7 เคล็ดลับสำหรับเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กในการมอบหมายงานอย่างมีประสิทธิภาพ

เจ้าของธุรกิจทุกคนต้องการปรับปรุงและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของทีม ซึ่งจะช่วยประหยัดเวลาในการแก้ปัญหาที่ซับซ้อนมากขึ้น ไม่มีทางที่จะทำได้โดยปราศจากการมอบหมายงานบางอย่าง ดูข้อค้นพบจากการศึกษาของ Gallup ในปี 2014 จากข้อมูลดังกล่าว ผู้นำที่มีทักษะการมอบหมายที่แข็งแกร่งสร้างรายได้สูงกว่าเพื่อนร่วมงานที่มีความสามารถน้อยกว่าถึง 33%!

ข่าวดีก็คือ คุณสามารถควบคุมศิลปะการมอบหมายงานได้อย่างมีประสิทธิภาพควบคู่ไปกับทักษะการจัดการที่สำคัญอื่นๆ

ในบทความนี้ เราจะแบ่งปันเคล็ดลับที่เป็นประโยชน์สำหรับเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กในการมอบหมายงานอย่างมีประสิทธิภาพ

เหตุใดการมอบหมายงานจึงมีความสำคัญ

เนื่องจากบริษัทมีการพัฒนาและเติบโตเกินกว่าระยะเริ่มต้น การมอบหมายงานบางอย่างจึงกลายเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับเจ้าของธุรกิจ ผู้นำส่วนใหญ่ตระหนักดีว่าความต้องการเวลาของพวกเขาเพิ่มขึ้น และพวกเขาไม่สามารถจัดการทุกอย่างได้ด้วยตัวเอง เพื่อลดภาระงาน พวกเขาเลือกที่จะจ้างงานบางอย่าง (เช่น การเขียนโปรแกรม) ให้กับผู้ให้บริการบุคคลที่สาม เพื่อวัตถุประสงค์ทางการตลาด เจ้าของธุรกิจสามารถใช้ประโยชน์จากเนื้อหาที่ผู้ใช้สร้างขึ้นเพื่อมอบหมายส่วนหนึ่งของการสร้างเนื้อหาให้กับแฟนๆ ของตน

แต่นี้ไม่เพียงพอ ผู้นำที่ประสบความสำเร็จจำเป็นต้องมอบหมายความรับผิดชอบสำหรับงานบางอย่างให้กับสมาชิกในทีมคนอื่นๆ ทำไมถึงเป็นอย่างนั้น?

ประการแรก โดยการมอบหมายความรับผิดชอบ เจ้าของธุรกิจจะมีเวลาว่างสำหรับประเด็นเชิงกลยุทธ์

ประการที่สอง เมื่อสมาชิกในทีมมีความรับผิดชอบมากขึ้น พวกเขาก็เริ่มรู้สึกไว้วางใจและให้เกียรติ สิ่งนี้มีส่วนทำให้เกิดความมุ่งมั่นในการทำงานและความเต็มใจที่จะประสบความสำเร็จมากขึ้น

ประการที่สาม การอนุญาตให้พนักงานแก้ไขงานที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจได้ด้วยตนเอง ถือว่าคุณช่วยให้พวกเขาเติบโตอย่างมืออาชีพ เป็นการดีที่จะอยู่ท่ามกลางผู้เชี่ยวชาญชั้นสูงหรือไม่?

เหตุใดเจ้าของธุรกิจจึงหลีกเลี่ยงการมอบหมายงาน

สำหรับเจ้าของธุรกิจหลายๆ คน การมอบหมายงานทำได้ง่ายกว่าทำ และพวกเขาหลีกเลี่ยงด้วยเหตุผลหลายประการ ต่อไปนี้คือรายการที่พบบ่อยที่สุด:

• ความเชื่อที่ว่า “อยากทำสิ่งที่ถูกต้อง จงทำเอง”;
• กลัวว่าจะสูญเสียการควบคุมสถานการณ์โดยไม่เข้าไปเกี่ยวข้องกับกระบวนการใดกระบวนการหนึ่ง
• ลังเลที่จะถ่ายโอนกิจกรรมบางอย่างไปยังผู้อื่นเพราะพวกเขาสนุกกับการทำ
• รู้สึกไม่สบายใจที่จะเพิ่มงานให้กับปริมาณงานของผู้อื่น
• กังวลว่าการมอบหมายและอธิบายงานจะใช้เวลานานกว่าทำเอง

ไม่ว่าด้วยเหตุผลใด เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กจำเป็นต้องตระหนักว่าพวกเขาไม่สามารถทำทุกอย่างได้ด้วยตนเอง ยิ่งกว่านั้นพวกเขาไม่ควร!

7 เคล็ดลับการมอบหมายงานสำหรับเจ้าของธุรกิจขนาดเล็ก

ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับเจ็ดประการสำหรับเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กเพื่อช่วยให้พวกเขามอบหมายงานอย่างมีประสิทธิภาพ

1. รู้ว่าคุณสามารถมอบหมายอะไรได้บ้าง

ก่อนอื่น คุณต้องกำหนดว่างานใดที่คุณสามารถมอบหมายได้ ในการทำเช่นนี้ คุณสามารถรวบรวมรายการงานและแบ่งออกเป็นสองงานเพิ่มเติม:

• งานที่มีเพียงคุณเท่านั้นที่สามารถจัดการได้
• งานที่คนอื่นสามารถทำเพื่อคุณได้

อย่าลังเลที่จะมอบหมายทุกอย่างที่อยู่ในรายการที่สอง

Jenny Blake นักยุทธศาสตร์ด้านอาชีพและธุรกิจ เสนอแนวทางอื่นในการระบุงานที่จะมอบหมาย ตามเขา กิจกรรมประเภทต่อไปนี้แสดงถึงโอกาสในการมอบอำนาจ:

• งานเล็ก ๆ ที่ไม่ใช้เวลามากในแต่ละครั้ง แต่เพิ่มขึ้นเมื่อเวลาผ่านไปเมื่อนำมารวมกัน
• งานที่ง่ายและเป็นกิจวัตรที่ไม่ต้องการทักษะพิเศษ (เช่น ข้อมูลการคัดลอก)
• งานที่ซับซ้อนและใช้เวลานานกว่าที่สมาชิกในทีมคนอื่นๆ ยังคงสามารถทำได้ที่ 80% แล้วได้รับการอนุมัติจากผู้นำ
• งานที่คุณสามารถสอนสมาชิกในทีมคนอื่นให้ดำเนินการได้
• งานที่อยู่นอกขอบเขตความเชี่ยวชาญของคุณ
• งานที่ละเอียดอ่อนด้านเวลาที่แข่งขันกับปัญหาที่เกี่ยวข้องกับโครงการอื่นๆ โดยมีกำหนดเวลาที่เข้มงวด

2. ระบุบุคคลที่เหมาะสมในการมอบหมายงานให้กับ

เมื่อเลือกบุคคลที่เหมาะสมในการมอบหมายงาน ให้ตรวจสอบผู้สมัครตามเกณฑ์ที่กำหนด

จุดแข็งและจุดอ่อนของพนักงาน

พิจารณาว่าคนๆ หนึ่งมีความสามารถอะไร พวกเขาสามารถรับมืออย่างไร และพวกเขาต้องการคำปรึกษาจากที่ใด

ปริมาณงานปัจจุบันของบุคคล

ตรวจสอบว่าพนักงานมีเวลาทำงานใหม่หรือไม่ อย่างไรก็ตาม การติดตามสิ่งนี้จำเป็นสำหรับการจัดการปริมาณงานที่สมดุล

นิสัยส่วนตัว

เมื่อเลือกบุคคลที่เหมาะสมสำหรับงาน ลักษณะเช่น ความรับผิดชอบ ความเป็นอิสระ ความเชิงรุก และความปรารถนาที่จะเติบโตนั้นมีความสำคัญ

ศักยภาพการเติบโต

พยายามแจกจ่ายงานในลักษณะที่หน้าที่ที่ได้รับมอบหมายจะช่วยให้พนักงานพัฒนาทักษะและเติบโต

ดังนั้น ในการมอบหมายงานอย่างมีประสิทธิภาพ คุณต้องจับคู่ระดับความรับผิดชอบกับภูมิหลังของพนักงาน ยิ่งบุคคลมีความสนใจและมีแรงจูงใจมากเท่าใด พวกเขาจะทำงานที่คุณมอบหมายให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นเท่านั้น

3. ทำให้เป้าหมาย บริบท และผลลัพธ์ที่ต้องการชัดเจน

เมื่อคุณระบุบุคคลที่เหมาะสมที่จะมอบหมายงานให้แล้ว อย่าลืมระบุเป้าหมายให้เจาะจงที่สุด สิ่งสำคัญคือต้องทำให้ชัดเจนว่าผลลัพธ์ใดและกรอบเวลาใดที่คุณคาดหวัง และคุณจะวัดความสำเร็จอย่างไร

งานควรเป็นไปตามเกณฑ์ SMART นั่นคือ เฉพาะเจาะจง วัดได้ บรรลุได้ เกี่ยวข้อง และมีเวลาจำกัด คำพูดที่ชัดเจนของงานดังกล่าวจะช่วยให้ผู้นำถ่ายทอดความรับผิดชอบต่อผลลัพธ์ ไม่ใช่แค่กระบวนการทำบางอย่างเท่านั้น

อย่าลืมให้บริบทกับพนักงานว่าเหตุใดคุณจึงมอบหมายงานนี้หรืองานนั้นให้พวกเขา อธิบายให้พวกเขาฟังว่าความรับผิดชอบใหม่นี้จะช่วยให้พวกเขาเติบโตอย่างมืออาชีพได้อย่างไร

4. จัดหาทรัพยากรและการสนับสนุนที่จำเป็น

ในการมอบหมายงานอย่างมีประสิทธิภาพ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้รับผิดชอบมีเครื่องมือและทรัพยากรทั้งหมดที่พวกเขาต้องการ หากสมาชิกในทีมจำเป็นต้องเรียนรู้เครื่องมือหรือเทคนิคใหม่ๆ เพื่อให้งานสำเร็จ หน้าที่ของคุณคือช่วยให้พวกเขาทำความคุ้นเคยกับเครื่องมือและเทคนิคเหล่านี้ก่อน

เนื่องจากอาจต้องใช้เวลาสักระยะกว่าที่บุคคลจะเรียนรู้วิธีจัดการกับความรับผิดชอบใหม่ของตน ต้องแน่ใจว่าได้ให้คำแนะนำและการสนับสนุนเพียงพอแก่พวกเขา ยิ่งคุณให้การสนับสนุนที่ดีกับพนักงานมากเท่าไร พวกเขาก็จะยิ่งมีความเป็นอิสระในการแก้ปัญหาที่ได้รับมอบหมายได้เร็วขึ้นเท่านั้น

5. กำหนดตารางเวลาการเช็คอิน

จากจุดเริ่มต้น ให้ระบุขั้นกลางและกำหนดการของจุดตรวจเพื่อติดตามความคืบหน้า ใช้จุดติดต่อเหล่านี้เพื่อตรวจสอบความคืบหน้า ตรวจสอบว่ามีปัญหาใดๆ ระหว่างทางหรือไม่ หรือทำการปรับเปลี่ยนตามความจำเป็น

6. หลีกเลี่ยงการจัดการขนาดเล็ก

แม้ว่าการตรวจสอบความคืบหน้าเป็นสิ่งสำคัญในการมอบหมายงานอย่างมีประสิทธิผล แต่อย่าใช้การจัดการแบบไมโคร ประการแรก การจัดการขนาดเล็กจะเพิ่มภาระงานของคุณ ประการที่สอง การควบคุมแต่ละขั้นตอนที่พนักงานทำเพื่อทำงานให้เสร็จ ไม่ได้ทำให้พวกเขาเรียนรู้ทักษะใหม่ๆ และพัฒนาความเป็นอิสระ

ความคิดที่ดีคือการมุ่งเน้นที่เป้าหมายมากกว่าขั้นตอนบางอย่างที่บุคคลทำเพื่อให้บรรลุเป้าหมายเหล่านี้ จำไว้ว่าเพื่อนร่วมงานของคุณอาจเข้าหางานด้วยวิธีที่แตกต่างไปจากเดิมอย่างสิ้นเชิง และก็ไม่เป็นไร ตราบใดที่คุณเห็นความสำเร็จของเป้าหมายสุดท้ายที่ต้องการ ก็ไม่จำเป็นต้องกังวล

7. แสดงความขอบคุณสำหรับผลลัพธ์ที่ดี

สุดท้าย อย่าลืมแสดงความขอบคุณเมื่อสมาชิกในทีมทำงานหรือโครงการที่ได้รับมอบหมายเสร็จสิ้น เจาะจงเกี่ยวกับสิ่งที่พวกเขาทำได้ดีเพื่อช่วยให้พวกเขาเข้าใจถึงคุณภาพของงานที่คาดหวังได้ดีขึ้น การรับรู้ยังมีส่วนช่วยสร้างความภักดีและความเต็มใจที่จะช่วยคุณทำงานในอนาคต

อาจเป็นความคิดที่ดีที่จะลงทุนในแพลตฟอร์มการสัมมนาทางเว็บ หากคุณมีทีมงาน 3 คนขึ้นไปสำหรับการโทรทุกเดือนเพื่อแสดงความขอบคุณและแจ้งให้พนักงานทราบถึงทิศทางของบริษัทอยู่เสมอ สิ่งนี้ช่วยในการสร้างทีม แต่ยังช่วยให้คุณแสดงความขอบคุณต่อพนักงานที่สมควรได้รับ

สรุป

แม้ว่าผู้นำจะมอบหมายงานให้สมาชิกในทีมคนอื่นได้ยาก แต่การพัฒนาทักษะนี้ได้ผลดี ในการมอบหมายงานอย่างมีประสิทธิภาพ คุณต้อง:

• ระบุสิ่งที่คุณสามารถมอบหมายได้และใคร
• เจาะจงเกี่ยวกับเป้าหมายและผลลัพธ์ที่ต้องการ
• ติดตามความคืบหน้าโดยไม่ต้องใช้การจัดการขนาดเล็ก
• ให้การสนับสนุนที่ครอบคลุมแก่บุคคลที่เลือกไปพร้อมกัน

เริ่มทำตามเคล็ดลับการมอบหมายงานเหล่านี้วันนี้ พักดื่มกาแฟและดูประสิทธิภาพการทำงานและความไว้วางใจภายในทีมของคุณเพิ่มขึ้น!