1-2-3 Guida alle e-mail di annuncio

Non dimenticherò mai la prima festa che ho organizzato.

Sono venute solo due persone

Ero completamente sgonfia.

Quando mi sono ripreso dal colpo al mio ego, ho chiesto ad alcune persone perché non erano venute e si è scoperto che si erano semplicemente dimenticate.

Quindi cosa avrei dovuto fare di diverso?

Avrei dovuto inviare un'e-mail di annuncio. E non solo un annuncio salva la data, ma anche un invito e promemoria.

Le e-mail di annuncio riguardano ciò che ti eccita!

Ho sempre pensato a "save-the-dates" e "annunci" come cose formali che venivano inviate solo in occasioni molto speciali, come matrimoni e nascite. Ma gli annunci sono per qualsiasi cosa nuova nelle nostre vite, o nelle nostre attività, che ci eccita!

Gli annunci sono perfetti per spargere la voce su un nuovo partner, un nuovo prodotto, una ristrutturazione, un'acquisizione, un evento speciale, una raccolta fondi. . . anche la consegna di una grossa forma di formaggio! (Pensate che stia scherzando? Il Concord Cheese Shop di Concord, Massachusetts, organizza una parata annuale per una forma di formaggio italiano). Si tratta di ciò che ti eccita e di spargere la voce in modo che anche gli altri possano eccitarsi!

Come scrivere un'e-mail di annuncio

Indipendentemente da ciò che viene annunciato, oltre a dire ai tuoi lettori quando sta accadendo, è imperativo che tu risponda a tre domande aggiuntive per i tuoi abbonati e-mail:

1. Cosa sta succedendo?
2. Perché il lettore dovrebbe interessarsi (o cosa c'è per lui)?
3. Cosa vuoi che facciano al riguardo (invito all'azione)?

Ecco un esempio di email di annuncio...

Diciamo che sei un agente immobiliare o un intermediario e stai lavorando con un appaltatore che sta ristrutturando un edificio storico in un territorio privilegiato del centro. Questa è una grande vittoria, non solo per la tua agenzia, ma anche per la comunità locale perché sta aiutando a rivitalizzare l'area, oltre ad aprire nuovi spazi per uffici molto ricercati. È eccitante! Allora, da dove inizi?

1. Il primo passo è annunciare l'imminente opportunità. Fai sapere alle persone cosa sta arrivando, anche prima che possano iniziare ad affittare spazi per uffici. Inizia a creare l'eccitazione nel momento in cui diventa eccitante per te. E non dimenticare di catturare l'attenzione del tuo lettore.

Ecco un esempio di annuncio accattivante per il settore immobiliare: “Vorremmo annunciare la cosa migliore che sia successa a LoDo dai tempi delle Montagne Rocciose! XYZ Real Estate, in collaborazione con Zabba Dabba Constructors, è lieta di annunciare la ristrutturazione del Biltmore Building al 1234 1st Avenue, Denver, Colorado.

2. La prossima domanda a cui rispondere è perché i tuoi abbonati dovrebbero interessarsi. Forse questa è la prima volta che nuovi spazi per uffici sono disponibili in LoDo dall'era Nixon e sai che alcuni di loro stavano cercando un nuovo spazio da quasi altrettanto tempo. Allora, perché dovrebbero interessarsene? Perché è la loro unica possibilità di ottenere ciò che stavano cercando.

Esempio: "Se stai cercando un nuovo spazio dove puoi crescere, ma non vuoi lasciare l'area, questa è la tua occasione".

3. Infine, vuoi assicurarti di dire loro cosa possono fare al riguardo. Dai loro indicazioni chiare e facili su ciò che devono fare.

Esempio: "Chiamaci oggi, #907-606-3333, per fissare un appuntamento per vedere le planimetrie disponibili e affittare il tuo nuovo spazio, prima che spariscano tutti!"

Non sei un agente immobiliare?

Ecco un altro esempio di come scrivere un'e-mail di annuncio...

Forse sei un Cheese Monger in Wisconsin e l'anno scorso hai quasi finito il formaggio di Natale più popolare della città. Ma quest'anno hai ordinato una forma gigante di questo formaggio in particolare dall'Olanda e vuoi che tutti sappiano che il tuo negozio è il posto dove comprare il loro formaggio per Natale. In un lampo di genio creativo pensi, ehi, è una forma di formaggio olandese da 400 libbre! È un grosso problema! Facciamo una parata! Ora come lo annunci? Facile!

Ancora una volta, pensa alle tre domande principali a cui è necessario rispondere; cosa, perché e ora cosa?

1. In questo caso, inizi con la parata. Il formaggio è il motivo, ma la sfilata risponde alla domanda su 'che cosa' sta succedendo.

Esempio: "The Big Cheese sta arrivando in città e stiamo facendo una parata!"

2. Quando rispondi alla domanda sul perché ai tuoi iscritti dovrebbe interessare , pensa al motivo per cui ne sei entusiasta e la maggior parte delle volte avrai la tua risposta, proprio lì.

Esempio: "Quando è stata l'ultima volta che hai visto una forma di formaggio olandese di 400 libbre rotolare su un tappeto rosso? Mai? Bene, ti stai perdendo!

3. Ricorda sempre di far loro sapere cosa devono fare per unirsi al divertimento . Se tutto ciò che devono fare è presentarsi, assicurati di dire loro esattamente dove ea che ora.

Esempio: "Unisciti a noi alle 9:00 di martedì 1 dicembre, all'angolo tra 1st St. e Warren Ave. per la parata più sdolcinata che tu abbia mai visto!"

Cosa succede se non vendi nulla nell'e-mail di annuncio?

La tua attività è un'organizzazione no-profit dedicata a dare riparo agli animali che vengono sfollati a causa di disastri nazionali e la stagione degli uragani arriva sempre troppo presto. Devi raccogliere fondi, tutto l'anno, in modo che tu e il tuo team possiate essere pronti quando arriva il momento. La primavera sta arrivando e devi fare un'altra spinta per raccogliere fondi, poiché le tue casse stanno finendo pericolosamente.

Durante una sessione di brainstorming con la tua squadra, decidi di fare una passeggiata con il cane. Ma non una passeggiata qualsiasi. Un cane da passeggio! Inviterai sia i proprietari di cani che i non proprietari a portare a spasso i cani. Un sacco di cani. I loro cani, i cani dei loro amici e persino i cani che sono in adozione nei rifugi locali. . . tutti i cani e tutte le persone. Sarà praticamente un cane-a-palooza!

Dopo aver inchiodato la data, è il momento di inviare gli annunci di salvataggio della data.

1. Vuoi far sapere subito ai tuoi iscritti cosa accadrà. E anche se potresti avere un nome accattivante per l'evento, come "The BIG dog-walk-a-thon", devi assicurarti e far loro sapere esattamente di cosa si tratta.

Prova qualcosa del genere:

Non preoccuparti di quanto tempo è, assicurati solo che quando si tratta di un evento unico ci sia abbastanza descrizione per far sapere davvero ai tuoi iscritti di cosa si tratta.

2. Per me, la parte più semplice della scrittura di un annuncio per un evento senza scopo di lucro è rispondere alla domanda sul perché i tuoi iscritti dovrebbero interessarsi. È qui che vuoi condividere la tua forza trainante. Perché fai quello che fai? Questo è anche il motivo per cui si preoccupano di quello che stai facendo e del motivo per cui stai ospitando l'evento.

Magari includi alcune statistiche di cui non tutti sarebbero immediatamente a conoscenza, mentre stai tirando le corde del cuore.

3. Con tutto il resto, sii sempre molto chiaro su cosa vuoi che i tuoi iscritti facciano per essere coinvolti in questo evento. Sia che tu stia chiedendo volontari o partecipanti.

Come inviare un'e-mail di annuncio

Ora, abbiamo un'idea di cosa dire, e forse come dirlo, ma quando è il momento migliore per annunciare qualcosa, ed è sufficiente un annuncio?

Come ho detto prima, il momento migliore per annunciare qualcosa è quando diventa eccitante per te. In altre parole; quando hai una data e puoi iniziare a pianificare ed emozionarti, è quando vuoi inviare il tuo annuncio "salva-la-data".

Se stai ristrutturando un edificio, vuoi che le persone inizino ad affittare i nuovi uffici non appena il terreno viene aperto e viene nominata una data di apertura prevista. Ti consigliamo anche di inviare un promemoria quando gli uffici iniziano a essere affittati, a seconda del tuo obiettivo, questo potrebbe essere affittato al 25-75%.

Il punto è far sapere alle persone che la loro finestra di opportunità si sta chiudendo. Entro poche settimane dall'inaugurazione è il momento in cui vorrai inviare gli inviti, con una nota su quale percentuale di spazio è ancora disponibile (se ci sono ancora posti disponibili).

E non dimenticare il promemoria, a pochi giorni dall'inaugurazione, con una nota personale se possono ancora assicurarsi uno spazio per la loro attività.

Se stai pianificando una parata e vuoi solo che le persone si facciano vedere, allora vorrai che venga pubblicato un annuncio salva la data che dia alle persone tutto il tempo per prendere accordi per partecipare. Qualche mese prima dovrebbe fare il trucco. E assicurati di includere una nota personale sullo sfondo e la storia dell'evento. Continua con un promemoria entro poche settimane dall'evento e un terzo entro pochi giorni dall'evento. Non dimenticare di includere suggerimenti per il parcheggio, l'abbigliamento per il tempo, cosa portare e cosa aspettarsi.

Se stai pianificando un evento in cui le persone hanno bisogno di fare volontariato, rsvp o raccogliere donazioni e sponsorizzazioni, ti consigliamo di salvare la data non appena la data è bloccata. Questo potrebbe essere fino a un anno in anticipo, in alcuni casi. Invia inviti e moduli di registrazione due settimane dopo e assicurati di includere una nota personale sul motivo per cui questa causa è importante per te; questo aiuta a renderlo importante anche per i tuoi potenziali partecipanti.

I promemoria devono essere inviati quando l'evento è tra una settimana e un altro pochi giorni prima che l'evento abbia luogo, per gli iscritti all'ultimo minuto e per raccogliere donazioni da coloro che non possono partecipare.

Ricapitoliamo le regole delle email di annuncio...

Quindi, come posso assicurarmi che le persone si presentino alle mie feste? Seguo le regole degli annunci:

1. Invio annunci "save-the-date" non appena la data dell'evento è bloccata e mi assicuro di rispondere alle seguenti domande quando creo la mia e-mail di annuncio (ho alcuni modelli di e-mail di annuncio preferiti che Mi piace ruotare, a seconda dell'occasione):

• Cosa sta succedendo?
• Perché il lettore dovrebbe interessarsi (o cosa c'è per lui)?
• Cosa vuoi che facciano al riguardo (invito all'azione)?

2. A seconda dell'evento, invio gli inviti già due settimane dopo l'annuncio del "save-the-date" e fino a tre o quattro settimane prima dell'evento.

3. Invio sempre promemoria:

• Il primo, una settimana prima dell'evento
• Il secondo, pochi giorni prima dell'evento

Pronto a pianificare il tuo prossimo annuncio? Dai un'occhiata ai nostri modelli di email di annuncio.