Cara Menulis Email Terima Kasih

Terima kasih.

Dua kata sederhana yang memiliki kekuatan untuk membina hubungan yang lebih baik, dan membangun komunikasi.

Sebagai pemilik bisnis, Anda mungkin berutang banyak terima kasih — terutama kepada pelanggan Anda. Pelanggan Andalah yang membantu Anda tumbuh, berkembang, dan mencapai kesuksesan.

Mengatakan 'Terima kasih', kepada pelanggan Anda karena berbisnis dengan Anda, memberikan umpan balik, atau membantu bisnis Anda mencapai pencapaian akan membuat mereka tahu betapa Anda menghargai mereka.

Mengirim email adalah salah satu cara termudah untuk menyampaikan betapa bersyukurnya Anda. Email juga memberi Anda kesempatan untuk membangun keakraban merek, berbagi insentif tambahan, dan menjaga komunikasi tetap berjalan.

Namun, masalah yang dihadapi banyak pemilik bisnis adalah tidak mengetahui cara menulis email terima kasih.

Berikut ini ikhtisar singkat tentang berbagai jenis email terima kasih dan cara mendekatinya. Dengan mengikuti panduan ini, Anda akan tahu cara memberi judul email terima kasih dan menulis salinan yang kuat, menarik, dan sepenuh hati.

Struktur email terima kasih

Terlepas dari apa yang Anda syukuri, email Anda harus menjawab tiga pertanyaan berikut:

1. Untuk apa Anda berterima kasih kepada pelanggan Anda?

Baris subjek, teks preheader, dan judul email Anda bekerja sama untuk menjawab pertanyaan ini.

Baris subjek dan teks preheader adalah hal pertama yang akan dilihat pelanggan Anda di kotak masuk mereka. Mereka harus sederhana, menarik dan mampu memaksa pelanggan untuk membuka email. Pertahankan baris subjek maksimal 4-7 kata. Gunakan teks pendahuluan untuk menambah baris subjek dan menguraikan isi email, sekitar 5-8 kata.

Judulnya seperti judul email Anda setelah dibuka. Itu harus merangkum pesan email. Buat ukuran font 22 point agar menonjol.

Sebagai contoh:

Baris subjek: Terima kasih telah menjadi Luar Biasa!

Teks Preheader: Ini kupon diskon 20% di ulang tahun pertama kami

Judul: Kami Menghidupkan Satu… Terima kasih!

2. Mengapa itu berarti atau penting bagi organisasi Anda?

Badan pesan email Anda harus menjawab pertanyaan ini.

Jaga agar isi pesan tetap tajam, dan to the point. Jadilah asli dan otentik, sambil mengungkapkan penghargaan Anda.

Isi pesan harus satu paragraf dengan 4-5 baris atau dua paragraf kecil dengan 2-3 baris. Jika Anda memiliki banyak hal untuk dibahas, coba gunakan poin-poin, atau buat blok konten yang berbeda untuk menonjolkan esensi masing-masing.

Pilih nada yang sesuai dengan kepribadian merek dan audiens Anda — jika Anda adalah merek yang melayani kaum milenial, Anda dapat menggunakan bahasa informal yang menyenangkan.

Sebagai contoh:

Ini adalah ulang tahun pertama kami dan kami ingin berterima kasih atas dukungan Anda yang berkelanjutan. Kami senang Anda memilih kami dan kami harap Anda terus datang kembali untuk mendapatkan lebih banyak lagi.

Nikmati diskon 20% untuk total tagihan Anda, untuk merayakan kesempatan ini bersama kami.

Mari kita rayakan (dan belanja) bersama!

3. Bagaimana Anda ingin melanjutkan hubungan Anda ke depan?

Ajakan bertindak harus merangkum jawaban atas pertanyaan ini.

Anda dapat memikirkan berbagai cara untuk mendorong interaksi lebih lanjut antara merek dan pelanggan. Misalnya, Anda dapat membagikan kode diskon untuk pembelian berikutnya, memamerkan buku terlaris Anda, mengarahkan mereka ke situs web atau halaman sosial Anda. Fokusnya adalah untuk melibatkan pelanggan lebih jauh, daripada berhenti di 'Terima kasih.'

Misalnya: Dapatkan Diskon 20%

Setelah Anda menjawab tiga pertanyaan ini, pilih template yang menampilkan kepribadian merek Anda — warna, logo, elemen desain — dan email terakhir mungkin terlihat seperti ini:

Kapan harus mengirim email terima kasih

Seperti yang telah disebutkan, Anda mungkin memiliki banyak alasan untuk berterima kasih kepada pelanggan Anda. Apakah pelanggan Anda melakukan pembelian? Apakah bisnis Anda mencapai tonggak baru? Atau apakah Anda hanya berterima kasih kepada pelanggan untuk hubungan jangka panjang?

Berikut adalah contoh tiga jenis email terima kasih yang mungkin ingin Anda pertimbangkan untuk digunakan:

1. Email transaksional:

Email terima kasih transaksional dikirim tepat setelah pelanggan melakukan transaksi. Seharusnya lebih dari sekadar 'Terima kasih' mekanis. Anda dapat menggunakan ini sebagai kesempatan untuk membangun kepribadian merek Anda dan menjaga percakapan tetap berjalan.

Email terima kasih transaksional dapat dikirim setelah:

• Pembelian telah dilakukan oleh pelanggan
• Seseorang mendaftar untuk buletin Anda
• Pelanggan memperbarui atau memulai langganan
• Seorang pelanggan meninggalkan ulasan untuk bisnis Anda
• Seseorang mendaftar sebagai sukarelawan di lembaga nonprofit Anda
• Seseorang memberikan donasi ke lembaga nonprofit Anda
• Seorang klien meminta layanan konsultasi Anda

Berikut adalah contoh email terima kasih yang dikirim oleh lembaga nonprofit kepada pelanggan baru:

Berikut adalah contoh lain dari email transaksional yang dikirim ke pelanggan setelah mereka melakukan pembelian. Ini adalah email terima kasih, dan email yang mengonfirmasi pesanan:

2. Email siklus hidup pelanggan:

Setiap pelanggan Anda berada pada tahap siklus hidup yang berbeda. Sementara beberapa adalah pelanggan pertama kali, yang lain dapat diklasifikasikan sebagai pelanggan setia atau tetap. Anda dapat membuat email terima kasih agar sesuai dengan tonggak siklus hidup.

Misalnya, untuk seseorang yang telah melakukan pembelian pertama mereka, Anda berterima kasih padanya karena telah memilih Anda dan memberi tahu mereka apa yang diharapkan. Sedangkan untuk pelanggan tetap, Anda dapat berterima kasih kepada mereka atas kepercayaan mereka yang berkelanjutan kepada Anda dan menawarkan diskon sebagai tanda penghargaan.

Pendekatan siklus hidup juga berlaku untuk organisasi nirlaba karena Anda akan memiliki donor dan sukarelawan pertama kali, yang perlu tahu lebih banyak tentang apa yang Anda lakukan vs. donor dan sukarelawan aktif yang akan menghargai mendengar bagaimana dukungan mereka telah membantu organisasi Anda membuat perbedaan.

3. Tonggak bisnis:

Tonggak bisnis adalah kesempatan lain untuk mengirim email terima kasih. Ini bisa jadi hari jadi Anda yang pertama, kelima, atau kesepuluh, atau Anda telah membuka toko baru, menerima penghargaan, atau telah diakui oleh komunitas lokal Anda.

Sebuah bisnis hanya sesukses pelanggannya, dan menjadikan pelanggan Anda bagian dari pencapaian Anda menunjukkan betapa Anda menghargai mereka.

Email sederhana yang berterima kasih kepada pelanggan atas dukungan mereka, hubungan yang berkelanjutan, dan kontribusi untuk kesuksesan Anda akan membuat mereka merasa menjadi bagian dari bisnis Anda.

Berikut email ucapan terima kasih yang menandai keberhasilan acara tahunan yang penting bagi lembaga nonprofit:

Berikut contoh lain di mana sebuah bisnis berterima kasih kepada kliennya karena berhasil menyelesaikan satu tahun lagi dalam bisnis:

Biarkan pelanggan Anda tahu betapa Anda menghargai mereka

Sebuah 'Terima Kasih' sederhana adalah semua yang Anda butuhkan untuk membuat pelanggan Anda merasa dihargai, dan dihargai. Email terima kasih adalah kesempatan luar biasa untuk membangun kepribadian merek Anda, membina hubungan yang lebih baik, dan menjaga komunikasi tetap berjalan.

Buat email terima kasih hari ini untuk memberi tahu pelanggan betapa Anda menghargai dan menghargai mereka.