كيف تكتب رسائل شكر رائعة على التبرعات

غالبًا ما يكون جمع التبرعات هو التركيز الأساسي لمنظمة غير ربحية ولسبب وجيه. تعمل الجهات المانحة على تمكين مهمتك وتمكين المتطوعين من القيام بعمل هادف. والخلصة السرية لإبقاء تلك الهدايا المالية تأتي ليس فقط في تجنيد مانحين جدد ولكن أيضًا لتحفيز الاحتفاظ بالمانحين. هذا هو السبب في أن صياغة خطاب شكر للمانحين يجعلهم يشعرون بالتقدير يمكن أن يصبح حجر الزاوية في استراتيجية جمع التبرعات لمنظمتك غير الربحية.

لماذا من المهم كتابة رسالة شكر إلى المتبرعين

بينما قد تكون لديك يدك الكاملة في إدارة استراتيجية تسويق غير ربحية أو حملة على وسائل التواصل الاجتماعي ، فمن الأهمية بمكان عدم التغاضي عن الأشياء البسيطة. إن إيماءات الامتنان الصغيرة للمتبرعين الحاليين تفعل أكثر من مجرد تكوين روابط وتعزيز الشعور بالانتماء للمجتمع. أفضل مانح شكرا لك خطابات تسمح لمنظمتك غير الربحية بإظهار دليل على تأثيرك وتكون بمثابة نقطة انطلاق لتجنيد متبرعين جدد.

كيف تكتب رسالة شكر للمتبرع

قد تبدو رسائل شكر المانحين بديهية ، ولكن هناك فن لإنتاج وإرسال رسائل الامتنان هذه. أظهرت الأبحاث أن مرسلي رسائل الشكر غالبًا ما يقللون من الإيجابية التي يولدها امتنانهم ، لذا فإن استثمار القليل من الوقت للحصول على هذه الملاحظات بشكل صحيح يؤتي ثماره. فيما يلي بعض النصائح لكتابة رسالة شكر للمانحين ستثير الإعجاب.

1. ممارسة الامتنان الحقيقي

قد يبدو هذا واضحًا ، لكن قول شكرًا بدون دافع خفي هو أمر بالغ الأهمية. لا تحاول طرح سؤال آخر أو اغتنام الفرصة لتضخيم حملتك الحالية لجمع التبرعات. اعثر على طريقة للتعبير عن امتنانك للغة الصادقة ولكن تجنب إنتاج رسائل ذات صيغة مبتذلة. تستغرق صياغة نغمة تبدو احترافية ولكن ليست روتينية وقتًا ، لذا ارسم بعض المسودات حتى تحصل عليها بالشكل الصحيح.

2. إظهار التأثير

إن أبسط طريقة لتأطير جمع التبرعات غير الربحية هي أن التبرعات هي استثمارات يقوم بها المانحون في مهمتك. إن إظهار القيمة التي توفرها تلك التبرعات يعطي دليلاً على استثمار أموالهم بحكمة. عند إظهار التأثير في رسالة شكر إلى متبرع ، من الأفضل أن تكون محددًا وأن تربط التبرع بأمثلة من العالم الحقيقي. تعد الإحصائيات الوامضة التي تعكس التقدم نحو الهدف أمرًا رائعًا ، ولكن وضع وجه للعمل الذي يتم إنجازه يساعد أيضًا في إضفاء الطابع الإنساني على جهود مؤسستك.

3. كن شخصيا

قد يؤدي إبقاء اللغة غامضة إلى السماح بإنتاج رسائل شكر للمتبرعين بكميات كبيرة ، لكنك ستفقد القدرة على الاتصال على المستوى الشخصي. بدلاً من ذلك ، قم بتضمين الأسماء كلما أمكن ذلك وتأكد من توقيع خطاب شكر المتبرع من قبل شخص حقيقي داخل مؤسستك. إذا كان ذلك ممكنًا ، فإن ملاحظات الشكر المكتوبة بخط اليد تعتبر لمسة لطيفة بشكل خاص.

4. حسن التوقيت مهم

إن إرسال رسالة شكر إلى أحد المتبرعين بعد أشهر من الهدية الأولية يضمن أن امتنانك سيضيع في ضجيج الحياة اليومية. استهدف إرسال شكرك في غضون يوم إلى يومين من التبرع الفعلي ، خاصةً إذا كنت ترسل ملاحظة عبر البريد العادي. إذا كنت تخطط لإرسال رسالة شكر عبر البريد الإلكتروني ، فاتخذ خطوات لصياغة سطر الموضوع للتأكد من أنه لا يتم اكتشافه في عامل تصفية البريد العشوائي.

5. التعرف على كل من المتبرعين المتكررين والمتبرعين لأول مرة

إن قضاء الوقت في الصراخ على متبرع لأول مرة أو التعرف على داعم مخلص ومتسق يساعد في أن تشعر رسالة الشكر إلى المتبرع بأنها ذات صلة وشخصية. فقط عدد قليل من الازدهار الذي ينعكس على الإثارة للانخراط في شيء ذي معنى أو سجل حافل من الهدايا السخية يُظهر نوع الاهتمام بالتفاصيل الذي يُعزى إلى مؤسستك غير الربحية.

6. اجعلها قصيرة وبسيطة

بمجرد دمج النصيحة أعلاه في رسائل الشكر للمتبرع ، خذ دقيقة لتعديل عملك لقواعد النحو وعلامات الترقيم والإيجاز. تريد تحقيق التوازن الصحيح بين التفكير العميق دون الانحراف إلى خطاب شكر متجول يشجع على القشط. قد يكون من المفيد التمسك بقالب مثل النماذج المتوفرة من Lucidpress للحفاظ على اتساق التنسيق والطول.

أمثلة من أفضل المتبرعين رسائل شكر

النصائح مفيدة للغاية ، ولكن لا يوجد شيء مثل رؤية التوجيه أثناء العمل. تم جمع أمثلة من أفضل المانحين أدناه ، حيث أشكركم على الرسائل التي تجسد كل من الامتنان الحقيقي وجمع التبرعات الفعال غير الربحي في العمل.

كن محددًا حول تأثير هدية المتبرع

إذا كنت تريد أن ترى المعيار الذهبي للتسويق الفعال للمنظمات غير الربحية ، فإن Charity: water is it. يتم تمويل مهمتها المتمثلة في توفير مياه شرب آمنة ونظيفة لكل شخص على هذا الكوكب من قبل ملايين الدولارات من المانحين لتشغيل مشاريع المياه في جميع أنحاء العالم. سترى أدناه رسالة شكر إلى المانحين مليئة بالتفاصيل حول المشروع الحالي في رواندا ، بما في ذلك تفاصيل حول ما يتم تمويله ، وعدد المتبرعين الذين استغرقتهم للوصول إلى الهدف ، وعدد الأشخاص الذين تأثروا بشكل مباشر بالمشروع.

ركز على الاحتفاظ بالمتبرعين عن طريق إرسال حزمة مخصصة

رسائل شكر المانح الأفضل هي أيضًا فرص لإعلام الناس وربطهم بعملك. يتضمن هذا المثال لحزمة شكر من Great Rivers Environmental Law Center رسالتهم الإخبارية الحالية ، ورسالة مكتوبة تحتوي على تفاصيل حول كيفية استخدام التبرع ، وإيصالًا لأغراض ضريبية ، ورسالة شكر مكتوبة بخط اليد. ستلاحظ أن الرسالة تنص على وجه التحديد على أن هذا التبرع كان هدية لأول مرة ويأتي مباشرة من مكتب رئيس المنظمة غير الربحية.

إرسال فيديو شكر إلى أحد المتبرعين يضع وجهًا لجهود جمع التبرعات

إذا كانت الرسائل ورسائل البريد الإلكتروني تبدو وكأنها مدرسة قديمة بعض الشيء لذوقك ، فحاول إنشاء مقطع فيديو يشكر فيه خطابًا موجهًا للمتبرعين . كل ما يتطلبه الأمر لإنتاج محتوى فيديو مقبول هذه الأيام هو كاميرا هاتف ذكي عالية الجودة ويد ثابتة. سوزان جي كومن ، إحدى المنظمات الرائدة في جمع التبرعات لسرطان الثدي في العالم ، فعلت ذلك بالضبط من خلال مطالبة أحد القادة في مؤسستهم بوضع وجه لرسالة فيديو مخصصة. إذا لم تكن مرتاحًا للفيديو ، فحاول على الأقل دمج العناصر المرئية في رسائل الشكر الخاصة بك إلى المتبرعين الذين يتحدثون إلى العمل الذي تقوم به أو الأشخاص الذين يستفيدون منه.

تُظهر الأضواء الكاشفة للمتبرعين على وسائل التواصل الاجتماعي قيمة مهمة منظمتك غير الربحية

تتطلب صيحات المتبرعين على وسائل التواصل الاجتماعي تخطيطًا دقيقًا ، لكن يمكن أن تؤتي ثمارها من خلال مساعدتك في الوصول إلى جماهير جديدة. يمكن أن تعيش أضواء كاشفة مثل المثال أدناه من Kramden Institute على الجدول الزمني لوسائل التواصل الاجتماعي أو موقع الويب الخاص بك وتكون بمثابة وسيلة لتسليط الضوء على مساهمات المانحين. بالطبع ، ستحتاج إلى موافقة المانحين لإنتاج هذا المحتوى والقدرة على إنشاء صور احترافية لعرضها على قنواتك الاجتماعية. لكن المكافأة من مواجهة مجتمع الدعم الخاص بك هو أنه يمكن أن يشجع الآخرين على أن يصبحوا جزءًا من العمل الذي تقوم به.

خذ هذه الأمثلة إلى القلب وأصدر رسالة شكر إلى المتبرعين تكمل نهج جمع التبرعات الخاص بك وتزرع عقلية الامتنان. ستكتشف أن مؤسستك غير الربحية ستجني الفوائد من خلال زيادة الاحتفاظ بالمتبرعين وثقافة إيجابية تعود بالنفع على مؤسستك والمجتمع.

تعرف على المزيد حول رسائل الشكر لأفضل مانح وكيفية تضخيم مهمتك من خلال دليلنا المجاني للرسائل غير الربحية .