Seri transformasi digital: Membangun tim transformasi digital yang efektif
Diterbitkan: 2018-02-15Banyak yang telah dikatakan tentang dampak transformasi digital di pasar, dan tidak diragukan lagi bahwa transformasi ini adalah kunci kesuksesan berkelanjutan dan umur panjang bagi banyak bisnis. Ini adalah yang ketiga dari serangkaian posting yang dibuat untuk membahas aspek-aspek penting dalam melakukan transformasi digital yang sukses.
Anda telah menyusun pernyataan misi Anda, dan perencanaan anggaran semakin dekat. Langkah selanjutnya dalam transformasi digital yang sukses adalah membangun tim yang akan melakukan perjalanan ini bersama Anda. Tim yang tepat akan memiliki dampak yang sama besarnya pada kesuksesan Anda seperti elemen lainnya.
Membangun tim transformasi digital yang efektif
Ada tiga area yang perlu dipertimbangkan saat membangun tim yang akan membuat proyek transformasi digital Anda melewati garis tujuan.
Sumber Daya Internal: Pastikan untuk menyertakan campuran orang yang tepat
Kemungkinan salah satu kesalahan terbesar yang saya lihat dengan tim transformasi adalah tidak memiliki cukup orang internal yang tepat dalam campuran.
Jika Anda meluncurkan proyek transformasi, harus ada inti orang internal yang mewakili setiap aspek bidang teknologi dan bisnis yang akan terpengaruh oleh transformasi. Jangan percayakan bagian ini kepada siapa pun di luar organisasi.
Identifikasi orang-orang di organisasi Anda yang terlalu sibuk dan sangat terlibat dalam bisnis—lalu jadikan mereka tim inti Anda. Transformasi digital akan mengubah organisasi Anda, dan Anda menginginkan yang terbaik dan tercerdas di perusahaan Anda untuk menjadi bagian dari itu!
Tim inti harus terdiri dari anggota bisnis dan teknologi. Terlalu sering, saya melihat TI memimpin dengan terlalu sedikit masukan dari sisi bisnis. Ada ketegangan alami antara bisnis dan TI, yang berarti Anda harus bekerja dengan tekun untuk membangun tim lintas disiplin.
Tidak pernah baik untuk memiliki keterlibatan terbatas dari sektor bisnis—jika orang tidak memiliki kepentingan dalam kesuksesan, mereka cenderung mengambil kesempatan dari pinggir lapangan. Pertimbangkan setidaknya satu latihan membangun tim sebelum Anda masuk ke pressure cooker pengiriman proyek. Menyatukan semua orang sebelum dimulainya proyek akan membantu membentuk ikatan yang akan Anda perlukan saat keadaan menjadi lebih sulit.
Ada sedikit ruang untuk 'peserta helikopter' yang terbang masuk dan keluar. Anggota tim inti harus berkomitmen dan menghadiri pembaruan dan pertemuan status proyek, serta memberikan masukan tepat waktu selama siklus peninjauan. Cara tercepat untuk menurunkan moral tim Anda adalah meminta seseorang muncul setelah melewatkan beberapa rapat dan menuntut agar keputusan sebelumnya dibatalkan. Jangan biarkan itu terjadi!
Saya suka tim inti yang terdiri dari 6-10 orang yang terbagi antara TI dan bisnis. Jumlah orang di tim inti Anda akan ditentukan oleh ukuran dan cakupan upaya, serta ketersediaan sumber daya yang praktis. Tim inti harus bertemu setidaknya sekali seminggu selama proyek aktif. Selain tim inti, sangat bagus untuk memiliki kumpulan peserta yang lebih luas yang mendapatkan pandangan proyek secara teratur—bulanan seringkali merupakan target yang baik. Ini membuat seluruh organisasi mendapat informasi tentang arah yang dipimpin oleh tim inti.
Setelah Anda memiliki tim inti, pastikan bahwa mereka memiliki beberapa tingkat otoritas untuk membuat keputusan. Ini menjengkelkan dan secara substansial dapat berdampak pada efisiensi proyek untuk memiliki anggota tim yang harus terus-menerus memeriksa dengan manajemen mereka.
Jangan menyerahkan kendali proyek kepada pihak luar. Terlalu menggoda untuk mengatakan bahwa System Integrator (SI) atau penyedia teknologi Anda memiliki pengalaman dan tenaga, jadi Anda bisa memberi tahu mereka apa yang harus dilakukan. Itu tidak pernah berhasil seperti yang Anda harapkan.
Sumber Daya Mitra: Tinjau pengalaman mereka
Sangat mudah untuk percaya bahwa pasangan memiliki semua jawaban. Integrator sistem tidak akan pernah mengetahui bisnis Anda sebaik Anda, tidak peduli seberapa hebat kedengarannya. Pastikan Anda telah menetapkan aturan keterlibatan sejak awal, dan semua sumber daya internal dan mitra ada di dalamnya.
Mitra sangat penting untuk kesuksesan Anda—menjembatani kesenjangan antara teknologi dan penerapannya. Saat Anda merenungkan mitra mana yang akan dimanfaatkan, tinjau resume orang-orang tersebut, dan temui mereka untuk memastikan mereka cocok. Dokumentasikan secara tertulis tingkat dedikasi yang Anda harapkan dari tim tersebut. Ada terlalu banyak kasus di mana seseorang ditarik untuk proyek lain sehingga merugikan proyek yang sedang mereka kerjakan. Tulis nama anggota tim yang penting dalam kontrak.
Luangkan waktu Anda untuk memilih SI yang akan Anda manfaatkan. Bicaralah dengan referensi mereka dan anggota tim inti SI yang akan menjadi bagian dari proyek Anda. Lakukan sedikit pekerjaan detektif di balik layar pada daftar finalis SI Anda. Setiap SI pasti memiliki proyek yang tidak berjalan dengan baik. Minta mereka untuk berbicara tentang apa yang terjadi, bagaimana mereka menyelesaikan masalah, dan apa yang mereka pelajari. Penting untuk mengetahui bagaimana pasangan akan merespons ketika ada masalah substansial. Anda berharap itu tidak terjadi pada Anda—tetapi transformasi digital adalah proses yang berantakan dan sulit, bahkan jika Anda melakukannya dengan benar! Anda ingin tahu pasangan Anda akan berada di dalamnya bersama Anda melalui seluruh proses.
Komitmen mitra adalah jalan dua arah. Jangan berharap pasangan untuk menyimpan sumber daya berharga di bangku menunggu saat Anda mengatasi masalah internal. Cobalah untuk menghilangkan potensi titik terhenti sebelum berdampak pada proyek Anda. Di situlah memiliki tim inti yang berdedikasi menjadi penting.
Sumber Daya Vendor: Mereka menyimpan informasi berharga
Melibatkan mitra teknologi Anda selama penerapan dapat menjadi salah satu hal terpenting yang Anda lakukan untuk keberhasilan proyek Anda. Tidak masuk akal untuk melakukan evaluasi teknologi yang ekstensif dan kemudian berasumsi bahwa SI yang Anda pilih dapat dipertukarkan dengan penyedia teknologi Anda. Sebagai bagian dari proses evaluasi, lihat penyedia teknologi Anda dan sumber daya apa yang tersedia untuk Anda selama proyek. Sebagian besar vendor akan memiliki semacam dukungan proyek yang dapat Anda libatkan saat Anda menerapkannya.
Tetap dekat dengan mitra teknologi Anda dapat membantu menghindari jebakan yang tidak pernah Anda lihat akan datang. Itu selalu baik ketika dong proyek transformasi substansial untuk membawa satu set mata berpengalaman. Saya biasa bertaruh dengan pelanggan saya bahwa jika kami tidak menemukan masalah yang membuat investasi itu berharga, saya akan membayar tagihannya. Saya tidak pernah sekali pun menulis cek…
Masalah yang sering dihadapi perusahaan adalah mereka tidak merencanakan pertunangan ini sebelumnya. Seringkali ini adalah sumber daya yang mahal. Anda perlu membangun itu di depan! Aturan praktis yang baik adalah merencanakan 10-20 persen dari biaya penerapan SI untuk pergi ke mitra teknologi untuk tinjauan arsitektur, kode, dan pemeriksaan kinerja.
Membuat mitra Anda terlibat memiliki tujuan lain: memastikan bahwa SI Anda menerapkan standar praktik terbaik. Ini adalah pertama kalinya melalui transformasi digital bagi sebagian besar perusahaan—dengan melibatkan vendor teknologi Anda, Anda mendapatkan nilai dari semua pengalaman mereka selain mitra SI Anda. Ini adalah polis asuransi termurah yang pernah Anda beli.
Membangun tim virtual yang efektif di seluruh konstituen internal Anda, SI Anda, dan penyedia teknologi Anda akan sangat meningkatkan peluang Anda untuk mencapai tujuan Anda dengan gangguan minimal. Ketiga bagian tersebut memainkan peran penting dalam upaya tersebut.
Tidak ada keselarasan tunggal yang sempurna antara ketiga area sumber daya.
Jawaban Anda harus sesuai dengan budaya dan kebutuhan organisasi Anda, tetapi ketiga bidang tersebut harus terwakili.