Come creare una struttura di ripartizione delle risorse (RBS)

Ci sono molti aspetti nella pianificazione di un progetto. Tendono a ruotare attorno al triplo vincolo di tempo, costi e portata. Una di queste orbite è quella delle risorse. Le risorse possono essere influenzate da tutti e tre questi vincoli e quindi richiedono un metodo per controllarli, a volte anche un software di gestione delle risorse.

"Risorse" è un termine ampio, ovviamente, e si riferisce non solo ai materiali e alle attrezzature utilizzati in un progetto, ma anche alle risorse umane. In effetti, le persone che compongono il tuo team di progetto sono per molti versi la risorsa più importante. Dopotutto, sono loro che eseguiranno il progetto e lo seguiranno dall'inizio alla fine.

Nella gestione dei progetti, la struttura di ripartizione delle risorse (RBS) è uno strumento per aiutare con la pianificazione e il controllo del lavoro di progetto. Pensala come una struttura di ripartizione del lavoro (WBS) per le tue risorse, perché è quello che è ed è altrettanto preziosa. L'utilizzo del software di pianificazione delle risorse può aiutarti a organizzare, pianificare e gestire le tue risorse dopo aver creato il tuo RBS.

Che cos'è una struttura di ripartizione delle risorse?

Una struttura di ripartizione delle risorse è un elenco delle risorse che saranno necessarie per eseguire il progetto. L'elenco è suddiviso per funzione e tipo e perlomeno coprirà le persone necessarie per completare un progetto con successo. Tuttavia, nella sua forma più completa, includerà tutto ciò per cui spendi soldi per il progetto, come persone, strumenti di gestione del progetto, attrezzature, materiali, persino tasse e licenze.

Tuttavia, una struttura di scomposizione delle risorse è più di un semplice elenco: è un grafico gerarchico utilizzato per aiutare i project manager a organizzare le risorse e creare un piano delle risorse. Un RBS informerà il budget, poiché un elenco completo delle risorse renderà più facile stimare quanto costerà un progetto. È un mezzo per rimanere entro il budget piuttosto che spendere in modo irregolare.

Chi crea una struttura di ripartizione delle risorse?

Un project manager è la persona del team di progetto che è responsabile dell'utilizzo della struttura di ripartizione delle risorse, sebbene di solito cercherà input da altri membri del team. Consente loro di identificare quante risorse hanno bisogno, suddividendo il progetto a livello di attività e le risorse necessarie per ciascuno. Questo creerà una comprensione della portata del progetto.

Quando è fatto?

È durante la fase di pianificazione di un progetto che il project manager utilizzerà un RBS. Può essere utilizzato per un numero qualsiasi di tipi di risorse, come l'assistenza clienti, quando si determina il tipo di cliente per il progetto, quali strutture sono necessarie, attrezzature, strumenti software, ecc.

Quali sono i suoi vantaggi?

Uno dei vantaggi dell'utilizzo di un RBS è che aiuta a organizzare meglio le risorse e allinea chiaramente tali risorse con gli obiettivi e gli obiettivi generali dell'organizzazione. Fornisce inoltre un rapido riferimento visivo sull'allocazione delle risorse e sul carico di lavoro, nonché sulle singole risorse e assegnazioni.

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Come creare una struttura di ripartizione delle risorse

In termini di formato, l'RBS è come il WBS e richiede una stima di quali risorse saranno necessarie per ciascuna attività del progetto. Pertanto, l'elenco delle attività è essenziale per raccogliere le risorse necessarie.

Ma un project manager cercherà naturalmente input da un'ampia varietà di fonti; questi includono il programma, il registro dei rischi, le stime dei costi e altri processi organizzativi. Ciò consente a un project manager di raccogliere completamente tutte le risorse necessarie per eseguire il progetto.

L'RBS viene solitamente creato come un diagramma ad albero. In cima c'è il risultato finale del progetto, in base al quale ci sono la ripartizione delle risorse, ciascuna in un singolo ramo al di sotto dell'intestazione generale del progetto. Questi rami sono i tipi di risorse, come il sito in cui si sta svolgendo il progetto, l'attrezzatura utilizzata e il team che sta eseguendo il progetto.

Un foglio di calcolo può essere utilizzato anche per creare una ripartizione orizzontale delle risorse. Inizierà con il numero della risorsa a sinistra e si sposterà nel foglio di calcolo per dettagliare le categorie e i tipi di risorse, la quantità e le note.

Esempio di struttura di ripartizione delle risorse

Per avere una visione diversa su cosa sia un RBS, diamo un'occhiata a un semplice esempio di vita reale. Stiamo facendo un ponte. C'è un sito, naturalmente, che il ponte attraverserà. Ma grandi pezzi del ponte saranno costruiti altrove e poi assemblati in loco.

Pertanto, abbiamo la struttura in cui si svolge la produzione, ma anche sale riunioni e conferenze. Ci sarà anche un dipartimento di ingegneria dove vengono redatti i piani e un ufficio improvvisato in loco per il caposquadra e gli operai.

Il prossimo è il nostro elenco di attrezzature. Ciò includerà attrezzature pesanti, come trattori, gru, terne, escavatori e attrezzature leggere, come saldatrici, torri faro, utensili manuali e carriole.

Il software è un'altra risorsa che verrà utilizzata principalmente durante la fase di progettazione, ma è probabile che sia disponibile un software di gestione delle risorse per facilitare la pianificazione, il monitoraggio e la rendicontazione del progetto in generale.

Infine, ma forse la cosa più importante, vorrai dettagliare le tue risorse umane. Per la costruzione di ponti questo includerà progettisti, ingegneri, personale di costruzione.

Questa è una versione essenziale di un RBS, ma serve a dare un po' di carne all'idea e darle vita in un modo che una definizione astratta potrebbe non fare. Se sei più uno studente di tipo visivo, abbiamo creato un'illustrazione per illuminare ulteriormente l'idea.

Project Manager e gestione delle risorse

Scomporre la tua risorsa è solo l'inizio della gestione delle risorse nel tuo progetto. ProjectManager ti aiuta a controllare ulteriormente le risorse nel tuo progetto con il nostro software di gestione delle risorse per aiutarti a gestire ulteriormente tempo e denaro.

Mappa le tue risorse sul diagramma di Gantt

Il primo passo per realizzare un RBS è comprendere le attività richieste per un progetto di successo. I diagrammi di Gantt online mappano le attività in fasi, creano dipendenze e pianificano le risorse lungo una sequenza temporale del progetto. Questo ti aiuta a capire esattamente quali risorse devi identificare nella tua struttura di ripartizione delle risorse.

Una volta identificate, le attività possono essere assegnate dalla visualizzazione Gantt, oltre a poter vedere la quantità di ore che ogni membro del team ha trascorso lavorando su tale attività. Puoi vedere a colpo d'occhio se i membri del team sono sovra-allocati o sotto-allocati per mantenere bilanciate le tue risorse.

Tieni traccia del lavoro della tua squadra

Con i nostri strumenti di gestione del team, puoi identificare le tue risorse umane e classificare i team, nonché forniture e attrezzature. Le tariffe orarie dei membri del team sono visibili nell'intero software e quando i team registrano le loro ore, il costo reale viene calcolato e confrontato con il costo pianificato. Ciò mantiene i project manager sotto controllo dei costi e in linea con i loro budget.

Il software basato su cloud offre una gestione delle risorse in tempo reale

Poiché siamo un software basato su cloud, ottieni i dati più aggiornati sulla nostra dashboard in tempo reale per aiutarti a pianificare progetti, pianificare le risorse, bilanciare il carico di lavoro e riassegnare le attività secondo necessità. Forniamo trasparenza sulle tue risorse in tempo reale durante l'esecuzione del progetto per aiutarti a tracciarle con precisione.

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