小企業主有效委派任務的 7 個技巧

任何企業主都希望改進和優化團隊的工作，從而節省他們解決更複雜任務的時間。 如果不委派某些任務，就沒有辦法做到這一點。 看看蓋洛普 2014 年的研究結果。根據該研究，授權能力強的領導者的收入比缺乏這種能力的同行高出 33%！

好消息是，除了其他重要的管理技能外，您還可以掌握有效任務委派的藝術。

在本文中，我們將為小企業主分享有效委派任務的有用技巧。

為什麼任務委派很重要

隨著公司在初創階段之後不斷發展壯大，某些任務的委派對於企業主來說變得至關重要。 大多數領導者意識到他們對時間的需求正在增長，他們無法獨自處理所有事情。 為了減輕工作量，他們選擇將某些任務（例如編程）外包給第三方供應商。 出於營銷目的，企業主可以利用用戶生成的內容將部分內容創建委託給他們的粉絲。

但是，這還不夠。 成功的領導者需要將某些任務的責任委託給其他團隊成員。 這是為什麼？

首先，通過委派責任，企業主可以騰出時間處理戰略問題。

其次，隨著團隊成員承擔更多責任，他們開始感到被信任和尊重。 這有助於提高對工作的承諾和取得更多成就的意願。

第三，通過允許員工自己解決與業務相關的任務，您可以幫助他們成長為專業人士。 周圍都是高級專家不是很好嗎？

為什麼企業主要避免任務委派？

對於很多企業主來說，委託說起來容易做起來難，他們出於各種原因避免委託。 以下是最常見的：

• 相信“如果你想做正確的事，就自己做”；
• 害怕在不參與特定過程的情況下失去對局勢的控制；
• 不願意將某項活動轉移給其他人，因為他們喜歡從事這項工作；
• 對在某人的工作量中添加更多任務感到不舒服；
• 擔心委派和解釋任務會比自己做要花更長的時間。

不管是什麼原因，小企業主都需要意識到他們不能自己做所有的事情。 而且，他們不應該！

小企業主的 7 個任務委派技巧

以下是小企業主幫助他們有效委派任務的七個技巧。

1. 知道你可以委託什麼

首先，您需要確定可以委派哪些任務。 為此，您可以編譯一個任務列表並將其進一步分為兩個：

• 只有你能處理的任務；
• 其他人可以為您完成的任務。

隨意委派屬於第二個列表的所有內容。

職業和商業戰略家 Jenny Blake 提供了另一種確定委派任務的方法。 據他介紹，以下類型的活動代表了授權的機會：

• 小任務每一項都不會花費太多時間，但隨著時間的推移加起來會累加起來；
• 不需要特殊技能的簡單和常規任務（例如復制粘貼信息）；
• 更複雜和耗時的任務，其他團隊成員仍然可以執行 80%，然後得到領導的批准；
• 您可以教其他團隊成員執行的任務；
• 超出您專業領域的任務；
• 與具有嚴格期限的其他項目相關問題競爭的時間敏感任務。

2. 確定合適的人將任務委派給

在選擇合適的人來委派任務時，請務必根據某些標準檢查候選人。

員工的優勢和劣勢

考慮一個人擅長什麼，他們可以應付什麼，以及他們可能需要諮詢的地方。

一個人目前的工作量

檢查員工是否有時間承擔新任務。 順便說一句，跟踪這一點對於均衡的工作負載管理至關重要。

個人特質

在為工作選擇合適的人選時，責任感、獨立性、積極性和成長慾望等特質很重要。

增長潛力

嘗試以委派職能將幫助員工提高技能和成長的方式分配任務。

因此，為了有效地委派任務，您需要將責任級別與員工的背景相匹配。 一個人越有興趣和積極性，他們就越能有效地執行您委託給他們的任務。

3. 明確目標、背景和預期結果

一旦您確定了委派任務的合適人選，請務必盡可能具體地說明目標。 重要的是要明確您期望的結果和時間範圍，以及您將如何衡量成功。

任務應符合 SMART 標準——即具體、可衡量、可實現、相關和有時間限制。 如此明確的任務陳述將有助於領導者轉移對結果的責任，而不僅僅是做某事的過程。

不要忘記向員工提供有關您為什麼要委派他們執行這項或那項任務的背景信息。 向他們解釋這一新職責如何幫助他們成長為專業人士。

4. 提供必要的資源和支持

為了有效地委派任務，請確保負責人擁有他們可能需要的所有工具和資源。 如果團隊成員需要學習一些新的工具或技術來完成工作，你的任務是首先幫助他們熟悉這些工具和技術。

由於一個人可能需要一些時間來學習如何處理他們的新責任，因此請務必為他們提供足夠的指導和支持。 您為員工提供的支持越好，他們就越能獨立解決委派給他們的問題。

5. 設置簽到時間表

從一開始，指定中間階段和檢查點的時間表以監控進度。 使用這些接觸點來查看進度，檢查過程中是否存在任何問題，或根據需要進行調整。

6.避免微觀管理

雖然進度監控對於有效委派任務至關重要，但不要進行微觀管理。 首先，微觀管理會增加您的工作量。 其次，對員工完成任務所採取的每一步的控制不會使他們能夠學習新技能和發展獨立性。

一個好主意是專注於目標，而不是一個人為實現這些目標而採取的某些步驟。 請記住，您的同事可能會以與您完全不同的方式處理任務，這沒關係。 只要您看到預期的最終目標的實現，就無需擔心。

7. 對好的結果表示讚賞

最後，當團隊成員完成委派的任務或項目時，一定要表達你的感激之情。 具體說明他們做得好的事情，以幫助他們更好地了解預期的工作質量。 認可還有助於建立忠誠度和幫助您完成未來任務的意願。

如果您有一個由 3 人或更多人組成的團隊進行每月電話會議以表達您的感激之情並讓員工了解公司的發展方向，那麼投資網絡研討會平台也是一個好主意。 這有助於團隊建設，但也可以讓您對值得的員工表示感謝。

概括

雖然領導者很難將任務委派給其他團隊成員，但培養這項技能是有回報的。 為了有效地委派任務，您需要：

• 確定您可以委託什麼以及委託給誰；
• 明確目標和期望的結果；
• 無需微觀管理即可跟踪進度；
• 在此過程中為選定的人提供全面的支持。

從今天開始遵循這些任務委派技巧，休息一下，觀察團隊的生產力和信任度的提高！