28 Ketentuan Keterkiriman Yang Harus Diketahui Setiap Pemasar Email

Spam. Tidak, kita tidak berbicara tentang massa agar-agar yang kadang-kadang disebut sebagai "makan malam".

Sebagai pemasar email, kami berusaha keras untuk menghasilkan konten yang hebat dan bekerja untuk membangun email yang mendorong kesadaran merek, melibatkan pelanggan kami, dan mendorong prospek untuk membeli produk kami. Ini membuat kami bergidik untuk berpikir tentang mendarat bukan di kotak masuk pelanggan kami, tetapi di folder spam yang ditakuti. Adalah tugas kita untuk membangun sesuatu yang hebat, bukan berisi spam.

Namun kemampuan penyampaian adalah hal yang sulit untuk dikuasai, sebagian karena ada banyak bahasa teknis yang harus dipelajari. Berikut adalah 28 istilah keterkiriman yang perlu Anda ketahui sebagai pemasar email:

Dasar

Mari kita mulai dengan dasar-dasarnya. Apa yang kita bicarakan? Seringkali, pemasar menggunakan pengiriman dan keterkiriman secara bergantian, tetapi itu berarti hal yang sedikit berbeda.

• Pengiriman mengacu pada apakah penerima menerima pesan yang Anda kirim atau tidak. Apakah domain atau alamat email ada, atau alamat IP Anda diblokir atau tidak? Jadi jika email berhasil terkirim, itu berarti email tersebut berhasil masuk ke kotak masuk atau folder spam penerima yang dituju.
• Keterkiriman atau Penempatan Kotak Masuk mengacu pada di mana pesan itu berakhir setelah diterima. Apakah sudah masuk ke inbox?

Bayangkan bahwa setiap email yang Anda kirim adalah seorang pelancong yang terbang dari bandara utama. Pengiriman yang berhasil berarti bahwa pelancong tiba di bandara yang benar, membuktikan identitas mereka (otentikasi) dengan tiket dan paspor, dan TSA memverifikasi mereka aman untuk melewati keamanan ke terminal utama.

Begitu mereka melewati keamanan bandara, pengiriman akan menjadi tempat penerbangan mereka akhirnya tiba. Sebagian besar waktu, mereka dapat dengan aman sampai ke gerbang keberangkatan (pengiriman) tetapi kemudian mungkin dialihkan dari Dallas ke Houston karena cuaca (pengiriman).

Demikian pula, ada beberapa kebingungan antara istilah ESP dan ISP:

• ESP, atau Penyedia Layanan Email , menyediakan platform untuk mengirim email komersial dan transaksional atas nama Anda. MailChimp, Pardot, Emma, ​​Constant Contact (daftarnya bisa terus bertambah!) semuanya adalah ESP.
• ISP, atau Penyedia Layanan Internet , menyediakan kotak surat kepada pengguna akhir sebagai bagian dari layanan berbayar mereka. Ini umumnya penyedia kabel atau internet Anda, seperti Comcast dan Verizon.
• Penyedia Kotak Masuk mencakup kotak masuk yang disediakan ISP serta akun email web dan aplikasi email berbayar atau gratis. Contohnya adalah Gmail, Outlook.com, Yahoo, atau Inbox by Gmail.

Sekarang, beberapa dasar terkait internet:

• Alamat IP: Nomor yang secara unik mengidentifikasi perangkat apa pun yang terhubung ke internet. "IP" adalah singkatan dari "Protokol Internet." Mirip dengan bagaimana alamat jalan membantu orang menemukan bangunan, Alamat IP membantu komputer menemukan satu sama lain di internet.
• Domain: Mirip dengan Alamat IP, nama domain merujuk ke lokasi server dan perangkat yang terhubung ke internet. Nama domain dapat mewakili sejumlah besar alamat IP yang berbeda. Misalnya, domain www.litmus.com akan menangani kumpulan server yang meng-host situs web kami. Apakah itu www.litmus.com/blog atau www.litmus.com/community, domainnya sama.
• Sub-domain : Dalam kasus kami, lakmus.com adalah nama domain kami. Email.litmus.com adalah sub-domain dari litmus.com yang kami gunakan untuk email pemasaran. Subdomain berguna, karena dapat digunakan untuk mengisolasi aliran email satu sama lain untuk alasan branding dan reputasi.

Reputasi Pengirim Anda

Berinvestasi dalam infrastruktur pengiriman email Anda membantu membangun reputasi pengirim yang lebih baik, yang meningkatkan kredibilitas Anda saat mengirim email. Reputasi pengirim Anda pada dasarnya adalah skor, seperti skor kredit Anda, yang segera menandakan seberapa tepercaya Anda kepada ISP. Setiap organisasi dan ISP mungkin memiliki skor yang berbeda untuk Anda.

Ada dua jenis reputasi pengirim:

• Reputasi IP: Alamat IP secara unik mengidentifikasi Anda dan server Anda (lihat di atas). Reputasi dikaitkan dengan alamat IP berdasarkan metrik apa yang secara historis dilihat oleh ISP dari alamat IP tersebut dan bagaimana pengguna terlibat dengan email yang berasal darinya.
• Reputasi Domain: Ini menjadi lebih penting dalam beberapa tahun terakhir. Email tidak selalu dikirim hanya dari satu alamat IP atau penyedia, jadi menggunakan domain pengirim untuk melacak reputasi memungkinkan penerima mengumpulkan skor reputasi secara menyeluruh. Itu berarti mengambil kepemilikan atas domain pengiriman Anda sangat penting untuk kesehatan seluruh organisasi dan reputasi merek Anda.

Artikel SendGrid ini berbicara lebih banyak tentang berbagai jenis reputasi pengirim. Anda memerlukan reputasi IP yang baik dan reputasi domain yang baik untuk mengirimkan email Anda secara efektif.

Aspek lain dari reputasi pengirim meliputi:

• Domain Name System (DNS) : Ini adalah cara menyelesaikan nama domain menjadi alamat IP. Ini pada dasarnya seperti buku telepon yang melacak segalanya.
• MX, atau Mail Exchange, Catatan DNS: Ini adalah jenis catatan DNS khusus yang menentukan ke mana email yang ditujukan untuk nama domain harus dikirim. Ini menunjukkan host yang bertanggung jawab untuk menerima email, bukan pengirim. Pada dasarnya, itu adalah server tempat email untuk domain itu dikirim.
• TXT DNS Record: Tempat untuk menyimpan informasi tambahan tentang domain, seringkali berupa teks atau data biner yang berubah-ubah. Catatan TXT dapat digunakan untuk tujuan otentikasi.
• Uniform Resource Identifier (URI) : Sebuah domain ditambah informasi lebih lanjut tentang apa yang kita inginkan dari server itu. Ketika kita memikirkan URL, sebenarnya itu adalah jenis URI yang mengidentifikasi sumber daya dengan titik akses utamanya (ini adalah "lokasi" di web).

Masuk ke inbox, bukan ke folder spam Identifikasi masalah yang mungkin menghalangi Anda dari kotak masuk dan dapatkan bantuan yang dapat ditindaklanjuti untuk cara memperbaikinya dengan Pengujian Spam Litmus. Coba Lakmus gratis →

Otentikasi & Infrastruktur

Sama seperti wisatawan yang menunjukkan paspor dan tiket pesawat mereka, email harus melewati otentikasi untuk membuktikan bahwa email tersebut berasal dari siapa. Berikut adalah beberapa istilah yang ingin Anda pahami:

• Sender Policy Framework (SPF) : Kerangka kebijakan pengirim memungkinkan layanan email untuk memeriksa ulang apakah email masuk dari domain tertentu, pada kenyataannya, telah dikirim dari domain tersebut. SPF melindungi alamat pengirim amplop, atau jalur kembali, dengan membandingkan alamat IP server email pengirim dengan daftar utama alamat IP pengirim yang sah sebagai bagian dari Catatan DNS (lihat di atas).
• DomainKeys Identified Mail (DKIM): Ini memungkinkan organisasi Anda untuk mengklaim tanggung jawab atas email Anda, dengan cara yang sama seperti anak di bawah umur harus diklaim oleh orang tua atau wali saat bepergian ke luar negeri. Ini adalah pengidentifikasi yang menunjukkan bahwa email Anda terkait dengan domain Anda dan menggunakan teknik kriptografi untuk memastikannya harus ada di sana.
• Domain-Based Message Authentication, Reporting, & Conformance (DMARC) : Dirancang untuk memerangi phishing, DMARC memberi Anda wawasan tentang pengirim kasar yang mungkin meniru identitas Anda–dan dapat membantu Anda mengidentifikasi mereka. Ini memungkinkan pengirim untuk menunjukkan bahwa email dilindungi oleh SPF atau DKIM. Pengirim kemudian dapat menerima laporan kembali tentang pesan apa pun yang gagal dalam otentikasi dan mengidentifikasi apakah ada orang yang menggunakan domain tersebut bisa menjadi spammer.

Melacak Kinerja Anda

Mungkin sulit untuk melacak apa yang Anda lakukan. Filter spam, yang dirancang untuk mencegah spam masuk ke kotak masuk, terkadang dapat mengambil konten pemasaran apa pun. Menggunakan Pengujian Spam Litmus dapat membantu menentukan apakah Anda akan ditandai sebagai spam atau tidak, tetapi beberapa faktor lain juga harus dipertimbangkan:

memantul

• Hard Bounce: Hard bounce terjadi ketika server penerima tidak dapat mengirim atau menolak pesan. Itu juga dapat terjadi ketika tidak ada server email di alamat itu, atau domain tidak ada sama sekali. Ini dapat disebabkan oleh apa saja, mulai dari kesalahan ketik hingga akun pengguna yang dihapus. Dalam kebanyakan kasus, jika Anda menerima hard bouncing, segera menghapusnya dari daftar Anda adalah tindakan terbaik. Pentalan keras menunjukkan alasan permanen bahwa email tidak dapat dikirim dan alamat ini tidak boleh dikirimi di masa mendatang. Menghapusnya tidak berarti menghapusnya; Anda juga dapat menonaktifkannya atau menambahkannya ke daftar penindasan. Dengan begitu, Anda tidak akan mendapatkan kembali alamat email tidak valid yang sama dan mengirimkannya lagi.
• Soft Bounce : Soft Bounce berarti bahwa penerima ada, tetapi karena alasan apa pun, mereka tidak dapat menerima pesan Anda. Pentalan lunak biasanya menunjukkan masalah pengiriman sementara. Ini bisa berarti kotak surat pengguna penuh. Meskipun ini bukan salah Anda, pada akhirnya Anda harus menganggapnya sama dengan pukulan keras. MailChimp, misalnya, berhenti berlangganan pengguna yang melakukan soft-bounce tujuh kali berturut-turut. Bisa juga berarti email yang Anda kirim melebihi ukuran maksimum yang diizinkan oleh kotak masuk pelanggan. Selain itu, Pembatasan Kecepatan atau Pembatasan mungkin berperan. Jika Anda mengirim email dalam jumlah besar ke ISP yang sama, Anda mungkin mulai dibatasi. ISP mungkin hanya mengizinkan sejumlah koneksi per jam atau per hari, jadi jika Anda melebihi itu, Anda mungkin diblokir.

Perilaku dan keterlibatan pelanggan

Perilaku pelanggan yang berbeda dapat mengubah kemampuan pengiriman Anda dan memengaruhi reputasi pengirim Anda.

• Keluhan spam: Ini adalah saat penerima menandai email Anda sebagai spam. Bisa jadi penerima merasa Anda tidak memiliki izin untuk mengirim email kepada mereka, Anda terlalu sering mengirim email, atau mengirim konten yang tidak relevan. Seperti yang dikatakan Direktur Riset Litmus, Chad White dalam bukunya, Aturan Pemasaran Email, “Memiliki izin hanya membuat Anda sejauh ini. Email yang tidak relevan dan tidak diinginkan adalah spam baru di mata konsumen dan Penyedia Layanan Internet (ISP).” Ingatlah bahwa cara pelanggan Anda mendefinisikan spam mungkin berbeda dari definisi teknis.
• Putaran umpan balik : Putaran umpan balik memungkinkan pengirim menerima laporan setiap kali penerima mengklik tombol “tandai sebagai spam” atau “sampah”. Untuk menjaga daftar email yang bersih, Anda kemudian dapat menekan, atau mencegah, pesan yang tidak diinginkan muncul di kotak masuk tertentu. Berlangganan umpan balik dan menggunakan data ini untuk menghapus orang-orang yang tidak lagi tertarik dengan email Anda dengan cepat membantu mempertahankan reputasi positif. Untuk lebih lanjut tentang loop umpan balik, lihat panduan hebat ini dari SparkPost.
• TINS (Ini Bukan Spam) : Dengan menandai sesuatu sebagai BUKAN spam, pelanggan Anda dapat menyelamatkan Anda dari filter spam. Ini mengharuskan mereka untuk masuk ke folder spam mereka dan secara manual mengizinkan alamat Anda.
• Daftar yang Diizinkan: Kebalikan dari daftar blokir, ini berarti server Anda dianggap bebas spam atau "pengirim yang disetujui". Ini sering digunakan oleh aplikasi email untuk memungkinkan pengguna menandai apakah mereka mempercayai email dari pengirim tertentu atau tidak, ini mengesampingkan beberapa pemfilteran yang mungkin ada dari ISP. Anda juga dapat mengajukan permohonan untuk program yang diizinkan yang ditawarkan oleh beberapa ISP. (Kembali ke analogi bandara kami, ini seperti pemeriksaan awal TSA). Meskipun bukan jaminan untuk berakhir di kotak masuk, pengirim dapat menerima pengiriman yang diinginkan selama mereka tetap berada dalam ambang batas yang tepat dari program.

Uh Oh ... Saya Telah Diblokir

Ini adalah mimpi terburuk pemasar! Mempraktikkan kebersihan daftar email yang baik , atau praktik memeriksa dan membersihkan daftar pelanggan Anda, akan membantu Anda tidur lebih nyenyak di malam hari. Berikut adalah beberapa istilah yang mungkin Anda temui yang akan meminta Anda untuk mulai menggosok:

• Perangkap Spam: Perangkap spam biasanya digunakan oleh penyedia kotak masuk dan penyedia daftar blokir untuk menangkap pengirim jahat, tetapi cukup sering, pengirim yang sah dengan kebersihan data yang buruk atau praktik akuisisi berakhir di radar juga. Jebakan spam terlihat seperti alamat email asli, tetapi bukan milik orang sungguhan dan juga tidak digunakan untuk komunikasi apa pun. Satu-satunya tujuannya adalah untuk mengidentifikasi spammer dan pengirim yang tidak menggunakan kebersihan daftar yang tepat. Untuk informasi lebih lanjut, lihat posting ini tentang cara mengidentifikasi jebakan spam dan apa yang harus dilakukan untuk mengatasinya.
• Daftar blokir, atau daftar blokir: Lebih dari 500 organisasi nonpartisan bekerja untuk memantau dan memblokir alamat web yang menghasilkan spam. Diblokir adalah mimpi terburuk pemasar email! Ada beberapa jenis pemblokiran yang dapat terjadi:
• IP Blocklisting : Saat Anda mengirim email, itu akan berasal dari alamat IP. Ketika IP diblokir, ini menunjukkan kepada siapa saja yang menggunakan daftar blokir tersebut untuk memblokir email yang berasal dari alamat IP tersebut.
• Daftar blokir domain : Jika domain Anda sering muncul di email yang terkena perangkap spam, ada kemungkinan seluruh domain Anda akan diblokir. Ini bisa lebih merusak karena blok tidak dilokalkan hanya ke alamat IP, sehingga memengaruhi Anda di semua platform pengiriman Anda. Inilah sebabnya mengapa penting untuk menggunakan subdomain terpisah untuk pemasaran email Anda.

Secara umum, ISP menanggapi keterlibatan dengan sangat serius. Jika email Anda menghasilkan interaksi dan keterlibatan positif, itu dapat meningkatkan reputasi pengirim Anda. Itu berarti metrik keberhasilan standar Anda, seperti pembukaan dan klik, tetap penting. Di sisi lain, jika email Anda secara konsisten dihapus tanpa dibuka atau ditandai sebagai spam, itu tidak terlihat baik bagi Anda sebagai pemasar atau untuk pengiriman Anda.

Tidak peduli apa, Uji

Pengujian Spam Lakmus Pastikan email Anda benar-benar mencapai kotak masuk pelanggan Anda. Dapatkan email Anda dipindai oleh setiap filter spam utama sebelum Anda mengirim, ditambah saran yang dapat ditindaklanjuti untuk memperbaiki masalah apa pun. Jalankan Tes Spam →