7 conseils pour les propriétaires de petites entreprises pour déléguer efficacement les tâches

Tout propriétaire d'entreprise souhaite améliorer et optimiser le travail de son équipe, lui permettant ainsi de gagner du temps pour résoudre des tâches plus complexes. Il n'y a aucun moyen de le faire sans délégation de certaines tâches. Jetez un coup d'œil aux conclusions de l'étude de Gallup de 2014. Selon cette étude, les dirigeants dotés de solides compétences en matière de délégation ont réalisé des revenus 33 % plus élevés que leurs pairs avec moins de ce talent !

La bonne nouvelle est que, en plus d'autres compétences managériales importantes, vous pouvez maîtriser l'art de la délégation efficace des tâches.

Dans cet article, nous partagerons des conseils utiles pour les propriétaires de petites entreprises afin de déléguer efficacement les tâches.

Pourquoi la délégation des tâches est importante

Au fur et à mesure qu'une entreprise évolue et grandit au-delà de la phase de démarrage, la délégation de certaines tâches devient essentielle pour un propriétaire d'entreprise. La plupart des dirigeants se rendent compte que les exigences en matière de temps augmentent et qu'ils ne peuvent pas tout gérer seuls. Pour alléger leur charge de travail, ils choisissent de sous-traiter certaines tâches (par exemple la programmation) à des prestataires tiers. À des fins de marketing, les propriétaires d'entreprise peuvent tirer parti du contenu généré par les utilisateurs pour déléguer une partie de la création de contenu à leurs fans.

Mais ce n'est pas assez. Un bon leader doit déléguer la responsabilité de certaines tâches à d'autres membres de l'équipe. Pourquoi donc?

Premièrement, en déléguant la responsabilité, les propriétaires d'entreprise peuvent libérer leur temps pour les questions stratégiques.

Deuxièmement, à mesure que les membres de l'équipe prennent plus de responsabilités, ils commencent à se sentir dignes de confiance et respectés. Cela contribue à un engagement plus élevé au travail et à la volonté d'en faire plus.

Troisièmement, en permettant aux employés de résoudre eux-mêmes des tâches liées à l'entreprise, vous les aidez à grandir en tant que professionnels. N'est-il pas bon de s'entourer de spécialistes de haut niveau ?

Pourquoi les chefs d'entreprise évitent-ils la délégation de tâches ?

Pour de nombreux propriétaires d'entreprise, la délégation est plus facile à dire qu'à faire, et ils l'évitent pour diverses raisons. Voici les plus courants :

• La conviction que « si vous voulez faire quelque chose de bien, faites-le vous-même » ;
• Peur de perdre le contrôle de la situation sans implication dans un processus particulier ;
• Réticence à transférer une certaine activité à d'autres parce qu'ils aiment y travailler ;
• Se sentir mal à l'aise d'ajouter plus de tâches à la charge de travail de quelqu'un ;
• S'inquiéter que déléguer et expliquer la tâche prendra plus de temps que de le faire eux-mêmes.

Quelle que soit la raison, les propriétaires de petites entreprises doivent réaliser qu'ils ne peuvent pas tout faire eux-mêmes. De plus, ils ne devraient pas !

7 conseils de délégation de tâches pour les propriétaires de petites entreprises

Voici les sept conseils pour les propriétaires de petites entreprises pour les aider à déléguer efficacement les tâches.

1. Sachez ce que vous pouvez déléguer

Tout d'abord, vous devez déterminer quelles tâches vous pouvez déléguer. Pour ce faire, vous pouvez compiler une liste de tâches et la diviser en deux autres :

• Les tâches que vous seul pouvez gérer ;
• Les tâches que d'autres peuvent faire pour vous.

N'hésitez pas à déléguer tout ce qui relève de la deuxième liste.

Jenny Blake, stratège de carrière et d'affaires, propose une autre approche pour identifier les tâches à déléguer. Selon lui, les types d'activités suivants représentent une opportunité de délégation :

• De petites tâches qui ne prennent pas beaucoup de temps chacune mais qui s'additionnent au fil du temps lorsqu'elles sont prises ensemble ;
• Tâches simples et routinières qui ne nécessitent pas de compétences particulières (comme copier-coller des informations) ;
• Des tâches plus complexes et chronophages que les autres membres de l'équipe peuvent encore effectuer à 80% et ensuite obtenir l'approbation d'un leader ;
• Tâches que vous pouvez apprendre aux autres membres de l'équipe à effectuer ;
• Les tâches qui ne relèvent pas de votre domaine d'expertise ;
• Tâches urgentes qui sont en concurrence avec d'autres problèmes liés au projet avec des délais stricts.

2. Identifiez la bonne personne à qui déléguer la tâche

Lorsque vous choisissez la bonne personne à qui déléguer les tâches, assurez-vous de vérifier les candidats sur certains critères.

Les forces et les faiblesses d'un employé

Considérez ce à quoi une personne est douée, ce à quoi elle peut faire face et où elle pourrait avoir besoin d'une consultation.

La charge de travail actuelle d'une personne

Vérifiez si un employé a le temps d'assumer de nouvelles tâches. Soit dit en passant, le suivi de cela est essentiel pour une gestion bien équilibrée de la charge de travail.

Les traits personnels

Lors du choix de la bonne personne pour un poste, des caractéristiques telles que la responsabilité, l'indépendance, la proactivité et le désir d'évoluer sont importantes.

Un potentiel de croissance

Essayez de répartir les tâches de manière à ce que les fonctions déléguées aident les employés à améliorer leurs compétences et à grandir.

Ainsi, pour déléguer efficacement les tâches, vous devez faire correspondre le niveau de responsabilité avec l'expérience de l'employé. Plus une personne est intéressée et motivée, plus elle accomplira efficacement les tâches que vous lui déléguez.

3. Clarifier l'objectif, le contexte et le résultat souhaité

Une fois que vous avez identifié la bonne personne à qui déléguer les tâches, assurez-vous d'être aussi précis que possible sur les objectifs. Il est important de préciser quels résultats et dans quel délai vous vous attendez, et comment vous mesurerez le succès.

La tâche doit répondre aux critères SMART, c'est-à-dire être spécifique, mesurable, atteignable, pertinente et limitée dans le temps. Un tel énoncé clair de la tâche aidera un leader à transférer la responsabilité du résultat, pas seulement le processus de faire quelque chose.

N'oubliez pas de fournir à un employé un contexte expliquant pourquoi vous lui déléguez telle ou telle tâche. Expliquez-leur comment cette nouvelle responsabilité peut les aider à grandir en tant que professionnels.

4. Fournir les ressources et le soutien nécessaires

Pour déléguer efficacement les tâches, assurez-vous qu'une personne responsable dispose de tous les outils et ressources dont elle pourrait avoir besoin. Si un membre de l'équipe a besoin d'apprendre de nouveaux outils ou techniques pour faire le travail, votre tâche consiste d'abord à l'aider à se familiariser avec ces outils et techniques.

Comme cela peut prendre un certain temps à une personne pour apprendre à gérer sa nouvelle responsabilité, assurez-vous de lui fournir suffisamment de conseils et de soutien. Mieux vous accompagnez un employé, plus vite il deviendra autonome dans la résolution des problèmes qui lui sont délégués.

5. Établissez un calendrier d'enregistrements

Dès le début, précisez les étapes intermédiaires et le calendrier des points de contrôle pour suivre l'avancement. Utilisez ces points de contact pour examiner les progrès, vérifier s'il y a des problèmes en cours de route ou faire les ajustements nécessaires.

6. Évitez la microgestion

Bien que le suivi des progrès soit essentiel pour déléguer efficacement les tâches, ne faites pas de microgestion. Premièrement, la microgestion augmente votre charge de travail. Deuxièmement, le contrôle de chaque étape franchie par un employé pour accomplir la tâche ne lui permettra pas d'acquérir de nouvelles compétences et de développer son indépendance.

Une bonne idée est de se concentrer sur les objectifs plutôt que sur certaines mesures qu'une personne prend pour atteindre ces objectifs. N'oubliez pas que votre collègue peut aborder une tâche d'une manière complètement différente de la vôtre, et ce n'est pas grave. Tant que vous voyez la réalisation des objectifs finaux souhaités, il n'y a pas lieu de s'inquiéter.

7. Montrez votre appréciation pour de bons résultats

Enfin, assurez-vous de montrer votre appréciation lorsqu'un membre de l'équipe termine la tâche ou le projet délégué. Soyez précis sur les choses qu'ils ont bien faites pour les aider à mieux comprendre la qualité de travail attendue. La reconnaissance contribue également à renforcer la loyauté et la volonté de vous aider dans les tâches futures.

Il peut également être judicieux d'investir dans une plateforme de webinaires si vous avez une équipe de 3 personnes ou plus pour des appels mensuels afin de montrer votre appréciation et de tenir les employés informés de la direction de l'entreprise. Cela aide à renforcer l'esprit d'équipe, mais vous permet également de montrer votre appréciation aux employés qui le méritent.

Sommaire

Bien qu'il puisse être difficile pour les dirigeants de déléguer des tâches à d'autres membres de l'équipe, le développement de cette compétence est payant. Pour déléguer efficacement les tâches, vous devez :

• Identifiez ce que vous pouvez déléguer et à qui ;
• Soyez précis sur les objectifs et les résultats souhaités ;
• Suivez les progrès sans microgestion ;
• Fournir un soutien complet à une personne choisie en cours de route.

Commencez dès aujourd'hui à suivre ces conseils de délégation de tâches, prenez des pauses-café et regardez la productivité et la confiance au sein de votre équipe augmenter !