Come creare un diagramma di Gantt in 5 passaggi

I diagrammi di Gantt esistono da molto tempo, ma da quando sono migrati dall'analogico al digitale, la loro facilità d'uso li ha resi un punto fermo della gestione dei progetti.

Che cos'è un diagramma di Gantt?

Un diagramma di Gantt è un grafico a barre in pila che organizza le attività di lavoro di un progetto su una sequenza temporale che ne mostra la durata, le dipendenze e consente ai project manager di assegnarle ai membri del proprio team. I diagrammi di Gantt sono un importante strumento di pianificazione e pianificazione del progetto.

Sulla sinistra di un diagramma di Gantt c'è un elenco delle attività e sulla destra c'è la sequenza temporale del grafico a barre in cui tali attività vengono posizionate in base a quando si verificano nel progetto. Ogni attività è strutturata con una data di inizio e una data di fine. Questa è la durata del compito. Graficamente è una linea tra due punti.

Questo layout rende semplice per i project manager vedere quali sono le attività, quando ciascuna di esse inizia e finisce e quanto tempo dovrebbe essere necessario per completare l'attività. Il diagramma di Gantt mostra anche dove le attività si sovrappongono, di quanto, nonché la durata dell'intero progetto.

A cosa serve un diagramma di Gantt?

I diagrammi di Gantt sono strumenti versatili di gestione dei progetti che hanno vari scopi. Sono utilizzati per pianificare, programmare e monitorare i progetti. Durante la fase di pianificazione, i diagrammi di Gantt aiutano i project manager a visualizzare la sequenza temporale del progetto in modo che possano definire quali risorse sono necessarie quando, come assegnare il carico di lavoro e anche capire quali sono le attività del percorso critico di un progetto.

Quindi, una volta che tutte le attività del progetto sono state incluse nel diagramma di Gantt, è più facile creare una pianificazione del progetto accurata per eseguire il piano del progetto in tempo. Quindi, un diagramma di Gantt mostra quali attività sono necessarie per completare il progetto e quanto tempo impiegheranno. Ma come crearne uno per pianificare e programmare un progetto di successo? Di seguito sono riportati i cinque passaggi per creare un diagramma di Gantt.

Passaggi per creare un diagramma di Gantt

Ci sono alcuni modi per creare un diagramma di Gantt. Se vuoi essere un project manager tradizionale, puoi tirare fuori carta e matita. Potrebbe essere un buon modo per iniziare a mettere insieme il tuo piano, ma non è fattibile per gestire un progetto, con tutti i suoi problemi e cambiamenti.

Per semplificare le cose, offriamo un modello di diagramma di Gantt gratuito, che ti offre un foglio di calcolo Excel per compilare i campi. Ma se mantieni il tuo programma su un foglio di calcolo, sarà un problema. Excel è stato creato per creare sequenze temporali semplici e visive, ma non è uno strumento di gestione dei progetti. Ciò di cui hai veramente bisogno è un software di gestione dei progetti con una funzione di creazione di diagrammi di Gantt. Ti consigliamo di caricare il foglio di calcolo nel nostro software per diagrammi di Gantt online. I vantaggi di ciò sono dettagliati di seguito.

Detto questo, devi ancora seguire i passaggi per raccogliere tutti i dati di pianificazione necessari per creare un diagramma di Gantt, sia che tu scelga un modello di diagramma di Gantt Excel o un software di diagramma di Gantt. Dopo aver eseguito i seguenti cinque passaggi, prenditi un momento per continuare a leggere. Spiegheremo come inserire il tuo diagramma di Gantt online nel nostro software lo renda un documento vivente che non solo può pianificare il tuo programma, ma anche aiutarti a eseguirlo.

1. Crea un elenco di attività

Prima di poter mappare il lavoro devi avere un elenco di esso. Questo elenco di attività deve essere completo e completo per essere efficace. Pertanto, si consiglia di utilizzare una struttura di suddivisione del lavoro (WBS).

Questo strumento, come il suo nome, scompone progetti più grandi, complessi (o piccoli, più semplici) per dividere il lavoro in singole attività. Si inizia con il risultato finale e si procede passo dopo passo all'indietro per ottenere i passaggi essenziali necessari per arrivare alla fine del progetto.

Mentre raccogli le attività, non fa male guardare indietro ai dati storici dei progetti correlati per avere un'idea della loro durata. Inoltre, parlare con persone che hanno affrontato progetti simili, sia all'interno che all'esterno del tuo team, può aiutarti mentre passi al passaggio successivo.

Correlati: modello WBS (Work Breakdown Structure).

2. Quali sono le date di inizio e fine delle attività?

Questo è quando prendi le attività e le metti in sequenza sulla sequenza temporale del progetto. È possibile e persino probabile che alcune attività vengano eseguite contemporaneamente ma da diversi membri del team.

Quando determini qual è la data di inizio, le tue attività verranno visualizzate nella sequenza temporale del grafico a barre in quella data. Quindi, con le conoscenze acquisite nell'ultimo passaggio, fai una stima del tempo su quando l'attività sarà completata. Questo crea i due punti e la barra tra di loro, segnando il tempo necessario per eseguire l'attività nel corso dell'intero progetto.

Questo è il primo passo verso la creazione di un programma per il progetto. La durata delle tue attività è il tempo tra la data di inizio e la data di fine. Adesso stai cucinando a gas. Non hai più solo un elenco di attività, ma una rappresentazione visiva del tuo progetto disposto su una sequenza temporale. Ciò fornisce un aiuto immediato ai tuoi progressi una volta eseguito il progetto.

3. Aggiungi pietre miliari

Aggiungi pietre miliari al tuo diagramma di Gantt per contrassegnare il completamento dei risultati del tuo progetto o delle fasi di lavoro. Mentre vuoi raccogliere ogni compito, non importa quanto piccolo, non vuoi trascurare il quadro generale. I diagrammi di Gantt ti consentono di suddividere il progetto in fasi o contrassegnare quando una grande sezione unica del progetto è completa.

Avere pietre miliari in un progetto è utile. Non solo aumenta il morale vedere che hai completato una grossa fetta del progetto, ma delinea gli eventi chiave, agendo come segnali stradali sul percorso verso la tua destinazione finale.

4. Identificare le dipendenze delle attività

Mentre alcune attività possono essere eseguite contemporaneamente, altre non possono essere avviate fino al termine di un'altra. Queste sono chiamate dipendenze delle attività. Se non vengono identificati, possono creare colli di bottiglia nel flusso di lavoro del tuo team.

Esistono quattro tipi di dipendenze delle attività.

1. Finisci per iniziare: l' attività non può iniziare fino a quella precedente al termine.
2. Dall'inizio all'inizio : l'attività non può iniziare fino a quella precedente all'inizio.
3. Da fine a fine : l'attività non può terminare prima di quella prima della fine.
4. Dall'inizio alla fine: l'attività non può terminare prima di quella precedente all'inizio.

Una volta identificate queste dipendenze delle attività, crearle nel diagramma di Gantt collegando le attività correlate. In questo modo sarai in grado di vedere prontamente quali attività dipendono l'una dall'altra.

5. Avviare l'assegnazione

Una volta che hai le tue attività, pietre miliari, durate e dipendenze sul diagramma di Gantt, puoi iniziare ad assegnare le attività. Qui è dove dai il lavoro ai membri del team. Ora sono responsabili del rispetto della data di scadenza dei compiti a cui sono assegnati.

I project manager possono utilizzare il diagramma di Gantt per creare una pianificazione del progetto e come guida visiva per tenere traccia dei progressi del team mentre lavora attraverso i propri incarichi. Ma c'è molto di più che un diagramma di Gantt può fare se stai lavorando con un software di gestione dei progetti superiore.

Come ProjectManager ingrandisce il diagramma di Gantt

Sia che tu abbia utilizzato il nostro modello di diagramma di Gantt o semplicemente raccolto un elenco di attività in un foglio di calcolo Excel o Fogli Google, puoi portarlo al livello successivo importando il documento nel creatore di diagrammi di Gantt ProjectManager. Puoi importare file MS Project, CSV o Excel e le tue attività vengono distribuite automaticamente su una sequenza temporale di un grafico a barre.

È quindi possibile selezionare e scegliere quali colonne si desidera sul lato sinistro dello strumento diagramma di Gantt. Lì puoi aggiungere date di inizio e fine, identificare attività secondarie e stimare la durata di ciascuna attività. Le pietre miliari vengono aggiunte da simboli di diamante e le dipendenze delle attività possono essere collegate.

Quando arriva il momento di assegnare compiti ai membri del tuo team, puoi farlo direttamente dal nostro strumento diagramma di Gantt. Quindi i membri del team possono utilizzare la visualizzazione diagramma di Gantt come piattaforma collaborativa durante l'esecuzione delle attività. Poiché ProjectManager è un software di gestione dei progetti basato su cloud, possono accedervi ovunque e in qualsiasi momento, il che è ottimo per i team distribuiti.

I membri del team possono anche commentare a livello di attività, aggiungendo documenti secondo necessità. Abbiamo uno spazio di archiviazione di file illimitato, quindi possono allegare qualsiasi immagine o trasferimento necessario. Se un membro del team ha una domanda per il project manager o un altro membro del progetto a cui non è stata assegnata l'attività, può @lo e quella persona riceverà una notifica via e-mail, in modo che possa partecipare alla discussione.

Facile modifica e automazioni

Una lamentela sui diagrammi di Gantt è che sono difficili da modificare. Ma ProjectManager rende la modifica della durata delle attività, l'aggiunta di dipendenze delle attività e l'aggiornamento del diagramma di Gantt semplice come il trascinamento della selezione. Prendi la data di inizio e la data di fine e spostala dove vuoi. È così facile.

Il diagramma di Gantt online può anche essere automatizzato, quindi se un'attività è in ritardo, le date dell'attività dipendente da essa verranno modificate per evitare errori di pianificazione. Le notifiche e-mail possono anche essere automatizzate per mantenere aggiornati i project manager e i membri del team una volta completate le attività. ProjectManager mantiene la promessa dei diagrammi di Gantt nella gestione dei progetti.

Quale altro software viene utilizzato per creare un diagramma di Gantt?

Oggi i project manager hanno accesso a diversi modelli di diagrammi di Gantt, strumenti per diagrammi di Gantt e software di gestione dei progetti. Queste sono le scelte più comuni.

Microsoft Excel

Puoi creare un diagramma di Gantt di base con fogli di calcolo Excel e grafici a barre. Ecco alcuni pro e contro dell'utilizzo di Excel per creare un diagramma di Gantt:

Professionisti:

• È una soluzione economica se si dispone di una licenza di Microsoft Office.
• È probabile che i membri del tuo team abbiano familiarità con Microsoft Excel.
• Esistono modelli Excel di diagramma di Gantt che puoi utilizzare in tutto il Web.

Contro:

• Microsoft Excel non è un software di gestione dei progetti, quindi non ha altre funzionalità complementari come il monitoraggio del tempo, la gestione del carico di lavoro, la gestione delle attività, ecc.
• È un documento statico che deve essere aggiornato manualmente e manca di funzionalità importanti come l'identificazione del percorso critico, l'assegnazione di attività ai membri del team, l'identificazione delle dipendenze delle attività, tra le altre.
• Ogni membro del team che desidera visualizzare il diagramma di Gantt deve scaricare un file Excel, uno per ogni aggiornamento.

Progetto Microsoft

Microsoft Project, o progetto MS, è uno strumento di gestione dei progetti che consente di creare diagrammi di Gantt migliori rispetto ai fogli di calcolo di Excel. Tuttavia ha anche dei limiti.

Professionisti:

• Ha altre funzionalità di gestione dei progetti oltre al creatore di diagrammi di Gantt.
• I diagrammi di Gantt del progetto Microsoft sono più facili da aggiornare rispetto ai diagrammi di Gantt di Excel.
• I diagrammi di Gantt del progetto MS hanno più funzionalità rispetto ai diagrammi di Gantt di Excel.

Contro:

• È un software di gestione dei progetti costoso e difficile da usare.
• Non è uno strumento per diagrammi di Gantt basato su cloud, quindi è necessario installarlo sul computer di ogni membro del team.
• Non funziona su computer Mac.

Fogli Google

I diagrammi di Gantt di Fogli Google condividono alcuni dei pro e dei contro di cui abbiamo discusso sopra.

Professionisti:

• È uno strumento online che facilita la collaborazione in team e la condivisione di file.
• Ha un'interfaccia utente intuitiva ed è semplice da usare.
• Ti consente di creare grafici di Gantt di base con il suo foglio di calcolo e i grafici a barre.

Contro:

• Fogli Google non è uno strumento di gestione dei progetti, quindi non ha altre funzionalità complementari come il monitoraggio del tempo, la gestione del carico di lavoro, la gestione delle attività, ecc.
• Proprio come Excel, ti consente solo di creare un semplice diagramma di Gantt privo di funzionalità importanti come l'identificazione del percorso critico, l'assegnazione di attività ai membri del team, l'identificazione delle dipendenze delle attività, tra le altre.

Come puoi vedere, anche se questi sono i modi più comuni per creare un diagramma di Gantt, non sono la soluzione ideale di cui i project manager hanno bisogno. ProjectManager ha le giuste funzionalità di gestione dei progetti che non solo ti consentono di creare diagrammi di Gantt, ma anche di gestire i tuoi progetti dall'inizio alla fine.

ProjectManager è un software di gestione dei progetti basato su cloud. Il nostro creatore di diagrammi di Gantt online offre ai project manager gli strumenti per controllare la pianificazione, collegare le dipendenze delle attività e tenere traccia dei progressi con il reporting integrato. I membri del team ottengono una piattaforma collaborativa per lavorare in modo più produttivo. Questo è solo un aspetto del nostro software, che ha anche visualizzazioni kanban, calendario ed elenco. Scopri come possiamo aiutarti a gestire il tuo prossimo progetto approfittando della nostra prova gratuita di 30 giorni.