1-2-3 Panduan untuk Email Pengumuman

Saya tidak akan pernah melupakan pesta pertama yang pernah saya lakukan.

Hanya dua orang yang datang

Aku benar-benar kempes.

Ketika saya pulih dari pukulan ego saya, saya bertanya kepada beberapa orang mengapa mereka tidak datang, dan ternyata mereka lupa begitu saja.

Jadi apa yang harus saya lakukan secara berbeda?

Seharusnya saya mengirim email pengumuman. Dan bukan hanya pengumuman save-the-date, tapi juga undangan dan pengingat.

Email pengumuman adalah tentang hal-hal yang membuat Anda bersemangat!

Saya selalu menganggap "simpan tanggal" dan "pengumuman" sebagai hal-hal formal yang hanya dikirim pada acara-acara yang sangat khusus, seperti pernikahan dan kelahiran. Tapi pengumuman adalah untuk sesuatu yang baru dalam hidup kita, atau bisnis kita, yang menggairahkan kita!

Pengumuman sangat cocok untuk menyebarkan berita tentang mitra baru, produk baru, renovasi, akuisisi, acara khusus, penggalangan dana . . . bahkan pengiriman keju roda besar! (Pikir saya bercanda? Toko Keju Concord di Concord Massachusetts mengadakan parade tahunan untuk roda keju Italia). Ini semua tentang apa yang menggairahkan Anda, dan menyebarkan berita sehingga orang lain juga bisa bersemangat!

Cara menulis email pengumuman

Apa pun yang diumumkan, selain memberi tahu pembaca Anda saat itu terjadi, Anda harus menjawab tiga pertanyaan tambahan untuk pelanggan email Anda:

1. Apa yang sedang terjadi?
2. Mengapa pembaca harus peduli (atau apa untungnya bagi mereka)?
3. Apa yang Anda ingin mereka lakukan (ajakan bertindak)?

Berikut contoh email pengumuman…

Katakanlah Anda seorang agen atau broker real estat, dan Anda bekerja dengan kontraktor yang sedang merenovasi sebuah bangunan bersejarah di wilayah pusat kota utama. Ini adalah kemenangan besar, tidak hanya untuk agensi Anda tetapi juga untuk komunitas lokal karena membantu merevitalisasi area tersebut, serta membuka ruang kantor baru yang sangat dicari. Ini menarik! Jadi, dari mana Anda memulai?

1. Langkah pertama adalah mengumumkan peluang yang akan datang. Biarkan orang tahu apa yang akan terjadi, bahkan sebelum mereka dapat mulai menyewa ruang kantor. Mulailah membangun kegembiraan saat itu menjadi menarik bagi Anda. Dan jangan lupa untuk menarik perhatian pembaca Anda.

Berikut adalah contoh pengumuman menarik untuk real estat: “Kami ingin mengumumkan hal terbaik yang terjadi pada LoDo sejak Rockies! XYZ Real Estate, bekerja sama dengan Zabba Dabba Constructors, dengan bangga mengumumkan renovasi Gedung Biltmore di 1234 1st Avenue, Denver, Colorado.”

2. Pertanyaan selanjutnya yang harus dijawab adalah mengapa pelanggan Anda harus peduli. Mungkin ini pertama kalinya ruang kantor baru tersedia di LoDo sejak era Nixon dan Anda tahu bahwa beberapa dari mereka telah mencari ruang baru hampir selama itu. Jadi, mengapa mereka harus peduli? Karena itu satu-satunya kesempatan mereka untuk mendapatkan apa yang mereka cari.

Contoh: “Jika Anda telah mencari ruang baru di mana Anda dapat tumbuh, tetapi tidak ingin meninggalkan area tersebut, inilah kesempatan Anda.”

3. Terakhir, Anda ingin memastikan untuk memberi tahu mereka apa yang dapat mereka lakukan tentang hal itu. Beri mereka petunjuk yang jelas dan mudah tentang apa yang perlu mereka lakukan.

Contoh: “Hubungi kami hari ini, #907-606-3333, untuk membuat janji untuk melihat denah lantai yang tersedia, dan menyewakan ruang baru Anda, sebelum semuanya habis!”

Bukan Agen Properti?

Berikut ini contoh lain cara menulis email pengumuman…

Mungkin Anda seorang Penjual Keju di Wisconsin dan tahun lalu Anda hampir kehabisan keju Natal paling populer di kota. Tapi tahun ini, Anda telah memesan roda raksasa keju khusus yang satu ini dari Belanda dan Anda ingin semua orang tahu bahwa toko Anda adalah tempat untuk mendapatkan keju mereka untuk Natal. Dalam sekejap jenius kreatif Anda berpikir, hei, ini adalah roda keju seberat 400 pon dari Belanda! Ini masalah besar! Mari kita berparade! Sekarang bagaimana Anda mengumumkannya? Mudah!

Sekali lagi, pikirkan tentang tiga pertanyaan utama yang harus dijawab; apa, mengapa, dan sekarang apa?

1. Dalam hal ini, Anda mulai dengan parade. Keju adalah alasannya, tetapi pawai menjawab pertanyaan tentang 'apa' yang sedang terjadi.

Contoh: "Keju Besar akan datang ke kota, dan kami mengadakan parade!"

2. Saat menjawab pertanyaan tentang mengapa pelanggan Anda harus peduli , pikirkan mengapa Anda bersemangat tentang hal itu, dan sebagian besar waktu Anda akan mendapatkan jawabannya, di sana.

Contoh: “Kapan terakhir kali Anda melihat keju dari Belanda seberat 400 pon digulung di karpet merah? Tidak pernah? Nah, kamu ketinggalan!"

3. Selalu ingat untuk memberi tahu mereka apa yang harus mereka lakukan untuk ikut bersenang-senang . Jika yang perlu mereka lakukan hanyalah muncul, maka pastikan untuk memberi tahu mereka dengan tepat di mana dan jam berapa.

Contoh: “Bergabunglah dengan kami pada pukul 9:00 pada hari Selasa, 1 Desember, di sudut 1st St. dan Warren Ave. untuk parade paling murah yang pernah Anda lihat!”

Bagaimana jika Anda tidak menjual apa pun di email pengumuman Anda?

Bisnis Anda adalah organisasi nirlaba yang didedikasikan untuk memberikan perlindungan bagi hewan yang terlantar akibat bencana nasional dan musim badai selalu datang terlalu cepat. Anda perlu mengumpulkan uang, sepanjang tahun, sehingga Anda dan tim Anda bisa siap ketika saatnya tiba. Musim semi akan datang dan Anda perlu melakukan dorongan lain untuk mengumpulkan dana, karena pundi-pundi Anda hampir habis.

Selama sesi brainstorming dengan tim Anda, Anda memutuskan untuk mengajak jalan-jalan anjing. Tapi bukan sembarang anjing yang jalan-jalan. Anjing-berjalan-a-thon! Anda akan mengundang pemilik anjing dan non-pemilik untuk mengajak anjing jalan-jalan. Banyak anjing. Anjing mereka sendiri, anjing teman mereka, dan bahkan anjing yang akan diadopsi di tempat penampungan lokal . . . semua anjing dan semua orang. Ini praktis akan menjadi dog-a-palooza!

Setelah Anda menentukan tanggal, saatnya mengirimkan pengumuman save-the-date.

1. Segera, Anda ingin memberi tahu pelanggan Anda apa yang akan terjadi. Dan meskipun Anda mungkin memiliki nama yang menarik untuk acara tersebut, seperti "The BIG dog-walk-a-thon", Anda harus memastikan dan memberi tahu mereka dengan tepat apa itu.

Cobalah sesuatu seperti ini:

Jangan khawatir tentang berapa lama, pastikan bahwa ketika itu adalah acara unik, ada cukup deskripsi untuk benar-benar memberi tahu pelanggan Anda apa itu.

2. Bagi saya, bagian termudah dari menulis pengumuman untuk acara nirlaba adalah menjawab pertanyaan mengapa pelanggan Anda harus peduli. Di sinilah Anda ingin berbagi kekuatan pendorong Anda. Mengapa Anda melakukan apa yang Anda lakukan? Ini juga mengapa mereka akan peduli dengan apa yang Anda lakukan, dan mengapa Anda menjadi tuan rumah acara tersebut.

Mungkin sertakan beberapa statistik yang tidak semua orang akan segera sadari, saat Anda menarik hati sanubari.

3. Dengan segala sesuatu yang lain, selalu sangat jelas tentang apa yang Anda ingin pelanggan Anda lakukan untuk terlibat dengan acara ini. Apakah Anda meminta sukarelawan atau peserta.

Cara mengirim email pengumuman

Sekarang, kami memiliki ide tentang apa yang harus dikatakan, dan mungkin bagaimana mengatakannya, tetapi kapan waktu terbaik untuk mengumumkan sesuatu, dan apakah satu pengumuman cukup?

Seperti yang saya sebutkan sebelumnya, waktu terbaik untuk mengumumkan sesuatu adalah ketika hal itu menarik bagi Anda. Dengan kata lain; ketika Anda memiliki kencan dan Anda dapat mulai merencanakan dan bersemangat tentang itu adalah saat Anda ingin mengirimkan pengumuman "simpan tanggal" Anda.

Jika Anda merenovasi sebuah gedung, Anda ingin orang-orang mulai menyewa kantor baru segera setelah tanahnya rusak dan tanggal pembukaan yang diproyeksikan disebutkan. Anda juga ingin mengirimkan pengingat ketika kantor mulai disewakan, tergantung pada tujuan Anda, ini mungkin 25-75 persen disewakan.

Intinya adalah untuk memberi tahu orang-orang bahwa jendela peluang mereka sedang ditutup. Dalam beberapa minggu setelah grand opening adalah saat Anda ingin mengirimkan undangan, dengan catatan berapa persentase ruang yang masih tersedia (jika masih ada ruang yang tersedia).

Dan jangan lupa diingatkan, beberapa hari sebelum Grand Opening, dengan catatan pribadi apakah mereka masih bisa mengamankan tempat untuk bisnis mereka atau tidak.

Jika Anda merencanakan pawai, dan Anda hanya ingin orang-orang menunjukkannya, maka Anda ingin pengumuman simpan-tanggal yang memberi orang banyak waktu untuk membuat pengaturan untuk hadir. Beberapa bulan sebelumnya harus melakukan trik. Dan pastikan untuk menyertakan catatan pribadi tentang latar belakang dan sejarah acara tersebut. Tindak lanjuti dengan pengingat dalam beberapa minggu setelah acara dan sepertiga dalam beberapa hari setelah acara. Jangan lupa sertakan tip untuk parkir, berpakaian untuk cuaca, apa yang harus dibawa dan apa yang diharapkan.

Jika Anda merencanakan acara di mana orang-orang perlu menjadi sukarelawan, rsvp, atau mengumpulkan sumbangan dan sponsor, Anda akan ingin menyimpan tanggal untuk keluar segera setelah Anda memiliki tanggal terkunci. Ini bisa menjadi satu tahun sebelumnya, dalam beberapa kasus. Kirimkan undangan dan formulir pendaftaran dua minggu kemudian dan pastikan untuk menyertakan catatan pribadi tentang mengapa tujuan ini penting bagi Anda; ini membantu menjadikannya penting bagi calon peserta Anda juga.

Pengingat harus dikirim ketika acara sekitar seminggu lagi, dan beberapa hari sebelum acara berlangsung, untuk pendaftar menit terakhir dan untuk mengumpulkan sumbangan dari mereka yang tidak dapat hadir.

Mari kita rekap aturan email pengumuman…

Jadi, bagaimana saya memastikan orang-orang datang ke pesta saya? Saya mengikuti aturan pengumuman:

1. Saya mengirimkan pengumuman “save-the-date” segera setelah tanggal acara dikunci, dan saya memastikan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut ketika saya membuat email pengumuman (saya memiliki beberapa template email pengumuman favorit yang Saya suka memutar, tergantung pada kesempatan):

• Apa yang sedang terjadi?
• Mengapa pembaca harus peduli (atau apa untungnya bagi mereka)?
• Apa yang Anda ingin mereka lakukan (ajakan bertindak)?

2. Tergantung pada acaranya, saya mengirimkan undangan paling cepat dua minggu setelah pengumuman “simpan tanggal” dan paling lambat tiga sampai empat minggu sebelum acara.

3. Saya selalu mengirimkan pengingat:

• Yang pertama, satu minggu sebelum acara
• Yang kedua, beberapa hari sebelum acara

Siap untuk merencanakan pengumuman Anda berikutnya? Lihat template email pengumuman kami.