Come scrivere grandi lettere di ringraziamento per le donazioni

La raccolta fondi è spesso l'obiettivo principale di un'organizzazione senza scopo di lucro, e per una buona ragione. I donatori potenziano la tua missione e consentono ai volontari di svolgere un lavoro significativo. E la salsa segreta per mantenere quei doni finanziari in arrivo non è solo quella di reclutare nuovi donatori, ma anche di incentivare la fidelizzazione dei donatori. Questo è il motivo per cui redigere una lettera di ringraziamento ai donatori che li faccia sentire apprezzati può diventare una pietra angolare della strategia di raccolta fondi della tua organizzazione no profit.

Perché è importante scrivere una lettera di ringraziamento ai donatori

Sebbene tu possa avere le mani occupate nella gestione di una strategia di marketing senza scopo di lucro o di un blitz di una campagna sui social media, è fondamentale non trascurare le cose semplici. Piccoli gesti di gratitudine per i tuoi donatori esistenti fanno più che creare connessioni e promuovere un senso di comunità. Le migliori lettere di ringraziamento dei donatori consentono alla tua organizzazione no profit di dimostrare la prova del tuo impatto e fungere da trampolino di lancio per reclutare nuovi donatori.

Come scrivere una lettera di ringraziamento di un donatore

Le lettere di ringraziamento dei donatori possono sembrare intuitive, ma c'è un'arte nel produrre e inviare queste missive di gratitudine. La ricerca ha dimostrato che i mittenti di lettere di ringraziamento spesso sottovalutano la positività generata dalla loro gratitudine, quindi investire un po' di tempo per ottenere queste note nel modo giusto paga dividendi. Ecco alcuni suggerimenti per scrivere una lettera di ringraziamento ai donatori che impressioneranno.

1. Pratica la genuina gratitudine

Può sembrare ovvio, ma dire grazie senza un secondo motivo è fondamentale. Non cercare di rispondere a un'altra richiesta o sfruttare l'opportunità per amplificare la tua attuale campagna di raccolta fondi. Trova un modo per esprimere la tua gratitudine con un linguaggio sincero, ma evita di produrre messaggi stereotipati che sembrano banali. Creare un tono che sembri professionale ma non superficiale richiede tempo, quindi abbozza alcune bozze finché non lo fai bene.

2. Dimostrare l'impatto

Il modo più semplice per inquadrare la raccolta fondi senza scopo di lucro è che le donazioni siano investimenti che i donatori fanno nella tua missione. Dimostrare il valore fornito da queste donazioni dimostra che i loro soldi vengono investiti con saggezza. Quando si dimostra l'impatto in una lettera di ringraziamento a un donatore, è meglio essere specifici e collegare la donazione a esempi del mondo reale. Le statistiche lampeggianti che riflettono i progressi verso un obiettivo sono ottime, ma dare un volto al lavoro svolto aiuta anche a umanizzare gli sforzi della tua organizzazione.

3. Sii personale

Mantenere il linguaggio vago potrebbe consentire la produzione di massa di lettere di ringraziamento dei donatori, ma perderai la capacità di connetterti a livello personale. Invece, includi i nomi quando possibile e assicurati che la lettera di ringraziamento del tuo donatore sia firmata da una persona reale all'interno della tua organizzazione. Se è fattibile, i biglietti di ringraziamento scritti a mano sono un tocco particolarmente piacevole.

4. La tempestività conta

L'invio di una lettera di ringraziamento a un donatore mesi dopo il regalo iniziale garantisce che la tua gratitudine si perderà nel rumore della vita quotidiana. Cerca di inviare i tuoi ringraziamenti entro 1-2 giorni dalla donazione effettiva, soprattutto se stai inviando una nota tramite posta ordinaria. Se prevedi di inviare un'e-mail di ringraziamento, prendi le misure per creare la riga dell'oggetto per assicurarti che non venga catturata in un filtro antispam.

5. Riconoscere sia i donatori ricorrenti che quelli per la prima volta

Prendersi il tempo per gridare a un donatore per la prima volta o riconoscere un sostenitore fedele e coerente aiuta la tua lettera di ringraziamento a un donatore a sembrare pertinente e personale. Solo alcuni svolazzi che riflettono sull'eccitazione di essere coinvolti in qualcosa di significativo o un track record di doni generosi mostra il tipo di attenzione ai dettagli che è un merito per la tua organizzazione non profit.

6. Mantienilo breve e semplice

Dopo aver incorporato i consigli di cui sopra nelle lettere di ringraziamento del tuo donatore, prenditi un momento per modificare il tuo lavoro per grammatica, punteggiatura e brevità. Vuoi trovare il giusto equilibrio di ponderatezza senza virare in una lettera di ringraziamento sconclusionata che incoraggia la scrematura. Può essere utile attenersi a un modello come quelli disponibili da Lucidpress per mantenere coerenti la formattazione e la lunghezza.

Esempi delle migliori lettere di ringraziamento dei donatori

I suggerimenti sono estremamente utili, ma non c'è niente come vedere la guida in azione. Di seguito sono riportati esempi delle migliori lettere di ringraziamento dei donatori che esemplificano sia l'autentica gratitudine che l'efficace raccolta fondi senza scopo di lucro sul lavoro.

Sii specifico sull'impatto del dono del donatore

Se vuoi vedere il gold standard di un marketing non profit efficace, Charity: water is it. La sua missione di fornire acqua potabile sicura e pulita a ogni persona sul pianeta è finanziata da milioni di dollari di donatori che alimentano progetti idrici in tutto il mondo. Di seguito vedrai una lettera di ringraziamento ai donatori piena di dettagli sull'attuale progetto in Ruanda, inclusi dettagli su ciò che è stato finanziato, quanti donatori ci sono voluti per raggiungere l'obiettivo e il numero di persone direttamente interessate dal progetto.

Concentrati sulla fidelizzazione dei donatori inviando un pacchetto personalizzato

Le migliori lettere di ringraziamento dei donatori sono anche opportunità per informare e connettere le persone con il tuo lavoro. Questo esempio di un pacchetto di ringraziamento del Great Rivers Environmental Law Center include la loro attuale newsletter, una lettera dattiloscritta con i dettagli su come verrà utilizzata la donazione, una ricevuta ai fini fiscali e una nota di ringraziamento scritta a mano. Noterai che la lettera richiama specificamente che questa donazione è stata un regalo per la prima volta e arriva direttamente dalla scrivania del presidente dell'organizzazione senza scopo di lucro.

L'invio di un video di ringraziamento di un donatore dà un volto agli sforzi di raccolta fondi

Se le lettere e le e-mail ti sembrano un po' datate per i tuoi gusti, prova a realizzare un video di ringraziamento ai donatori . Tutto ciò che serve per produrre contenuti video accettabili in questi giorni è una fotocamera per smartphone di qualità decente e una mano ferma. Susan G. Komen , una delle principali organizzazioni di raccolta fondi per il cancro al seno al mondo, ha fatto esattamente questo chiedendo a uno dei leader della loro organizzazione di dare un volto a un messaggio video personalizzato. Se non ti senti a tuo agio con i video, prova almeno a incorporare elementi visivi nelle tue lettere di ringraziamento ai donatori che parlano del lavoro che fai o delle persone che ne traggono vantaggio.

I riflettori dei donatori sui social media dimostrano il valore della missione della tua organizzazione non profit

Gli shoutout dei donatori sui social media richiedono un'attenta pianificazione, ma possono ripagare aiutandoti a raggiungere un nuovo pubblico. I riflettori come l'esempio qui sotto del Kramden Institute possono vivere sulla cronologia dei social media o sul sito Web e servire come un modo per evidenziare i contributi dei donatori. Ovviamente, avrai bisogno del consenso del donatore per produrre questo contenuto e della possibilità di creare foto professionali da mostrare sui tuoi canali social. Ma il vantaggio di dare un volto alla tua comunità di supporto è che può incoraggiare gli altri a diventare parte del lavoro che fai.

Prendi a cuore questi esempi e produci una lettera di ringraziamento ai donatori che si complimenta con il tuo approccio alla raccolta fondi e coltiva una mentalità di gratitudine. Scoprirai che la tua organizzazione senza scopo di lucro raccoglierà i frutti con una maggiore fidelizzazione dei donatori e una cultura della positività che restituisce sia la tua organizzazione che la comunità.

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