Come scrivere un'e-mail di ringraziamento

Grazie.

Due semplici parole che hanno il potere di favorire relazioni migliori e costruire comunicazione.

Come imprenditore, probabilmente devi molti ringraziamenti, specialmente ai tuoi clienti. Sono i tuoi clienti che ti aiutano a crescere, migliorare e raggiungere il successo.

Dire "Grazie" ai tuoi clienti per fare affari con te, fornire feedback o aiutare la tua azienda a raggiungere traguardi farà loro sapere quanto li apprezzi.

L'invio di un'e-mail è uno dei modi più semplici per esprimere quanto sei grato. Un'e-mail ti dà anche la possibilità di creare familiarità con il marchio, condividere un ulteriore incentivo e mantenere viva la comunicazione.

Ma il problema che molti imprenditori devono affrontare è non sapere come scrivere un'e-mail di ringraziamento.

Ecco una rapida carrellata sui diversi tipi di email di ringraziamento e su come affrontarli. Seguendo queste linee guida, saprai come intitolare un'e-mail di ringraziamento e scrivere una copia forte, avvincente e sincera.

Struttura di un'e-mail di ringraziamento

Indipendentemente da ciò per cui sei grato, la tua email dovrebbe rispondere alle seguenti tre domande:

1. Per cosa stai ringraziando i tuoi clienti?

La riga dell'oggetto, il testo dell'intestazione e il titolo della tua email interagiscono per rispondere a questa domanda.

La riga dell'oggetto e il testo dell'intestazione sono le prime cose che i tuoi clienti vedranno nella loro casella di posta. Devono essere semplici, accattivanti ed essere in grado di costringere il cliente ad aprire l'e-mail. Mantieni la riga dell'oggetto a un massimo di 4-7 parole. Usa il testo dell'intestazione per aumentare la riga dell'oggetto ed elaborare il contenuto dell'e-mail, in circa 5-8 parole.

Il titolo è come il titolo della tua email una volta aperta. Dovrebbe incapsulare il messaggio dell'e-mail. Rendi la dimensione del carattere 22 punti in modo che risalti.

Per esempio:

Oggetto: Grazie per essere fantastico!

Testo preintestazione: ecco un buono sconto del 20% per il nostro primo compleanno

Titolo: Stiamo compiendo uno... Grazie!

2. Perché è significativo o importante per la tua organizzazione?

Il corpo del messaggio della tua email deve rispondere a questa domanda.

Mantieni il corpo del messaggio nitido e al punto. Sii genuino e autentico, mentre esprimi il tuo apprezzamento.

Il corpo del messaggio dovrebbe essere un singolo paragrafo con 4-5 righe o due piccoli paragrafi con 2-3 righe. Se hai molto da coprire, prova a utilizzare i punti elenco o crea blocchi di contenuto diversi per evidenziare l'essenza di ciascuno.

Scegli un tono che corrisponda alla personalità del tuo marchio e al tuo pubblico: se sei un marchio che si rivolge ai millennial, puoi usare un linguaggio divertente e informale.

Per esempio:

È il nostro primo compleanno e vogliamo ringraziarvi per il vostro continuo supporto. Siamo lieti che tu ci abbia scelto e speriamo che continui a tornare per saperne di più.

Goditi uno sconto del 20% sul conto totale, per festeggiare questa occasione con noi.

Festeggiamo (e acquistiamo) insieme!

3. Come vuoi continuare la tua relazione andando avanti?

L'invito all'azione deve racchiudere la risposta a questa domanda.

Puoi pensare a diversi modi per incoraggiare un'ulteriore interazione tra il marchio e il cliente. Ad esempio, potresti condividere un codice sconto per il prossimo acquisto, mostrare i tuoi bestseller, reindirizzarli al tuo sito Web o alle pagine social. L'obiettivo è coinvolgere ulteriormente i clienti, piuttosto che fermarsi a "Grazie".

Ad esempio: ottieni uno sconto del 20%.

Dopo aver risposto a queste tre domande, seleziona un modello che mostri la personalità del tuo marchio (colori, logo, elementi di design) e l'e-mail finale potrebbe assomigliare a questa:

Quando inviare un'e-mail di ringraziamento

Come già accennato, probabilmente hai molte ragioni per ringraziare i tuoi clienti. Il tuo cliente ha effettuato un acquisto? La tua attività ha raggiunto un nuovo traguardo? O stai semplicemente ringraziando i clienti per un'associazione a lungo termine?

Ecco alcuni esempi di tre tipi di email di ringraziamento che potresti considerare di utilizzare:

1. Email transazionali:

Un'e-mail di ringraziamento transazionale viene inviata subito dopo che la transazione è stata effettuata dal cliente. Dovrebbe essere molto più di un "grazie" meccanico. Puoi usare questa come un'opportunità per costruire la personalità del tuo marchio e mantenere viva la conversazione.

Le email di ringraziamento transazionali possono essere inviate dopo:

• Un acquisto è stato effettuato dal cliente
• Qualcuno si iscrive alla tua newsletter
• Un cliente rinnova o avvia un abbonamento
• Un cliente lascia una recensione per la tua attività
• Qualcuno si iscrive come volontario con la tua organizzazione no profit
• Qualcuno fa una donazione a favore della tua organizzazione no profit
• Un cliente chiede i tuoi servizi di consulenza

Ecco un esempio di email di ringraziamento inviata da un'organizzazione no profit ai nuovi iscritti:

Ecco un altro esempio di email transazionale inviata ai clienti dopo che hanno effettuato un acquisto. Questa è sia un'e-mail di ringraziamento, sia un'e-mail che conferma l'ordine:

2. Email sul ciclo di vita del cliente:

Ciascuno dei tuoi clienti si trova in una fase del ciclo di vita diversa. Mentre alcuni sono clienti per la prima volta, altri possono essere classificati come clienti fedeli o abituali. Puoi creare e-mail di ringraziamento in modo che corrispondano alle pietre miliari del ciclo di vita.

Ad esempio, per qualcuno che ha effettuato il primo acquisto, lo ringrazi per aver scelto te e digli cosa aspettarsi. Mentre per un cliente abituale, potresti ringraziarlo per la loro continua fiducia in te e offrire uno sconto in segno di apprezzamento.

L'approccio del ciclo di vita si applica anche alle organizzazioni non profit poiché avrai donatori e volontari per la prima volta, che hanno bisogno di saperne di più su ciò che fai rispetto a donatori attivi e volontari che apprezzeranno sapere come il loro supporto ha aiutato la tua organizzazione a fare la differenza.

3. Traguardi aziendali:

Un traguardo aziendale è un'altra opportunità per inviare un'e-mail di ringraziamento. Potrebbe essere il tuo primo, quinto o decimo anniversario, oppure hai aperto un nuovo negozio, ricevuto un premio o sei stato riconosciuto dalla tua comunità locale.

Un'azienda ha tanto successo quanto i suoi clienti e rendere i tuoi clienti una parte dei tuoi risultati mostra quanto li apprezzi.

Una semplice e-mail che ringrazia i clienti per il loro supporto, la continua associazione e il contributo al tuo successo li farà sentire partecipi della tua attività.

Ecco un'e-mail di ringraziamento che segna il successo di un importante evento annuale per un'organizzazione no profit:

Ecco un altro esempio in cui un'azienda ringrazia i propri clienti per aver completato con successo un altro anno di attività:

Fai sapere ai tuoi clienti quanto li apprezzi

Un semplice "Grazie" è tutto ciò di cui hai bisogno per far sentire i tuoi clienti apprezzati e apprezzati. Un'e-mail di ringraziamento è una meravigliosa opportunità per costruire la personalità del tuo marchio, promuovere relazioni migliori e mantenere viva la comunicazione.

Crea un'e-mail di ringraziamento oggi per dire ai tuoi clienti quanto apprezzi e quanto li apprezzi.