Как написать отличное благодарственное письмо за пожертвование

Сбор средств часто является основным направлением деятельности некоммерческой организации, и на то есть веские причины. Доноры расширяют возможности вашей миссии и позволяют волонтерам выполнять значимую работу. И секретный способ сохранить эти финансовые дары заключается не только в привлечении новых доноров, но и в стимулировании удержания доноров. Вот почему составление благодарственного письма жертвователям, которое заставит их почувствовать, что их ценят, может стать краеугольным камнем стратегии вашей некоммерческой организации по сбору средств.

Почему важно написать благодарственное письмо жертвователям

Хотя вы можете быть заняты управлением некоммерческой маркетинговой стратегией или блиц-кампанией в социальных сетях, очень важно не упускать из виду простые вещи. Небольшие жесты благодарности вашим существующим спонсорам делают больше, чем создают связи и укрепляют чувство общности. Лучшие благодарственные письма доноров позволяют вашей некоммерческой организации продемонстрировать доказательства вашего вклада и служат трамплином для привлечения новых доноров.

Как написать благодарственное письмо донору

Письма благодарности донорам могут показаться интуитивно понятными, но создавать и отправлять эти благодарственные письма — искусство. Исследования показали , что отправители благодарственных писем часто недооценивают позитив, который вызывает их благодарность, поэтому, потратив немного времени на то, чтобы написать эти письма правильно, они окупятся. Вот несколько советов, как написать благодарственное письмо жертвователям, которое произведет впечатление.

1. Практикуйте искреннюю благодарность

Это может показаться очевидным, но первостепенное значение имеет сказать спасибо без скрытых мотивов. Не пытайтесь добавить еще одну просьбу или использовать возможность усилить вашу текущую кампанию по сбору средств. Найдите способ выразить свою благодарность искренним языком, но избегайте шаблонных сообщений, которые кажутся банальными. Создание тона, который кажется профессиональным, но не формальным, требует времени, поэтому сделайте несколько набросков, пока не получите правильный результат.

2. Продемонстрируйте влияние

Самый простой способ организовать некоммерческий сбор средств состоит в том, что пожертвования — это инвестиции доноров в вашу миссию. Демонстрация ценности этих пожертвований доказывает, что их деньги инвестируются с умом. Демонстрируя влияние в благодарственном письме жертвователю, лучше быть конкретным и связать пожертвование с реальными примерами. Выводить статистику, отражающую прогресс в достижении цели, — это здорово, но демонстрация проделанной работы также помогает очеловечить усилия вашей организации.

3. Будьте индивидуальны

Сохранение расплывчатости языка может позволить массовое производство писем с благодарностью донорам, но вы потеряете возможность общаться на личном уровне. Вместо этого по возможности указывайте имена и убедитесь, что ваше благодарственное письмо донора подписано реальным человеком из вашей организации. Если это возможно, рукописные благодарственные письма будут особенно приятным штрихом.

4. Своевременность имеет значение

Отправка благодарственного письма жертвователю через несколько месяцев после первоначального подарка гарантирует, что ваша благодарность затеряется в шуме повседневной жизни. Стремитесь отправить свою благодарность в течение 1-2 дней после фактического пожертвования, особенно если вы отправляете записку обычной почтой. Если вы планируете отправить электронное письмо с благодарностью, примите меры по созданию строки темы , чтобы оно не попало в спам-фильтр.

5. Распознавайте как повторных, так и новых доноров

Если вы потратите время на то, чтобы поблагодарить первого донора или отметить верного и последовательного сторонника, это поможет вашему благодарственному письму жертвователю выглядеть как актуальным, так и личным. Всего несколько росчерков, отражающих волнение от участия в чем-то значимом, или послужной список щедрых подарков, показывают внимание к деталям, которое является заслугой вашей некоммерческой организации.

6. Говорите кратко и просто

После того, как вы включили приведенный выше совет в свои благодарственные письма донорам, найдите время, чтобы отредактировать свою работу с точки зрения грамматики, пунктуации и краткости. Вы хотите найти правильный баланс вдумчивости, не сворачивая в бессвязное благодарственное письмо, которое побуждает бегло просмотреть. Это может помочь придерживаться шаблона, подобного тем, которые доступны в Lucidpress , чтобы сохранить согласованность форматирования и длины.

Примеры лучших донорских благодарственных писем

Советы чрезвычайно полезны, но нет ничего лучше, чем руководство в действии. Ниже собраны примеры лучших благодарственных писем доноров, которые иллюстрируют как искреннюю благодарность, так и эффективный некоммерческий сбор средств на работе.

Узнайте конкретно о влиянии дара донора

Если вы хотите увидеть золотой стандарт эффективного некоммерческого маркетинга, благотворительность: это вода . Его миссия по обеспечению безопасной и чистой питьевой водой каждого человека на планете финансируется за счет миллионов долларов доноров, которые поддерживают проекты водоснабжения по всему миру. Ниже вы увидите благодарственное письмо донорам, в котором подробно рассказывается о текущем проекте в Руанде, в том числе о том, что финансируется, сколько доноров потребовалось для достижения цели, а также количество людей, непосредственно затронутых проектом.

Сосредоточьтесь на удержании доноров, отправив персонализированный пакет

Лучшие благодарственные письма доноров — это также возможность информировать людей о вашей работе и связывать их с ними. Этот пример благодарственного пакета от Центра экологического права Great Rivers включает их текущий информационный бюллетень, печатное письмо с подробностями о том, как будет использовано пожертвование, квитанцию ​​​​для целей налогообложения и рукописную благодарственную записку. Вы заметите, что в письме особо упоминается, что это пожертвование было подарком в первый раз и поступило прямо со стола президента некоммерческой организации.

Отправка благодарственного видео донору демонстрирует усилия по сбору средств

Если письма и электронные письма кажутся вам старомодными, попробуйте снять видео-благодарственное письмо жертвователям . Все, что требуется для создания сносного видеоконтента в наши дни, — это камера смартфона достойного качества и твердая рука. Сьюзан Г. Комен , одна из ведущих организаций по сбору средств для борьбы с раком молочной железы в мире, сделала именно это, попросив одного из лидеров своей организации изобразить лицо в персонализированном видеообращении. Если вам не нравится видео, постарайтесь, по крайней мере, включить визуальные эффекты в свои благодарственные письма жертвователям, которые говорят о вашей работе или о людях, которым она приносит пользу.

Освещение доноров в социальных сетях демонстрирует ценность миссии вашей некоммерческой организации

Приветствия доноров в социальных сетях требуют тщательного планирования, но они могут окупиться, помогая вам привлечь новую аудиторию. Прожекторы, подобные приведенному ниже примеру Института Крамдена, могут размещаться либо на вашей временной шкале в социальных сетях, либо на веб-сайте и служить способом подчеркнуть вклад доноров. Конечно, вам потребуется согласие донора для создания этого контента и возможность создавать профессиональные фотографии для демонстрации в ваших социальных сетях. Но отдача от того, что вы показываете лицо своему сообществу поддержки, заключается в том, что это может побудить других стать частью вашей работы.

Примите эти примеры близко к сердцу и напишите благодарственное письмо жертвователям, которое дополнит ваш подход к сбору средств и культивирует чувство благодарности. Вы обнаружите, что ваша некоммерческая организация будет пожинать плоды за счет увеличения удержания спонсоров и позитивной культуры, которая приносит пользу как вашей организации, так и сообществу.

Узнайте больше о лучших благодарственных письмах доноров и о том, как расширить свою миссию, из нашего бесплатного руководства по обмену сообщениями для некоммерческих организаций .