali passaggi sono necessari per un risultato ideale.

Chiaramente un piano di lavoro è piuttosto importante, quindi scaviamo più a fondo come crearne uno e farlo approvare.

Che cos'è un piano di lavoro di progetto?

Un piano di lavoro del progetto è un piano di gestione del progetto con un altro nome. Se eseguito correttamente, il piano di lavoro del tuo progetto articolerà e delineerà chiaramente i passaggi necessari per raggiungere gli obiettivi e gli obiettivi di un progetto includendo attività, pietre miliari, risultati finali, risorse, requisiti di budget e una sequenza temporale per intrecciare tutto insieme.

Di solito è più adatto per grandi progetti e iniziative, ma può davvero essere utilizzato a qualsiasi livello. Prima di iniziare il tuo piano di lavoro, considera l'utilizzo di obiettivi SMART: crea obiettivi specifici, misurabili, realizzabili, pertinenti e relativi al tempo. Questo dovrebbe aiutarti a iniziare il tuo piano con il piede giusto.

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Perché hai bisogno di un piano di lavoro?

Come accennato, il tuo piano di lavoro fungerà da tabella di marcia per l'intero progetto. Non solo manterrà te e il tuo team organizzati, ma garantirà il consenso delle principali parti interessate, dipartimenti correlati, responsabili della responsabilità/rischio pertinenti e altro ancora.

Inoltre, aiuta a gestire le aspettative sia a livello di stakeholder, sia a livello manageriale e dei membri del team: tutti coloro che iniziano con il piede giusto hanno anche maggiori possibilità di atterrare con il piede giusto.

Come fare un piano di lavoro

La creazione di un piano di lavoro è un processo molto complicato e richiede il maggior numero possibile di dettagli stabiliti prima di presentarlo agli stakeholder. Ecco su cosa dovrai concentrarti.

1. Identificare il nome del progetto, lo scopo e la sequenza temporale generale

In questo modo puoi dire ai tuoi responsabili dell'approvazione del progetto che il tuo progetto richiederà un trimestre, sei mesi o un anno in base allo scopo del progetto, così come il resto delle informazioni che compilerai dopo questo passaggio.

Dovresti anche dire al tuo responsabile dell'approvazione del progetto lo scopo del tuo progetto. Il tuo progetto sarà quello di soddisfare al meglio le esigenze dei clienti? Forse il tuo concorrente ha rilasciato una versione aggiornata di un prodotto che possiedi e devi scalare per soddisfare le richieste del mercato. Qualunque sia l'obiettivo finale, assicurati che sia dichiarato subito.

2. Metti il ​​tuo piano di lavoro nel contesto

Scrivi un'introduzione e un background per delineare meglio il motivo per cui hai bisogno che questo progetto si realizzi e cosa ti ha fatto pensare di provare a raggiungere quell'obiettivo finale in primo luogo. Creare il contesto e stabilire il problema aiuta a spiegare perché hai bisogno della soluzione. Ciò contribuirà a facilitare una buona gestione generale del lavoro.

3. Stabilisci i tuoi obiettivi e obiettivi

I tuoi obiettivi potrebbero sembrare il tuo scopo, ma sono un po' più specifici in quanto sono più orientati al lungo termine, ovvero il tuo team ha imparato di più sul processo di avvio di una correzione di bug o su come rispondere più direttamente al cliente/ feedback del mercato.

Allo stesso modo, gli obiettivi del tuo progetto dovrebbero essere misurabili. Ad esempio, l'obiettivo di questo progetto dopo il lancio è creare un aumento del xx% degli abbonati mensili attivi o un certo importo in dollari delle entrate generate.

È meglio usare i tuoi obiettivi SMART qui. Costruire ciò che è specifico, ciò che è misurabile, ciò che è realizzabile, ciò che è rilevante e ciò che può essere fatto entro l'arco di tempo del progetto.

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4. Definisci e coordina le tue risorse

Quando definisci e coordini le tue risorse, assicurati di rispondere alle seguenti domande:

• Quanto del budget andrà a questo progetto?
• Da quale dipartimento verrà allocato il budget?
• Di chi hai bisogno nella squadra?
• Quali strumenti di pianificazione del progetto (come il monitoraggio del tempo, la collaborazione in team, gli strumenti di gestione del progetto) saranno necessari per semplificare il progetto?

5. Comprendi i tuoi vincoli

E soprattutto considera il triplo vincolo di tempo, budget e risorse. Poiché a questo punto hai già elencato tutti e tre i passaggi precedenti, ora puoi tenere conto dei rischi che potrebbero ostacolare tali processi.

Forse alcuni membri del tuo team si prendono alcuni giorni di malattia durante questo periodo di tempo; forse devono essere eseguiti compiti imprevisti; forse alcuni dei tuoi strumenti si bloccano e richiedono più denaro prelevato dal budget. Qualunque siano i tuoi vincoli, considera tutto ciò che potrebbe sembrare un rischio che può portare a un vincolo in piena regola, che può influenzare il completamento dei risultati finali o persino gli obiettivi e gli obiettivi del tuo progetto.

6. Discutere i rischi e la responsabilità

I rischi devono essere valutati dal maggior numero possibile di angoli. Considera le ferie retribuite, le ferie maturate dal personale e le ferie aziendali. Prendi in considerazione eventuali incidenti strani che potrebbero influire direttamente sul tuo budget o sulla tua cronologia. E poi nominare qualcuno che se ne occupi nel caso in cui l'ambiente diventi favorevole affinché quei rischi diventino realtà. Creare un senso di responsabilità in modo che tutti i membri del team possano avere un interesse misurabile nell'esito positivo del progetto per ridurre al minimo la possibilità di errore.

Copri non solo le basi, ma ogni dettaglio del piano di lavoro del tuo progetto con un pettine a denti fini. Con ogni potenziale domanda o bandiera rossa già coperta, sarai in grado di ottenere l'approvazione dalle parti interessate e iniziare il tuo progetto con le giuste aspettative in mente.

Ricorda che il tuo piano di lavoro è il piano d'azione che guiderà il tuo progetto, quindi più dettagli hai sui vincoli e sui potenziali rischi, meglio il tuo team eseguirà i propri compiti per produrre risultati e raggiungere gli obiettivi e gli obiettivi.

Modello di piano di lavoro

Il nostro modello di piano di lavoro può aiutarti a documentare i passaggi spiegati sopra. Assicurati di monitorare costantemente il tuo modello e aggiornarlo man mano che si verificano modifiche nel processo di pianificazione.

Strumenti necessari per creare un piano di lavoro

Per creare un piano di lavoro, dovresti iniziare con una struttura di suddivisione del lavoro per identificare tutto il lavoro necessario per completare il tuo progetto. Quindi, sulla base dei risultati della tua WBS, sarai in grado di creare una sequenza temporale per contrassegnare attività, risultati finali, le loro dipendenze, tappe fondamentali, quale attività è assegnata a quale dipartimento e membro del team, quanti livelli di approvazione ci sono su ciascuna attività , eccetera.

A questo punto, molti project manager utilizzeranno i diagrammi di Gantt per ordinare le loro linee temporali in uno schema a cascata. Se il progetto è sufficientemente piccolo o ha senso, molti project manager utilizzeranno strumenti che li aiutano a risolvere le attività e i risultati finali in un semplice elenco di attività.

I nostri diagrammi di Gantt, ad esempio, ti aiutano a creare una visione visiva delle attività del tuo progetto nel tempo. Puoi facilmente vedere la data di inizio del progetto, qual è ogni attività del progetto, a chi è assegnata, quanto tempo dovrebbe impiegare ciascuna attività, nonché la data di completamento del progetto nel suo insieme.

Per saperne di più su come i diagrammi di Gantt e altri strumenti di pianificazione del progetto possono aiutarti a creare il piano di lavoro perfetto, guarda il breve video qui sotto. Ti mostreremo rapidamente tutti i modi in cui il software di pianificazione dei progetti può migliorare la pianificazione, l'esecuzione e il reporting, in modo che tu possa pianificare il lavoro in tutta sicurezza.

ProjectManager può aiutarti con il tuo piano di lavoro

Ordinare ogni dettaglio di un progetto non è un compito facile, dalla gestione del tuo team alla gestione delle parti interessate. Richiede un delicato equilibrio tra la comprensione della sequenza temporale del progetto, le attività che costituiscono l'ambito del progetto, i potenziali rischi, l'equilibrio del budget e l'allocazione delle risorse. Per non parlare di fare tutto questo tenendo presenti le esigenze finali dei clienti e gli obiettivi e gli obiettivi del progetto.

Un modello di piano di lavoro può aiutarti a organizzare i tuoi pensieri, ma per creare il tuo piano d'azione ed eseguirlo, avrai bisogno di un software di gestione dei progetti dinamico che ti aiuti durante le fasi di pianificazione, esecuzione e monitoraggio.

Con ProjectManager, i nostri diagrammi di Gantt basati su cloud ti consentono di pianificare l'intera sequenza temporale del progetto, assegnare attività, creare dipendenze e tenerne traccia. Inoltre, abbiamo funzionalità di collaborazione in team che consentono al personale e ai manager di commentare le attività, allegare i file necessari e interagire tra loro, indipendentemente da dove si trovano.

ProjectManager offre anche strumenti di gestione delle risorse che ti consentono di bilanciare le ore lavorate nel tuo team. Questo aiuta a garantire che il tuo tempo, strumenti e risorse siano bilanciati, qualunque cosa accada.

Stai creando un piano di lavoro e non sai da dove iniziare? Ti abbiamo coperto. Con ProjectManager avrai accesso a un software basato su cloud che ti aiuta a monitorare meglio il tuo piano di lavoro da un traguardo all'altro. Inizia oggi la tua prova gratuita di 30 giorni con ProjectManager .