Cara menulis surat terima kasih yang luar biasa untuk sumbangan

Penggalangan dana sering menjadi fokus utama organisasi nirlaba, dan untuk alasan yang baik. Donor memberdayakan misi Anda dan memungkinkan sukarelawan untuk melakukan pekerjaan yang berarti. Dan saus rahasia untuk menjaga agar hadiah keuangan itu datang tidak hanya untuk merekrut donor baru tetapi juga untuk mendorong retensi donor. Inilah sebabnya mengapa menyusun surat terima kasih kepada para donor yang membuat mereka merasa dihargai dapat menjadi landasan strategi penggalangan dana organisasi nirlaba Anda.

Mengapa penting untuk menulis surat terima kasih kepada para donatur

Meskipun Anda mungkin memiliki tangan penuh untuk mengelola strategi pemasaran nirlaba atau kampanye media sosial, penting untuk tidak mengabaikan hal-hal sederhana. Gerakan kecil rasa terima kasih untuk donor Anda yang ada tidak hanya menciptakan koneksi dan menumbuhkan rasa kebersamaan. Surat terima kasih donatur terbaik memungkinkan organisasi nirlaba Anda menunjukkan bukti dampak Anda dan berfungsi sebagai batu loncatan untuk merekrut donor baru.

Bagaimana cara menulis surat ucapan terima kasih kepada donatur?

Surat ucapan terima kasih dari donor mungkin terdengar intuitif, tetapi ada seni untuk memproduksi dan mengirimkan surat ucapan terima kasih ini. Penelitian telah menunjukkan bahwa pengirim surat terima kasih sering meremehkan kepositifan yang dihasilkan oleh rasa terima kasih mereka, jadi menginvestasikan sedikit waktu untuk mendapatkan catatan ini dengan benar akan membuahkan hasil. Berikut adalah beberapa tip untuk menulis surat terima kasih kepada para donatur yang akan mengesankan.

1. Latih rasa terima kasih yang tulus

Ini mungkin terdengar jelas, tetapi mengucapkan terima kasih tanpa motif tersembunyi adalah yang terpenting. Jangan mencoba untuk menggunakan permintaan lain atau menggunakan kesempatan untuk memperkuat kampanye penggalangan dana Anda saat ini. Temukan cara untuk mengungkapkan rasa terima kasih Anda dengan bahasa yang menyentuh hati tetapi hindari menghasilkan pesan-pesan formula yang terasa basi. Membuat nada yang terasa profesional tetapi tidak asal-asalan membutuhkan waktu, jadi buat sketsa beberapa draf sampai Anda melakukannya dengan benar.

2. Tunjukkan dampak

Cara paling sederhana untuk membingkai penggalangan dana nirlaba adalah bahwa sumbangan adalah investasi yang dilakukan donor dalam misi Anda. Mendemonstrasikan nilai yang diberikan donasi tersebut memberikan bukti bahwa uang mereka diinvestasikan dengan bijak. Saat menunjukkan dampak dalam surat terima kasih kepada donor, sebaiknya spesifik dan hubungkan donasi dengan contoh dunia nyata. Menampilkan statistik yang mencerminkan kemajuan menuju suatu tujuan adalah hal yang bagus, tetapi menempatkan wajah pada pekerjaan yang sedang dilakukan juga membantu memanusiakan upaya organisasi Anda.

3. Jadilah pribadi

Menjaga bahasa yang tidak jelas mungkin memungkinkan produksi massal surat terima kasih donor, tetapi Anda akan kehilangan kemampuan untuk terhubung pada tingkat pribadi. Alih-alih, sertakan nama bila memungkinkan dan pastikan surat terima kasih donor Anda ditandatangani oleh orang yang nyata di dalam organisasi Anda. Jika memungkinkan, catatan terima kasih tulisan tangan adalah sentuhan yang sangat bagus.

4. Ketepatan waktu itu penting

Mengirimkan surat terima kasih kepada pendonor berbulan-bulan setelah pemberian awal menjamin rasa terima kasih Anda akan hilang dalam hiruk pikuk kehidupan sehari-hari. Bertujuan untuk mengirimkan ucapan terima kasih Anda dalam waktu 1-2 hari setelah donasi yang sebenarnya, terutama jika Anda mengirim catatan melalui surat siput. Jika Anda berencana untuk mengirim email terima kasih, lakukan langkah- langkah untuk menyusun baris subjek untuk memastikannya tidak terjebak dalam filter spam.

5. Kenali donor berulang dan pertama kali

Meluangkan waktu untuk meneriakkan donor pertama kali atau mengenali pendukung yang setia dan konsisten membantu surat terima kasih Anda kepada donor terasa relevan dan pribadi. Beberapa perkembangan yang mencerminkan kegembiraan terlibat dengan sesuatu yang bermakna atau rekam jejak hadiah yang murah hati menunjukkan jenis perhatian terhadap detail yang merupakan penghargaan bagi organisasi nirlaba Anda.

6. Tetap singkat dan sederhana

Setelah Anda memasukkan saran di atas ke dalam surat ucapan terima kasih donor Anda, luangkan waktu untuk mengedit pekerjaan Anda untuk tata bahasa, tanda baca, dan singkatnya. Anda ingin mencapai keseimbangan perhatian yang tepat tanpa membelok ke surat terima kasih yang bertele-tele yang mendorong skimming. Mungkin membantu untuk tetap menggunakan template seperti yang tersedia dari Lucidpress untuk menjaga format dan panjang Anda tetap konsisten.

Contoh surat ucapan terima kasih donatur terbaik

Kiat sangat membantu, tetapi tidak ada yang lebih baik daripada melihat panduan dalam tindakan. Dikumpulkan di bawah ini adalah contoh surat terima kasih donor terbaik yang menunjukkan rasa terima kasih yang otentik dan penggalangan dana nirlaba yang efektif di tempat kerja.

Dapatkan secara spesifik tentang dampak dari pemberian donatur

Jika Anda ingin melihat standar emas pemasaran nirlaba yang efektif, Charity: water is it. Misinya untuk menyediakan air minum yang aman dan bersih bagi setiap orang di planet ini didanai oleh jutaan dolar donor yang menggerakkan proyek air di seluruh dunia. Di bawah ini Anda akan melihat surat terima kasih kepada para donor yang berisi rincian tentang proyek saat ini di Rwanda, termasuk secara spesifik tentang apa yang didanai, berapa banyak donor yang diperlukan untuk mencapai tujuan, dan jumlah orang yang terkena dampak langsung dari proyek tersebut.

Fokus pada retensi donor dengan mengirimkan paket yang dipersonalisasi

Surat terima kasih donatur terbaik juga merupakan kesempatan untuk menginformasikan dan menghubungkan orang-orang dengan pekerjaan Anda. Contoh paket terima kasih dari Pusat Hukum Lingkungan Great Rivers ini mencakup buletin mereka saat ini, surat yang diketik dengan perincian tentang bagaimana sumbangan akan digunakan, tanda terima untuk keperluan pajak, dan catatan terima kasih tulisan tangan. Anda akan melihat surat itu secara khusus menyebutkan bahwa sumbangan ini adalah hadiah pertama kali dan datang langsung dari meja presiden organisasi nirlaba.

Mengirimkan video terima kasih kepada donatur menunjukkan upaya penggalangan dana

Jika surat dan email tampak agak kuno untuk selera Anda, cobalah membuat video surat terima kasih kepada para donatur . Yang diperlukan untuk menghasilkan konten video yang lumayan akhir-akhir ini adalah kamera smartphone berkualitas baik dan tangan yang mantap. Susan G. Komen , salah satu organisasi penggalangan dana kanker payudara utama di dunia, melakukan hal itu dengan meminta salah satu pemimpin di organisasi mereka untuk memasang wajah pada pesan video yang dipersonalisasi. Jika Anda tidak nyaman dengan video, cobalah untuk setidaknya memasukkan visual ke dalam surat terima kasih Anda kepada donor yang berbicara tentang pekerjaan yang Anda lakukan atau orang-orang yang diuntungkannya.

Sorotan donor media sosial menunjukkan nilai misi organisasi nirlaba Anda

Teriakan donor di media sosial memerlukan perencanaan yang matang, tetapi mereka dapat membayar dengan membantu Anda menjangkau audiens baru. Sorotan seperti contoh di bawah ini dari Kramden Institute dapat ditayangkan di linimasa media sosial atau situs web Anda dan berfungsi sebagai cara untuk menyoroti kontribusi para donatur. Tentu saja, Anda memerlukan persetujuan donor untuk menghasilkan konten ini dan kemampuan untuk membuat foto profesional untuk ditampilkan di saluran sosial Anda. Tetapi hasil dari memasang wajah ke komunitas pendukung Anda adalah hal itu dapat mendorong orang lain untuk menjadi bagian dari pekerjaan yang Anda lakukan.

Perhatikan contoh-contoh ini dan buat surat terima kasih kepada para donor yang memuji pendekatan penggalangan dana Anda dan memupuk pola pikir rasa syukur. Anda akan menemukan bahwa organisasi nonprofit Anda akan menuai keuntungan dengan peningkatan retensi donor dan budaya positif yang memberikan kembali kepada organisasi dan komunitas Anda.

Pelajari lebih lanjut tentang surat terima kasih donor terbaik dan cara memperkuat misi Anda dengan panduan pengiriman pesan nirlaba gratis kami.