Come creare un'efficace strategia e-mail di marketing per eventi

Ospitare un evento, che sia virtuale o di persona, non è mai del tutto facile. Spesso è eccitazione ed esaurimento in parti uguali.

Questo vale per gli eventi che potresti ospitare a casa, come una cena del Ringraziamento per amici e familiari, e vale anche per gli eventi che la tua piccola impresa o organizzazione no profit può ospitare per clienti, clienti, lead, donatori, volontari e altri che supportano i nostri sforzi.

Oggi, quando le e-mail di e-mail marketing hanno sostituito gli inviti scritti a mano e le piattaforme di social media sono il nuovo "passaparola", è estremamente necessario creare inviti a eventi e-mail efficaci.

Il marketing di eventi è un ottimo modo per promuovere la tua attività, ottenere più contatti, condividere informazioni approfondite, incontrare persone importanti e generare interesse intorno alla tua attività. Che si tratti di un evento online o offline, ciò che conta davvero è che le persone si presentino perché le hai obbligate a farlo.

E come succede?

Tutto inizia con le e-mail di marketing dell'evento che invii. Quindi lascia che ti aiutiamo a creare un piano. In questo articolo, ti mostreremo tutto ciò che devi sapere, incluso quante e-mail di eventi inviare, cosa dire in quelle e-mail e, naturalmente, come convincere le persone a rispondere effettivamente!

Impostazione degli obiettivi per le e-mail di marketing del tuo evento

L'email marketing è il metodo più efficace e comune utilizzato dai marketer per promuovere un evento. Mentre il 40% delle aziende ha iniziato a utilizzare i social media per promuovere eventi, l'email marketing rimane il più popolare con il 76%.

Non si può negare che le e-mail continuano a essere il modo migliore e più efficace per le aziende di connettersi con i propri clienti e potenziali lead. Che si tratti di un'e-mail promozionale o non promozionale, un'e-mail ti aiuta a rimanere al centro della mente e a far passare il tuo messaggio.

Prima di iniziare a inviare e-mail promozionali per il tuo prossimo evento, ti consigliamo di considerare i tuoi obiettivi. Porsi le domande qui sotto.

A chi stai inviando le email di marketing dell'evento?

A meno che tu non sappia chi è il tuo pubblico, il messaggio giusto non verrà mai consegnato. Sapere a chi stai inviando le e-mail influenza ciò che dici, come lo dici e quanto bene risuonerà con il lettore. Ad esempio, se stai inviando un'e-mail di marketing per eventi a potenziali lead, potresti voler fare una piccola introduzione su di te, mentre i tuoi clienti esistenti non ne hanno bisogno. Se necessario, redigere due e-mail separate e segmentare di conseguenza l'elenco di e-mail.

Cosa vuoi sapere?

Le e-mail di marketing per eventi possono essere semplici come "Vieni a partecipare al nostro evento" o qualcosa di eccitante come "Non perdere l'evento più emozionante della città". Ma quello che dici dipende da chi sei e da chi è il tuo pubblico. Le e-mail di invito all'evento che invii devono risuonare con la tua attività e come le persone la percepiscono. Puoi essere semplice, diretto, divertente e persino esagerato.

Su quali emozioni stai cercando di giocare?

Quando leggiamo qualcosa, spesso ci sentiamo in un certo modo. Allo stesso modo, le tue e-mail di marketing per eventi faranno sentire i tuoi lettori. Che emozione vuoi che sia? Vuoi far sentire i tuoi lettori eccitati, incuriositi o semplicemente obbligati a RSVP?

Cosa vuoi che facciano i lettori?

Inviare un'e-mail per pubblicizzare il tuo evento non è sufficiente. Assicurati che i lettori intraprendano l'azione desiderata è la chiave per un evento di successo. Vuoi che i lettori facciano clic su un invito all'azione "Registrati qui" o vuoi che si mettano in contatto con te via e-mail, telefono o RSVP? L'aggiunta di un collegamento a un modulo di registrazione all'evento è il modo migliore per tenere il conto dei partecipanti, tenere traccia delle metriche di marketing via e-mail e anche sapere se le e-mail funzionano.

Come creare un piano di email marketing per eventi

Dopo aver passato del tempo a fare brainstorming sulle domande sopra menzionate, è ora di iniziare a definire la strategia di email marketing del tuo evento!

1. Decidi il numero di email

A seconda della portata dell'evento, del tipo di evento e del numero di persone che stai invitando, devi definire quante e-mail di marketing per eventi invierai. Ciò include la prima e-mail che va a tutti gli invitati, e-mail di follow-up, e-mail di promemoria, e-mail a persone che potrebbero non aver aperto l'e-mail e altro ancora. La chiave qui è che ogni email deve essere unica e ben congegnata. Non puoi avere la stessa e-mail di promemoria o e-mail di conferma identica che esce ogni volta.

2. Le linee dell'oggetto sono importanti

Senza un ottimo argomento, il resto non ha importanza. La riga dell'oggetto è ciò che indurrà le persone ad aprire e vedere il tuo invito. Quindi crea un po' di urgenza. Ad esempio: "Rimangono solo 4 posti per il seminario della prossima settimana" o "Rimangono solo pochi posti per una lezione di vino ecologico".

L'efficacia di qualsiasi campagna e-mail, comprese le e-mail di marketing di eventi, dipende molto dalla riga dell'oggetto. Hai solo pochi secondi per fare colpo in una casella di posta troppo angusta, quindi assicurati che la riga dell'oggetto della tua email risalti e attiri l'attenzione.

3. Sii frizzante e avvincente

Potresti avere molto da dire e molte ragioni da fornire sul motivo per cui un destinatario di posta elettronica deve partecipare al tuo evento, ma mantienilo breve, puntuale e nitido. A nessuno piace leggere e-mail lunghe e l'idea è di convincere il lettore a registrarsi rapidamente. Raccogli i punti salienti e le parti più preziose dell'evento per guidare la persona all'invito all'azione. Presenta l'evento, spiegando di cosa si tratta e perché l'invitato dovrebbe preoccuparsi di venire. Assicurati che capiscano il vantaggio o cosa impareranno.

4. Considera gli elementi di design

Questo è un punto molto importante da considerare. A volte anche il contenuto e l'invito all'azione più avvincenti possono perdersi in un design travolgente. Troppo forte, troppi caratteri, troppe o poche immagini, contenuti angusti, troppi colori sono solo alcuni degli elementi di un cattivo design. Mantieni l'aspetto fresco e piacevole per gli occhi mantenendo i tuoi contenuti brevi e piacevoli e incorporando un pulsante CTA prominente che riporta alla pagina di registrazione. Inoltre, assicurati che il design del modello di email sia mobile-responsive.

Usa il tuo logo e i tuoi colori unici del marchio nell'invito e-mail dell'evento, nella home page e nella pagina di registrazione. Vuoi che le persone sappiano che questo è un tuo invito, che è un evento credibile e che si distinguerà da tutti gli altri inviti che i tuoi ospiti potrebbero ricevere.

Ecco un piano della campagna e-mail di email marketing per eventi per aiutarti a iniziare:

1. Invia la prima email di invito presentando l'evento e l'invito all'azione.
2. Invia un'e-mail attivata "Grazie per la registrazione" alle persone che si sono registrate.
3. Invia un'e-mail di follow-up a persone che non hanno aperto le porte/persone che non hanno fatto clic dopo 4 giorni, inclusi i momenti salienti dell'evento e l'invito all'azione.
4. Invia un'e-mail di conferma "Grazie per la registrazione" alle persone che si sono registrate.
5. Invia un'e-mail "Ultima possibilità di registrarsi" a persone che non hanno aperto le porte/persone che non hanno fatto clic dopo 4 giorni per creare il senso di FOMO (Fear Of Missing Out) e un senso di urgenza.
6. Invia e-mail automatizzata "Grazie per la registrazione" alle persone che si sono registrate.
7. 2 giorni prima dell'evento invia un'email di "promemoria" a tutti i contatti e includi un invito all'azione per le persone che non hanno ancora cliccato.

È abbastanza semplice, giusto?

Il fatto è che le persone fanno affidamento sulla loro casella di posta per tutto oggi. Ma ciò significa anche che ci sono troppe e-mail in arrivo. Questo a volte può diventare opprimente e portare la tua email a essere ignorata.

Ma puoi far risaltare la tua email e attirare l'attenzione dei tuoi iscritti. Sebbene le righe dell'oggetto siano la parte più complicata in quanto aumentano o riducono le possibilità di apertura delle tue e-mail, assicurati che una volta aperte valga il tempo e l'attenzione del lettore.

Le e-mail di marketing per eventi devono essere estremamente ben pensate. Stai invitando le persone non solo a prestare attenzione all'e-mail che stanno leggendo, ma anche a prendersi del tempo per andare effettivamente a partecipare a un evento. Che si tratti di un evento online o offline, il successo dell'evento non risiede nel numero di persone che si sono registrate per partecipare ma hanno effettivamente partecipato.

Un elemento estremamente importante che distingue le e-mail di marketing di eventi dalle altre campagne e-mail è il tempismo. Scopri qual è il momento migliore per inviare e-mail ai tuoi contatti e sapere quanto tempo è necessario per iniziare a inviare le e-mail prima dell'evento.

Mentre per un evento online puoi iniziare a inviare gli inviti 2-3 settimane prima dell'evento, per un evento offline la prima e-mail deve essere inviata almeno un mese prima del giorno dell'evento.

Pronto per iniziare?

Inizia esaminando alcuni esempi di e-mail di marketing di eventi per vedere cosa stanno facendo gli altri. Questo ti aiuterà a iniziare a pensare nella giusta direzione e ti ispirerà a creare le tue email.

Pianifica, pianifica e pianifica ancora prima di iniziare.

Le e-mail di marketing per eventi sono facili da creare e facili da ottenere, ma solo quando sono basate su un piano solido che è stato ben congegnato e correttamente eseguito.

Ogni elemento che concorre alla creazione delle tue email richiede la tua completa attenzione. Dalla prima impressione che fa la tua riga dell'oggetto, all'entusiasmo che crea il contenuto e ai bellissimi modelli di email che obbligano il lettore a fare clic sul collegamento. Tutto conta.

Potresti essere tentato di iniziare a inviare inviti e promuovere il tuo evento, ma segui un piano ben strutturato. Vuoi assicurarti che ogni e-mail che invii generi la sensazione "Non vedo l'ora per questo evento".