Cara Membuat Strategi Email Pemasaran Acara yang Efektif

Menyelenggarakan acara — baik itu virtual atau tatap muka — tidak pernah sepenuhnya mudah. Ini sering merupakan bagian yang sama dari kegembiraan dan kelelahan.

Ini berlaku untuk acara yang mungkin Anda selenggarakan di rumah, seperti makan malam Thanksgiving untuk teman dan keluarga, dan juga berlaku untuk acara yang diselenggarakan oleh bisnis kecil atau nirlaba Anda untuk pelanggan, klien, prospek, donor, sukarelawan, dan orang lain yang mendukung upaya kami.

Saat ini, ketika email pemasaran email telah menggantikan undangan tulisan tangan dan platform media sosial adalah “dari mulut ke mulut” yang baru, membuat undangan acara email yang efektif sangat diperlukan.

Pemasaran acara adalah cara yang bagus untuk mempromosikan bisnis Anda, mendapatkan lebih banyak prospek, berbagi informasi yang mendalam, bertemu orang-orang yang berarti, dan menghasilkan buzz di sekitar bisnis Anda. Baik itu acara online atau offline, yang terpenting adalah orang-orang muncul karena Anda memaksa mereka.

Dan bagaimana itu terjadi?

Semuanya dimulai dengan email pemasaran acara yang Anda kirim. Jadi biarkan kami membantu Anda membuat rencana. Dalam artikel ini, kami akan menunjukkan semua yang perlu Anda ketahui, termasuk berapa banyak email acara yang harus dikirim, apa yang harus dikatakan dalam email tersebut, dan tentu saja, bagaimana membuat orang benar-benar RSVP!

Menetapkan sasaran untuk email pemasaran acara Anda

Pemasaran email adalah metode yang paling efektif dan umum digunakan oleh pemasar untuk mempromosikan suatu acara. Sementara 40 persen bisnis sudah mulai menggunakan media sosial untuk mempromosikan acara, pemasaran email tetap yang paling populer dengan 76 persen.

Seseorang tidak dapat menyangkal bahwa email terus menjadi cara terbaik dan paling efektif bagi bisnis untuk terhubung dengan pelanggan dan calon pelanggan mereka. Baik itu email promosi atau non-promosi, email membantu Anda tetap diingat dan menyampaikan pesan Anda.

Sebelum Anda mulai mengirim email promosi untuk acara Anda berikutnya, ada baiknya Anda mempertimbangkan tujuan Anda. Tanyakan pada diri Anda pertanyaan-pertanyaan di bawah ini.

Kepada siapa Anda mengirim email pemasaran acara?

Kecuali Anda tahu siapa audiens Anda, pesan yang tepat tidak akan pernah tersampaikan. Mengetahui siapa yang Anda kirimi email memengaruhi apa yang Anda katakan, bagaimana Anda mengatakannya, dan seberapa baik itu akan beresonansi dengan pembaca. Misalnya, jika Anda mengirim email pemasaran acara ke calon prospek, Anda mungkin ingin memberikan sedikit pengenalan tentang diri Anda, sedangkan pelanggan Anda yang sudah ada tidak memerlukannya. Jika diperlukan, buat dua email terpisah dan kelompokkan daftar email Anda sesuai dengan itu.

Apa yang ingin Anda katakan?

Email pemasaran acara bisa sesederhana 'Ayo Hadiri Acara Kami' atau sesuatu yang menarik seperti, 'Jangan Lewatkan Acara Paling Seru di Kota'. Tapi apa yang Anda katakan tergantung pada siapa Anda dan siapa audiens Anda. Email undangan acara yang Anda kirim harus sesuai dengan bisnis Anda dan bagaimana orang melihatnya. Anda bisa sederhana, langsung, lucu, dan bahkan berlebihan.

Emosi apa yang Anda coba mainkan?

Ketika kita membaca sesuatu, kita sering merasakan hal tertentu. Dengan cara yang sama, email pemasaran acara Anda akan membuat pembaca Anda merasa. Emosi apa yang Anda inginkan? Apakah Anda ingin membuat pembaca Anda merasa senang, tertarik, atau hanya terdorong untuk RSVP?

Apa yang Anda ingin pembaca lakukan?

Hanya mengirim email untuk memasarkan acara Anda tidak cukup. Pastikan pembaca mengambil tindakan yang diinginkan adalah kunci sukses acara. Apakah Anda ingin pembaca mengklik ajakan bertindak 'Daftar Di Sini', atau Anda ingin mereka menghubungi Anda melalui email, telepon, atau RSVP? Menambahkan tautan ke formulir pendaftaran acara adalah cara terbaik untuk menjaga jumlah peserta, melacak metrik pemasaran email, dan juga mengetahui apakah email berfungsi.

Cara membuat rencana pemasaran email acara

Setelah Anda menghabiskan waktu untuk bertukar pikiran tentang pertanyaan-pertanyaan yang disebutkan di atas, inilah saatnya untuk mulai menorehkan strategi pemasaran email acara Anda!

1. Tentukan jumlah email

Bergantung pada skala acara, jenis acara, dan jumlah orang yang Anda undang, Anda perlu menguraikan berapa banyak email pemasaran acara yang akan Anda kirim. Ini termasuk email pertama yang masuk ke semua undangan, email tindak lanjut, email pengingat, email ke orang yang mungkin belum membuka email sama sekali, dan banyak lagi. Kuncinya di sini adalah bahwa setiap email harus unik dan dipikirkan dengan matang. Anda tidak dapat memiliki email pengingat atau email konfirmasi yang sama persis setiap saat.

2. Baris subjek penting

Tanpa baris subjek yang bagus, sisanya tidak masalah. Baris subjek adalah apa yang akan membuat orang membuka dan melihat undangan Anda. Jadi buatlah beberapa urgensi. Misalnya: “Hanya 4 kursi tersisa untuk seminar minggu depan”, atau “Hanya beberapa tempat tersisa untuk kelas anggur ramah lingkungan.”

Efektivitas kampanye email apa pun, termasuk email pemasaran acara, sangat bergantung pada baris subjek. Anda hanya memiliki beberapa detik untuk membuat kesan di kotak masuk yang terlalu sempit, jadi pastikan baris subjek email Anda menonjol dan menarik perhatian.

3. Jadilah tajam dan menarik

Anda mungkin memiliki banyak hal untuk dikatakan dan banyak alasan untuk diberikan mengapa penerima email harus menghadiri acara Anda, tetapi tetap singkat, to-the-point, dan segar. Tidak ada yang suka membaca email yang panjang, dan idenya adalah membuat pembaca mendaftar dengan cepat. Ambil sorotan utama dan bagian paling berharga dari acara tersebut untuk mengarahkan orang tersebut ke ajakan bertindak. Pitch acara, menjelaskan tentang semua itu, dan mengapa orang yang diundang harus repot-repot datang. Pastikan mereka memahami manfaat atau apa yang akan mereka pelajari.

4. Pertimbangkan elemen desain

Ini adalah poin yang sangat penting untuk dipertimbangkan. Kadang-kadang bahkan konten yang paling menarik dan ajakan bertindak bisa tersesat di sekitar desain yang luar biasa. Terlalu keras, terlalu banyak font, terlalu banyak atau sedikit gambar, konten yang sempit, terlalu banyak warna hanyalah beberapa elemen dari desain yang buruk. Tetap terlihat segar dan mudah dilihat dengan menjaga konten Anda tetap pendek dan manis dan menggabungkan tombol CTA yang menonjol yang mengarah kembali ke halaman pendaftaran. Juga, pastikan desain template email responsif seluler.

Gunakan logo Anda dan warna merek unik Anda sendiri di undangan email acara, beranda, dan halaman pendaftaran. Anda ingin orang tahu bahwa ini adalah undangan dari Anda, bahwa ini adalah acara yang kredibel, dan akan menonjol dari semua undangan lain yang mungkin diterima tamu Anda.

Berikut adalah rencana kampanye email pemasaran email acara untuk membantu Anda memulai:

1. Kirim email undangan pertama yang memperkenalkan acara dan ajakan bertindak.
2. Kirim email yang dipicu 'Terima kasih telah Mendaftar' kepada orang-orang yang mendaftar.
3. Kirim email tindak lanjut ke non-pembuka/orang yang tidak mengklik setelah 4 hari termasuk sorotan acara dan ajakan bertindak.
4. Kirim email konfirmasi 'Terima kasih telah Mendaftar' kepada orang-orang yang mendaftar.
5. Kirim email 'Kesempatan Terakhir untuk Mendaftar' ke non-pembuka/orang yang tidak mengklik setelah 4 hari untuk menciptakan rasa FOMO (Fear Of Missing Out) dan rasa urgensi.
6. Kirim email otomatis 'Terima kasih telah Mendaftar' kepada orang-orang yang mendaftar.
7. 2 hari sebelum acara, kirim email 'Pengingat' ke semua kontak dan sertakan ajakan bertindak untuk orang-orang yang masih belum mengklik.

Itu cukup sederhana, bukan?

Masalahnya, orang-orang mengandalkan kotak masuk mereka untuk semuanya hari ini. Tapi itu juga berarti ada terlalu banyak email yang masuk. Ini terkadang bisa membuat Anda kewalahan dan membuat email Anda diabaikan.

Tapi Anda bisa membuat email Anda menonjol dan menarik perhatian pelanggan Anda. Sementara baris subjek adalah bagian yang paling rumit karena ini membuat atau menghancurkan peluang email Anda untuk dibuka, pastikan setelah dibuka itu sepadan dengan waktu dan perhatian pembaca.

Email pemasaran acara harus dipikirkan dengan sangat baik. Anda mengundang orang untuk tidak hanya memperhatikan email yang mereka baca tetapi juga meluangkan waktu untuk benar-benar pergi dan menghadiri suatu acara. Baik itu acara online maupun offline, keberhasilan acara bukan terletak pada berapa banyak orang yang mendaftar untuk hadir tetapi benar-benar hadir.

Elemen yang sangat penting yang membedakan email pemasaran acara dari kampanye email lainnya adalah waktu. Ketahui waktu terbaik untuk mengirim email ke kontak Anda dan ketahui seberapa cepat Anda harus mulai mengirim email sebelum acara.

Sementara untuk acara online Anda bisa mulai mengirimkan undangan 2-3 minggu sebelum acara, untuk acara offline email pertama harus dikirim setidaknya sebulan sebelum hari acara.

Siap untuk memulai?

Mulailah dengan membaca beberapa contoh email pemasaran acara untuk melihat apa yang dilakukan orang lain. Ini akan membantu Anda mulai berpikir ke arah yang benar dan menginspirasi Anda untuk membuat email sendiri.

Rencanakan, rencanakan, dan rencanakan lagi sebelum Anda memulai.

Email pemasaran acara mudah dibuat dan mudah untuk berhasil, tetapi hanya jika dibuat di atas rencana yang solid yang telah dipikirkan dengan baik dan dijalankan dengan benar.

Setiap elemen yang digunakan untuk membuat email Anda membutuhkan perhatian penuh Anda. Dari kesan pertama yang dibuat oleh baris subjek Anda, hingga kegembiraan yang dibuat oleh konten, dan desain template email yang indah yang memaksa pembaca untuk mengeklik tautannya. Semuanya penting.

Anda mungkin tergoda untuk mulai mengirimkan undangan dan mempromosikan acara Anda, tetapi ikuti rencana yang telah disusun dengan baik. Anda ingin memastikan bahwa setiap email yang Anda kirim membawa perasaan 'Saya tidak sabar menunggu acara ini'.