7 советов владельцам малого бизнеса по эффективному делегированию задач

Любой владелец бизнеса хочет улучшить и оптимизировать работу команды, тем самым сэкономив свое время для решения более сложных задач. Невозможно сделать это без делегирования определенных задач. Взгляните на результаты исследования Gallup, проведенного в 2014 году. Согласно ему, лидеры с сильными навыками делегирования получали на 33% больше дохода, чем их коллеги с меньшими навыками!

Хорошая новость заключается в том, что наряду с другими важными управленческими навыками вы можете овладеть искусством эффективного делегирования задач.

В этой статье мы поделимся полезными советами для владельцев малого бизнеса, как эффективно делегировать задачи.

Почему делегирование задач имеет значение

По мере того, как компания развивается и выходит за рамки этапа запуска, делегирование определенных задач становится важным для владельца бизнеса. Большинство руководителей понимают, что требования к их времени растут, и они не могут справиться со всем в одиночку. Чтобы облегчить свою рабочую нагрузку, они предпочитают передавать определенные задачи (например, программирование) сторонним поставщикам. В маркетинговых целях владельцы бизнеса могут использовать пользовательский контент, чтобы делегировать часть создания контента своим поклонникам.

Но этого недостаточно. Успешный лидер должен делегировать ответственность за определенные задачи другим членам команды. Почему это?

Во-первых, делегируя ответственность, владельцы бизнеса могут высвободить время для решения стратегических вопросов.

Во-вторых, по мере того, как члены команды берут на себя больше ответственности, они начинают чувствовать доверие и уважение. Это способствует более высокой приверженности работе и готовности достигать большего.

В-третьих, позволяя сотрудникам самостоятельно решать бизнес-задачи, вы помогаете им расти как профессионалам. Разве не хорошо окружать себя высококлассными специалистами?

Почему владельцы бизнеса избегают делегирования задач?

Для многих владельцев бизнеса о делегировании легче сказать, чем сделать, и они избегают его по разным причинам. Вот наиболее распространенные из них:

• Убеждение, что «если хочешь сделать что-то правильно, сделай это сам»;
• Страх потерять контроль над ситуацией без вовлечения в тот или иной процесс;
• Нежелание передавать определенную деятельность другим, потому что им нравится над ней работать;
• Чувство дискомфорта из-за добавления дополнительных задач к чьей-либо рабочей нагрузке;
• Беспокойство о том, что делегирование и объяснение задачи займет больше времени, чем самостоятельная работа.

Какой бы ни была причина, владельцы малого бизнеса должны понимать, что они не могут делать все сами. Более того, не должны!

7 советов по делегированию задач для владельцев малого бизнеса

Вот семь советов для владельцев малого бизнеса, которые помогут им эффективно делегировать задачи.

1. Знайте, что вы можете делегировать

В первую очередь нужно определить, какие задачи вы можете делегировать. Для этого можно составить список задач и разделить его еще на два:

• Задачи, с которыми можете справиться только вы;
• Задачи, которые другие могут сделать за вас.

Смело делегируйте все, что попало во второй список.

Дженни Блейк, карьерный и бизнес-стратег, предлагает другой подход к определению задач, которые нужно делегировать. По его словам, следующие виды деятельности представляют возможность для делегирования:

• Небольшие задачи, каждая из которых не занимает много времени, но со временем накапливаются, если их выполнять вместе;
• Простые и рутинные задачи, не требующие специальных навыков (например, копирование информации);
• Более сложные и трудоемкие задачи, которые другие члены команды еще могут выполнять на 80%, а затем получить одобрение руководителя;
• Задания, которым вы можете научить других членов команды;
• Задачи, которые не входят в вашу компетенцию;
• Срочные задачи, которые конкурируют с другими проблемами, связанными с проектом, со строгими сроками.

2. Определите подходящего человека, которому можно делегировать задачу.

Выбирая подходящего человека для делегирования задач, обязательно проверяйте кандидатов по определенным критериям.

Сильные и слабые стороны сотрудника

Подумайте, в чем человек хорош, с чем он может справиться и где ему может понадобиться консультация.

Текущая загруженность человека

Проверьте, есть ли у сотрудника время для выполнения новых задач. Кстати, отслеживание этого важно для сбалансированного управления рабочей нагрузкой.

Личные качества

При выборе подходящего человека на работу важны такие качества, как ответственность, самостоятельность, инициативность и желание развиваться.

Потенциал роста

Старайтесь распределять задачи таким образом, чтобы делегированные функции помогали сотрудникам улучшать свои навыки и расти.

Таким образом, чтобы эффективно делегировать задачи, вам необходимо сопоставить уровень ответственности с опытом сотрудника. Чем более заинтересован и мотивирован человек, тем эффективнее он будет выполнять задачи, которые вы ему делегируете.

3. Четко определите цель, контекст и желаемый результат

После того, как вы определили подходящего человека, которому делегируете задачи, обязательно укажите как можно более конкретные цели. Важно четко указать, каких результатов и в какие сроки вы ожидаете, а также как вы будете измерять успех.

Задача должна соответствовать критериям SMART, то есть быть конкретной, измеримой, достижимой, актуальной и ограниченной по времени. Такая четкая постановка задачи поможет руководителю передать ответственность за результат, а не только за процесс выполнения чего-либо.

Не забудьте предоставить сотруднику контекст, почему вы делегируете ему ту или иную задачу. Объясните им, как эта новая ответственность может помочь им стать профессионалами.

4. Предоставьте необходимые ресурсы и поддержку

Чтобы эффективно делегировать задачи, убедитесь, что у ответственного лица есть все инструменты и ресурсы, которые могут ему понадобиться. Если члену команды необходимо изучить какие-то новые инструменты или приемы для выполнения работы, ваша задача — сначала помочь ему ознакомиться с этими инструментами и приемами.

Поскольку человеку может потребоваться некоторое время, чтобы научиться справляться со своей новой обязанностью, обязательно предоставьте ему достаточное руководство и поддержку. Чем лучше вы окажете поддержку сотруднику, тем быстрее он станет самостоятельным в решении делегированных ему вопросов.

5. Настройте график проверок

С самого начала укажите промежуточные этапы и расписание контрольных точек, чтобы следить за прогрессом. Используйте эти точки соприкосновения, чтобы просмотреть прогресс, проверить, есть ли какие-либо проблемы на этом пути, или внести необходимые коррективы.

6. Избегайте микроменеджмента

Хотя мониторинг прогресса необходим для эффективного делегирования задач, не занимайтесь микроуправлением. Во-первых, микроуправление увеличивает вашу рабочую нагрузку. Во-вторых, контроль каждого шага, который сотрудник делает для выполнения задачи, не позволит ему освоить новые навыки и развить независимость.

Хорошая идея — сосредоточиться на целях, а не на определенных шагах, которые человек предпринимает для достижения этих целей. Помните, что ваш коллега может подойти к задаче совершенно иначе, чем вы, и это нормально. Пока вы видите достижение желаемых конечных целей, вам не о чем беспокоиться.

7. Покажите свою признательность за хорошие результаты

Наконец, не забудьте выразить свою признательность, когда член команды завершает делегированную задачу или проект. Будьте конкретны в том, что они сделали хорошо, чтобы помочь им лучше понять ожидаемое качество работы. Признание также способствует укреплению лояльности и готовности помочь вам с будущими задачами.

Также может быть хорошей идеей инвестировать в платформу для вебинаров, если у вас есть команда из 3 или более человек для ежемесячных звонков, чтобы выразить свою признательность и информировать сотрудников о направлении компании. Это помогает в создании команды, но также позволяет вам выразить признательность сотрудникам, которые этого заслуживают.

Резюме

Хотя лидерам может быть сложно делегировать задачи другим членам команды, развитие этого навыка окупается. Чтобы эффективно делегировать задачи, вам необходимо:

• Определите, что вы можете делегировать и кому;
• Будьте конкретны в отношении целей и желаемых результатов;
• Отслеживайте прогресс без микроуправления;
• Оказать всестороннюю поддержку выбранному человеку на пути.

Начните следовать этим советам по делегированию задач уже сегодня, делайте перерывы на кофе и наблюдайте, как растет продуктивность и доверие в вашей команде!