Come sviluppare un piano di marketing per eventi di successo

Immagina di pianificare la perfetta cena del Ringraziamento, ma dimenticando di dirlo ai tuoi amici e alla tua famiglia: come pensi che andrà a finire?

Proprio come una cena, un evento aziendale ha lo stesso successo del numero di partecipanti che partecipano, vedono e diffondono la voce sul valore che hanno ricevuto.

È qui che entra in gioco il marketing degli eventi.

L'organizzazione di un evento, personale o aziendale, richiede un'immensa pianificazione, attenzione ai dettagli e un'ideazione coerente. Quando ospiti un evento, online o offline, assicurati di avere un obiettivo specifico. Questo obiettivo potrebbe variare dalla promozione della tua attività, alla vendita di prodotti, al networking, alle idee per acquisti di lavoro o al divertimento e all'eccitazione semplici e preziosi. L'idea principale alla base del marketing di eventi è aumentare la consapevolezza sulla tua attività.

Ma ricorda, tutto inizia con un piano.

Dovresti iniziare a creare un piano di marketing dell'evento non appena nasce l'idea dell'evento. Questa idea è quindi seguita da brainstorming, organizzazione, cura di ogni dettaglio e, infine, esecuzione. Può sembrare molto, ma con il piano giusto, ce l'hai. Dovresti iniziare a creare un piano, utilizzando una guida al marketing dell'evento, non appena nasce l'idea dell'evento.

8 passaggi per creare un potente piano di marketing per eventi

Per prima cosa, gestire un evento e commercializzarlo sono due compiti completamente diversi. Mentre la gestione degli eventi arriva molto più tardi, il marketing degli eventi inizia all'inizio.

Iniziamo a creare il piano di marketing dell'evento:

1. Obiettivo

Perché stai ospitando l'evento? Qual è il tuo motivo e obiettivo? Qual è l'obiettivo dell'evento? Queste sono le prime domande a cui è necessario rispondere, poiché tutto ciò che segue si basa sulle loro risposte.

Un evento può avere uno o più obiettivi, ma ciò che conta è nominarne uno e allineare tutte le tattiche di marketing per raggiungerlo. Ad esempio, se il tuo obiettivo sono le vendite, il contenuto che crei per commercializzare l'evento deve guidare verso le vendite. Allo stesso modo, il modo in cui attiri le persone dovrebbe concentrarsi sulle vendite.

2. Bilancio

È normale volere tutto e volere il meglio di tutto, ma questo spesso porta a un buco in tasca. Imposta un budget per il tuo evento e rispettalo. È facile spendere troppo, ma è estremamente difficile recuperare i soldi spesi. Lavori sodo per ogni centesimo, quindi crea un budget e spendilo con saggezza.

3. Marketing

Ci sono due cose a cui devi pensare quando pubblicizzi l'evento: il mezzo (o le piattaforme) e il contenuto. Ci sono molti modi per commercializzare un evento. Il 40% delle aziende utilizza i social media per commercializzare un evento, tuttavia, l'email marketing, con il 76%, è il più popolare.

Quando pianifichi le tue strategie di marketing dei contenuti, mantieni l'obiettivo dell'evento come base. Potresti iniziare costruendo un sito Web di grande impatto per l'evento o aggiungere un popup o una pagina di destinazione al tuo sito esistente. Cura il testo e i contenuti video, come un trailer di un evento, filmati dietro le quinte o un'anteprima.

Tutti i contenuti devono invogliare lo spettatore a partecipare all'evento. Il piano di marketing dei contenuti deve creare un ronzio attorno all'evento, rendendo le persone entusiaste di registrarsi o rispondere. I tuoi sforzi di registrazione per il marketing di eventi dovrebbero spargere la voce e aumentare la tua partecipazione.

4. Gestione e delega

Non puoi farlo da solo. Se non hai qualcuno in grado di condividere i contenuti che hai creato in base al tuo piano di gestione dei contenuti, puoi utilizzare l'automazione della posta elettronica. Ciò ti consente di condividere e gestire i contenuti da solo, ma con l'efficienza di avere una risorsa delegata. Assicurati che il contenuto esca in tempo per vedere risultati migliori.

5. Promozioni

Ora che hai i tuoi contenuti a posto e i mezzi per promuovere l'evento, è il momento di premere invia. Qui devi aumentare la consapevolezza, raggiungere il maggior numero possibile di potenziali clienti e assicurarti che anche i tuoi clienti esistenti siano invitati.

6. Impegno

Quando i futuri partecipanti sono entusiasti e vedono il valore del tuo evento, crei un ronzio che attira più attenzione. Promuovi la condivisione sui social, i commenti sui social, le interazioni con il pubblico e altre discussioni.

Puoi creare un hashtag interessante e invitare le persone a parlarne; consentire alle persone una piattaforma aperta per interagire con la tua attività e gli altri partecipanti, o creare un senso di urgenza che costringe le persone a partecipare all'evento. Ad esempio, è probabile che un tweet che dice "Non perderti i gadget più belli di quest'anno all'evento XYZ" attirerà più attenzione di uno che dice "Vieni all'evento gadget XYZ".

7. Collaborazioni e partnership

Indipendentemente dal fatto che tu abbia collaborato con sponsor o collaborato con altre aziende per ospitare l'evento, è importante lavorare sullo stesso obiettivo. Quando più aziende e sponsor collaborano, possono creare più valore ed entusiasmo per i partecipanti all'evento. Abbozza i tuoi piani di marketing per eventi, in sincronia con tutti i soggetti coinvolti, per creare un piano più efficace e privo di errori.

8. Valuta

Invii email per promuovere il tuo evento? Misura e valuta le prestazioni rispetto a obiettivi e obiettivi prestabiliti. Usare i social media per attirare iscritti? Misurare e valutare i dati. Promuovere l'evento offline? Misurare e valutare i risultati. Il punto è che è necessario valutare i risultati della tua strategia di marketing per eventi per sapere cosa funziona e cosa no. Questo può aiutarti a fare piani più forti e modificare la strategia lungo il percorso per ottenere il massimo dai tuoi sforzi.

Aumenta la partecipazione con attività di marketing di eventi efficaci

Quando crei la tua campagna di marketing per eventi, mettiti sempre nei panni del pubblico potenziale. Poni le domande: "Cosa c'è in questo per me? Che valore riceverò da questo evento?"

Una potente strategia di marketing trasmette le risposte a queste domande. Sai che l'evento che stai ospitando sarà fantastico, ma anche il tuo pubblico deve vederlo. Tornando al punto di partenza, questo è possibile solo quando hai un obiettivo prefissato per il tuo evento. È l'obiettivo che ti aiuta a presentare il valore ai partecipanti all'evento ed è la base dell'intero piano di marketing dell'evento.

Usiamo un esempio per vedere che aspetto ha una buona pianificazione di eventi. Ecco un'e-mail che ho ricevuto da un ristorante che ospita un evento a tema Halloween:

Questa e-mail di marketing per eventi funziona perché utilizza un forte tema di design di Halloween per attirare immediatamente la mia attenzione. Mi dice tutto quello che devo sapere, ma trattiene alcuni dettagli per stuzzicare la mia curiosità, ad esempio il menu speciale. L'e-mail mi dice anche i costi approssimativi, che spesso sono un grande decisore.

C'è anche molto di più nell'evento oltre a cibo e bevande. Mostrare che ci sono giochi divertenti e truccabimbi mi fa sapere che questo è un grande evento per l'intera famiglia.

L'invio di questo pochi giorni prima di Halloween è appena sufficiente per prendere una decisione. Poiché l'invio di e-mail agli abbonati è solo un mezzo per commercializzare un evento, il ristorante includeva hashtag, oltre a pulsanti dei social media, per consentire ai lettori di condividerli e interagire con loro online. Hanno anche promosso in modo aggressivo questo evento sulle loro pagine di social media.

L'obiettivo dell'e-mail qui utilizzata è chiaro: il ristorante vuole aumentare le vendite utilizzando un evento a tema Halloween. L'obiettivo avrebbe potuto essere quello di convincere più persone a registrarsi per aggiornamenti su eventi futuri o per aumentare la consapevolezza sul ristorante, ma l'e-mail dell'evento rimane focalizzata sulla promozione dell'evento, che, a sua volta, aumenterà la consapevolezza del ristorante sul suo possedere.

Crea un piano di marketing per eventi che attiri i clienti

Evita lo stress della promozione dell'evento con il piano giusto. Credimi, non è difficile da rompere una volta che hai dedicato abbastanza tempo a pensare al tuo piano di marketing per eventi. La parte migliore è che diventa più facile man mano che ospiti sempre più eventi.

Ricordi la prima volta che hai ospitato una serata al cinema a casa tua? Ci è voluto un po' di sforzo per trovare il film perfetto, sistemare i posti a sedere e fornire ottimo cibo, ma ora tutti parlano ancora dei bei momenti che hanno trascorso.

Hai già le capacità per essere un ottimo padrone di casa, l'hai già fatto prima. È ora di iniziare a pianificare.