Bagaimana Mengembangkan Rencana Pemasaran Acara yang Sukses

Bayangkan merencanakan pesta makan malam Thanksgiving yang sempurna, tetapi lupa memberi tahu teman dan keluarga Anda tentang hal itu – menurut Anda bagaimana hasilnya?

Sama seperti pesta makan malam, acara bisnis hanya sesukses jumlah peserta yang hadir, melihat, dan menyebarkan berita tentang nilai yang mereka terima.

Di situlah pemasaran acara masuk.

Mengorganisir sebuah acara, pribadi atau bisnis, membutuhkan perencanaan besar, perhatian terhadap detail, dan ide yang konsisten. Saat Anda mengadakan acara, online atau offline, pastikan untuk memiliki tujuan tertentu. Sasaran ini dapat berkisar dari mempromosikan bisnis Anda, penjualan produk, jaringan, ide belanja kerja, atau kesenangan dan kegembiraan yang sederhana dan berharga. Gagasan utama di balik pemasaran acara adalah untuk meningkatkan kesadaran tentang bisnis Anda.

Tapi ingat, semuanya dimulai dengan rencana.

Anda harus mulai membuat rencana pemasaran acara segera setelah ide acara lahir. Ide ini kemudian diikuti dengan brainstorming, pengorganisasian, memperhatikan setiap detail, dan akhirnya, eksekusi. Ini mungkin terdengar seperti banyak, tetapi dengan rencana yang tepat – Anda mendapatkan ini. Anda harus mulai membuat rencana, menggunakan panduan pemasaran acara, segera setelah ide acara lahir.

8 langkah untuk membuat rencana pemasaran acara yang kuat

Hal pertama yang pertama, mengelola acara dan memasarkannya adalah dua tugas yang sama sekali berbeda. Sementara manajemen acara datang jauh kemudian, pemasaran acara dimulai dari awal.

Mari mulai membuat rencana pemasaran acara:

1. Tujuan

Mengapa Anda menjadi tuan rumah acara tersebut? Apa motif dan tujuan Anda? Apa tujuan dari acara tersebut? Ini adalah pertanyaan pertama yang perlu dijawab, karena semua yang berikut didasarkan pada jawaban mereka.

Sebuah acara dapat memiliki satu atau beberapa tujuan, tetapi yang penting adalah Anda menyebutkan satu dan Anda menyelaraskan semua taktik pemasaran untuk mencapainya. Misalnya, jika sasaran Anda adalah penjualan, konten yang Anda buat untuk memasarkan acara perlu didorong ke arah penjualan. Demikian pula, cara Anda menarik orang harus fokus pada penjualan.

2. Anggaran

Menginginkan semuanya, dan menginginkan yang terbaik dari segalanya adalah hal yang normal, tetapi itu sering kali menyebabkan lubang di saku Anda. Tetapkan anggaran untuk acara Anda, dan patuhi itu. Sangat mudah untuk mengeluarkan uang lebih banyak, tetapi sangat sulit untuk menebus uang ekstra yang dihabiskan. Anda bekerja keras untuk setiap sen, jadi buatlah anggaran dan belanjakan dengan bijak.

3. Pemasaran

Ada dua hal yang perlu Anda pikirkan saat memasarkan acara: media (atau platform), dan konten. Ada banyak cara untuk memasarkan suatu acara. 40% bisnis menggunakan media sosial untuk memasarkan suatu acara, namun, pemasaran email, sebesar 76%, adalah yang paling populer.

Saat Anda merencanakan strategi pemasaran konten Anda, pertahankan tujuan acara sebagai fondasi Anda. Anda dapat memulai dengan membuat situs web yang berpengaruh untuk acara tersebut, atau menambahkan pop-up atau halaman arahan ke situs Anda yang sudah ada. Buat teks, dan konten video, seperti cuplikan acara, cuplikan di balik layar, atau cuplikan.

Semua konten harus menarik pemirsa untuk menghadiri acara tersebut. Rencana pemasaran konten perlu menciptakan buzz di sekitar acara, membuat orang bersemangat untuk mendaftar atau RSVP. Upaya pendaftaran pemasaran acara Anda harus menyebarkan berita dan meningkatkan kehadiran Anda.

4. Manajemen & delegasi

Anda tidak bisa melakukannya sendiri. Jika Anda tidak memiliki seseorang yang dapat membagikan konten yang Anda buat sesuai dengan rencana pengelolaan konten Anda, Anda dapat menggunakan otomatisasi email. Ini memungkinkan Anda berbagi dan mengelola konten sendiri, tetapi dengan efisiensi memiliki sumber daya yang didelegasikan. Pastikan konten keluar tepat waktu untuk melihat hasil yang lebih baik.

5. Promosi

Sekarang setelah Anda memiliki konten dan media untuk mempromosikan acara, saatnya untuk menekan kirim. Di sini Anda perlu meningkatkan kesadaran, menjangkau sebanyak mungkin pelanggan potensial, dan memastikan bahwa pelanggan Anda yang sudah ada juga diundang.

6. Keterlibatan

Saat peserta mendatang bersemangat dan melihat nilai dalam acara Anda, Anda membuat buzz yang menarik lebih banyak perhatian. Promosikan berbagi sosial, komentar sosial, interaksi audiens, dan diskusi lainnya.

Anda dapat membuat hashtag yang keren dan mendorong orang untuk membicarakannya; memungkinkan orang menjadi platform terbuka untuk berinteraksi dengan bisnis Anda dan peserta lain, atau menciptakan rasa urgensi yang memaksa orang untuk menghadiri acara tersebut. Misalnya, tweet yang mengatakan, "Jangan lewatkan gadget paling keren tahun ini di acara XYZ," kemungkinan akan menarik lebih banyak perhatian daripada yang berbunyi, "Datanglah ke acara gadget XYZ."

7. Kolaborasi & kemitraan

Baik Anda telah berkolaborasi dengan sponsor, atau bermitra dengan bisnis lain untuk menyelenggarakan acara, penting bagi Anda untuk bekerja pada tujuan yang sama. Ketika beberapa bisnis dan sponsor bekerja sama, mereka dapat menciptakan lebih banyak nilai dan kegembiraan bagi peserta acara. Buat sketsa rencana pemasaran acara Anda, selaras dengan semua yang terlibat, untuk membuat rencana yang lebih berdampak dan bebas kesalahan.

8. Evaluasi

Mengirim email untuk mempromosikan acara Anda? Ukur dan evaluasi kinerjanya terhadap sasaran dan sasaran yang telah ditentukan sebelumnya. Menggunakan media sosial untuk menarik pendaftar? Mengukur dan mengevaluasi data. Mempromosikan acara secara offline? Ukur dan evaluasi hasilnya. Intinya adalah, perlu untuk mengevaluasi hasil strategi pemasaran acara Anda untuk mengetahui apa yang berhasil dan apa yang tidak. Ini dapat membantu Anda membuat rencana yang lebih kuat dan menyesuaikan strategi di sepanjang jalan untuk memaksimalkan upaya Anda.

Tingkatkan kehadiran dengan aktivitas pemasaran acara yang efektif

Saat membuat kampanye pemasaran acara Anda, selalu tempatkan diri Anda pada posisi audiens potensial. Ajukan pertanyaan, “Apa untungnya bagi saya? Nilai apa yang akan saya terima dari acara ini?”

Strategi pemasaran yang kuat menyampaikan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan itu. Anda tahu acara yang Anda selenggarakan akan menjadi luar biasa, tetapi audiens Anda juga perlu melihatnya. Datang lingkaran penuh, ini hanya mungkin bila Anda memiliki tujuan yang ditetapkan untuk acara Anda. Ini adalah tujuan yang membantu Anda menyajikan nilai kepada peserta acara, dan itu adalah dasar dari seluruh rencana pemasaran acara Anda.

Mari kita gunakan contoh untuk melihat seperti apa perencanaan acara yang baik. Berikut adalah email yang saya terima dari restoran yang mengadakan acara bertema Halloween:

Email pemasaran acara ini berfungsi karena menggunakan tema desain Halloween yang kuat untuk langsung menarik perhatian saya. Ini memberi tahu saya semua yang perlu saya ketahui, tetapi menahan beberapa detail untuk membangkitkan rasa ingin tahu saya, misalnya, menu khusus. Email tersebut juga memberi tahu saya perkiraan biaya, yang seringkali merupakan pengambil keputusan besar.

Ada juga yang lebih dari sekadar makanan dan minuman. Menunjukkan bahwa ada permainan yang menyenangkan dan melukis wajah memberi tahu saya bahwa ini adalah acara yang bagus untuk seluruh keluarga.

Mengirim ini beberapa hari sebelum Halloween adalah waktu yang cukup bagi saya untuk membuat keputusan. Karena mengirim email ke pelanggan hanyalah salah satu media untuk memasarkan suatu acara, restoran menyertakan tagar, serta tombol media sosial, bagi pembaca untuk berbagi dan terlibat dengan mereka secara online. Mereka pun gencar mempromosikan acara ini di laman media sosial mereka.

Tujuan dari email yang digunakan di sini jelas: restoran ingin meningkatkan penjualan menggunakan acara bertema Halloween. Tujuannya bisa saja untuk membuat lebih banyak orang mendaftar untuk mendapatkan pembaruan tentang acara mendatang atau untuk meningkatkan kesadaran tentang restoran, tetapi email acara tetap fokus untuk mempromosikan acara tersebut, yang pada gilirannya akan meningkatkan kesadaran restoran pada memiliki.

Buat rencana pemasaran acara yang menarik pelanggan

Tinggalkan stres dari promosi acara dengan rencana yang tepat. Percayalah, ini bukan hal yang sulit untuk dipecahkan setelah Anda menghabiskan cukup waktu untuk memikirkan rencana pemasaran acara Anda. Bagian terbaiknya adalah, ini menjadi lebih mudah saat Anda menyelenggarakan lebih banyak acara.

Ingat pertama kali Anda menyelenggarakan malam film di rumah Anda? Butuh beberapa upaya untuk mendapatkan film yang sempurna, mengatur tempat duduk, dan menyediakan makanan yang enak, tetapi sekarang semua orang masih berbicara tentang waktu yang menyenangkan yang mereka miliki.

Anda sudah memiliki keterampilan untuk menjadi tuan rumah yang hebat—Anda pernah melakukannya sebelumnya. Saatnya memulai perencanaan.